Gửi Email
Liên hệ Zalo
Office 365 Teams là ứng dụng giúp doanh nghiệp có thể làm việc nhóm hiệu quả với mức độ bảo mật cao. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cũng như doanh nghiệp của bạn những kiến thức về Office 365 Teams, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các tính năng của nó.
Khám phá Microsoft Office 365 Teams
Office 365 Teams là gì?
Microsoft Office 365 Teams là một nền tảng dành riêng cho làm việc nhóm với rất nhiều tính năng như chat, họp trực tuyến, video call,… giúp người dùng dễ dàng cộng tác hơn bao giờ hết. Office 365 Teams có khả năng tích hợp với hàng trăm ứng dụng khác nhau. Nó cũng khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên những tương tác gần nhất tới người dùng.
Về chi phí, Office 365 Teams được bán kèm trong các gói Office 365, nhưng Microsoft 365 vẫn cho phép down bản miễn phí với một số tính năng bị giới hạn.
Cách Microsoft Office 365 Teams login
Đăng nhập Teams trên web
Việc đăng nhập vào Teams cũng đơn giản tương tự như các ứng dụng khác của Microsoft.
Bước 1: Truy cập vào trang: https://www.microsoft.com/en-ww/microsoft-teams/log-in
Bước 2: Nhập email, số điện thoại hoặc Skype và mật khẩu của tài khoản teams.
Bước 3: Chọn Đăng nhập.
Đăng nhập Teams trên điện thoại
Bước 1: Tải xuống Microsoft Office 365 Teams từ CH Play hoặc App Store về điện thoại.
Bước 2: Mở Teams sau đó chọn đăng nhập bằng tài khoản.
Bước 3: Nhập email, số điện thoại hoặc Skype và mật khẩu của bạn. Chọn Đăng nhập để hoàn thành quá trình đăng nhập Office 365 Teams.
Những thao tác hữu ích trên Office 365 Teams
Sử dụng breakout rooms trong cuộc họp của Office 365 Teams
Trong tất cả các cuộc họp, kể cả những cuộc họp nhỏ nhất, rất khó để có những cuộc thảo luận cởi mở và cuộc trao đổi ý kiến có hiệu quả. Với breakout rooms, mọi người tụ tập thành từng nhóm nhỏ để trò chuyện và động não sôi nổi.
Lưu ý:
- Chỉ những người tổ chức cuộc họp trên phiên bản Teams dành cho máy tính (Windows và Mac) mới có thể tạo và quản lý các phòng họp.
- Bạn sẽ không thể tạo breakout rooms nếu cuộc họp đó có nhiều hơn 300 người.
Cách tạo breakout rooms trong cuộc họp
Bước 1: Sau khi đã bắt đầu cuộc họp, tại thanh công cụ chọn biểu tượng của Breakout rooms.
Bước 2: Chọn số phòng mà bạn muốn tạo.
Bước 3: Chọn xem bạn muốn Nhóm chỉ định đồng đều mọi người vào các phòng (Automatically) hay chỉ định mọi người cho chính mình (Manually).
Bước 4: Chọn Create rooms.
Tạo Breakout rooms trước cuộc họp
Bước 1: Sau khi đăng nhập, di chuyển đến Office 365 Teams calendar và mở lời mời họp.
Bước 2: Tìm và chọn Breakout Rooms và chọn Create rooms.
Bước 3: Chọn số lượng phòng bạn muốn (tối đa 50) và chọn Add rooms.
Trong ví dụ này, ba phòng đã được tạo nhưng chưa có ai được thêm vào.
Bước 4: Chọn Assign participants.
Bước 5: Chọn xem bạn muốn Nhóm chỉ định đồng đều mọi người vào các phòng (Automatically) hay tự chỉ định mọi người (Manually). Ngay sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể mở breakout rooms.
Sử dụng Office 365 Teams add-in in Outlook
Teams Meeting add-in cho phép người dùng lên lịch các cuộc họp từ Outlook. Phần add-in này có sẵn cho Outlook trên Windows, Mac, web và điện thoại di động.
Cho Window
Office 365 Teams add-in được tự động cài đặt cho người dùng đã cài đặt Microsoft Teams và Office 2013, Office 2016, Office 2019 hoặc Office 2021 trên PC chạy Windows 7 và Window 10.
Cho Office 365 Teams Online
Nút Teams Meetings trong Outlook Web App sẽ xuất hiện như một phần của quá trình tạo sự kiện mới nếu người dùng đang sử dụng phiên bản ban đầu của Outlook mới trên web.
Bạn chỉ cần điền các thông tin của cuộc họp. Các thông tin này sẽ được thêm vào lời mời họp sau khi người dùng nhấp vào Gửi.
Cho điện thoại (iOS hoặc Android)
Nút Teams Meeting hiển thị trong các bản cập nhật mới nhất của ứng dụng Outlook iOS và Android.
Điền các thông tin của cuộc họp và các thông tin này sẽ được thêm vào lời mời họp sau khi người dùng nhấp vào Gửi.
Thiết lập Office 365 Teams calling plan
Cuộc gọi tới những người dùng Teams trong cùng doanh nghiệp là miễn phí, nhưng nếu bạn muốn có thể gọi điện bên ngoài doanh nghiệp của mình, hãy tải Gói gọi điện trong nước, Gói gọi điện quốc tế trong Microsoft 365 dựa trên nhu cầu của bạn. Thật dễ dàng để thiết lập calling plan cho doanh nghiệp của bạn.
Bước 1: Tìm hiểu xem calling plan có sẵn ở khu vực của bạn không
Bước 2: Mua và chuyển nhượng giấy phép từ Microsoft 365 từ các nhà cung cấp
Bước 3: Lấy số điện thoại mới bằng 3 cách: Sử dụng trung tâm quản trị nhóm; Chuyển các số hiện có của bạn; Sử dụng biểu mẫu yêu cầu cho các số mới
Bước 4: Thêm địa chỉ và vị trí khẩn cấp cho tổ chức của bạn
Bước 5: Chỉ định địa chỉ khẩn cấp và số điện thoại cho người dùng
Bước 6: Cho người dùng của bạn khác biết về số điện thoại mới của bạn.
Record cuộc họp trên Office 365 Teams
Mọi cuộc họp của Office 365 Teams đều có thể được ghi lại để xem trong tương lai. Bản ghi ghi lại voice, video và hoạt động chia sẻ màn hình và bạn có thể chia sẻ nó một cách an toàn trong tổ chức của mình.
Bản ghi sẽ hết hạn và tự động bị xóa sau một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian có sẵn do quản trị viên của bạn đặt, nhưng bạn có thể thay đổi ngày hết hạn của bất kỳ bản ghi cụ thể nào.
Để bắt đầu record bạn chọn More actions sau đó tìm và chọn Start recording. Mọi người trong cuộc họp được thông báo rằng quá trình ghi âm và phiên âm đã bắt đầu.
Để dừng record bạn tiếp tục chọn More actions sau đó chọn Stop recording để dừng ghi âm và phiên âm trực tiếp.
Tích hợp Office 365 Teams và Sharepoint
Nếu ưu điểm của SharePoint nằm trong việc quản lý tài liệu thì Microsoft Office 365 Teams làm cách nào để phù hợp với điều này?
- Microsoft Teams và SharePoint được hợp nhất bởi một nhóm Microsoft 365.
- Mỗi khi bạn tạo một nhóm mới trong Office 365 Teams, bạn cũng đang tạo một nhóm Microsoft 365, Lịch, Công cụ lập kế hoạch và site nhóm SharePoint mới.
- Đối với mọi kênh bạn tạo trong Office 365 Teams, một thư mục trong thư viện tài liệu SharePoint được tạo tự động cho bạn.
- Khi bạn bấm vào tab Files trong Teams, các tệp bạn thấy được lưu trữ trong thư viện tài liệu trên site SharePoint.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn rất nhiều những thông tin bổ ích về Office 365 Teams, nếu bạn còn có thắc mắc gì hãy liên hệ ngay với MSO qua số Hotline 024.9999.777 để được giải đáp cũng như tư vấn về Office 365 Teams.
