Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Email nội bộ được hiểu thế nào cho đúng?
Email nội bộ được hiểu đơn giản là công cụ truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp, giữa lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên. Khi sử dụng công cụ này, mọi thông tin truyền thông trong nội bộ sẽ được đảm bảo an toàn và minh bạch. Dưới đây là 3 mục tiêu cơ bản mà mỗi doanh nghiệp khi sử dụng email hướng đến:
- Thông báo thông tin nhanh chóng: Với khả năng truyền tải thông tin, mọi phòng ban không phân biệt cấp bậc đều nhận được email thông báo.
- Gắn kết tình cảm nhân sự: Nếu như các phòng bạn không có dịp để chia sẻ cùng nhau thì email nội bộ chính là sợi dây gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Giảm thiểu tình trạng ùn ứ email: Thay vì phải gửi quá nhiều thông tin bản cứng đến từng phòng ban để nhắc nhở, thông báo đến cam kết tới từng nhóm nhân sự khác nhau thì bản tin nội bộ sẽ là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp của bạn.
Cách đăng nhập email nội bộ nhanh chóng
Mỗi cá nhân trong một doanh nghiệp sẽ được cung cấp tài khoản email riêng biệt để có thể đăng nhập và làm việc vào hệ thống chung của toàn công ty. Dưới đây là 6 bước đăng nhập email nội bộ trên Outlook, theo dõi và cùng thao tác để hoàn thành các bước nhanh chóng:
– Bước 1: Mở giao diện để tiến hành đăng nhập click chọn File > tiếp đến chọn Info > và click chọn Add new Account.
– Bước 2: Màn hình xuất hiện cửa sổ mới, click chọn Manual setup or additional server types > sau đó chọn Next.
– Bước 3: Một cửa sổ mới mở ra click chọn POP or IMAP > sau đó chọn Next để tiếp tục đăng nhập
– Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin cá nhân ở các ô trống yêu cầu
– Bước 5: Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, tại cửa sổ này click chọn More Settings > tiếp đến chọn Advanced > điền đầy đủ vào các mục Incoming và Outgoing server. Riêng với dòng Remove from server after email sẽ tự động xoá tài khoản khỏi thiết bị sau bao nhiêu ngày bạn yêu cầu, khi đó bạn có thể chủ động lựa chọn thời gian để điền thông tin ở mục này. Ngay sau bạn đó click chọn OK.
– Bước 6: Click chọn Next > và một bảng Send Test được xuất hiện như hình khi đó bạn đã đăng nhập email nội bộ thành công
Với cách đăng nhập email nội bộ trên, bạn có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống phần mềm của doanh nghiệp và bắt đầu làm việc.
Các yếu tố tạo email nội bộ chuyên nghiệp
Để xây dựng được một email nội bộ chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo các yếu tố dưới đây:
Đối tượng mục tiêu
Các email nội bộ thường sẽ cần nhắm đến một nhóm đối tượng mục tiêu cố định, cụ thể là nhân viên trong công ty. Mỗi email bạn cần đảm bảo các thông tin sau: Các nhân viên trong công ty muốn biết thông tin gì? Điều gì khiến họ thấy thú vị? Trong một số trường hợp, không cần quá tách biệt rõ ràng nếu doanh nghiệp của bạn lớn và nhiều nhân viên có các quyền lợi khác nhau.
Nội dung liên quan
Tất cả các email đều được phục vụ cho một lợi ích. Bạn nên kết hợp các nội dung với mục tiêu của email, khi đó người đọc có thể cảm nhận được rằng họ đã không tốn thời gian hoặc giảm tương tác với các email tiếp theo.
Định dạng và trình bày
Một định dạng được đánh giá là phù hợp khi nó có thể áp dụng để tạo các bản tin quen thuộc và dễ đọc, dễ hiểu cho tất cả mọi người. Một lưu ý nhỏ là bạn nên thay đổi cách bố trí, trình bày và phong cách của các bản tin. Chúng tôi gợi ý bạn nên sử dụng định dạng theo kiểu mạng lưới, sẽ giúp bạn tiết kiệm được công sức.
Ngữ điệu và phong cách
Tùy vào từng công ty hoặc tổ chức sẽ có giọng điệu và phong cách riêng. Phong cách phù hợp được tạo ra các bản tin hấp dẫn đối với các nhân viên.Ngữ điệu có thể nhẹ nhàng, nghiêm túc hoặc trang trọng. Khi nói về văn hóa doanh nghiệp, email nội bộ là đại diện hữu hình cho văn hóa của công ty đó.
Microsoft Exchange – Xây dựng hệ thống nội bộ
Được xây dựng dựa trên nền tảng Microsoft, Mail Server của Microsoft mang lại cho người dùng rất nhiều tính năng hữu ích. Bởi lẽ đó, chi phí xây dựng của nó lại rất cao.
Nhưng trước tiên, bạn phải có một cấu hình mail server đáng tin và một địa chỉ IP công cộng. Hoặc bạn có thể thuê không gian của máy chủ trong trung tâm dữ liệu.
Tiếp theo bạn cần mua bản quyền từ Microsoft. Chi phí của quá trình trao đổi thư sẽ phụ thuộc vào số Email nội bộ trong doanh nghiệp mà bạn muốn tạo. Với giải pháp này, đòi hỏi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm mới có thể quản lý nó, vì cơ bản là nó rất dễ xảy ra lỗi.
Bạn có thể liên hệ với MSO qua nút Đăng ký phía dưới để có thể đăng ký và được nhân viên hỗ trợ giải đáp những thắc mắc.
Vai trò của email nội bộ với các doanh nghiệp
Không chỉ đơn giản mà các doanh nghiệp hiện nay lại có xu hướng sử dụng email nội bộ nhiều đến vậy. Hãy cùng tìm hiểu 05 vai trò quan trọng của email với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Quản lý nhân viên dễ dàng
Nếu như trước đây, doanh nghiệp phải lo lắng chạy đôn chạy đáo để giải quyết vấn đề nhân viên trong công ty đánh cắp dữ liệu và tuồn ra bên ngoài. Thì nay với email nội bộ, mọi hành vi gian lận và đánh cắp đều được quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn cho cả doanh nghiệp.
Với các nhà quản lý việc kiểm tra hệ thống email cho doanh nghiệp là điều cần thiết để bảo vệ công ty. Chính vì vậy mà một doanh nghiệp khi bỏ qua tính năng tuyệt vời này rất có thể sẽ cảm thấy khó khăn trong công tác quản lý nhân sự.
Hạn chế virus & chống spam hiệu quả
Bạn sẽ không cần phải lo lắng khi phải nhận quá email rác trong hộp thư như trước đây. Bởi lẽ, hệ thống máy chủ sẽ hoạt động và lọc trước toàn bộ email mà bạn nhận được.
Virus xâm nhập thông qua hệ thống email, các tin nhắn gửi ra bên ngoài bị cho vào mục thư rác giờ đây cũng không còn xuất hiện khi bạn sử dụng email nội bộ. Do đó, mọi tác nhân gây nguy hiểm đến thông tin dữ liệu của bạn sẽ được xử lý nhanh gọn.
Quản lý hệ thống quản trị
Với mỗi doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản trị riêng biệt được cấp hay còn gọi là tên miền. Thông tin của nhân sự sẽ được gắn liền với tên miền của công ty đăng ký. Doanh nghiệp sẽ có thể quản lý nhân sự từ thông tin liên hệ, mục tiêu sự nghiệp cho đến định hướng tương lai…
Đề cao tính chuyên nghiệp
Để nâng cao tính chuyên nghiệp của công ty đối với khách hàng, chỉ cần bạn gửi email ngay lập tức mọi thông tin sẽ được khách hàng nắm bắt được bạn làm việc thuộc đơn vị nào. Đa phần các khách hàng khi làm việc với doanh nghiệp có sự đầu tư chỉn chu từ những điều đơn giản như email sẽ khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn cả. Với cách này, doanh nghiệp của bạn sẽ được ghi điểm với khách hàng và đối tác.
Đảm bảo độ uy tín cho doanh nghiệp
Để có được tài khoản email nội bộ cho cả doanh nghiệp, bạn phải trải qua các bước từ đăng ký cho đến thanh toán các khoản phí và thêm quá trình kiểm duyệt nghiêm ngặt của Microsoft. Điều này vô hình chung giúp cho doanh nghiệp cả bạn được đánh giá cao về độ uy tín, đảm bảo tính minh bạch. Theo các thống kê gần đây, đa phần các khách hàng đều cảm thấy hài lòng và không có cảm giác hoài nghi khi làm việc với các đơn vị có thông tin rõ ràng.
Lời kết
Trên đây là một vài các thông tin MSO chia sẻ về vai trò quan trọng của email nội bộ đối với doanh nghiệp hiện nay. Nếu như bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về vấn đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn.
