Cách dùng Format Painter trong Word để định dạng nhanh chóng hơn

Cách dùng Format Painter trong Word sẽ giúp bạn có thể định dạng các đoạn văn bản một cách nhanh chóng và đồng nhất, qua đó giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất trong suốt quá trình soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word. Vậy tính năng Format Painter là gì trong Word? Cách để sử dụng Format Painter trong phần mềm Microsoft Word như thế nào? Để tìm hiểu rõ hơn về tính năng này và biết rõ các thao tác sử dụng Format Painter để định dạng văn bản nhanh chóng hơn, bạn hãy theo dõi ngay nội dung mà MSO chia sẻ phía dưới đây nhé.

Format Painter là gì?

Format Painter là một công cụ có sẵn được tích hợp trong các ứng dụng thuộc bộ Microsoft 365, đặc biệt phổ biến trong các ứng dụng văn phòng như Word, Excel và PowerPoint. Công cụ này cho phép người dùng sao chép các định dạng được áp dụng trong một văn bản cụ thể bao gồm font chữ, màu sắc, kích thước, kiểu chữ, căn lề… và áp dụng nhanh chóng cho các đoạn văn bản khác.

Trong phần mềm Microsoft Word, công cụ này nằm trên thanh công cụ thuộc thẻ Home và có biểu tượng hình cây chổi trong nhóm Clipboard. Công cụ này có khả năng hoạt động với văn bản, bảng biểu, hình ảnh và nhiều đối tượng khác trong Word, điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán cho các thành phần trong tài liệu của mình. 

Tại sao nên sử dụng Format Painter trong Word?

Chỉ với vài thao tác khi sử Format Painter trong Word là bạn sẽ có thể định dạng một cách nhanh chóng cho các thành phần trong tài liệu của mình, đặc biệt là khi cần sự nhất quán và đồng bộ về cách thức trình bày nội dung trong tài liệu Word. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu lý do tạo sao mà bạn nên sử dụng Format Painter trong tài liệu Microsoft Word của mình ngay với nội dung dưới đây nhé:

Dễ sử dụng và không cần kỹ năng nâng cao

Format Painter là một công cụ cực kỳ thân thiện với người dùng, tương tự như những thao tác định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng công cụ này một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản mà không cần phải có các kỹ năng tin học nâng cao.

Để sử dụng công cụ này trong phần mềm Word, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản có định dạng mẫu mà bạn muốn copy và áp dụng cho các đoạn văn bản khác trong tài liệu Word của mình, sau đó hãy nhấn vào mục Format Painter (hình cây chổi), rồi quét chuột lên đoạn mình cần là xong. Chỉ với vài thao tác như vậy là bạn có thể hoàn thành việc sao chép định dạng rồi đó.

Tiết kiệm thời gian làm việc

Thay vì phải chỉnh sửa từng thuộc tính như font chữ, kích thước, màu sắc, căn lề… cho từng đoạn văn bản mà bạn cần, Format Painter sẽ giúp bạn sao chép toàn bộ định dạng chỉ trong vài giây với một cú nhấp chuột . Điều này sẽ giúp bạn làm việc nhanh chóng hơn và tiết kiệm thời gian hiệu quả hơn, đặc biệt hữu ích khi mà bạn cần phải xử lý các tài liệu dài hoặc các tài liệu có nhiều phần giống nhau.

Đảm bảo tính nhất quán

Một số loại tài liệu chuyên nghiệp yêu cầu người dùng cần phải đồng bộ về định dạng cho toàn bộ hoạ cho các phần nội dung cụ thể trong tài liệu đó của mình. Lúc này, Format Painter sẽ đảm bảo điều này bằng cách giúp bạn duy trì sự nhất quán giữa các tiêu đề, đoạn văn, bảng biểu và nhiều thành phần khác trong tài liệu. Từ đó nâng cao tính thẩm mỹ và độ tin cậy của tài liệu, đặc biệt là các tài liệu như báo cáo, luận văn và hợp đồng,…

Ứng dụng linh hoạt

Format Painter không chỉ hoạt động tốt với văn bản, mà nó còn có thể sử dùng được cho nhiều loại đối tượng khác nhau trong tài liệu Microsoft Word, bao gồm bảng biểu, hình ảnh và các đối tượng đồ hoạ nổi bật khác như Shapes và SmartArt. Bên cạnh đó, công cụ này còn được cung cấp cả trong các ứng dụng khác của Microsoft như Excel và PowerPoint. Điều này sẽ giúp bạn áp dụng và đồng bộ định dạng cho dữ liệu của mình trên toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365 một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả để từ đói làm việc hiệu quả hơn.

Hỗ trợ thao tác lặp lại

Format Painter cũng được xem như là một công cụ hữu ích trong việc hỗ trợ các thao tác định dạng được lặp đi lặp lại. Nếu bạn cần áp dụng định dạng cho nhiều đoạn khác nhau, bạn chỉ cần nhấn đúp vào biểu tượng Format Painter để giữ cho công cụ này được hoạt động liên tục, rồi nhấn để áp dụng cho các văn bản mà mình trong tài liệu, sau khi hoàn tất bạn chỉ cần nhấn phím ESC để thoát.

Nói tóm lại, Format Painter trong phần mềm Microsoft Word là một công cụ lý tưởng cho bạn trong việc tăng tốc độ định dạng văn bản cũng như làm việc với các tài liệu Word của mình. Bằng cách dùng Format Painter trong Word, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện tính chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót tối đa trong quá trình định dạng văn bản cho tài liệu của mình. Nếu bạn thường xuyên phải sử dụng Word để thiết kế tài liệu thì đây là một tính năng mà bạn nên sử dụng và khai thác triệt để.

Để biết cách dùng Format Painter trong Word như thế nào, bạn hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi, chúng tôi sẽ chia sẻ hướng dẫn chi tiết về cách dùng Format Painter trong Word cho bạn để hỗ trợ bạn sao chép định dạng trong tài liệu của mình hiệu quả nhất nhé.

Cách dùng Format Painter trong Word để sao chép định dạng

Cách dùng Format Painter trong Word được diễn ra khá đơn giản, chỉ với vài thao tác bằng cách nhấp chuột mà bạn có thể nhanh chóng áp dụng cùng một định dạng cho các đoạn văn bản và đồ họa trong tài liệu mà mình muốn, chẳng hạn như màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ, đường viền,…

Các thao tác sử dụng công cụ này tương tự như thao tác sao chép và dán bình thường. Hãy theo dõi hướng dẫn dưới đây của chúng tôi để biết rõ được các bước thực hiện sử dụng Format Painter cụ thể nhé:

Tìm kiếm và kích hoạt tính năng Format Painter trong Word

Bước đầu tiên đó là bạn hãy đảm bảo rằng mình đã biết được công cụ này nằm ở đâu, điều này sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn mà không tốn nhiều thời gian để tìm kiếm. Dưới đây là các thao tác tìm kiếm và kích hoạt tính năng Format Painter trong Word:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào phần mềm Microsoft Word được cài đặt trên thiết bị của mình.

– Bước 2: Tiếp theo, hãy di chuyển đến thanh công cụ Ribbon trên giao diện của Microsoft Word và bạn sẽ thấy được tab Home.

– Bước 3: Sau đó, bạn hãy tìm đến nhóm Clipboard >> rồi bạn sẽ thấy được mục Format Painter với biểu tượng cây cọ. Lúc này, bạn chỉ cần click vào biểu tượng đó là kích hoạt được tính năng này.

– Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấn chọn mục Format Painter, con trỏ chuột sẽ biến thành cây cọ và bạn có thể sử dụng nó ngay lập tức để sao chép và áp dụng định dạng rồi đó.

Cách dùng Format Painter trong Word để sao chép định dạng

Sau khi kích hoạt thành công công cụ Format Painter, bạn có thể bắt đầu sử dụng để sao chép định dạng đó. Dưới đây là cách dùng Format Painter trong Word để sao chép định dạng:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy bôi đen để chọn đoạn văn bản mà muốn sao chép định dạng từ nó.

– Bước 2: Tiếp theo, hãy di chuyển đến thẻ Home trên thanh công cụ >> rồi điều hướng đến nhóm Clipboard và nhấn vào biểu tượng Format Painter có hình cây cọ trong để kích hoạt tính năng này.

– Bước 3: Sau khi con trỏ chuột được chuyển sang biểu tượng cây cọ, bạn hãy quét chuột lên đoạn văn bản hoặc đối tượng mà mình đang muốn áp dụng định dạng cho nó.

Ngay lập tức, đoạn văn bản mà bạn vừa quét sẽ được áp dụng định dạng từ văn bản mà bạn đã copy ở bước 1.

Tuy nhiên với cách dùng Format Painter này, bạn sẽ cần phải thực hiện các thao tác kích hoạt lại tính năng Format Painter nếu muốn định dạng cho nhiều đoạn văn bản khác nhau. Để sử dụng Format Painter tiến hành cách copy nhiều lần, bạn hãy làm như sau:

– Bước 1: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Format Painter để giữ cho công cụ này được hoạt động liên tục.

– Bước 2: Tiếp theo, hãy quét chuột lên các nội dung văn bản mà mình muốn áp dụng định dạng được sao chép từ văn bản trong bước 1.

* Mẹo: Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + Ctrl + C để sao chép định dạng của văn bản và sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + Ctrl + V để dán định dạng của văn bản đó cho một văn bản khác.

– Bước 3: Sau khi áp dụng định dạng xong, bạn hãy nhấn phím ESC để thoát chế độ Format Painter và hoàn tất.

* Ghi chú: Đối với đồ họa, Format Painter sẽ hoạt động tốt nhất với các đối tượng vẽ như AutoShape. Tuy nhiên, với hình ảnh thì bạn có thể sao chép định dạng của hình ảnh đó chẳng hạn như đường viền của hình ảnh.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách dùng Format Painter trong Word, bạn hãy làm lần lượt theo các thao tác này để thực hiện việc sao chép và áp dụng định dạng từ một văn bản cụ thể cho các văn bản khác mà mình muốn nhé. Nếu muốn sử dụng Format Painter nhanh chóng và hiệu quả hơn, bạn hãy tiếp tục theo dõi những mẹo mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết này nhé.

Tổng hợp các phím tắt sử dụng Format Painter trong Word hiệu quả

Việc nắm rõ và sử dụng các phím tắt nhanh khi sử dụng Format Painter trong phần mềm Word sẽ giúp bạn cải thiện tối đa thời gian và hiệu suất làm việc của mình trong việc sao chép và áp dụng định dạng cho văn bản trong tài liệu của mình. Dưới đây là tổng hợp một số phím tắt hữu ích nhất mà bạn nên tận dụng khi thực hiện cách dùng Format Painter trong Word:

1. Sao chép định dạng một lần:

• Trên thiết bị Windows: Hãy nhấn phím tắt Ctrl + Shift + C để sao chép định dạng và nhấn Ctrl + Shift + V để áp dụng định dạng cho văn bản mà bạn muốn.
• Trên máy Mac: Hãy nhấn tổ hợp phím Command + Option + C để sao chép và định dạng và nhấn Command + Option + V để áp dụng định dạng cho văn bản mà mình muốn.

2. Cách copy nhiều lần bằng Format Painter:

• Trên thiết bị Windows: Hãy nhấn đúp chuột vào mục Format Painter trên thanh công cụ để kích hoạt tính năng Format Painter (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + H + F+ P 2 lần).
• Trên máy Mac: Bạn sẽ không được hỗ trợ tùy chọn định dạng bằng phím tắt nhanh, mà cần phải nhấn đúp chuột vào mục Format Painter để kích hoạt Format Painter.

3. Tắt và thoát khỏi công cụ Format Painter: Để thoát khỏi tính năng Format Painter trong Microsoft Word, bạn chỉ cần nhấn vào mục Format Painter trên thanh công cụ hoặc nhấn phím Esc trên bàn phím máy tính là xong.

* Lưu ý: Khi Microsoft cung cấp các bản cập nhật mới cho các ứng dụng Office, đôi khi nó có thể xuất hiện sự thay đổi trong cách sử dụng các phím tắt nhanh. Vì vậy, bạn đừng quên kiểm tra các thông báo mới nhất từ Microsoft để biết được những phím tắt và tính năng mới nhất trong bộ công cụ này nhé.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Format Painter trong Word

Mặc dù Format Painter là một công cụ mạnh mẽ và dễ thao tác trong phần mềm Microsoft Word, nhưng bạn cũng cần nắm rõ một số điểm quan trọng để tránh gặp sự cố trong suốt quá trình sử dụng nó. Dưới đây là những lưu ý mà bạn không nên bỏ qua khi sử dụng Format Painter trong Word:

• Hiểu đúng chức năng: Format Painter chỉ có nhiệm vụ sao chép định dạng như kiểu chữ, màu nền, kích thước, viền ô và định dạng số, mà không sao chép nội dung. Để áp dụng chính xác, bạn cần phải xác định đúng đoạn văn bản hoặc đối tượng cần sao chép và kéo để áp dụng nơi cần định dạng.
• Kiểm tra kỹ trước khi áp dụng: Trước khi sử dụng Format Painter trong Microsoft Word, bạn hãy đảm bảo rằng mình đã chọn đúng đoạn văn bản gốc. Việc áp dụng sai định dạng có thể khiến cho tài liệu của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, đặc biệt là khi dùng trong các báo cáo hoặc bài thuyết trình.
• Giới hạn định dạng được hỗ trợ: Không phải tất cả các kiểu định dạng được hỗ trợ trong phần mềm Microsoft Word cũng đều có thể sao chép được bằng Format Painter. Một số định dạng đặc biệt có thể không được hỗ trợ bởi công cụ này, vì vậy bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng trước khi áp dụng để tránh mất thời gian chỉnh sửa sau đó.
• Khả năng tương thích giữa các phiên bản: Khi làm việc trên các phiên bản khác nhau của Microsoft Office, Format Painter có thể hoạt động không đồng nhất. Vì thế, bạn cần phải kiểm tra và đảm bảo phiên bản Microsoft Office mà bạn đang sử dụng được hỗ trợ công cụ này. Nếu gặp lỗi hoặc định dạng không được giữ nguyên, bạn nên thử các phương pháp thay thế khác như sử dụng công cụ Styles hoặc định dạng thủ công.

Trên đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Format Painter trong Microsoft Word, bằng cách đảm bảo tuân thủ đầy đủ những yếu tố này, bạn sẽ có thể thực hiện và sử dụng Format Painter trong tài liệu Word của mình một cách hiệu quả nhất, để giúp tăng cường khả năng định dạng và trình bày nội dung trong tài liệu đó của mình.

Khi nào nên dùng Format Painter trong Word?

Dưới đây là phần giải đáp của chúng tôi về các trường hợp nên sử dụng Format Painter trong Word, giúp bạn hiểu rõ các tình huống thực hiện mà mình có thể tận dụng công cụ này để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất khi định dạng tài liệu:

Khi cần sao chép định dạng nhiều lần cho nhiều đoạn văn bản

Nếu bạn có một đoạn văn bản được định dạng chuẩn và muốn áp dụng định dạng đó cho nhiều đoạn khác trong tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng Format Painter để thực hiện nhanh chóng và đơn giản hơn. Bạn chỉ cần nhấn đúp vào biểu tượng cây chổi và quét qua các đoạn mà mình muốn để áp dụng định dạng cho chúng một cách dễ dàng mà không cần lặp lại các thao tác.

Khi tạo tài liệu chuyên nghiệp

Trong các tài liệu như báo cáo, luận văn, hợp đồng… việc giữ định dạng đồng nhất cho toàn bộ văn bản là một việc làm rất quan trọng. Lúc này, bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép và áp dụng định dạng cho toàn bộ tài liệu của mình để giúp đảm bảo sự chuyên nghiệp, nhất quán và dễ đọc cho tài liệu đó.

Khi sửa các lỗi định dạng không đồng nhất

Nếu tài liệu có nhiều đoạn văn bị định dạng lệch chuẩn, bao gồm như font chữ khác nhau, màu sắc không đồng đều, bạn có thể sử dụng Format Painter để sửa lỗi nhanh chóng và đồng bộ lại toàn bộ định dạng cho tài liệu của mình.

Khi cần áp dụng các định dạng trong bảng biểu

Format Painter cũng hoạt động hiệu quả với bảng biểu, vì thế bạn có thể sao chép định dạng từ một ô hoặc hàng trong bảng của mình để áp dụng cho các ô còn lại của bảng đó, điều này sẽ giúp cho bảng biểu của bạn được trở nên gọn gàng và dễ nhìn hơn.

Khi cần sao chép định dạng phức tạp

Đối với những đoạn văn có định dạng phức tạp như kết hợp màu nền, viền, kiểu chữ đặc biệt, bạn nên sử dụng công cụ Format Painter để sao chép và áp dụng toàn bộ định dạng đó cho văn bản trong tài liệu của mình một cách nhanh chóng và chính xác mà không cần phải điều chỉnh thủ công cho từng thuộc tính.

Khi áp dụng định dạng cho nhiều loại đối tượng

Không chỉ giới hạn ở văn bản, công cụ Format Painter trong Word còn có thể áp dụng cho nhiều loại đối tượng khác nhau như hình ảnh, Shapes (hình khối), SmartArt và bảng biểu. Điều này giúp bạn có thể đồng bộ định dạng trên toàn bộ tài liệu của mình một cách toàn diện hơn, ngay các các thành phần đồ họa.

Nhìn chung, Format Painter là một công cụ lý tưởng trong mọi tình huống bạn cần định dạng nhanh, đồng nhất và chuyên nghiệp. Việc nắm rõ những trường hợp có thể sử dụng nó sẽ giúp bạn tận dụng nhanh chóng và tăng cường hiệu quả tối đa khi sử dụng công cụ này.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng Format Painter trong Word

• Format Painter không hoạt động: Format Painter trong Word không hoạt động có thể là do xuất hiện lỗi phần mềm hoặc xung đột hệ thống, để khắc phục vấn đề này bạn có thể thử khởi động lại phần mềm Word hoặc kiểm tra bản cập nhật phần mềm và nâng cấp lên phiên bản mới nhất.
• Không áp dụng được định dạng: Việc không áp dụng được định dạng khi sử dụng Format Painter có thể là do bạn đã chọn sai đoạn văn bản hoặc đối tượng gốc mà mình muốn sao chép định dạng. Để khắc phục, bạn hãy đảm bảo rằng mình đã chọn đúng phần có định dạng cần sao chép trước khi kích hoạt công cụ Format Painter trong Word.
• Định dạng không được áp dụng đúng: Một số định dạng có thể không tương thích hoặc bị lỗi khi sao chép dẫn đến việc không được áp dụng đúng khi sử dụng tính năng Format Painter trong phần mềm Word. Để khắc phục, bạn hãy sử dụng công cụ Clear Formatting để xóa định dạng cũ trước khi áp dụng định dạng mới.
• Xuất hiện định dạng không mong muốn: Khi áp dụng định dạng từ đoạn văn bản có lỗi, các lỗi đó cũng sẽ bị sao chép theo và áp dụng cho văn bản mà bạn chọn. Vì thế hãy đảm bảo rằng mình chọn đúng đoạn văn bản sạch, không chứa lỗi để làm mẫu định dạng mà mình muốn áp dụng cho văn bản của mình.

Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp bạn sử dụng Format Painter trong Word một cách hiệu quả hơn và tránh mất thời gian xử lý sự cố không đáng có. Hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ những lưu ý, cũng như cách lỗi thường gặp và cách khắc phục mà chúng tôi đã cung cấp phía trên để giúp cho việc sử dụng Format Painter trong các tài liệu Word của mình được diễn ra đúng cách và đạt được kết quả cao nhé.

Mẹo nâng cao khi dùng Format Painter

Dưới đây là những mẹo nâng cao khi dùng Format Painter trong Word giúp bạn khai thác tối đa hiệu quả của công cụ này, đặc biệt khi làm việc với tài liệu phức tạp hoặc chuyên nghiệp:

• Nhấn đúp để copy, paste nhiều lần: Thay vì nhấn một lần để sao chép định dạng cho một đoạn, bạn có thể nhấn đúp vào biểu tượng Format Painter để giữ cho công cụ hoạt động liên tục. Sau đó, quét chuột lên nhiều đoạn văn bản khác nhau mà không cần lặp lại thao tác kích hoạt Format Painter, khi hoàn tất bạn chỉ cần nhấn phím ESC để thoát chế độ.
• Kết hợp với Styles: Format Painter rất hữu ích, nhưng nếu bạn cần áp dụng định dạng đồng bộ cho toàn bộ tài liệu và quản lý chúng, bạn hãy sử dụng kết hợp với công cụ Styles trong Word. Hãy tạo một Style riêng, sau đó dùng Format Painter để tinh chỉnh nhanh các phần chưa đúng chuẩn.
• Áp dụng cho bảng biểu và hình khối: Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép định dạng từ một ô trong bảng sang các ô khác hoặc sao chép định dạng từ một hình khối(Shape) sang hình khối khác. Điều này sẽ giúp cho các bảng biểu và đồ họa trong tài liệu của bạn trở nên đồng nhất và chuyên nghiệp hơn.
• Kết hợp với phím tắt để thao tác nhanh: Mặc dù Format Painter không trực tiếp hỗ trợ mặc định các phím tắt nhanh, những bạn vẫn có thể tùy chỉnh phím tắt trong Word để kích hoạt nhanh công cụ nà. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi làm việc với các tài liệu dài.
• Dọn sạch định dạng trước khi áp dụng: Trước khi sử dụng Format Painter trong Word, bạn hãy sử dụng chức năng Clear Formatting để xóa định dạng cũ của đoạn văn bản cần áp dụng, điều này sẽ giúp bạn tránh xung đột định dạng và đảm bảo kết quả nhận được là chính xác.

Với những mẹo mà chúng tôi chia sẻ phía trên, bạn sẽ có thể làm chủ và sử dụng công cụ Format Painter một cách dễ dàng để nâng cao hiệu suất làm việc trong Word một cách tối đa. Đặc biệt là khi xử lý các tài liệu yêu cầu tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cao.

Các câu hỏi thường gặp

Format Painter khác gì với việc copy – paste?

Format Painter hỗ trợ bạn sao chép toàn bộ định dạng như font, màu, kích thước và căn lề từ một đoạn văn bản cụ thể và áp dụng trực tiếp cho các đoạn văn bản khác bằng thao tác quét chuột qua các đoạn đó. Trong khi đó, thao tác copy – paste thông thường chỉ giúp bạn sao chép nội dung mà không đảm bảo giữ nguyên định dạng hoặc áp dụng cho đoạn khác.

Format Painter trong Word có hỗ trợ trên máy Mac không?

Có. Format Painter được tích hợp trong phiên bản Microsoft Word dành cho macOS. Bạn có thể tìm thấy biểu tượng hình cây chổi nằm trong nhóm Clipboard của thẻ Home trên thanh công cụ tương tự như trên các thiết bị Windows.

Có thể sử dụng Format Painter trong Word trên điện thoại di động không?

Hiện tại, phiên bản Word trên điện thoại (iOS và Android) không hỗ trợ đầy đủ tính năng Format Painter như trên máy tính. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chỉnh sửa định dạng theo cách thủ công hoặc sử dụng các tính năng tương tự nếu có để định dạng văn bản trong tài liệu Word trên các thiết bị điện thoại di động.

Tính năng Format Painter có được cung cấp trên Google Docs không?

Không. Trong Google Docs không được hỗ trợ công cụ Format Painter như trong Microsoft Word, mà bạn cần phải sử dụng tiện ích mở rộng hoặc thao tác thủ công để sao chép định dạng giữa các đoạn văn.

Tại sao không thấy tính năng Format Painter trên thanh công cụ?

Nếu bạn không thấy biểu tượng Format Painter, bạn hãy kiểm tra thật kỹ lại tab Home trên thanh công cụ và điều hướng đến nhóm Clipboard ngay trong phần đầu tiên của thanh công cụ ribbon. Nếu như bạn vẫn không thấy công cụ này thì có thể giao diện phần mềm Microsoft Word mà bạn đang sử dụng đã bị tùy chỉnh. Lúc này, bạn hãy mở hộp thoại Word Options và truy cập đến mục Customize Ribbon để thêm lại Format Painter vào thanh công cụ.

Làm thế nào để sử dụng Format Painter cho hình ảnh và bảng biểu?

Để sử dụng tính năng Format Painter với bảng biểu, bạn hãy bôi đen ô có định dạng mẫu mà mình muốn sao chép, rồi nhấn chọn mục Format Painter trên thanh công cụ, sau đó hãy quét chuột lên ô cần áp dụng. Đối với hình ảnh hoặc Shapes, bạn hãy chọn đối tượng có định dạng mẫu, rồi nhấn chọn vào mục Format Painter trên thanh công cụ, sau đó hãy nhấp vào đối tượng bạn cần áp dụng.

Có thể sử dụng Format Painter trên toàn bộ văn bản của tài liệu không?

Format Painter hoạt động theo từng đoạn hoặc từng đối tượng, nếu bạn muốn áp dụng định dạng cho toàn bộ tài liệu, bạn nên sử dụng công cụ Styles.

Làm sao để khôi phục lại định dạng ban đầu khi đã dùng Format Painter?

Nếu như bạn muốn khôi phục lại định dạng ban đầu khi đã sử dụng Format Painter, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc sử dụng tùy chọn Undo trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).

Lời kết

Format Painter là một công cụ cực kỳ hữu ích trong phần mềm Microsoft Word, có khả năng hỗ trợ bạn định dạng văn bản nhanh chóng để đảm bảo tính đồng nhất cho toàn bộ văn bản trong tài liệu của mình. Với hướng dẫn chi tiết mà MSO đã chia sẻ ở phía trên, bạn đã nắm rõ được cách dùng Format Painter trong Word một cách hiệu quả nhất. Hãy áp dụng ngay cách copy nhiều lần hoặc cho từng đoạn văn bản nhất định để có thể để tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng tài liệu của mình nhé.

Nếu có thắc mắc hoặc muốn chúng tôi hướng dẫn thêm về các công cụ khác trong phần mềm Microsoft Word hay các phần mềm khác của Microsoft, bạn hãy nhanh chóng liên hệ ngay qua các kênh thông tin dưới đây nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777