Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Việc in ấn các bảng tính dung lượng lớn thường gặp lỗi mất cột dữ liệu hoặc dư trang trắng không cần thiết. Để giải quyết, bạn cần nắm vững kỹ thuật chọn vùng in trong Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập Print Area, quy trình thực hiện cách in Excel theo vùng và thao tác bỏ chọn vùng in trong Excel. Hãy cùng khám phá các giải pháp kỹ thuật giúp bạn chuẩn hóa báo cáo và quản trị hòm thư dữ liệu in ấn một cách chuyên nghiệp ngay sau đây.
Định nghĩa và vai trò kỹ thuật của Print Area trong Excel
Để xây dựng một quy trình làm việc khoa học, người dùng cần hiểu rõ bản chất của việc thiết lập vùng in. Chọn vùng in trong Excel (hay còn gọi là Print Area) là một lệnh điều khiển hòm thư dữ liệu, cho phép bạn chỉ định chính xác tọa độ của các ô, hàng và cột sẽ được máy in trích xuất ra giấy. Thay vì để hệ thống tự động quét toàn bộ trang tính, việc thực hiện lệnh này giúp máy tính nhận diện đúng phạm vi dữ liệu cần thiết hòm thư dữ liệu.
Việc thiết lập Print Area là yêu cầu kỹ thuật bắt buộc trong quản trị văn phòng vì những lý do thực tế sau:
- Giới hạn chính xác phạm vi hòm thư dữ liệu cần in: Trong một bảng tính lớn, người dùng thường để lại các bảng tính nháp, các công thức kiểm tra hoặc ghi chú kỹ thuật ở các ô phía ngoài báo cáo chính. Nếu không thực hiện chọn vùng in trong Excel, máy in sẽ thực hiện lệnh in tất cả các ô có chứa ký tự, dẫn đến việc xuất hiện các trang giấy chứa thông tin thừa. Việc cài đặt vùng in đảm bảo bản in hòm thư dữ liệu chỉ tập trung vào nội dung báo cáo chính thức.
- Cắt giảm chi phí vật tư và hạch toán vận hành: Thực hiện lệnh chọn vùng in trong Excel chuẩn xác giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng giấy và mực in tiêu thụ. Việc loại bỏ các trang in lỗi hoặc in thừa hòm thư dữ liệu giúp giảm bớt chi phí văn phòng phẩm và kéo dài tuổi thọ cho phần cứng máy in hòm thư dữ liệu.
- Đảm bảo quy chuẩn trình bày và tính thẩm mỹ: Hệ thống sẽ tự động căn chỉnh các cột và hàng trong phân vùng được chọn để khớp với khổ giấy (như A4, A3). Thao tác này ngăn chặn tình trạng một bảng dữ liệu hòm thư dữ liệu bị cắt làm đôi hoặc các cột bị nhảy sang trang khác, giúp người xem dễ dàng theo dõi số liệu.
- Bảo mật hòm thư dữ liệu nhạy cảm: Nhiều bảng tính doanh nghiệp chứa các thông tin tuyệt mật như: giá nhập kho, chiết khấu nội bộ hoặc lương nhân viên. Quản trị viên có thể thực hiện chọn vùng in trong Excel để chỉ in các phần dữ liệu được phép công khai, ngăn chặn rủi ro rò rỉ bí mật kinh doanh thông qua các tài liệu giấy hòm thư dữ liệu.
>>>Xem thêm: Cách căn lề và in Excel vừa khổ A4 chuẩn văn phòng
Cách chọn vùng in trong Excel (Print Area)
Để thiết lập bản in hòm thư dữ liệu một cách chuẩn xác, người dùng cần thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật trên giao diện phần mềm. Quy trình này áp dụng đồng nhất cho các phiên bản Microsoft 365 và các dòng Excel 2016, 2019, 2021. Để thực hiện chọn vùng in trong Excel, bạn hãy tuân thủ 4 bước hướng dẫn sau đây:
– Bước 1: Lựa chọn phân vùng dữ liệu nguồn
Trước tiên, bạn thực hiện mở tệp tin Excel cần trích xuất dữ liệu hòm thư dữ liệu. Bạn sử dụng chuột để thực hiện thao tác bôi đen (lựa chọn) vùng các ô chứa thông tin hòm thư dữ liệu mà bạn muốn in ra giấy.
– Bước 2: Truy cập thanh công cụ Page Layout (Bố trí trang)
Sau khi đã bôi đen vùng dữ liệu hòm thư dữ liệu, bạn di chuyển con trỏ chuột lên thanh công cụ Ribbon phía trên cùng của màn hình. Tại đây hòm thư dữ liệu, bạn nhấn chuột trái vào thẻ có tên là Page Layout (Bố trí trang). Đây là khu vực điều khiển trung tâm quản lý toàn bộ các thông số kỹ thuật về kích thước trang, hướng giấy và các thiết lập hòm thư dữ liệu in ấn chuyên sâu.
– Bước 3: Tìm kiếm và kích hoạt công cụ Print Area
Trong nhóm chức năng Page Setup (Thiết lập trang) của thẻ Page Layout, bạn tìm biểu tượng có hình tờ giấy kèm chiếc kẹp ghim mang tên Print Area (Vùng in). Bạn nhấn chuột trái vào biểu tượng này để mở ra danh sách các lệnh thực thi kỹ thuật cho hòm thư dữ liệu.
– Bước 4: Thực hiện lệnh xác nhận chọn vùng in trong Excel
Trong trình đơn thả xuống hòm thư dữ liệu, bạn nhấn chọn vào dòng lệnh Set Print Area (Thiết lập vùng in).
- Dấu hiệu xác nhận kỹ thuật: Ngay sau khi bạn nhấn lệnh, Excel sẽ thực hiện việc bao quanh vùng dữ liệu hòm thư dữ liệu đã chọn bằng một đường viền nét đứt mảnh hoặc đường viền màu xám mờ (tùy thuộc vào chế độ hiển thị hòm thư dữ liệu).
Kể từ thời điểm này hòm thư dữ liệu, mỗi khi bạn thực hiện tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào menu Print, máy tính sẽ tự động thực hiện lệnh trích xuất đúng phân vùng đã cấu hình hòm thư dữ liệu. Toàn bộ các dữ liệu hòm thư dữ liệu nằm ngoài đường viền này hòm thư dữ liệu sẽ không được in ra giấy.
Việc nắm vững quy trình chọn vùng in trong Excel giúp bạn chủ động hoàn toàn trong việc quản trị tài liệu văn phòng hòm thư dữ liệu. Thao tác này đảm bảo báo cáo của bạn luôn đúng quy chuẩn trình bày và không bị sai lệch cấu trúc dữ liệu hòm thư dữ liệu hạch toán.
Cách in Excel theo vùng đối với nhiều phân vùng không liên tục
Trong thực tế công việc hòm thư dữ liệu, có những lúc bạn cần in thông tin ở cột A và cột G nhưng muốn bỏ qua các cột trung gian. Để thực hiện cách in Excel theo vùng không liên tục, bạn áp dụng các bước sau:
– Bước 1: Bạn sử dụng chuột để thực hiện việc bôi đen (lựa chọn) vùng dữ liệu đầu tiên hòm thư dữ liệu.
– Bước 2: Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím của máy tính.
– Bước 3: Trong khi vẫn đang giữ phím Ctrl, bạn tiếp tục dùng chuột để thực hiện việc chọn thêm các vùng dữ liệu thứ hai, thứ ba hòm thư dữ liệu nằm ở các vị trí khác nhau trên trang tính.
– Bước 4: Di chuyển chuột lên thanh công cụ, nhấn vào thẻ Page Layout (Bố trí trang) -> chọn biểu tượng Print Area (Vùng in) -> chọn dòng Đặt vùng in
Excel sẽ coi mỗi vùng chọn không liên tục là một trang in riêng biệt. Khi máy in thực hiện lệnh trích xuất, vùng 1 sẽ nằm ở trang 1 và vùng 2 sẽ nằm ở trang 2 hòm thư dữ liệu. Đây là điểm khác biệt quan trọng trong cách in Excel theo vùng mà người dùng cần lưu ý để tránh nhầm lẫn về bố cục hòm thư dữ liệu.
Cách mở rộng hoặc thêm dữ liệu mới vào vùng in đã thiết lập
Trong trường hợp bạn đã hoàn thành việc chọn vùng in trong Excel, nhưng sau đó bảng tính phát sinh thêm các dòng hoặc cột mới cần in, bạn không cần phải xóa bỏ cấu hình cũ để thiết lập lại từ đầu. Excel cung cấp một tính năng kỹ thuật cho phép bạn nạp thêm các ô dữ liệu mới vào phân vùng in hiện tại một cách nhanh chóng.
Để thực hiện việc bổ sung dữ liệu vào vùng in, bạn hãy làm theo các bước sau:
- Lựa chọn vùng dữ liệu bổ sung: Bạn dùng chuột bôi đen các ô hoặc dãy ô mới mà bạn muốn đưa thêm vào bản in.
- Truy cập menu điều khiển: Trên thanh công cụ phía trên màn hình, bạn nhấn vào thẻ Page Layout -> tìm nhóm Page Setup và nhấp chuột vào biểu tượng Print Area.
- Thực hiện lệnh nạp dữ liệu: Tại danh sách các lệnh hiện ra, bạn nhấn chọn dòng Add to Print Area (Thêm vào vùng in).
*Lưu ý: Nút lệnh này chỉ hiển thị khi trang tính của bạn đã có sẵn một vùng in được thiết lập trước đó.
- Trường hợp vùng mới nằm liền kề: Nếu dãy ô bạn vừa thêm nằm sát cạnh vùng in cũ, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh ghép nối. Toàn bộ dữ liệu cũ và mới sẽ được in liên tục trên cùng các trang giấy theo đúng thứ tự bố cục.
- Trường hợp vùng mới nằm tách biệt: Nếu bạn chọn một vùng dữ liệu ở vị trí khác (không chạm vào vùng in cũ), hệ thống sẽ thực hiện lệnh phân tách. Khi đó, phần dữ liệu mới thêm vào sẽ được máy in trích xuất ra một trang giấy hoàn toàn mới, tách biệt với phần nội dung ban đầu.
Việc nắm vững kỹ thuật này giúp doanh nghiệp quản lý các báo cáo có dữ liệu thay đổi liên tục một cách chuyên nghiệp và chính xác. Để đảm bảo hệ thống phần mềm của tổ chức luôn hoạt động ổn định và bảo mật dữ liệu tuyệt đối, bạn nên trang bị các gói bản quyền chính hãng.
Cách bỏ chọn vùng in trong Excel để khôi phục trạng thái gốc
Khi nhu cầu in ấn thay đổi hoặc bạn muốn in lại toàn bộ nội dung trang tính theo chế độ mặc định, bạn cần thực hiện thao tác bỏ chọn vùng in trong Excel (Clear Print Area). Quy trình này có tác dụng xóa sạch các cấu hình phân vùng cũ đã thiết lập trước đó, đưa bảng tính trở về trạng thái nguyên bản.
Việc thực hiện lệnh bỏ chọn vùng in trước khi thiết lập một vùng in mới là thao tác kỹ thuật cần thiết. Nó giúp người dùng tránh tình trạng các vùng in cũ và mới bị chồng chéo lên nhau, gây ra lỗi hiển thị hoặc mất mát dữ liệu khi xuất ra giấy.
Quy trình thực hiện lệnh xóa vùng in:
Để khôi phục trạng thái in mặc định cho bảng tính, bạn hãy tuân thủ các bước thao tác sau:
– Bước 1: Xác định bảng tính cần xử lý
Bạn nhấn chuột vào bất kỳ ô (cell) nào trên trang tính (Sheet) đang mở để hệ thống nhận diện đúng phạm vi làm việc.
– Bước 2: Truy cập thanh công cụ Page Layout
Trên thanh Ribbon điều khiển nằm ở phía trên giao diện, bạn chọn thẻ Page Layout (Bố trí trang).
– Bước 3: Kích hoạt tính năng Print Area
Trong nhóm chức năng Page Setup, bạn tìm và nhấp chuột vào biểu tượng Print Area (Vùng in).
– Bước 4: Thực thi lệnh Xóa vùng in
Tại danh sách tùy chọn hiện ra, bạn nhấn chọn dòng Clear Print Area (Xóa vùng in).
Ngay sau khi lệnh được thực thi, các đường viền nét đứt bao quanh vùng in cũ sẽ biến mất trên giao diện. Toàn bộ dữ liệu trong Sheet sẽ được đưa về chế độ in mặc định (hệ thống sẽ tự động quét và in tất cả các ô có chứa dữ liệu). Lúc này, bảng tính đã sẵn sàng cho các thiết lập in ấn mới một cách chuẩn xác.
Các lỗi thường gặp và giải pháp khắc phục khi thiết lập vùng in trong Excel
Trong quá trình thao tác và xử lý dữ liệu trên Excel, dù đã thiết lập vùng in chính xác, người dùng vẫn có thể gặp một số sự cố kỹ thuật khiến kết quả in ra không đúng với cấu hình mong muốn. Dưới đây là các lỗi phổ biến và quy trình xử lý triệt để:
Lỗi dữ liệu đã chọn nhưng không hiển thị trên bản in
Bạn đã thực hiện chọn vùng in bao gồm cả một dòng cụ thể (ví dụ: dòng số 10), nhưng khi xuất ra giấy, dòng này hoàn toàn biến mất.
Nguyên nhân: Dòng dữ liệu này đang ở trạng thái Ẩn (Hide) trên bảng tính gốc. Theo cơ chế vận hành của Excel, hệ thống sẽ bỏ qua các ô bị ẩn ngay cả khi chúng nằm trong phạm vi vùng in (Print Area).
Giải pháp: Trước khi thực hiện lệnh in, bạn cần kiểm tra lại bảng tính. Bôi đen vùng chứa các dòng bị thiếu, nhấn chuột phải và chọn lệnh Unhide để hiển thị toàn bộ dữ liệu.
Lỗi nội dung bị thu nhỏ quá mức (chữ quá bé)
Sau khi thiết lập vùng in, bản in thực tế có kích thước chữ và ô rất nhỏ, gây khó khăn cho việc đọc và đối chiếu số liệu.
Nguyên nhân: Lỗi này thường xảy ra khi bảng tính có quá nhiều cột dữ liệu theo chiều ngang, nhưng người dùng lại ép hệ thống thực hiện lệnh “Fit all columns on one page” (Dồn tất cả cột vào một trang). Để đáp ứng yêu cầu này, Excel buộc phải giảm tỷ lệ hiển thị (Scaling %) xuống mức thấp.
Giải pháp: Thay vì giữ khổ giấy dọc (Portrait), bạn hãy truy cập thẻ Page Layout -> chọn mục Orientation và chuyển sang chế độ khổ giấy ngang (Landscape). Điều này giúp tăng không gian hiển thị theo chiều ngang, cho phép dữ liệu giãn ra với tỷ lệ chuẩn xác hơn.
Lỗi tính năng Set Print Area bị vô hiệu hóa (nút lệnh bị mờ)
Khi truy cập vào thẻ Page Layout, biểu tượng Print Area bị mờ đi và người dùng không thể nhấp chọn hoặc thực hiện bất kỳ thao tác cấu hình nào.
Nguyên nhân: Tệp tin Excel đang ở chế độ bảo vệ (Protected View) do tải từ internet về, hoặc bảng tính (Sheet) đang được thiết lập khóa quyền chỉnh sửa (Protect Sheet).
Giải pháp:
- Nếu tệp đang ở chế độ Protected View: Nhấn vào nút Enable Editing trên thanh thông báo màu vàng ở đầu trang.
- Nếu Sheet bị khóa: Truy cập thẻ Review -> chọn Unprotect Sheet (bạn có thể cần nhập mật khẩu nếu quản trị viên đã thiết lập bảo mật).
Các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Trong quá trình thao tác kỹ thuật với vùng in, người dùng thường gặp một số thắc mắc về cách hiển thị và tối ưu hóa quy trình. Dưới đây là giải đáp cho các vấn đề phổ biến nhất:
Tại sao sau khi tôi đã chọn vùng in, bản xem trước (Preview) lại hiển thị dữ liệu bị lệch hẳn về phía bên trái trang giấy?
Đây là trạng thái hiển thị mặc định của Excel khi chưa được căn chỉnh. Để khắc phục, bạn cần truy cập vào hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins (Căn lề). Tại đây, bạn hãy tích chọn vào ô Horizontally (Căn giữa theo chiều ngang). Hệ thống sẽ tự động đẩy vùng dữ liệu vào chính giữa trang giấy để đảm bảo tính thẩm mỹ.
Có phím tắt nào để thực hiện nhanh lệnh thiết lập vùng in (Set Print Area) không?
Mặc định, Excel không cung cấp một tổ hợp phím tắt trực tiếp (như Ctrl + C hay Ctrl + V) cho tính năng này. Tuy nhiên, để tối ưu hóa tốc độ làm việc, bạn có thể thực hiện thủ thuật thêm biểu tượng Set Print Area vào thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) nằm ở góc trên cùng bên trái màn hình. Khi đó, bạn có thể kích hoạt lệnh chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc sử dụng phím Alt kết hợp với số thứ tự tương ứng.
Làm thế nào để xóa vùng in (Clear Print Area) cho nhiều Sheet cùng một lúc thay vì làm từng cái?
Bạn có thể áp dụng kỹ thuật “Nhóm trang tính” (Grouping Sheets) để xử lý đồng loạt.
– Bước 1: Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó dùng chuột nhấp chọn lần lượt vào tên các Sheet cần xử lý ở thanh dưới cùng màn hình.
– Bước 2: Sau khi đã chọn xong, bạn vào thẻ Page Layout -> chọn Print Area -> Clear Print Area. Lệnh này sẽ ngay lập tức xóa bỏ thiết lập vùng in trên tất cả các Sheet mà bạn đã chọn.
Xem thêm: Tổng hợp cách in file Excel theo từng nhu cầu sử dụng
Tổng kết
Việc thành thạo các kỹ năng chọn vùng in trong Excel, quản lý thông số Print Area và biết cách xử lý các lỗi hiển thị hòm thư dữ liệu là yếu tố then chốt để tạo ra những báo cáo chất lượng. Từ việc thực hiện lệnh thiết lập vùng in cơ bản đến các kỹ thuật nâng cao như Scaling hay Print Titles, mỗi thao tác kỹ thuật hòm thư dữ liệu đều góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo mật thông tin hòm thư dữ liệu của tổ chức.
Hy vọng bài hướng dẫn chi tiết này hòm thư dữ liệu đã cung cấp cho bạn đầy đủ các giải pháp để làm chủ việc in ấn trong Excel. Việc áp dụng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật hòm thư dữ liệu không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn khẳng định năng lực quản trị dữ liệu chuyên nghiệp hòm thư dữ liệu của mình.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
