Hướng dẫn cách cài mail công ty vào Outlook 365 bản quyền

Cách cài mail công ty vào Outlook 365 bản quyền sẽ giúp bạn có thể dễ dàng đăng nhập Outlook bằng email công ty. Từ đó có thể giúp bạn sử dụng email một cách mượt mà và trơn tru nhất mà không gặp phải bất cứ trở ngại gì về ứng dụng hay thiết bị sử dụng. Vậy, làm thế nào để cài mail công ty vào dịch vụ email Microsoft 365 Outlook? Hãy cùng tìm hiểu tất tần tật những thông tin liên quan về cách thức này ngay trong bài viết dưới đây nhé.

Lợi ích khi cách cài mail công ty vào Outlook 365

Việc cài đặt email công ty vào Outlook 365 mang lại nhiều lợi ích quan trọng và thiết thực. Dưới đây là một số thông tin về tầm quan trọng và lợi ích khi người dùng thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365:

• Nhiều tính năng quản lý: Outlook 365 cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hỗ trợ quản lý tích hợp giữa email, lịch làm việc và các tác vụ khác một cách hiệu quả hơn so với những dịch vụ email khác. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý công việc hàng ngày hơn rất nhiều lần.
• Hỗ trợ chia sẻ và cộng tác nhóm: Dịch vụ email này cũng cung cấp cho người dùng các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm như chia sẻ lịch, hộp thư nhóm và nhiều tính năng cộng tác khác, giúp cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm của người dùng một cách tối ưu nhất.
• Khả năng tích hợp toàn diện: Outlook 365 còn cung cấp khả năng tích hợp toàn diện với các ứng dụng khác trong Microsoft 365 và nhiều ứng dụng bên ngoài. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể sử dụng và làm việc qua email một cách liền mạch mà không cần phải quản lý trên nhiều ứng dụng khác nhau.
• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị: Microsoft 365 Outlook cũng hỗ trợ người dùng có thể đồng bộ hóa dữ liệu email trên nhiều thiết bị khác nhau, giúp người dùng có thể đồng bộ hóa và truy cập vào những dữ liệu làm việc của mình vào mọi lúc mọi nơi, từ máy tính, điện thoại di động đến máy tính bảng.
• Bảo mật và quản lý mạnh mẽ: Dịch vụ này cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng bảo mật và quản lý mạnh mẽ như mã hóa, chống spam và phần mềm độc hại, giúp người dùng có thể bảo vệ những dữ liệu và thông tin nhạy cảm của công ty hay của cá nhân mình một cách hiệu quả nhất.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Khi sử dụng email trên Outlook, người dùng còn có thể nhận được đầy đủ những sự hỗ trợ kỹ thuật một cách nhanh chóng từ Microsoft từ mọi lúc mọi nơi bởi những đối tác ủy quyền của họ. Giúp bạn có thể nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nhất vào bất cứ khi nào cần.

Với tất cả những lợi ích này, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc một cách tối đa khi cài mail công ty của mình vào dịch vụ Microsoft 365 Outlook. Vậy, tại sao bạn nên cài mail công ty của mình vào Outlook mà không phải với những dịch vụ email khác? Hãy tiếp tục tìm hiểu về ưu điểm của việc này ngay trong phần nội dung tiếp theo trong bài viết này nhé.

05 ưu điểm khi biết cách cài mail công ty vào Outlook

Rất nhiều người dùng vẫn chưa biết cách cài mail công ty vào Outlook 365 mà phải sử dụng và quản lý trên nhiều thiết bị khác nhau. Điều này khiến cho quá trình làm việc mất thêm nhiều thời gian, tiến độ không đảm bảo. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài ưu điểm đặc biệt khi người dùng tiến hành thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365.

Giao diện thiết kế hiện đại

Điểm cộng đầu tiên khi người dùng thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook chính là giao diện thực hiện cực kỳ dễ dàng. Tiếp đến, người dùng có thể dễ dàng thao tác ngay cả khi chưa triển khai bao giờ vì các chức năng, nội dung và hình khối được sắp xếp rất gọn gàng và đơn giản. Bằng cách này, người dùng có thể hình dung nhanh chóng, thao tác chỉ với vài bước cơ bản là đã hoàn thiện. 

Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng

Với email Outlook, khi người dùng biết cách cài mail công ty vào Outlook 365 thì toàn bộ những dữ liệu được đăng tải lên trên nền tảng này đều được cập nhật nhanh gọn theo thời gian được tính bằng giây. Điều này đồng nghĩa với việc, toàn bộ dữ liệu có trong mail bao gồm thư đến, thư đi, thư rác hoặc file đính kèm đều được đồng nhất trên tất cả các thiết bị truy cập. Khi đó, người dùng có thể sử dụng bất cứ lúc nào, mọi lúc, mọi nơi mà không bị ảnh hưởng bởi kết nối mạng hay khoảng cách địa lý.

Quản lý cùng lúc nhiều email

Trong một ứng dụng Outlook, người dùng có thể cùng lúc quản lý một hoặc nhiều địa chỉ email khác nhau có thể là email cá nhân, email công việc, email phục vụ cho hoạt động vui chơi hoặc giải trí. Chỉ khi người dùng biết cách cài mail công ty vào Outlook mới có thể quản lý cùng lúc nhiều email khác nhau. Tính năng này sẽ giúp người dùng tiết kiệm được tối đa thời gian làm việc, tập trung chủ yếu vào các thư quan trọng và hạn chế các bước thao tác.

Bộ công cụ soạn thảo chuyên dụng

Khi người dùng biết cách cài mail công ty vào Outlook là có thể sử dụng toàn bộ các tài khoản email trên nền tảng này. Hơn nữa, người dùng sẽ sử dụng công cụ email giống như một nơi soạn thảo chuyên dụng với các tính năng phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp, ngôn ngữ, định dạng hình ảnh và chữ, số một cách chuyên nghiệp nhất.

Đồng bộ trên nhiều thiết bị

Nếu người dùng biết đến cách cài mail công ty vào Outlook thì việc truy cập trên bất cứ thiết bị nào cũng diễn ra dễ dàng hơn bao giờ hết. Khi làm việc tại văn phòng, người dùng có thể truy cập vào máy tính, laptop để kiểm tra thông tin và phản hồi nhanh chóng. Khi ở nhà, người dùng có thể theo dõi toàn bộ thư gửi đến, gửi đi và tài liệu đơn giản hơn bao giờ hết. 

Trên đây là những ưu điểm đặc biệt mà người dùng cần quan tâm khi tìm hiểu về cách cài mail công ty vào Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm một vài những lưu ý quan trọng để quá trình thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365 được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Lưu ý khi thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365

Trước khi tìm cách cài mail công ty vào Outlook, người dùng nên nắm rõ một vài những lưu ý quan trọng. Dưới đây là những lưu ý về điều kiện cũng như những điều kiện chuẩn bị trước để đảm bảo cho quá trình thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365 được diễn ra một cách nhanh chóng, thành công và hiệu quả nhất:

Điều kiện cần thiết để cài mail công ty vào Outlook

Dưới đây là một số điều kiện cần thiết mà bạn cần đảm bảo đáp ứng được trước khi cài đặt mail công ty và Outlook 365:

Đăng ký Outlook bản quyền

Để sử dụng được email Outlook, người dùng bắt buộc phải đăng ký thành công tài khoản bản quyền của Microsoft. Một vài các gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp mà người dùng có thể tham khảo như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium. Sau khi đăng ký thành công, người dùng sẽ được cấp tài khoản với địa chỉ email và mật khẩu tương ứng. Khi đã sở hữu được tài khoản, người dùng có thể tìm hiểu thêm một vài các lưu ý tiếp theo trước khi áp dụng cách cài mail công ty vào Outlook 365.

Đăng nhập và cài đặt ứng dụng về thiết bị

Sau khi đã có tài khoản Outlook, người dùng sẽ tiến hành đăng nhập tài khoản trên nền tảng trực tuyến. Tiếp đến là tiến hành cài đặt ứng dụng vào thiết bị máy tính. Việc triển khai các bước trên sẽ diễn ra rất dễ dàng và nhanh chóng, chính vì vậy người dùng hoàn toàn có thể tự tìm hiểu về thao tác thực hiện ngay cả với người dùng mới. Nếu ứng dụng Outlook đã được cài đặt thành công thì việc triển khai cách cài mail công ty vào Outlook có thể áp dụng sớm hơn dự kiến.

Chuẩn bị thiết bị với hệ điều hành mới nhất

Một lưu ý tiếp theo mà người dùng cũng cần quan tâm trước khi tìm hiểu về cách cài mail công ty vào Outlook chính là thiết bị sử dụng. Một thiết bị hoạt động tốt nhất chính là khi chúng được trang bị với hệ điều hành mới nhất, điều này sẽ khiến cho quá trình trải nghiệm các tính năng có trên ứng dụng được hoạt động mượt mà hơn. Người dùng sẽ cảm thấy rất khó chịu nếu thiết bị có tình trạng đơ, chậm và phản hồi kém bởi lẽ vấn đề này chỉ xuất hiện với các thiết bị không được cập nhật hệ điều hành mới nhất.

Đảm bảo về nguồn điện và kết nối internet ổn định

Yếu tố cuối cùng mà người dùng cần nắm rõ khi tìm hiểu về cách cài mail công ty vào Outlook chính là đảm bảo nguồn điện cũng như mạng sao cho ở mức ổn định nhất. Bởi lẽ, trong quá trình thực hiện nếu một trong 2 yếu tố kia không được đảm bảo thì người dùng sẽ cần phải triển khai lại từ đầu.

Chuẩn bị trước khi cài mail công ty vào Outlook 365

Ngoài những điều kiện mà chúng tôi đã đề cập ở phía trên ra, thì trước khi thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365, người dùng cũng cần phải chuẩn bị trước một số điều sau đây:

Kiểm tra cài đặt Outlook 365 trên thiết bị

Hãy thực hiện kiểm tra và đảm bảo rằng bạn đã cài đặt ứng dụng Microsoft 365 Outlook trên thiết bị mà mình đang sử dụng để thực hiện cách cài đặt mail công ty. Ngoài ra, bạn hãy cần phải kiểm tra và đảm bảo rằng mình đang có quyền truy cập vào thiết bị mà mình đang muốn cài đặt email công ty vào ứng dụng Outlook, điều này bao gồm cả quyền quản trị viên nếu thấy cần thiết.

Cập nhật MS Outlook lên phiên bản mới nhất

Hãy đảm bảo rằng ứng dụng Microsoft outlook mà bạn đã cài đặt và sử dụng trên thiết bị của mình hiện tại đang ở phiên bản Outlook 365 mới nhất. Nếu chưa phải là phiên bản mới nhất, bạn hãy truy cập vào Microsoft Store hoặc App store hoặc CH Play để tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của ứng dụng Microsoft 365 Outlook. Bạn có thể tải xuống và cài đặt từ trang web chính thức của Microsoft để đảm bảo rằng phiên bản đó là chính hãng và luôn có chức năng cập nhật tự động.

Chuẩn bị thông tin cài đặt

Có một số thông tin về cấu hình email của công ty mà bạn cần phải biết và nắm rõ, bao gồm địa chỉ email, mật khẩu tài khoản, các máy chủ thư đến (IMAP hoặc POP3) và máy chủ thư đi (SMTP). Những thông tin này thường được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ email công ty mà tổ chức của bạn đang sử dụng. Bạn có thể liên hệ với bộ phận IT của công ty mình để đề nghị họ cung cấp những thông tin này.

Nhận hỗ trợ hay hướng dẫn từ bộ phận IT

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình cài đặt hoặc có nhu cầu nhận sự hỗ trợ và hướng dẫn thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365, bạn có thể liên hệ ngay với bộ phận CNTT (IT) của công ty của mình để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh chóng nhất. Điều này có thể giúp bạn cài đặt mail công ty một cách hiệu quả nhất có thể.

Khi nắm rõ được những lưu ý về điều kiện và những điều cần chuẩn bị trước khi thực hiện các bước cài đặt mà chúng tôi đưa ra trên đây, người dùng có thể bắt đầu thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook. Hãy theo dõi những thông tin hướng dẫn các bước chi tiết được chúng tôi gợi ý ngay dưới mục nội dung tiếp theo đây, để biết được các bước thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook bản quyền nhé.

Hướng dẫn cách cài mail công ty vào Outlook 365 bản quyền

Để cài đặt mail công ty vào dịch vụ email Microsoft 365 Outlook bản quyền, bạn có thể sử dụng một trong hai cách như thực hiện trên máy tính hoặc thực hiện trên điện thoại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về 2 cách cài mail công ty vào dịch vụ email Outlook 365 bản quyền:

Cách cài mail công ty vào Outlook 365 trên thiết bị máy tính

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách cài mail công ty vào Outlook trên máy tính như thế nào thì có thể tham khảo ngay 07 bước thực hiện cách cài mail công ty vào Outlook 365 trên thiết bị máy tính được chúng tôi gợi ý ngay sau đây:

– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được cài đặt trên thiết bị máy tính và click chọn vào mục Đăng nhập.

– Bước 2: Tại giao diện chính của ứng dụng, người dùng click chọn File, tiếp đến chọn Add Account.

– Bước 3: Cửa sổ đăng nhập sẽ hiển thị để người dùng dễ dàng nhìn thấy, tuy nhiên người dùng sẽ tích chọn vào ô “Let me setup my account manually”.

– Bước 4: Một cửa sổ mới sẽ hiển thị, người dùng chỉ cần chọn một giao thức phù hợp nhất có thể là IMAP hoặc POP rồi nhấn nút Next.

– Bước 5: Chuyển tiếp sang một cửa sổ hiển thị mới, tại đây người dùng khai báo toàn bộ các thông tin mà hệ thống yêu cầu, bao gồm những thông tin mà chúng tôi đã đề cập trong phần chuẩn bị. Sau đó click chọn Next để tiếp tục.

– Bước 6: Cửa sổ hiển thị mới cũng xuất hiện và người dùng cần điền thêm thông tin mật khẩu sau đó click chọn Connect.

– Bước 7: Sau khi xác nhận thành công, người dùng chỉ cần tích vào Done để hoàn tất.

Trên đây là 7 bước thực hiện chi tiết để giúp bạn có thể cài đặt mail công ty của mình vào Outlook 365 một cách thành công trên thiết bị máy tính của mình. Để biết được cách cài mail công ty vào Outlook 365 trên thiết bị điện thoại di động như thế nào, hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi.

Cài mail công ty vào Outlook 365 trên thiết bị điện thoại

Cách cài mail công ty trên Outlook 365 trên thiết bị điện thoại di động cũng rất đơn giản, bạn có thể thực hiện theo những bước mà chúng tôi ướng dẫn dưới đây để cài đặt thành công trong ứng dụng Microsoft Outlook trên thiết bị di động của mình nhé:

– Bước 1: Bạn mở ứng dụng Microsoft Outlook vừa được cài đặt trên thiết bị điện thoại di động của mình và đăng nhập tài khoản cá nhân.

– Bước 2: Tiếp tục thực hiện các bước đăng nhập Outlook bằng email công ty với các bước như sau:

• Đầu tiên, bạn hãy nhấn vào mục cài đặt có biểu tượng bánh răng ở góc phía trên bên phải màn hình rồi nhấn chọn mục Thêm tài khoản. Sau đó, hãy nhập địa chỉ email công ty của mình rồi nhấn nút Tiếp theo.

• Trong cửa sổ tiếp theo, bạn hãy nhập mật khẩu của tài khoản email đó rồi tiếp tục nhấn nút Tiếp theo.

• Sau đó, bạn hãy nhấn chọn mục IMAP hoặc POP tùy theo cấu hình tài khoản email của mình rồi nhập thông tin máy chủ SMTP, IMAP hoặc POP và nhấn nút Tiếp theo.
• Lúc này, Outlook sẽ tự động kiểm tra cấu hình tài khoản email của bạn rồi thêm nó nếu chính xác. Như vậy, bạn đã hoàn thành cách cài mail công ty vào Outlook 365 ngay trên thiết bị điện thoại của mình rồi đó.

Với những cách này, bạn có thể đăng nhập Outlook bằng email công ty một cách dễ dàng, từ đó giúp cho việc quản lý, sử dụng và giao tiếp qua email được diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả nhất.

Các vấn đề thường gặp trong quá trình cài email

Trong quá trình cài đặt mail công ty vào dịch vụ Microsoft 365 Outlook, có thể bạn sẽ gặp phải một số vấn đề, khiến cho việc thực hiện quá trình này không thành công. Để đảm bảo đạt được hiệu quả tối ưu nhất khi thực hiện cách thức này, bạn hãy cùng chúng tôi điểm qua một số những vấn đề thường gặp trong quá trình cài email công ty và Outlook và các cách giải quyết hiệu quả ngay dưới đây nhé:

Không thể kết nối với máy chủ email

Nguyên nhân dẫn đến lỗi không thể kết nối với máy chủ email thường xảy ra khi thông tin cấu hình email mà bạn nhập không chính xác hoặc do kết nối mạng Internet không ổn định. Để khắc phục được tình trạng này, bạn hãy kiểm tra xem thông tin cấu hình email bao gồm địa chỉ email, mật khẩu, máy chủ thư đến và máy chủ thư đi và đảm bảo kết nối Internet ổn định rồi thực hiện lại cách thức này.

Email không đồng bộ hóa

Sau khi cài đặt, email trong tài khoản của bạn không được đồng bộ hóa có thể là do việc cài đặt đồng bộ hóa không đúng hoặc xuất hiện một số vấn đề với máy chủ email khiến cho máy chủ không thực hiện đồng bộ hóa. Để khắc phục được tình trạng này, bạn hãy kiểm tra lại các cài đặt đồng bộ hóa trong tài khoản email Outlook của mình và đảm bảo rằng máy chủ email của bạn vẫn đang hoạt động bình thường.

Lỗi xác thực

Lỗi xác thực thường xảy ra do xuất hiện một số nguyên nhân như mật khẩu không chính xác hoặc các cài đặt bảo mật không đúng dẫn đến tình trạng chặn hành động đăng nhập. Để khắc phục được lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại mật khẩu cũng như là các cài đặt bảo mật, chẳng hạn như xác thực hai yếu tố và đảm bảo rằng chúng là chính xác.

Không nhận được email mới

Việc không nhận được email mới cũng giống như việc không đồng bộ được email, những lỗi này có thường do nguyên nhân chung đó là xảy ra vấn đề đối với máy chủ email hoặc do các cài đặt về bộ lọc email. Để khắc phục được tình trạng này, bạn hãy kiểm tra lại các cài đặt bộ lọc email trong ứng dụng Outlook của mình và đảm bảo rằng máy chủ email đang hoạt động bình thường.

Lỗi khi gửi email

Lỗi khi gửi email thường xảy ra do một số nguyên nhân như các cài đặt máy chủ thư đi (SMTP) không đúng hoặc kết nối Internet không ổn định. Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại các cài đặt về máy chủ gửi thư đi (SMTP) và đảm bảo thiết bị mà mình đang sử dụng được kết nối với mạng Internet ổn định.

Outlook không phản hồi hoặc bị treo

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này đó là do xung đột phần mềm hoặc tài nguyên hệ thống không đủ. Để khắc phục tình lỗi này một cách hiệu quả nhất, bạn hãy khởi động lại Outlook, đồng thời kiểm tra và cập nhật phần mềm để đảm bảo rằng hệ thống có đủ tài nguyên để chạy ứng dụng Microsoft Outlook của bạn.

Nếu như những cách giải quyết trên không giúp bạn giải quyết hiệu quả các vấn đề mà mình gặp phải trong và sau quá trình thực hiện cách cài đặt email công ty vào Outlook 365, hãy liên hệ với bộ phận CNTT của công ty để được hỗ trợ giải quyết.

Lời kết

Trong bài viết phía trên, MSO đã cung cấp đến cho bạn toàn bộ những thông tin xoay quanh về cách cài mail công ty vào Outlook 365. Bao gồm cả các lý do nền cài đặt, những lưu ý khi thực hiện cài đặt cho đến những cách thực hiện và xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Sau khi thực hiện thành công theo những bước hướng dẫn mà chúng tôi cung cấp phía trên đây, người dùng đã có thể biết được cách cài mail công ty vào Outlook nhanh chóng, dễ dàng hơn bao giờ hết. Đồng thời có thể đăng nhập Outlook bằng email công ty và sử dụng nó với email cá nhân của mình một cách mượt mà hơn mà không cần phải thực hiện quá nhiều thao tác trên các ứng dụng khác nhau.

Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào dành cho chúng tôi hoặc cần được chúng tôi hỗ trợ xử lý bất cứ vấn đề gì liên quan đến cách sử dụng Microsoft Outlook, vui lòng nhấc máy và liên hệ qua những thông tin liên hệ phía dưới đây.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777