Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Vì sao doanh nghiệp cần tạo email công ty?
Việc tạo email công ty dần trở thành một thói quen của nhiều doanh nghiệp hiện nay kể từ khi bắt đầu thành lập. Bởi lẽ, đây là một trong những vấn đề cốt lõi để xây dựng thương hiệu và quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn bao giờ hết.
Xây dựng sự chuyên nghiệp
Một doanh nghiệp được đánh giá là chuyên nghiệp ngoài chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đứng vị trí hàng đầu thì việc tạo email công ty cũng sẽ là một yếu tố được xem xét. Bởi lẽ, doanh nghiệp không thể sử dụng email cá nhân để làm việc nội bộ, cũng không thể sử dụng phần mềm hạn chế về bảo mật và tính năng để liên hệ tới khách hàng và đối tác. Do đó, điều đầu tiên mà doanh nghiệp chuyên nghiệp cần có chính là sở hữu cho một nền tảng email với tên miền riêng, gắn liền với thương hiệu của công ty.
Xác thực doanh nghiệp
Một email được gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau nếu chúng không được xác thực bởi một cơ quan hoặc tổ chức nào đó thì sẽ bị coi là spam và được di chuyển vào mục thư rác. Điều này đồng nghĩa với việc, nếu doanh nghiệp muốn hạn chế tình trạng trên thì phải bắt buộc tạo email công ty càng sớm càng tốt. Hiện nay, email không chỉ là một phương tiện để giao tiếp mà người dùng còn có thể sử dụng để làm việc mọi lúc, mọi nơi. Chính vì vậy, đội ngũ quản lý và lãnh đạo phải nhận biết được tầm quan trọng của giải pháp này để kết hợp cùng nhân sự cấp dưới ứng dụng công cụ email doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Ứng dụng Marketing thương hiệu
Tên doanh nghiệp được xuất hiện ngay trên chính tên miền khi người dùng tạo email công ty. Khi đó, mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong công ty đều được cấp tài khoản để sử dụng phục vụ cho công việc của doanh nghiệp. Bằng cách này, khả năng Marketing thương hiệu của doanh nghiệp sẽ được truyền tải tới nhiều khách hàng hoặc đối tác ở nhiều khu vực khác nhau. Ngoài ra, ở cuối mỗi email khi gửi đi đều kèm chữ ký thiết kế có đầy đủ các thông tin liên quan đến doanh nghiệp để người nhận có thể dễ dàng liên hệ khi cần.
Hạn chế thư rác
Khi tạo email công ty, ngoài việc ngăn chặn được thư gửi đi rơi vào hộp thư rác của người nhận thì người dùng còn được trải nghiệm phần mềm mail không quảng cáo và hạn chế tối đa nhận thư spam. Đây chính là một trong những lợi thế đặc biệt mà người dùng email cá nhân không có. Bằng cách này, người dùng cũng có thể dễ dàng tập trung làm việc và không bị sao nhãng bởi những thông tin tiêu cực, không quan trọng.
Với những lý do được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã hiểu rõ hơn về vai trò của việc tạo email công ty đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những quy tắc quan trọng mà người dùng cần biết trước khi tiến hành tạo email công ty.
5+ quy tắc tạo email công ty chuyên nghiệp
Muốn tạo email công ty một cách chuyên nghiệp nhất, người dùng cần nắm rõ 05 quy tắc được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng. Hãy cùng tham khảo ngay các quy tắc được chúng tôi gợi ý như sau:
Tên miền ngắn gọn và dễ nhớ
Muốn tạo email công ty ấn tượng nhất, người dùng cần phải hiểu rõ quy tắc quan trọng đầu tiên chính là ngắn gọn và dễ nhớ. Thông thường, tên miền sẽ bao gồm các ký hiệu viết tắt của doanh nghiệp nếu tên quá dài, tên càng ngắn sẽ càng dễ nhớ và nhận được sự quan tâm đặc biệt của khách hàng hoặc đối tác. Ví dụ, một vài các tên miền ngắn gọn, dễ nhớ mà người dùng có thể tham khảo như @hvn.vn, @gcs.vn, @zhs.vn. Các tên miền này chỉ có duy nhất 3 ký tự chữ và đi sau là đuôi .vn để xác thực.
Thương hiệu luôn gắn liền với tên miền
Nguyên tắc thứ hai mà người dùng cần lưu ý khi tạo email công ty chính là lựa chọn tên miền sao cho gắn liền với thương hiệu của doanh nghiệp. Đây là một trong những bí quyết để dễ dàng nhận diện công ty hoạt động trong lĩnh vực nào. Đa phần các doanh nghiệp hiện nay sẽ lựa chọn đặt tên miền theo địa chỉ Website để thuận tiện cho quá trình tra cứu thông tin trên nền tảng internet.
Lựa chọn tên miền quốc gia
Khi tạo email công ty, người dùng cần nắm vững quy tắc thứ ba chính là lựa chọn tên miền quốc gia. Bởi lẽ, đây là tên miền đại diện cho doanh nghiệp hoạt động ở một quốc gia hoặc lãnh thổ nhất định. Ví dụ khi doanh nghiệp đăng ký tên miền email công ty là .vn thì đây là đơn vị được thành lập tại lãnh thổ Việt Nam và hoạt động dưới sự quản lý của quốc gia này. Ngoài ra, một vài các tên miền khác mà doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn như .com, .edu,.net.
Hạn chế tên miền gây nhầm lẫn
Tiếp đến là một lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết khi tạo email công ty chính là hạn chế đặt các tên miền dễ gây hiểu lầm hoặc nhầm lẫn. Ví dụ như các tên miền gần giống với một vài thương hiệu lớn như @cocacole, @yamaho @hondu… Bên cạnh đó là một vài các tên miền gây hiểu lầm và không đúng với thuần phong mỹ tục.
Chọn dịch vụ email uy tín
Một nguyên tắc cuối cùng mà người dùng cần biết trước khi tạo email công ty chính là lựa chọn dịch vụ cung cấp email phù hợp. Hiện nay, dịch vụ email được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất chính là Microsoft với email Outlook. Với nền tảng này, người dùng sẽ được cung cấp 50GB dung lượng lưu trữ, 1TB đám mây OneDrive, tên miền tùy chỉnh, trải nghiệm sử dụng đơn giản và đặc biệt chi phí đăng ký cực kỳ hấp dẫn. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn dịch vụ email này để sử dụng.
Trên đây là những quy tắc quan trọng mà người dùng cần biết để tạo email công ty. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các bước hướng dẫn chi tiết cách để tạo email Outlook chỉ trong vài phút thực hiện.
Hướng dẫn các bước tạo email công ty Outlook dễ dàng
Để tạo email công ty Outlook, người dùng chỉ cần thao tác thực hiện theo các bước được hướng dẫn như sau:
– Bước 1: Click chọn nút ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY ở phía bên dưới.
– Bước 2: Kết nối điện thoại với đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi để được hỗ trợ lựa chọn gói đăng ký phù hợp với nhu cầu sử dụng, quy mô nhân sự và tình hình tài chính.
– Bước 3: Tiếp nhận bảng báo giá và gợi ý tên miền đăng ký phù hợp.
– Bước 4: Ký kết hợp đồng và tiến hành thanh toán theo đúng thỏa thuận. Lưu ý, thời gian gia hạn hợp đồng càng lâu thì chi phí đăng ký sẽ càng rẻ tùy theo nhà cung cấp.
– Bước 5: Tiếp nhận tài khoản đăng ký với địa chỉ email và mật khẩu.
– Bước 6: Hoàn tất.
Chỉ với 06 bước thực hiện trên đây, người dùng đã tạo email công ty Outlook thành công để sử dụng. Giờ đây thay vì phải sử dụng email cá nhân vừa bị giới hạn dung lượng lưu trữ lại bị hạn chế tính năng sử dụng thì người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.thiếu
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những nội dung được MSO tổng hợp để người dùng có thể tạo email công ty dễ dàng nhất. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.
