Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Breakout room là một hoạt động quan trọng đối với nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm có giáo dục, y tế, chính trị và cả kinh doanh. Vậy Breakout room là gì? Tầm quan trọng của Breakout rooms như thế nào? Để trả lời cho những câu hỏi này cũng như là để biết được cách sử dụng Breakout room trong Microsoft Teams, bạn hãy tham khảo bài viết chi tiết của MSO ngay phía dưới đây nhé.
Breakout room là gì?
Breakout rooms hay còn gọi là phòng họp nhóm, đây là một tính năng quan trọng trong các nền tảng và phần mềm họp trực tuyến hiện đại ngày nay như Microsoft Teams, Zoom, Google Meet và nhiều phần mềm khác nữa. Tính năng này cho phép người dùng có thể tổ chức cuộc họp với cách chia những người tham gia trong một cuộc họp chính thành các nhóm nhỏ hơn để hỗ trợ cho việc thảo luận và làm việc nhóm riêng lẻ về các chủ đề cụ thể khác nhau.
Bên cạnh đó, người tổ chức cũng có thể gộp các nhóm trở lại cuộc họp chung vào bất cứ khi nào, khi mà các nhóm đã hoàn thành cuộc thảo luận. Điều này giúp họ có thể tiếp tục cuộc họp chung và báo cáo kết quả thảo luận cho toàn bộ những người trong cuộc họp chính được theo dõi cùng.
Tính năng này là một tính năng rất hữu ích cho các buổi hội thảo, lớp học trực tuyến hoặc các cuộc họp mà có nhu cầu cần đến sự thảo luận nhóm nhỏ, giúp hỗ trợ tăng cường tương tác và trao đổi ý kiến đạt được hiệu quả cao nhất. Vậy những lý do mà bạn nên sử dụng phần mềm Microsoft Teams cho Breakout rooms là gì? Hãy cùng giải đáp ngay trong nội dung tiếp theo nhé.
Lý do nên sử dụng Teams cho Breakout rooms là gì?
Tính năng Breakout rooms có nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn so với trên những nền tảng và phần mềm họp trực tuyến khác như Zoom và Google Meet. Khi sử dụng tính năng Breakout rooms trong Teams, người dùng sẽ nhận được rất nhiều lợi ích khác nhau như sau:
– Số lượng Breakout rooms với số lượng người lớn: Microsoft Teams cung cấp cho người dùng khả năng tạo ra tối đa 50 Breakout rooms cho mỗi cuộc họp, trong đó mỗi Breakout rooms có thể chứa tối đa 200 người tham dự. Điều này sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp lớn có nhiều người tham dự và cần thảo luận có thể diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được hiệu quả cao trong việc cộng tác giữa mọi người.
– Tăng cường tương tác: Breakout rooms trong Teams cho phép các thành viên trong một cuộc họp có thể chia thành nhóm nhỏ với nhiều tính năng hỗ trợ cộng tác và thảo luận hữu ích, giúp tạo cơ hội để mọi người có thể tham gia, tương tác và đóng góp ý kiến được nhiều hơn.
– Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm: Việc chia nhỏ nhóm trong mỗi cuộc họp trên Teams cũng sẽ giúp tạo điều kiện cho thành viên trong cuộc họp có thể tập trung vào từng nhiệm vụ cụ thể được giao cho nhóm của mình và có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn so với việc thảo luận chung trong nhóm lớn.
– Phát triển kỹ năng giao tiếp: Tính năng Breakout rooms trong phần mềm Microsoft Teams cũng giúp hỗ trợ cho việc tạo ra một môi trường để rèn luyện kỹ năng giao tiếp và sự hợp tác, từ đó giúp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm cho mỗi người dùng khi tham dự.
– Tạo không gian riêng tư: Trong các cuộc thảo luận nhạy cảm, cần tính riêng tư như cuộc thảo luận công việc và làm bài tập nhóm, tính năng Breakout rooms trong Teams sẽ là giải pháp lý tưởng để giúp từng nhóm có thể trao đổi thông tin mà không bị gián đoạn bởi các thành viên không liên quan.
– Hỗ trợ giảng dạy: Đối với các giảng viên và giáo viên, tính năng Breakout rooms trong Microsoft Teams sẽ giúp hỗ trợ họ có thể tổ chức các lớp học trực tuyến một cách hiệu quả hơn, tạo điều kiện cho chia nhóm học sinh để thực hiện các hoạt động thảo luận nhóm và học tập tích cực hơn.
Có thể thấy, việc sử dụng tính năng Breakout rooms mà phần mềm Microsoft Teams cung cấp sẽ mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích khác nhau, giúp hỗ trợ cho việc thảo luận và làm việc nhóm diễn ra đạt được hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, người dùng cũng cần phải cân nhắc đến việc sẽ không thể sử dụng chức năng ghi lại cuộc họp cho các phòng khi đã chia nhỏ các phòng được. Nếu như đã giải quyết được vấn đề này thì tính năng Breakout rooms trong Teams sẽ là một giải pháp hữu ích nhất cho mỗi cuộc thảo luận và làm việc nhóm trong mỗi cuộc họp.
Để biết được cách thức để sử dụng tính năng Breakout rooms trong phần mềm Teams như thế nào cho hiệu quả nhất, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung trong phần tiếp theo của bài viết này nhé.
Cách mở tính năng Breakouts Room trên Microsoft Teams
Trước khi đi tìm cách thức sử dụng Breakout rooms trong Teams như thế nào, bạn cần phải biết cách mở tính năng này trong phần mềm Microsoft Teams. Hãy theo dõi và làm theo hướng dẫn dưới đây của chúng tôi để biết cách mở tính năng Breakout rooms trong phần mềm Teams nhé:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên cùng bên phải, cạnh hình đại diện tài khoản của bạn.
– Bước 2: Trong danh sách các tùy chọn vừa được hiển thị phía bên dưới biểu tượng đó, bạn hãy nhấn chọn vào mục Cài đặt.
– Bước 3: Khi cửa sổ Cài đặt (Settings) được hiển thị, bạn hãy nhấn chọn vào mục General. Sau đó, tại mục Application, bạn hãy nhấn chọn vào mục Turn on new meeting experience… để bật trải nghiệm cuộc họp mới của mình trong phần mềm Microsoft Teams.
Với trải nghiệm họp mới này được áp dụng, bạn sẽ được tận hưởng tính năng Breakout rooms để chia nhỏ phòng họp khi tổ chức cuộc họp trong Microsoft Teams. Mỗi một phòng nhỏ được chia, đều sẽ có tính năng tương tự như một phòng họp lớn của cuộc họp. Vì thế, bạn sẽ có thể trải nghiệm được tất cả tính năng cần thiết cho cuộc họp nhỏ.
Tiếp tục theo dõi phần hướng dẫn tiếp theo của chúng tôi để biết được cách chia phòng nhỏ Breakout rooms trong Microsoft Teams nhé.
Hướng dẫn chia phòng trên Microsoft Teams
Để chia phòng Breakout rooms trong Microsoft Teams, bạn hãy thực hiện theo những thao tác được chúng tôi hướng dẫn chi trong phần dưới đây:
*Lưu ý: Với tính năng chia nhỏ phòng Breakout rooms trong phần mềm Microsoft Teams, để sử dụng được nó bạn cần phải là người tổ chức cuộc họp chính (tức là Host).
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào nhóm mà bạn muốn tổ chức cuộc họp rồi nhấn chọn vào biểu tượng máy quay và nhấn nút Họp ngay để bắt đầu tổ chức cuộc họp ngay bây giờ.
– Bước 2: Tiếp theo, trong cuộc họp mà bạn đang tổ chức, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng Phòng được hiển thị trên thanh công cụ của cuộc họp để tiến hành chia phòng.
– Bước 3: Trong cửa sổ tùy chọn Tạo phòng chia theo nhóm, bạn hãy nhập số lượng phòng mà mình muốn tạo trong mục Chọn số phòng bạn muốn tạo và chọn cách chia phòng theo mong muốn của mình trong mục Chỉ định người dự.
– Bước 4: Cuối cùng, sau khi đã chọn xong các mục phía trên, bạn hãy nhấn chọn nút Tạo phòng để hoàn tất việc tạo phòng Breakout rooms trong cuộc họp Teams mà mình tổ chức.
Trong mỗi một cuộc họp mà bạn tổ chức trong phần mềm Microsoft Teams, bạn có thể tạo được tối đa 50 phòng nhỏ. Tuy nhiên, bạn cần phải đáp ứng được yêu cầu đó chính là cần phải có tài khoản bản quyền.
Như vậy, với hướng dẫn được chúng tôi cung cấp phía trên đây, bạn có thể áp dụng và hoàn toàn có thể chia phòng Breakout rooms trong cuộc họp của mình trên phần mềm Microsoft Teams một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được cách quản lý Breakout rooms mà mình đã tạo trong cuộc họp của mình trên phần mềm Microsoft Teams sao cho đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
Hướng dẫn quản lý Breakout Rooms trên Microsoft Teams
Sau khi đã tạo thành công Breakout rooms trong cuộc họp mà mình tổ chức trong phần mềm Microsoft Teams, bạn có thể chỉnh sửa chúng vào bất cứ khi nào mà mình muốn. Dưới đây là những thao tác và tùy chọn mà bạn có thể chỉnh sửa được trong Breakout rooms được tạo trong cuộc họp trên Microsoft Teams:
Cách thêm Breakout Rooms trên Microsoft Teams
Để thêm phòng Breakout rooms trong cuộc họp mà bạn tổ chức trên Microsoft Teams, bạn hãy thực hiện theo các bước được hướng dẫn sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, ở trong giao diện màn hình chính của cuộc họp mà bạn đang tổ chức, bạn hãy nhấn chọn vào mục Phòng trên thanh công cụ của cuộc họp.
– Bước 2: Trong hộp thoại Phòng chia theo nhóm vừa được hiển thị, bạn chỉ cần nhấn chọn vào biểu tượng dấu cộng “+” là đã có thể thêm 1 phòng nhỏ cho cuộc họp của mình.
Để thêm số lượng phòng theo mong muốn của mình, bạn hãy nhấn số lần tương ứng vào biểu tượng dấu cộng đó. Ví dụ để thêm 2 phòng nữa, bạn chỉ cần nhấn 2 lần vào biểu tượng dấu cộng.
Phòng mà bạn mới thêm sẽ được hiển thị như hình dưới đây:
Như vậy, với những thao tác này, bạn có thể thêm số lượng phòng theo mong muốn của mình một cách hết sức nhanh chóng rồi đó. Hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo trong bài viết này để biết được cách thức để vào phòng nhỏ Breakout rooms mà mình muốn trong cuộc họp Microsoft Teams của mình nhé.
Cách tham gia vào Breakout Rooms trên Microsoft Teams
Để vào một Breakout Rooms trong cuộc họp mà bạn đã tổ chức trên phần mềm Microsoft Teams, bạn hãy thực hiện theo những thao tác phía dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở hộp thoại Breakout Rooms trong cuộc họp của mình trên Microsoft Teams rồi nhấn chọn vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh phòng mà bạn muốn tham gia. Sau đó, hãy nhấn chọn tùy chọn Mở để mở Breakout Rooms đó.
– Bước 2: Sau khi bạn đã mở thành công Breakout Rooms đó, bạn hãy nhấn chọn vào mục Tham gia để truy cập vào phòng Breakout Rooms đó.
Ngay lập tức, bạn sẽ truy cập thành công vào phòng đó và có thể tương tác với những thành viên có mặt trong Breakout Rooms đó.
Như vậy, với những thao tác đã được chúng tôi hướng dẫn trong phần phía trên, bạn đã có thể tham gia vào phòng Breakout Rooms mà mình muốn trong cuộc họp của mình trên Microsoft Teams một cách nhanh chóng và dễ dàng. Để biết thêm cách mở cài đặt Breakout Rooms trên Microsoft Teams, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung hướng dẫn của chúng tôi trong mục phía bên dưới nhé.
Cách mở cài đặt Breakout Rooms trên Microsoft Teams
Để mở cài đặt Breakout Rooms mà mình đã tạo trên phần mềm Microsoft Teams, bạn hãy thực hiện những thao tác được chúng tôi hướng dẫn như nội dung phía dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải mở hộp thoại Breakout Rooms trong cuộc họp của mình trên Microsoft Teams.
– Bước 2: Khi hộp thoại Breakout Rooms xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng cài đặt như trong hình dưới đây.
– Bước 3: Trong hộp thoại cài đặt Breakout Rooms vừa được mở ra trên màn hình, bạn có thể thấy được những tùy chọn cài đặt mà bạn có thể thiết lập cho các phòng Breakout Rooms mà mình đã tạo trên Microsoft Teams.
*Lưu ý: Những cài đặt mà bạn đã thiết lập tại đây sẽ được áp dụng cho tất cả các phòng Breakout Rooms mà bạn đã tạo trong cuộc họp này.
– Bước 4: Sau khi đã thiết lập các cài đặt xong, bạn hãy nhấn chọn nút Lưu để lưu lại những thay đổi đó.
Như vậy, với những hướng dẫn phía trên của chúng tôi, bạn sẽ có thể mở cửa sổ cài đặt và thiết lập các cài đặt cho toàn bộ Breakout Rooms mà mình đã tạo trong cuộc họp trên Microsoft Teams một cách nhanh chóng rồi đó. Tiếp tục theo dõi bài viết để biết cách sửa tên Breakout Rooms trên Microsoft Teams nhé.
Cách chỉnh sửa tên Breakout Rooms trên Microsoft Teams
Để chỉnh sửa và thay đổi tên cho các Breakout Rooms mà bạn đã tạo trên Microsoft Teams, bạn hãy thực hiện theo những thao tác được cung cấp trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh Breakout Rooms mà bạn muốn đổi tên rồi nhấn chọn vào tùy chọn Đổi tên trong danh sách được hiển thị trên màn hình.
– Bước 2: Trong hộp thoại Đổi tên cửa được hiển thị trên màn hình, bạn hãy điền tên mà bạn muốn thay đổi cho Breakout Rooms đó rồi nhấn nút Đổi tên để hoàn tất và lưu lại tên cho Breakout Rooms đó.
Ngay lập tức, Breakout Rooms đó sẽ được đổi tên theo mong muốn của bạn.
Cách đóng Breakout Rooms trên Microsoft Teams
Để đóng Breakout Rooms mà mình đã tạo trên Microsoft Teams, bạn hãy làm theo các bước như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở hộp thoại Breakout Rooms trong cuộc họp của mình trên Microsoft Teams rồi nhấn chọn vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh phòng mà bạn muốn đóng.
– Bước 2: Sau đó, hãy nhấn chọn tùy chọn Đóng trong danh sách vừa được hiển thị để đóng Breakout Rooms đó lại.
Ngoài ra, nếu muốn đóng toàn bộ các Breakout Rooms đã được tạo trong cuộc họp trên Microsoft Teams, bạn hãy nhấn chọn vào nút Đóng phòng ở trên đầu danh sách các Breakout Rooms.
Cách kết thúc cuộc họp trong Breakout Rooms
Với tư cách là người tổ chức cuộc họp trên Microsoft Teams, sau khi đã kết thúc cuộc họp trên Breakout Rooms, bạn có thể để là phòng họp mở để cho phép mọi người trong phòng họp đó có thể tiếp tục trò chuyện với nhau và tham gia lại phòng họp ngay cả khi cuộc họp chính đã được kết thúc.
Nếu như bạn đóng lại phòng họp Breakout Rooms trên Teams, những người tham gia mỗi phòng họp sẽ chỉ có thể đọc lại được những tin nhắn mà không thể tham gia lại phòng họp Breakout Rooms đó.
Để kết thúc cuộc họp trong Breakout Rooms, bạn chỉ cần nhấn vào nút Rời khỏi phòng là thành công.
Cách tương tác với Breakout Rooms cho người tham gia
Đối với những người tham gia cuộc họp trên Microsoft Teams, khi người tổ chức cuộc họp tạo thành công các Breakout Rooms, họ sẽ nhận được một thông báo về việc mình đã được thêm vào phòng mà người tổ chức cuộc họp chỉ định. Khi đã được tham gia vào phòng Breakout Rooms, người dùng có thể thực hiện các thao tác như đối với khi tham gia cuộc họp họp bình thường.
Nếu muốn quay lại cuộc họp chính, người dùng chỉ cần nhấn chọn vào nút Quay lại. Còn nếu muốn thoát hẳn ra khỏi Breakout Rooms đó, người dùng chỉ nhấn vào nút có biểu tượng hình điện thoại màu đỏ.
Còn khi đã thoát ra khỏi Breakout Rooms, nếu muốn quay lại vào phòng Breakout Rooms của mình, người dùng chỉ cần nhấn chọn mục Tham gia phòng là hoàn tất.
Lời kết
Trong bài viết phía trên đây chúng tôi đã cung cấp đến cho bạn toàn bộ thông tin để giúp bạn hiểu được Breakout Rooms là gì, những lợi ích nhận được từ Breakout Rooms và cách thức để sử dụng Breakout Rooms trong phần mềm Microsoft Teams chi tiết nhất. Nếu trong quá trình tìm hiểu và làm theo, bạn có bất cứ điều gì cần chúng tôi hỗ trợ, bạn có thể liên hệ qua những thông tin được MSO cung cấp phía dưới đây:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
