Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Vai trò của Microsoft 365 khi làm việc tại nhà
Có thể nói, Microsoft 365 đã góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp kể từ thời điểm xu hướng làm việc tại nhà trở thành yếu tố bắt buộc do dịch bệnh, thiên tai và khoảng cách làm việc. Dưới đây là những vai trò quan trọng của giải pháp này đối với các doanh nghiệp nói chung và người dùng nói riêng.
Kết nối làm việc từ xa
Với Microsoft 365, người dùng có thể kết nối làm việc ở mọi lúc mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Đây sẽ là một lợi thế cực kỳ lớn để hỗ trợ tối đa hoạt động làm việc tại nhà của doanh nghiệp trong nội bộ, với khách hàng hoặc đối tác.
Hơn nữa, khi sử dụng phần mềm này người dùng được làm việc trên nền tảng trực tuyến với các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, OneNote… Bằng cách này, mọi rào cản liên quan đến khoảng cách, môi trường, múi giờ làm việc hoặc dịch bệnh sẽ không còn là vấn đề ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của người dùng.
Tổ chức cuộc họp lên tới 300 người tham dự
Bên cạnh ưu điểm hỗ trợ làm việc tại nhà từ xa, Microsoft 365 còn được tích hợp với Teams một trong những nền tảng tổ chức cuộc họp trực tuyến cực kỳ hiệu quả. Với phần mềm này, người dùng còn có thể chat trực tiếp, gửi tệp dữ liệu đính kèm, gọi thoại hoặc chat video call trực tuyến tới tối đa 300 người tham dự. Ngoài ra, người dùng còn có thể chia sẻ màn hình khi tham gia cuộc gọi, chia sẻ ý kiến, thả cảm xúc trực tuyến để cùng nhau làm việc hiệu quả nhất.
Quản lý dữ liệu trực tuyến an toàn
Khi sử dụng Microsoft 365 làm việc tại nhà online, người dùng không còn phải sử dụng tài liệu giấy để lưu trữ vừa tốn kém chi phí lại mất thời gian. Ngoài ra, hình thức lưu trữ dữ liệu trên máy tính cũng không đảm bảo an toàn tương tự như với USB và bộ nhớ thuê ngoài. Do đó, người dùng có thể dùng OneDrive là không gian lưu trữ trên nền tảng đám mây với 1TB dung lượng tương đương với 100 bộ phim, 100.000 bài hát và hơn 200.000 bức ảnh.
Quản lý công việc và báo cáo trực quan
Ngoài những ưu điểm hỗ trợ làm việc từ xa, tổ chức cuộc họp trực tuyến, lưu trữ dữ liệu đám mây thì khi người dùng làm việc tại nhà với Microsoft 365 còn được sử dụng các phần mềm quản lý công việc như Project, Planner hay ToDo. Khi đó, cả người dùng và đội ngũ quản lý có thể theo dõi tiến độ dự án và báo báo trực quan nhất.
Bảo mật an toàn doanh nghiệp
Cuối cùng là ưu điểm liên quan đến yếu tố bảo mật hỗ trợ người dùng làm việc tại nhà khi sử dụng Microsoft 365. Bởi lẽ, phần mềm này được trang bị các công cụ bảo mật an toàn như xác thực đa lớp, quản lý ứng dụng, quản lý thiết bị, phân loại dữ liệu, hạn chế email spam đồng thời ngăn chặn Virus và mã độc tấn công.
Với những vai trò trên đây, người dùng đã hiểu được tầm quan trọng của việc sử dụng Microsoft 365 hỗ trợ làm việc tại nhà. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những cách thức để thiết lập bảo mật an toàn khi sử dụng phần mềm này.
10+ cách bảo mật với Microsoft 365 khi làm việc tại nhà online
Để bảo vệ tài khoản Microsoft 365 an toàn giúp hỗ trợ làm việc tại nhà đạt hiệu quả cao nhất, người dùng có thể tham khảo thêm các cách như sau:
MFA – Bật xác thực đa yếu tố
Cách để vệ tài khoản mà người dùng cần thực hiện đầu tiên khi làm việc tại nhà với Microsoft 365 chính là bật xác thực đa yếu tố. Điều này đồng nghĩa với việc để đăng nhập tài khoản ngoài cách nhập mật khẩu người dùng còn phải xác thực các yếu tố khác như mã xác nhận OTP, sinh trắc học, nhận diện khuôn mặt. Thông thường, khi người dùng đăng ký sử dụng trong vòng 14 ngày Microsoft sẽ gửi thông báo nhắc nhở cho thiết bị.
Thiết lập bảo vệ các mối đe dọa
Các gói dịch vụ của Microsoft 365 đều bao gồm thiết lập bảo vệ các mối đe dọa điển hình như: Chống các phần mềm độc hại, bảo vệ khỏi URL hoặc các tệp độc hại, tránh khỏi thư rác và hạn chế tình trạng lừa đảo dưới mọi hình thức. Bằng cách này, người dùng có thể yên tâm làm việc tại nhà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bảo mật.
Sử dụng cấu hình Microsoft Defender trong tài khoản Microsoft 365
Microsoft Defender được thiết lập sẵn trong các gói dịch vụ Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, tổ chức. Bằng cách này, người dùng làm việc tại nhà sẽ được bảo vệ khỏi các mối đe dọa do email, URL hoặc các công cụ cộng tác. Vai trò của công cụ này đối với người dùng như sau:
- Bảo vệ khỏi các email không xác định thời gian bằng cách ứng dụng hệ thống thông minh kiểm tra nội dung độc hại trong các tệp đính kèm. Các hệ thống này sử dụng phương pháp phỏng đoán kết hợp cùng mô hình máy học mạnh mẽ.
- Ngăn chặn người dùng có hành vi cộng tác và chia sẻ tệp bằng cách chặn các tệp độc hại từ trang web hoặc thư viện.
Sử dụng cấu hình Microsoft Defender với Identity
Một cách để bảo vệ tài khoản Microsoft 365 khi làm việc tại nhà mà người dùng cũng không nên bỏ qua chính là sử dụng Microsoft Defender với Identity. Khi đó, giải pháp bảo mật này sẽ dựa trên nền tảng đám mây để tận dụng các tín hiệu Active Directory để xác nhận các mối đe dọa, phát hiện danh tính xâm phạm và các hoạt động gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Bật Microsoft Defender cho tài khoản
Khi bật Microsoft Defender, người dùng có thể kết hợp với các tính năng trong bảng điều khiển để quản lý các cảnh bảo, điều tra, phản hồi và kết hợp phản hồi sự cố, nâng cao trải nghiệm tìm kiếm với khối lượng công việc của người dùng. Bằng cách truy cập security.microsoft.com người dùng có thể truy cập vào toàn bộ Defender cho Office 365, Microsoft Cloud App Security, Microsoft Defender cho Endpoint và Microsoft Defender for Identity.
Định cấu hình Microsoft Intune
Với Microsoft Intune của Microsoft 365, khi người dùng làm việc tại nhà hệ thống sẽ tiến hành quản lý và bảo vệ dữ liệu tổ chức trên thiết bị điện thoại, máy tính bảng dễ dàng. Dưới đây là những cách thức hoạt động chi tiết của ứng dụng này:
- Người dùng tiến hành thiết lập chính sách bảo vệ ứng dụng App Protection Policy bao gồm ứng dụng được thiết bị cho phép sử dụng và hành vi cho phép. Hơn nữa, người dùng có thể tự thiết lập chính sách cho riêng từng nền tảng.
- Sau khi thiết lập xong chính sách, phần mềm sẽ tiến hành thực thi chính sách bằng cách tạo quy tắc truy cập Azure AD và yêu cầu phê duyệt ứng dụng.
Thiết lập quyền truy cập có điều kiện cho khách, MFA và Intune
Với gói dịch vụ Microsoft 365 E5, người dùng sẽ có thêm tính năng bảo vệ tài khoản bằng cách thiết lập quyền truy cập có điều kiện cho khách với:
- Thiết lập quy tắc truy cập yêu cầu MFA áp dụng với người dùng ngoài và khách.
- Cập nhật quy tắc điều kiện MFA dựa trên những rủi ro được đánh giá.
Tối ưu hoá mạng sử dụng kết nối đám mây
Mỗi nhân sự trong doanh nghiệp khi làm việc tại nhà sẽ sử dụng một mạng kết nối riêng. Khi đó, việc chuyển đổi mạng đột ngột sẽ dẫn đến tình trạng tác động trực tiếp đến hệ thống cơ sở hạ tầng mạng của công ty. Khi đó, phần mềm Microsoft 365 sẽ triển khai các biện pháp bảo mật đám mây cực kỳ tinh vi áp dụng với dịch vụ và dữ liệu. Hơn nữa, người dùng có thể tự định tuyến lưu lượng truy cập từ xa trên nền tảng online.
Tổ chức đào tạo kiến thức người dùng
Ngoài những mẹo bảo mật tài khoản Microsoft khi làm việc tại nhà online trên, chủ doanh nghiệp hay các nhà quản lý cần quan tâm đặc biệt đến việc tổ chức đào tạo cho nhân sự cấp dưới. Điển hình như việc hỗ trợ thiết lập tài khoản với mật khẩu mạnh, cách để bảo vệ thiết bị và bật tính năng bảo mật cho Windows hay MacOS.
Dùng Microsoft Cloud App Security
Cuối cùng là một cách bảo vệ tài khoản cực kỳ hữu ích mà người dùng làm việc tại nhà với Microsoft 365 có thể tham khảo bằng cách sử dụng Microsoft Cloud App Security. Tính năng này sẽ giúp hỗ trợ hiển thị thông tin chi tiết, kiểm soát dữ liệu dễ dàng và phân tích nâng cao để chống lại những mối đe dọa trên nền tảng đám mây.
Lời kết
Trên đây là những thông tin quan trọng được chúng tôi cập nhật để giúp người dùng bảo mật tài khoản an toàn khi làm việc tại nhà với Microsoft 365. Nếu người dùng cần hỗ trợ bất cứ vấn đề nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp với MSO qua số Hotline: 024.9999.7777.
