Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Sơ đồ tổ chức là một yếu tố quan trọng và thường được sử dụng phổ biến trong Excel. Vậy cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel có khó không và làm thế nào để vẽ được loại sơ đồ này trong Microsoft Excel? Hãy cùng theo dõi và tham khảo thực hiện theo như những hướng dẫn trong bài viết này của chúng tôi để đạt được kết quả cao nhất khi thực hiện cách thức này nhé.
Sơ đồ tổ chức là gì? Các thành phần của sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức là một dạng biểu đồ được xây dựng để giúp mô tả và hiển thị cấu trúc của một tổ chức hoặc công ty hay xí nghiệp. Loại sơ đồ này được vẽ bằng các hình khối và các đường kẻ ngang để thể hiện các mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban và các cấp bậc trong tổ chức. Điều này giúp cho người xem có thể dễ dàng nhận biết được cách tổ chức và các mối quan hệ phân cấp trong tổ chức đó.
Hiện tại, các sơ đồ tổ chức thường được thể hiện dưới dạng cây (hierarchical), dạng ma trận (matrix) hoặc dạng phẳng (flat). Trong đó, mỗi loại lại có những ưu điểm và hạn chế nhất định, người dùng có thể lựa chọn sử dụng một cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel phù hợp nhất dựa trên nhu cầu và cấu trúc tổ chức mình.
Các thành phần chính trong sơ đồ tổ chức thường gồm như sau:
- Cấp quản lý cao nhất: Bao gồm chủ tịch, CEO, giám đốc hoặc những người đứng đầu tổ chức.
- Các phòng ban chức năng: Bao gồm như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật,…
- Các bộ phận hoặc đội nhóm: Mỗi phòng ban có thể chia thành các bộ phận hoặc đội nhóm nhỏ hơn để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, đối với phòng Marketing, có thể chia thành nhóm SEO, nhóm Content, Brand,…
- Các nhân viên: Là những người thực hiện các công việc hàng ngày trong tổ chức.
Công dụng của sơ đồ tổ chức trong Excel
Sơ đồ tổ chức trong Excel là một công cụ hữu ích để giúp người dùng có thể hiển thị và quản lý cấu trúc của một tổ chức hoặc tập đoàn, doanh nghiệp. Bằng cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel, người dùng có thể nhận về một số những công dụng như sau:
Hiển thị cấu trúc tổ chức: Giúp thể hiện rõ ràng để truyền đạt thông tin về mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận và nhân viên trong công ty, từ đó có thể dễ dàng tái cấu trúc cho tổ chức, doanh nghiệp mình.
Dễ dàng chỉnh sửa: Excel cung cấp khả năng chỉnh sửa linh hoạt, giúp người dùng có thể dễ dàng cập nhật thông tin khi có sự thay đổi trong tổ chức.
Tích hợp dữ liệu: Người dùng có thể tích hợp sơ đồ tổ chức với các bảng dữ liệu khác trong Excel, giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả để có thể dễ dàng thay đổi phương pháp và quy trình quản lý.
Phân tích và báo cáo: Excel cho phép người dùng tạo biểu đồ và báo cáo dựa trên dữ liệu trong sơ đồ tổ chức, giúp đưa ra các quyết định chiến lược về nguồn tài nguyên và nhân lực cho từng cá nhân hay bộ phận trong tổ chức mình.
Trình bày chuyên nghiệp: Sơ đồ tổ chức trong Excel có thể được tùy chỉnh với màu sắc, hình dạng và kiểu chữ để trình bày một cách chuyên nghiệp.
Hãy tham khảo ngay những hướng dẫn thực hiện chi tiết của chúng tôi ngay trong phần nội dung tiếp theo để biết được các cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel hiệu quả nhất nhé.
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel từ A – Z
Phần mềm Microsoft Excel cung cấp cho người dùng rất nhiều cách thức để vẽ sơ đồ tổ chức, có thể sử dụng tính năng SmartArt hoặc sử dụng cách vẽ các hình dạng, trong đó mỗi loại lại có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Để biết được cách thức thực hiện chi tiết cho từng cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel này cũng như có thể nắm được đâu là cách thức đơn giản nhất, hãy theo dõi nội dung hướng dẫn của chúng tôi ngay sau đây:
Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel với SmartArt
Trong Microsoft Excel, người dùng có thể tạo ra các sơ đồ tổ chức một cách dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng SmartArt rồi chỉ cần chọn mẫu sơ đồ tổ chức phù hợp và điền những thông tin tương ứng vào các ô. Để biết được các bước thực hiện chi tiết của cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng tính năng SmartArt, người dùng hãy xem hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, người dùng hãy mở file Microsoft Excel mà mình muốn thực hiện cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel rồi nhấn chọn vào tab Insert trên thanh công cụ. Sau đó, hãy nhấn vào vị trí mà mình muốn thêm sơ đồ, rồi hãy nhấn chọn vào mục SmartArt trong nhóm Illustration.
– Bước 2: Khi hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiện lên, người dùng hãy nhấn chọn mục Hierarchy rồi chọn một loại sơ đồ tổ chức mà mình muốn và nhấn nút OK để chèn sơ đồ đó vào bảng tính Excel của mình.
– Bước 3: Tiếp theo, người dùng hãy nhấn vào sơ đồ đã được chèn vào bảng tính rồi nhấn chọn thẻ SmartArt Design trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào mục Text Pane để mở cửa sổ Type your text here.
Mẹo: Người dùng có thể mở hộp thoại này bằng cách nhấn vào dấu mũi tên phía bên trái của sơ đồ.
– Bước 4: Khi cửa sổ Type your text here hiển thị, hãy nhập nội dung mà mình muốn thêm vào sơ đồ ngay trong các mục Text tương ứng.
*Lưu ý: Phần này thể hiện rõ thứ tự cấp bậc của các thành phần trong sơ đồ tổ chức, vì thế hãy để ý nhập đúng vị trí Text. Mục Text nào có dấu chấm gần lề bên trái hơn thì nó sẽ có cấp bậc cao hơn.
– Bước 5: Sau khi đã nhập xong nội dung trong cửa sổ Type your text here, người dùng hãy nhấn vào dấu mũi tên phía bên trái sơ đồ để đóng cửa sổ này lại và hoàn tất cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng tính năng SmartArt.
Dưới đây là kết quả sơ đồ tổ chức mà người dùng đã vẽ trong file Excel của mình:
Với phần mềm Microsoft Excel, người dùng có thể thay đổi kiểu dạng của sơ đồ tổ chức của mình vào bất cứ khi nào mà mình muốn bằng cách: Nhấn chọn vào sơ đồ đã tạo >> Chọn thẻ SmartArt Design >> Chọn Change Layout >> Chọn kiểu sơ đồ mà mình muốn.
Như vậy, người dùng đã có thể hoàn thành cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel một cách nhanh chóng với tính năng SmartArt chỉ với vài bước đơn giản như hướng dẫn ở phía trên của chúng tôi rồi đó. Tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết được cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng công cụ Shapes nhé.
Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng Shapes
Bên cạnh cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng tính năng SmartArt ra thì người dùng cũng có thể sử dụng cách vẽ bằng tính năng Shapes để vẽ sơ đồ tổ chức một cách dễ dàng với những bước đơn giản như phía dưới đây:
– Bước 1: Người dùng hãy mở file Excel mà mình muốn vẽ sơ đồ tổ chức rồi nhấn chọn vào thẻ Insert trên thanh công cụ.
– Bước 2: Sau đó, hãy nhấn chọn mục IIIustrations rồi nhấn chọn vào mục Shapes và chọn một hình dạng mà mình muốn sử dụng trong số các lựa chọn được hiển thị để bắt đầu vẽ sơ đồ.
Hãy sử dụng các hình hộp để tạo các thành phần của tổ chức và sử dụng những hình dạng đường mũi tên để xây dựng mối quan hệ giữa các thành phần đó trong sơ đồ của mình.
– Bước 2: Sau khi đã phác thảo xong sơ đồ bằng cách hình dạng, người dùng hãy nhập tên của các thành phần đó bằng cách nhấp đúp chuột vào hình dạng rồi điền thông tin và lưu như bình thường.
Kết quả, sơ đồ mà người dùng vẽ bằng tính năng Shapes sẽ được xuất hiện như sau:
Với cách này, mỗi khi mà người dùng thêm một phần tử vào sơ đồ, sẽ có thể chỉnh sửa hình dạng và màu sắc cho từng thành phần trong sơ đồ theo như sở thích và mong muốn của mình một cách linh động và dễ dàng.
Trên đây là hướng dẫn của chúng tôi về 2 cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel đơn giản và hiệu quả nhất, người dùng có thể tham khảo và thực hiện theo những cách này để có thể tạo sơ đồ tổ chức mà mình muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Tiếp theo, hãy tham khảo những hướng dẫn sử dụng của chúng tôi trong mục phía dưới để biết được cách thức tùy chỉnh sơ đồ đã tạo trong Excel nhanh chóng nhất nhé.
Cách tùy chỉnh sơ đồ tổ chức trong Microsoft Excel
Đối với phần mềm Microsoft Excel, người dùng không chỉ tạo sơ đồ một cách nhanh chóng mà còn có thể tùy chỉnh chúng một cách dễ dàng sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của mình ở từng thời điểm. Bao gồm việc tùy chỉnh các yếu tố như thêm hoặc bớt các ô, thay đổi màu sắc, kiểu dáng hoặc thêm các hiệu ứng để giúp làm nổi bật hơn cho sơ đồ của mình.
Dưới đây là một số hướng dẫn của chúng tôi về cách tùy chỉnh sơ đồ tổ chức trong phần mềm Excel:
Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel có chứa hình ảnh
Đầu tiên là tạo sơ đồ tổ chức có hình ảnh, để làm được điều này người dùng hãy thực hiện theo những bước trong hướng dẫn sau đây của chúng tôi:
– Bước 1: Trong bảng tính Excel mà mình muốn thêm sơ đồ tổ chức có chứa hình ảnh, hãy nhấn vào thẻ Insert rồi nhấn chọn mục IIIustrations và chọn SmartArt.
– Bước 2: Trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, hãy nhấn chọn mục Hierarchy rồi chọn kiểu sơ đồ có chứa hình ảnh như trong hình bên dưới đây và nhấn chọn nút OK để chèn sơ đồ tổ chức có ảnh đó vào bảng tính Excel của mình.
– Bước 3: Trong sơ đồ đã chèn vào bảng tính Excel, người dùng hãy nhấn chọn vào vị trí có biểu tượng hình ảnh.
– Bước 4: Khi hộp thoại Insert Picture được xuất hiện trên màn hình, hãy chọn vị trí lấy ảnh rồi chọn hình ảnh mà mình muốn chèn vào sơ đồ và nhấn nút Insert để hoàn tất việc chèn hình ảnh vào sơ đồ.
Hình ảnh mà người dùng vừa chèn vào sẽ được hiển thị đúng với khung hình ảnh của sơ đồ, ví dụ như dưới đây:
Thêm hoặc xóa các ô chứa vào sơ đồ
Để thêm các ô chứa nội dung khác vào sơ đồ của mình, người dùng hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, hãy nhấn chọn vào sơ đồ SmartArt vừa được chèn vào bảng tính Excel rồi nhấn chọn thẻ SmarArt Design trên thanh công cụ.
– Bước 2: Tiếp theo, hãy nhấn chọn mục Add Shape rồi chọn một tùy chọn chèn thêm các ô chứa nội dung vào sơ đồ hiện có. Các tùy chọn này bao gồm:
- Add Shape After: Tùy chọn này sẽ giúp chèn ô chứa nội dung mới vào phía bên phải ở cùng hàng với ô đã chọn.
- Add Shape Before: Tùy chọn này sẽ giúp chèn ô chứa nội dung mới vào phía bên phải ở cùng hàng với ô đã chọn.
- Add Shape Below: Tùy chọn này sẽ giúp chèn ô chứa nội dung mới vào phía trên ô đã chọn.
- Add Shape Above: Tùy chọn này sẽ giúp chèn ô chứa nội dung mới vào phía dưới ô đã chọn.
- Add Assistant: Thêm hộp thoại trợ lý (được thêm vào phía sau hộp nội dung được chọn ở vị trí cùng một mức độ trong sơ đồ). Lưu ý, không phải kiểu sơ đồ tổ chức nào trong Excel cũng có thể thêm được hộp thoại này).
Sau khi đã thêm, hộp text mới sẽ được hiển thị đúng theo vị trí mà người dùng đã lựa chọn.
Để xóa ô chứa nội dung trong sơ đồ tổ chức đã được tạo, người dùng hãy thực hiện thao tác như sau: Nhấn vào phần mà mình muốn xóa trong sơ đồ rồi nhấn nút Delete trên bàn phím máy tính để xóa nó.
Thay đổi đường liên kết giữa các ô trong sơ đồ
Đường liên kết là đường kẻ nối giữa các ô trong sơ đồ, đây là thành phần để biểu thị mối liên kết giữa các ô đó trong sơ đồ. Người dùng có thể thay đổi đường liên kết này thành các đường mũi tên, đường thẳng hoặc đường nét đứt với các màu sắc tùy chọn khác nhau.
Để thực hiện cách tùy chỉnh này, hãy làm theo những bước dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, hãy nhấn chọn chuột phải vào đường liên kết mà mình muốn thay đổi.
– Bước 2: Ở trong danh sách menu được hiện lên, người dùng hãy nhấn vào tùy chọn Style rồi chọn kiểu đường liên kết theo mong muốn của mình.
Thay đổi bố cục của sơ đồ
Người dùng cũng có thể thay đổi bố cục của sơ đồ một cách linh hoạt theo những bước trong hướng dẫn sau đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, hãy nhấn chọn ô nội dung mà mình muốn thay đổi bố cục rồi nhấn chọn vào thẻ SmartArt Design trên thanh công cụ.
– Bước 2: Tiếp theo, hãy nhấn vào mục Layout và nhấn chọn vào một bố cục mong muốn cho sơ đồ của mình với các tùy chọn bao gồm:
- Standard: Tùy chọn này sẽ giúp người dùng căn giữa tất cả các ô dưới ô đã chọn.
- Both: Tùy chọn này sẽ giúp người dùng căn giữa ô dữ liệu đã chọn và các ô phía dưới ô đó sẽ được sắp xếp theo chiều ngang với hai ô trong mỗi hàng.
- Left Hanging: Tùy chọn này sẽ giúp người dùng căn phải các ô đã chọn, các ô bên dưới ô đã chọn sẽ được căn trái.
- Right Hanging: Tùy chọn này sẽ giúp người dùng căn trái các ô đã chọn, các ô bên dưới ô đã chọn sẽ được căn phải.
Thay đổi màu sắc của sơ đồ tổ chức trong Excel
Để thay đổi màu cho sơ đồ tổ chức trong Excel của mình, người dùng hãy thực hiện theo các thao tác như sau:
– Bước 1: Hãy nhấn chọn vào sơ đồ tổ chức đã được tạo rồi nhấn vào thẻ Design trên thanh công cụ.
– Bước 2: Trong nhóm SmartArt Styles, hãy nhấn chọn mục Change Color rồi nhấn chọn vào màu sắc muốn đổi qua.
*Lưu ý: Người dùng chỉ có thể chọn lựa sử dụng các màu sắc có sẵn mà Excel cung cấp.
Thay đổi màu sắc cho ô chứa nội dung
Để thay đổi màu sắc cho ô trong sơ đồ tổ chức, người dùng hãy thực hiện theo những tho tác dưới đây:
– Bước 1: Hãy nhấn chọn vào ô nội dung mà mình muốn thay đổi màu sắc rồi nhấn chọn thẻ Format trên thanh công cụ.
– Bước 2: Hãy nhấn chọn mục Shape Fill và chọn màu sắc mà mình muốn đổi cho ô nội dung đã được chọn.
Thêm hiệu ứng cho sơ đồ tổ chức
Để thêm hiệu ứng vào sơ đồ tổ chức của mình, người dùng hãy thực hiện các thao tác như sau:
– Bước 1: Hãy nhấn chọn vào sơ đồ tổ chức mà mình muốn thêm hiệu ứng rồi nhấn chọn vào thẻ SmartArt Design trên thanh công cụ.
– Bước 2: Tiếp theo, người dùng hãy kéo đến phần SmartArt Styles rồi nhấn chọn vào biểu tượng dấu mũi tên hướng xuống của phần này rồi chọn kiểu hiệu ứng mà mình muốn áp dụng cho sơ đồ.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của chúng tôi về cách tùy chỉnh sơ đồ tổ chức đã được chèn vào bảng tính Excel. Người dùng có thể thực hiện theo những hướng dẫn này của chúng tôi để thay đổi và tùy chỉnh sơ đồ của mình sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng nhé.
Cách xóa sơ đồ tổ chức trong Microsoft Excel
Để xóa sơ đồ tổ chức mà mình đã tạo trong Excel thì người dùng chỉ cần thực hiện theo vài thao tác đơn giản như sau: Nhấn vào viền ngoài của sơ đồ mà mình đã chèn vào bảng tính Excel rồi nhấn phím Delete trên bàn phím là hoàn tất.
Ví dụ cụ thể về cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel
Để thực hiện cách vẽ sơ đồ nhân sự trong Excel hay cách vẽ sơ đồ quy trình trong Excel cho dự án của mình, người dùng hãy thực hiện theo các bước như sau:
- Đầu tiên, người dùng hãy phác thảo tất tần tần thông tin liên quan mà mình muốn thể hiện trong sơ đồ.
- Đối với sơ đồ nhân sự, người dùng hãy xác định phòng ban và các nhân sự thuộc các phòng ban đó rồi xác định mối quan hệ của chúng.
- Đối với sơ đồ quy trình, người dùng hãy xác định các bước cụ thể và nội dung vắn tắt cho từng bước đó.
- Rồi sau đó hãy thực hiện theo những bước như trong ví dụ dưới đây của chúng tôi:
*Ví dụ: Vẽ sơ đồ nhân sự với những thông tin như sau:
Phòng marketing có 3 nhóm là SEO, Content SEO và Brand. Trong đó, nhóm SEO gồm có nhân sự Hải và Dương, nhóm Content SEO gồm có Thu, Ly và Hiền, nhóm Brand gồm có Trang và Quỳnh. Và toàn bộ công việc này sẽ giao cho trưởng phòng An quản lý.
– Bước 1: Đầu tiên, hãy tạo một file Microsoft Excel mới rồi nhấn chọn vào tab Insert trên thanh công cụ. Sau đó, nhấn chọn vào mục SmartArt trong nhóm Illustration để tiến hành vẽ sơ đồ.
– Bước 2: Khi hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiện lên, hãy nhấn chọn mục Hierarchy rồi chọn một loại sơ đồ tổ chức đáp ứng với yêu cầu vẽ sơ đồ của mình và nhấn nút OK.
– Bước 3: Tiếp theo, hãy mở hộp thoại Type your text here bằng cách nhấn vào dấu mũi tên phía bên trái của sơ đồ để bắt đầu nhập thông tin cho sơ đồ.
– Bước 4: Khi cửa sổ Type your text here hiển thị, hãy nhập thông tin các mục Text tương ứng trong sơ đồ. Trong đó:
- Cấp bậc cao nhất: Là P. Marketing.
- Cấp bậc thứ hai: Là Trường phòng.
- Cấp bậc thứ ba: Là các nhóm SEO, Content SEO và Brand.
- Cấp bậc cuối cùng: Là các nhân sự của từng nhóm.
*Mẹo: Sử dụng phím tắt Tab để thêm một cấp bậc mới phía dưới một mục cụ thể.
– Bước 5: Sau khi đã nhập xong nội dung trong cửa sổ Type your text here, hãy nhấn vào dấu mũi tên phía bên trái sơ đồ để đóng cửa sổ này lại và hoàn tất cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel.
Cuối cùng, hãy thêm màu sắc cho từng mục để tăng cường tính thẩm mỹ cũng như có thể dễ dàng phân biệt và nhận biết thông tin trong sơ đồ tổ chức hơn nữa nhé. Để thêm màu sắc, bạn chỉ cần chọn mục >> chọn thẻ Format >> chọn Shape Fill >> chọn màu sắc.
Phía trên đây là nội dung hướng dẫn chi tiết về cách vẽ sơ đồ nhân sự trong Excel của chúng tôi, bạn có thể áp dụng để vẽ sơ đồ nhân sự theo như mong muốn của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng theo hướng dẫn này để tiến hành cách vẽ sơ đồ quy trình trong Excel cho mình một cách đơn giản nhất nhé.
Lời kết
Trong các phần nội dung của bài viết trên, MSO đã cung cấp cho bạn toàn bộ những thông tin hướng dẫn chi tiết về cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel, từ cách tạo sơ đồ cho đến cách để tùy chỉnh sơ đồ theo mong muốn của mình. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp ví dụ chi tiết về cách vẽ sơ đồ nhân sự trong Excel. Bạn hãy tham khảo những hướng dẫn này của chúng tôi để hoàn tất việc vẽ sơ đồ sao cho nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.
Trong quá trình tìm hiểu và tham khảo, bạn có gặp bất cứ trở ngại nào, hãy vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
