Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Việc soạn thảo văn bản dài thường gặp lỗi ngắt trang vô lý hoặc Header/Footer không đồng bộ do các dấu ngắt vùng thừa. Để khắc phục, bạn cần nắm vững kỹ thuật xóa Section trong Word. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xóa Section trong Word, quy trình xử lý Continuous Section Break và giải đáp làm sao để xóa Section trong Word nhanh chóng nhất.
Section trong Word là gì? Tại sao phải thiết lập và xóa Section trong Word?
Section Break (dấu ngắt vùng) là một công cụ kỹ thuật dùng để chia nhỏ tài liệu thành nhiều phần độc lập. Thay vì áp dụng một định dạng duy nhất cho toàn bộ tệp tin, việc sử dụng Section cho phép bạn thiết lập các thông số khác nhau cho từng trang hoặc từng đoạn văn cụ thể, chẳng hạn như: trang 1 để khổ dọc, trang 2 xoay ngang, hoặc trang 3 bắt đầu đánh số trang lại từ số 1.
Tuy nhiên, trong quá trình chỉnh sửa, các dấu ngắt vùng này thường bị dư thừa hoặc đặt sai vị trí, dẫn đến việc bố cục văn bản bị hỏng. Lúc này, việc thực hiện lệnh xóa Section trong Word trở thành yêu cầu bắt buộc:
- Hợp nhất định dạng đồng nhất: Nếu bạn muốn toàn bộ báo cáo của mình phải tuân theo một quy chuẩn duy nhất về lề trang và khổ giấy, bạn cần thực hiện xóa Section trong Word để loại bỏ các thiết lập riêng lẻ trước đó.
- Loại bỏ các trang trắng thừa: Các dấu ngắt vùng loại “Next Page” là nguyên nhân chính tạo ra các trang giấy trống ở giữa tài liệu mà bạn không thể xóa bằng phím Backspace thông thường. Khi đó, bạn buộc phải biết xóa Section trong Word để thu gọn tài liệu và tiết kiệm giấy in.
- Sửa lỗi Header và Footer: Khi tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang của bạn bị nhảy ký tự, biến mất đột ngột hoặc hiển thị không giống nhau giữa các trang, việc xóa Section trong Word sẽ giúp kết nối lại các vùng dữ liệu, tạo ra sự liền mạch cho toàn bộ văn bản.
- Khắc phục lỗi ngắt dòng đột ngột: Các dấu Continuous Section Break thường được dùng để chia cột dữ liệu (như chia 2 cột, 3 cột). Nếu các dấu này bị lỗi hoặc đặt sai chỗ, văn bản sẽ bị ngắt dòng rất khó chịu. Việc thực hiện xóa Section trong Word loại này giúp đưa đoạn văn trở về trạng thái hiển thị bình thường.
Việc hiểu đúng và biết khi nào cần thực hiện lệnh xóa Section trong Word sẽ giúp bạn xử lý văn bản nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn và tránh được những lỗi định dạng ngớ ngẩn trước khi gửi tài liệu cho cấp trên hoặc đối tác.
Các bước chuẩn bị quan trọng trước khi xóa Section
Nhiều người dùng thường mắc sai lầm là nhấn nút xóa ngay lập tức mà không xác định được vị trí chính xác của các dấu ngắt. Vì các dấu Section Break vốn không hiển thị trên màn hình soạn thảo thông thường, bạn cần thực hiện các thao tác kỹ thuật sau đây để nhìn thấy chúng. Việc này giúp bạn tránh xóa nhầm nội dung và thực hiện cách xóa Section trong Word một cách an toàn nhất.
Hiển thị các ký hiệu định dạng bằng tính năng Show/Hide ¶
Đây là cách nhanh nhất để bạn nhận diện các dấu ngắt vùng đang tồn tại trong tài liệu.
- Thao tác thực hiện: Trên thanh công cụ phía trên màn hình (thanh Ribbon), bạn nhấn vào thẻ Home. Tại nhóm lệnh Paragraph, hãy tìm và nhấn vào biểu tượng hình dấu móc ngược ¶ (hoặc bạn có thể nhấn nhanh tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8).
Sau khi nhấn, tài liệu của bạn sẽ xuất hiện các ký hiệu lạ như dấu chấm (đại diện cho khoảng trắng) và các dòng chữ như “Section Break (Next Page)”. Lúc này, bạn đã có thể nhìn thấy rõ ràng vị trí cần thực hiện lệnh xóa Section trong Word.
Sử dụng chế độ xem Draft View để quản lý cấu trúc văn bản
Để quan sát các dấu ngắt vùng một cách rõ ràng và trực quan hơn, đặc biệt là khi bạn muốn biết làm sao để xóa Section trong Word trên một tệp tài liệu dài, hãy chuyển sang chế độ xem bản nháp (Draft).
- Thao tác thực hiện: Bạn chuyển đến thẻ View trên thanh công cụ. Trong nhóm lệnh Views, hãy nhấn chọn vào mục Draft.
Ở chế độ này, tất cả các định dạng hình ảnh và lề trang sẽ được ẩn đi, chỉ để lại văn bản và các dấu ngắt vùng. Các dấu Section Break sẽ hiển thị dưới dạng một đường kẻ ngang nét đứt đi kèm tên gọi cụ thể như: Section Break (Next Page) hoặc Continuous Section Break.
Việc chuyển sang chế độ Draft giúp bạn xác định chính xác điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một vùng định dạng. Đây là bước đệm kỹ thuật cực kỳ quan trọng giúp quy trình xóa Section trong Word diễn ra chính xác, không gây lỗi nhảy dòng hay mất dữ liệu văn bản ngoài ý muốn.
Hướng dẫn chi tiết cách xóa Section trong Word thủ công
Nếu văn bản của bạn chỉ có một vài dấu ngắt vùng cần gỡ bỏ, việc thực hiện bằng tay là cách nhanh và đơn giản nhất. Để thực hiện cách xóa Section trong Word thủ công mà không gây lỗi, bạn hãy làm theo đúng 3 bước cụ thể sau đây:
– Bước 1: Đặt con trỏ chuột đúng vị trí. Sau khi bạn đã làm hiện các dấu ngắt vùng (bằng nút Show/Hide hoặc chế độ Draft), hãy dùng chuột nhấn vào vị trí ngay phía trước dòng chữ có tên Section Break. Đây là bước chuẩn bị quan trọng để máy tính hiểu bạn muốn tác động vào đúng dấu ngắt đó.
– Bước 2: Sử dụng phím xóa trên bàn phím. Bạn nhấn phím Delete để xóa bỏ dấu ngắt vùng đã chọn. Trong trường hợp bạn đang đặt con trỏ chuột ở ngay phía sau dấu ngắt, hãy nhấn phím Backspace để thực hiện lệnh xóa. Ngay sau thao tác này, dấu ngắt sẽ biến mất và hai phần văn bản trước đó sẽ được nối liền lại với nhau.
– Bước 3: Kiểm tra và chỉnh sửa lại bố cục trang. Sau khi thực hiện xóa Section trong Word, bạn cần lưu ý một quy tắc: phần văn bản ở phía trên sẽ tự động bị đổi sang định dạng của phần văn bản nằm ngay bên dưới nó.
Ví dụ: Nếu phần bên dưới đang để khổ giấy nằm ngang, thì sau khi xóa dấu ngắt, phần bên trên cũng sẽ bị xoay ngang theo. Bạn hãy kiểm tra lại lề giấy, tiêu đề trang (Header) và số trang để đảm bảo mọi thứ vẫn hiển thị đúng ý muốn.
Việc nắm rõ quy trình thủ công này giúp bạn xử lý nhanh các tài liệu ngắn hoặc các đoạn văn bản đơn giản. Tuy nhiên, nếu tài liệu của bạn quá dài và bạn đang thắc mắc làm sao để xóa Section trong Word cho hàng chục vị trí cùng lúc, hãy sử dụng phương pháp xóa hàng loạt bằng lệnh tự động ở phần tiếp theo.
Cách xóa Section trong Word hàng loạt bằng tính năng Find and Replace
Nếu bạn đang sở hữu một tài liệu dài hàng chục, hàng trăm trang với rất nhiều dấu ngắt vùng bị đặt sai chỗ, việc đi tìm và xóa từng dấu một bằng tay sẽ tốn rất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn. Để tiết kiệm công sức, đây là cách xóa Section trong Word nhanh nhất giúp bạn dọn dẹp toàn bộ tài liệu chỉ trong vài giây.
Quy trình thực hiện gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Mở cửa sổ tìm kiếm và thay thế. Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H trên bàn phím. Ngay lập tức, một hộp thoại có tên là Find and Replace sẽ hiện ra.
– Bước 2: Nhập ký hiệu dấu ngắt vùng vào ô tìm kiếm. Tại ô Find what (Tìm nội dung gì), bạn hãy nhập chính xác ký tự: ^b (đây là ký hiệu riêng để máy tính nhận diện dấu Section Break). Nếu bạn không nhớ ký tự này, hãy nhấn vào nút More >>, sau đó chọn nút Special ở phía dưới và tìm dòng Section Break trong danh sách hiện ra.
– Bước 3: Thiết lập nội dung thay thế. Tại ô Replace with (Thay thế bằng), bạn hãy để trống hoàn toàn. Việc để trống này có nghĩa là bạn ra lệnh cho Word tìm thấy dấu ngắt vùng ở đâu thì hãy xóa bỏ nó đi ở đó. Trong trường hợp bạn muốn xóa dấu ngắt vùng nhưng vẫn muốn giữ lại lệnh xuống trang mới, bạn có thể nhập ký hiệu ^m (ký hiệu dấu ngắt trang).
– Bước 4: Thực hiện lệnh xóa toàn bộ. Bạn nhấn vào nút Replace All. Máy tính sẽ tự động quét qua toàn bộ văn bản và xóa sạch tất cả các dấu ngắt vùng đang có.
Phương pháp này chính là câu trả lời hiệu quả nhất cho câu hỏi làm sao để xóa Section trong Word đối với những tệp tài liệu lớn. Tuy nhiên, sau khi thực hiện xong, bạn cần dành thời gian để kiểm tra lại toàn bộ văn bản. Hãy xem kỹ tiêu đề đầu trang (Header), cuối trang (Footer) và việc đánh số trang có bị thay đổi hay không để điều chỉnh lại cho khớp với bố cục ban đầu.
Cách xử lý Continuous Section Break (Ngắt vùng liên tục) để tránh lỗi định dạng
Continuous Section Break là một kiểu ngắt vùng cho phép bạn thay đổi định dạng ngay trên cùng một trang giấy mà không cần phải sang trang mới. Người dùng thường sử dụng dấu ngắt này khi muốn chia một đoạn văn bản thành 2 hoặc 3 cột ở giữa trang. Tuy nhiên, nếu đặt sai vị trí hoặc thừa dấu ngắt, nó sẽ khiến lề trang bị lệch hoặc khoảng cách giữa các dòng không đều nhau.
Để xử lý loại ngắt vùng này, bạn hãy thực hiện theo các chỉ dẫn kỹ thuật sau:
- Cách nhận diện chính xác: Khi bạn bật chế độ xem Draft (Bản nháp), dấu này sẽ hiện ra rõ ràng dưới dạng một đường kẻ đôi nét đứt với dòng chữ đi kèm là Section Break (Continuous).
- Thao tác thực hiện: Bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào ngay phía trước đường kẻ đó và nhấn phím Delete. Ngay lập tức, dấu ngắt sẽ biến mất và văn bản sẽ được nối liền lại.
- Lưu ý quan trọng về định dạng: Một điểm khác biệt lớn khi bạn thực hiện xóa Section trong Word loại Continuous là đoạn văn bản đang được chia cột sẽ bị mất định dạng cũ. Ví dụ: Nếu bạn đang chia đoạn văn thành 2 cột, sau khi xóa dấu ngắt, đoạn văn đó sẽ tự động gộp lại thành 1 cột như bình thường.
Nếu bạn băn khoăn làm sao để xóa Section trong Word loại này mà không làm xáo trộn các đoạn văn bản xung quanh, hãy bôi đen đoạn văn đó, vào thẻ Layout, chọn mục Columns và chuyển về định dạng One (Một cột) trước. Sau khi văn bản đã về trạng thái một cột bình thường, bạn thực hiện lệnh xóa dấu ngắt vùng sẽ an toàn hơn và không lo bị lỗi hiển thị.
Việc làm chủ kỹ thuật xử lý Continuous Section Break sẽ giúp tài liệu của bạn trông chỉn chu và không bao giờ gặp phải tình trạng văn bản bị ngắt quãng vô lý ở giữa trang. Đây là kỹ năng cần thiết để bạn hoàn thiện cách xóa Section trong Word một cách chuyên nghiệp nhất.
Cách sửa các lỗi thường gặp sau khi xóa Section trong Word
Sau khi bạn thực hiện lệnh xóa Section trong Word, đôi khi trang giấy sẽ bị thay đổi cách trình bày ngoài ý muốn. Điều này xảy ra vì một quy tắc cố định của Word: khi bạn xóa bỏ dấu ngắt vùng, phần văn bản ở phía trên sẽ tự động bị đổi định dạng giống hệt phần văn bản nằm ngay bên dưới nó. Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn chi tiết để bạn tự sửa lỗi nhanh chóng:
Tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer) bị thay đổi
Đây là lỗi khiến nhiều người lúng túng nhất: Tiêu đề của trang trước bỗng dưng bị đổi giống hệt tiêu đề của trang sau sau khi bạn thực hiện xóa Section trong Word.
- Cách xử lý: Bạn hãy nhấn đúp chuột trái vào phần tiêu đề phía trên cùng của trang giấy (vùng Header). Trên thanh công cụ lúc này sẽ xuất hiện thẻ Header & Footer, bạn hãy tìm nút mang tên Link to Previous (Liên kết với phần trước). Nếu nút này đang sáng màu, nghĩa là các trang đang bị ép phải có tiêu đề giống nhau. Bạn hãy nhấn vào nút đó để tắt nó đi. Sau khi tắt, bạn có thể thoải mái sửa tiêu đề của từng trang mà không lo chúng bị thay đổi đồng loạt.
Số thứ tự trang bị nhảy hoặc bắt đầu lại từ đầu
Nhiều người dùng gặp tình trạng số trang không đánh liên tục (ví dụ đang từ trang 5 nhảy về trang 1) khi tìm hiểu làm sao để xóa Section trong Word.
- Cách xử lý: Bạn hãy vào thẻ Insert trên thanh công cụ, tìm mục Page Number và nhấn vào dòng Format Page Numbers. Trong bảng nhỏ hiện ra, bạn nhìn xuống phía dưới cùng và nhấn chọn vào ô tròn có dòng chữ Continue from previous section (Tiếp tục từ phần trước). Ngay lập tức, số trang sẽ được máy tính tính toán lại để đánh số thứ tự liên tục từ đầu đến cuối tài liệu.
Trang giấy bị xoay ngang hoặc xoay dọc sai ý muốn
Nếu trước đó bạn có một trang nằm ngang để chèn bảng biểu, sau khi thực hiện xóa Section trong Word, các trang đứng trước nó có thể cũng bị xoay ngang theo, làm hỏng bố cục của toàn bộ văn bản.
- Cách xử lý: Bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào bất kỳ vị trí nào trên trang giấy đang bị sai hướng. Sau đó, bạn vào thẻ Layout trên thanh công cụ, nhấn vào mục Orientation và nhấn chọn lại hướng giấy bạn muốn (chọn Portrait cho trang dọc hoặc Landscape cho trang ngang).
Việc nắm vững các bước sửa lỗi này giúp bạn hoàn thiện kỹ năng cách xóa Section trong Word một cách chuyên nghiệp.
Tại sao bạn nên sử dụng Microsoft 365 bản quyền để quản lý tài liệu?
Việc thực hiện các thao tác kỹ thuật như xóa Section trong Word trên các phiên bản phần mềm cũ hoặc phần mềm “lậu” (crack) thường rất hay bị lỗi hoặc treo máy do phần mềm hoạt động không ổn định. Để công việc diễn ra trôi chảy và chuyên nghiệp, sử dụng Microsoft 365 bản quyền là lựa chọn tốt nhất với những lợi ích thực tế sau:
- Làm việc mọi lúc mọi nơi mà không mất định dạng: Khi bạn thực hiện cách xóa Section trong Word trên máy tính tại văn phòng, tài liệu sẽ được tự động lưu lại trên đám mây. Khi bạn về nhà và mở tài liệu đó bằng điện thoại hoặc máy tính cá nhân, mọi thay đổi về dấu ngắt vùng vẫn được giữ nguyên. Điều này giúp bạn không bao giờ phải tốn công chỉnh sửa lại từ đầu.
- Xóa dấu ngắt vùng hàng loạt cực kỳ chính xác: Tính năng tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) trên phiên bản Microsoft 365 bản quyền hoạt động rất chuẩn xác. Nó giúp bạn thực hiện lệnh xóa Section trong Word cho hàng trăm trang văn bản chỉ trong vài giây mà không lo bị xóa nhầm các nội dung quan trọng khác của tài liệu.
- Bảo vệ tài liệu an toàn tuyệt đối: Những tệp tin có cấu trúc phức tạp, chứa nhiều Section thường là các tài liệu quan trọng như hợp đồng hoặc báo cáo tài chính. Sử dụng phần mềm chính hãng giúp bạn tránh được các loại virus thường có trong các bản phần mềm bẻ khóa. Điều này giúp tài liệu của bạn luôn an toàn và không bị mất dữ liệu đột ngột.
Nếu bạn hoặc doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc cài đặt, quản lý phần mềm hoặc vẫn chưa biết làm sao để xóa Section trong Word một cách hiệu quả nhất trên hệ thống lớn, hãy tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị uy tín. Việc sử dụng phần mềm bản quyền từ các đối tác như MSO không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn đảm bảo mọi tài liệu xuất ra đều đạt quy chuẩn chuyên nghiệp cao nhất.
Tư vấn giải pháp kỹ thuật và Liên hệ đăng ký tại MSO
Quản trị hệ thống văn phòng và bộ công cụ Microsoft 365 đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các tính năng kỹ thuật và khả năng bảo mật dữ liệu. Đối với các doanh nghiệp, việc thiết lập sai các cấu hình văn bản hoặc sử dụng phần mềm không ổn định có thể dẫn đến những gián đoạn không đáng có trong luồng công việc.
Nếu tổ chức của bạn đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số toàn diện, hỗ trợ triển khai kỹ thuật chuyên sâu cho các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint hay cần đăng ký bản quyền Microsoft 365 chính hãng, MSO chính là người đồng hành tin cậy nhất.
MSO tự hào là đối tác chiến lược hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam, cam kết mang đến cho khách hàng:
- Tư vấn chuyên sâu: Giúp doanh nghiệp lựa chọn gói sản phẩm Microsoft 365 tối ưu nhất, phù hợp với nhu cầu xử lý tài liệu và bảo mật dữ liệu.
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn giải quyết mọi rắc rối kỹ thuật, từ việc xử lý xóa Section trong Word phức tạp đến cấu hình hạ tầng hệ thống lớn.
- Đào tạo chuyên nghiệp: Cung cấp các khóa hướng dẫn giúp nhân viên làm chủ hoàn toàn các công cụ làm việc hiện đại.
Đừng để những lỗi định dạng nhỏ làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn và tổ chức. Hãy liên hệ với MSO ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn kỹ thuật tốt nhất và báo giá ưu đãi nhất cho các giải pháp phần mềm bản quyền!
Các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tôi đã thực hiện xóa Section Break nhưng trang trắng vẫn còn, tôi phải làm sao?
Đây là trường hợp thường gặp khi có nhiều dấu ngắt nằm sát nhau hoặc có các dấu ngắt đoạn (Paragraph marks) thừa. Bạn hãy bật Show/Hide ¶, xóa tất cả các ký tự ẩn nằm giữa các đoạn văn và thực hiện lại lệnh xóa Section trong Word.
Làm sao để xóa Section trong Word mà giữ nguyên được Header của trang trước?
Kỹ thuật Word mặc định sẽ lấy Header của Section sau áp cho Section trước khi xóa. Để giữ Header cũ, bạn nên copy nội dung Header đó lại, thực hiện xóa Section, sau đó Paste ngược lại vào Header mới và ngắt kết nối Link to Previous.
Xóa Continuous Section Break có làm mất định dạng chia cột không?
Khi bạn thực hiện cách xóa Section trong Word loại Continuous, văn bản sẽ tự động quay về định dạng 1 cột mặc định của Section đứng sau. Bạn cần bôi đen đoạn văn và chọn lại Layout -> Columns -> Two/Three nếu muốn giữ lại bố cục cũ.
Có phím tắt nào để xóa nhanh tất cả Section trong một tài liệu không?
Không có phím tắt trực tiếp, nhưng bạn có thể sử dụng tổ hợp Ctrl + H, nhập ^b vào ô tìm kiếm và nhấn Alt + A (Replace All) để thực hiện lệnh xóa nhanh nhất.
Tổng kết
Việc làm chủ kỹ thuật xóa Section trong Word là yếu tố then chốt để tạo ra các tài liệu văn bản chuyên nghiệp, nhất quán và thẩm mỹ. Từ việc hiểu rõ bản chất của các loại ngắt vùng như Continuous Section Break đến việc thực hiện thành thạo cách xóa Section trong Word hàng loạt bằng lệnh Find and Replace, mỗi thao tác đều đóng góp vào việc tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu của bạn.
Hy vọng bài hướng dẫn chi tiết này đã giải đáp hoàn toàn thắc mắc làm sao để xóa Section trong Word của bạn. Hãy luôn nhớ kiểm tra kỹ lưỡng các thông số về Header, Footer và số trang sau khi thay đổi cấu trúc vùng để bản in cuối cùng luôn hoàn hảo nhất. Việc áp dụng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn khẳng định năng lực quản trị văn bản chuyên sâu của mình.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
