Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Cài đặt Microsoft 365 để làm gì?
Một vài các doanh nghiệp lớn hiện nay như ngân hàng quốc tế VIB, công ty bảo hiểm Dai-ichi Life… đã biết ứng dụng cài đặt Microsoft 365 cho từng cá nhân, phòng ban và đội nhóm để nâng cao hiệu suất làm việc. Chính vì vậy, hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay những lý do đặc biệt được gợi ý dưới đây.
Làm việc tất cả trong một
Thay vì cùng lúc phải liên hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau để tìm kiếm cho doanh nghiệp các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ làm việc phù hợp. Khi doanh nghiệp cài đặt Microsoft 365, toàn bộ các công cụ đã được tích hợp sẵn để người dùng sử dụng chỉ sau một bước đăng nhập cơ bản. Với phần mềm này, người dùng sẽ làm việc với nhiều công cụ có sẵn trong bộ giải pháp này như:
- Office 365: Nổi tiếng với các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint.
- Teams: Nền tảng hỗ trợ tổ chức cuộc họp online có thành viên tham dự lên tới 300 người, tích hợp nhiều tính năng làm việc hấp dẫn như chia sẻ màn hình, gọi thoại, chia sẻ tài liệu.
- OneDrive: Không gian lưu trữ dữ liệu với mức dung lượng lên đến 1TB.
- Outlook: Phần mềm gửi và nhận thư chuyên nghiệp với địa chỉ tên miền tùy chỉnh, hộp thư lưu trữ 50GB, sử dụng các tính năng quen thuộc như lên lịch gửi thư, thu hồi nhanh chóng.
- SharePoint: Khi cài đặt Microsoft 365 sẽ có sẵn nền tảng lưu trữ dữ liệu dành riêng cho đội nhóm có thể tìm kiếm và chia sẻ bất cứ lúc nào.
- Yammer: Mạng xã hội nội bộ nơi truyền tải các thông báo mới nhất của doanh nghiệp, nơi nhân viên có thể chia sẻ và đề xuất ý kiến bất cứ lúc nào.
- Power Automate: Hệ thống tự động hóa mọi quy trình làm việc, người dùng có thể ứng dụng để tự động gửi thư, phê duyệt đề xuất, rút ngắn các quy trình làm việc thủ công.
- Power Apps: Nền tảng thiết kế và xây dựng ứng dụng chuyên nghiệp, ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp để sử dụng cả trên thiết bị điện thoại và máy tính.
- Công cụ quản lý công việc: Một vài các công cụ cơ bản như Planner, Project, To Do…
- Công cụ bảo mật: Điển hình nhất chính là Intune, Azure và Defender.
Khi người dùng cài đặt Microsoft 365 là có thể hoàn toàn sử dụng các công cụ này để làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
Nâng cao hiệu suất công việc
Lý do quan trọng nhất mà người dùng có thể dễ dàng nhận thấy khi cài đặt Microsoft 365 để làm việc trong doanh nghiệp chính là khả năng nâng cao về mặt hiệu suất. Nếu như trước đây, một dự án cơ bản sẽ cần thực hiện trong khoảng 1 tháng, nhưng cho đến nay khi sử dụng bộ công cụ của Microsoft có thể giải quyết nhanh chóng chỉ trong 15 ngày. Hơn nữa, việc chậm trễ deadline sẽ không còn là vấn đề nan giải đối với người dùng hiện nay vì mọi công việc đều được lên kế hoạch rất chi tiết và rõ ràng.
Giao diện cơ bản sử dụng dễ dàng
Hầu hết tất cả các ứng dụng có trong bộ giải pháp của Microsoft đều được thiết kế với bố cục tương tự nhau. Điểm khác biệt có thể là màu sắc chủ đạo, nhưng nhìn chung giao diện sử dụng tương đối quen thuộc và người dùng có thể dễ dàng thao tác ngay cả khi chưa thực hiện bao giờ. Bằng cách này, người dùng sẽ không mất quá nhiều thời gian cho việc tìm hiểu và sử dụng công cụ khi cài đặt Microsoft 365.
Tốc độ truy cập nhanh chóng
Ngay cả khi cài đặt Microsoft 365 hay đăng nhập để sử dụng ứng dụng, người dùng cũng sẽ đều nhận thấy ưu điểm khả năng truy cập tốc độ của nền tảng này. Chỉ chưa đầy 2s thao tác, hệ thống đã ngay lập tức phản hồi và trả về kết quả chính xác nhất. Đây chính là một trong những điểm cộng lớn giúp người dùng có thể làm việc nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Khả năng lưu trữ an toàn
Khi cài đặt Microsoft 365 trên thiết bị, người dùng không cần lưu trữ dữ liệu trên giấy tờ, USB, thiết bị máy tính hay bộ nhớ thuê ngoài. Bởi lẽ, nền tảng này đã có sẵn một công cụ hỗ trợ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây OneDrive. Khi đó, người dùng có thể gửi lên bất cứ lúc nào bao gồm cả hình ảnh, video hay bất cứ tập tin đa phương tiện nào.
Tương thích với nhiều thiết bị
Chỉ với 1 tài khoản Microsoft 365 duy nhất, người dùng có thể đăng nhập cùng lúc trên 05 thiết bị điện thoại, máy tính hay máy tính bảng ở đa dạng hệ điều hành. Tuy nhiên người dùng cũng cần hết sức lưu ý, để việc cài đặt Microsoft 365 diễn ra mượt mà nhất, người dùng nên cập nhật hệ điều hành mới nhất cho thiết bị.
Làm việc ở mọi lúc, mọi nơi
Toàn bộ các công cụ mà người dùng có thể sử dụng khi cài đặt Microsoft 365 thành công đều hoạt động trên nền tảng đám mây. Chính vì vậy, người dùng có thể sử dụng chúng ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào chỉ cần thiết bị đăng nhập và có kết nối internet. Đây sẽ là một điểm cộng cực kỳ lớn cho những người dùng có tính chất công việc phải thường xuyên di chuyển, công tác.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi cài đặt Microsoft 365, tốc độ làm việc càng cao đồng nghĩa với thời gian triển khai và thực hiện dự án càng được rút ngắn. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng sắp xếp thời gian một cách linh hoạt, để tập trung chủ yếu vào các công việc hoặc dự án trọng điểm. Ngoài ra, các công việc mang tính chất thủ công, đơn giản và được lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ được thay thế bằng hệ thống tự động hóa.
Bảo mật an toàn
Một lý do cuối cùng mà người dùng cần biết để cài đặt Microsoft 365 chính là khả năng bảo mật đạt ở mức tối ưu nhất. Hãy thử hình dung, để có thể truy cập vào tài khoản, người dùng cần phải trải qua các lớp đa xác thực. Tiếp đến, nếu muốn xem, chỉnh sửa, đề xuất hoặc chia sẻ bất cứ tài liệu nào cũng cần phải được chủ sở hữu cấp quyền truy cập.
Sau khi đã tìm hiểu về các lý do quan trọng và phổ biến nhất mà người dùng cần biết để cài đặt Microsoft 365. Chắc hẳn, người dùng đã hiểu được tầm quan trọng và khả năng ứng dụng của giải pháp này đối với doanh nghiệp hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các gói đăng ký phù hợp với đối tượng người dùng là các doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên lựa chọn gói dịch vụ cài đặt Microsoft 365 nào?
Doanh nghiệp là nhóm đối tượng người dùng được Microsoft đặc biệt quan tâm và hướng đến. Chính vì vậy, việc phát triển và đầu tư các gói dịch vụ cài đặt Microsoft 365 rất được ưu ái. Nếu người dùng chưa biết lựa chọn gói giải pháp nào thì có thể tham khảo ngay gợi ý bên dưới của chúng tôi:
Gói 1 -Hỗ trợ làm việc cơ bản: Microsoft 365 Business Basic
Đứng ở vị trí đầu tiên trong danh sách các gói đăng ký mà người dùng có thể tham khảo để cài đặt Microsoft 365 cho doanh nghiệp chính là Microsoft 365 Business Basic. Đây là phiên bản cơ bản nhất để người dùng lựa chọn với đa dạng các công cụ làm việc từ cơ bản đến nâng cao như Office 365, OneDrive, Teams, Outlook…Tuy nhiên, người dùng sẽ không cần thao tác các bước cài đặt ứng dụng về thiết bị vì chúng sẽ được sử dụng và hoạt động trên nền tảng đám mây.
Gói 2 – Nâng cao làm việc linh hoạt: Microsoft 365 Business Standard
Tiếp đến là gói Microsoft 365 Business Standard, khi đó người dùng sẽ được sử dụng toàn bộ các tính năng, ứng dụng tương tự như gói Basic. Tuy nhiên, điểm khác biệt sẽ nằm ở khả năng sử dụng, người dùng có thể vừa truy cập các ứng dụng trên nền tảng online vừa có thể cài đặt Microsoft 365 về máy để làm việc mọi lúc, mọi nơi.
Gói 3 – Cao cấp bảo mật: Microsoft 365 Business Premium
Gói dịch vụ cuối cùng mà người dùng không nên bỏ qua khi cài đặt Microsoft 365 chính là Microsoft 365 Business Premium. Ngoài những tính năng và ứng dụng tương tự như gói Basic hoặc Standard, người dùng còn có thể ứng dụng thêm khả năng bảo mật an toàn như quản lý thiết bị, quản lý ứng dụng, ngăn chặn Virus và mã độc tấn công.
Dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế mà người dùng có thể lựa chọn gói dịch vụ đăng ký để cài đặt Microsoft 365 sử dụng. Để đăng ký nhanh chóng và dễ dàng nhất người dùng chỉ cần click chọn vào nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Hướng dẫn 02 cách cài đặt Microsoft 365 để sử dụng
Sau khi đã tìm hiểu về toàn bộ những kiến thức liên quan đến lý do, các gói ứng dụng thì người dùng có thể cùng chúng tôi tìm hiểu về cách cài đặt Microsoft 356 dễ dàng trên cả thiết bị máy tính và điện thoại như sau:
07 bước cài đặt Microsoft 365 trên máy tính
Máy tính sẽ là công cụ làm việc thường xuyên nhất, chính vì vậy người dùng có thể tiến hành cài đặt Microsoft 365 trên thiết bị này với các bước hướng dẫn chi tiết như sau:
Bước 1: Truy cập địa chỉ website https://www.office.com/, trên giao diện chính chỉ cần click chọn Đăng nhập.
Bước 2: Hệ thống sẽ xuất hiện giao diện đăng nhập, khi đó người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email vào chỗ trống và chọn vào Tiếp theo.
Bước 3: Nhập mật khẩu email của tài khoản Microsoft 365 vào ô trống và click chọn Đăng nhập.
Bước 4: Đăng nhập Microsoft 365 thành công trên nền tảng trực tuyến, lúc này tại góc trên cùng bên phải màn hình người dùng chỉ cần click chọn vào Cài đặt ứng dụng.
Bước 5: Hệ thống sẽ chuyển hướng người dùng sang bước cài đặt và thao tác theo hướng dẫn được hiển thị trên màn hình.
Bước 6: Chờ hệ thống xác nhận đã cài đặt Microsoft 365 về máy thành công.
Bước 7: Hoàn tất.
Với 07 bước thực hiện tuần tự trên đây, người dùng có thể cài đặt Microsoft 365 dễ dàng trên thiết bị máy tính để làm việc. Tiếp đến, nếu người dùng muốn sử dụng các công cụ này trên thiết bị điện thoại thì có thể tham khảo ngay gợi ý bên dưới đây.
04 bước cài đặt Microsoft 365 trên điện thoại
Việc cài đặt Microsoft 365 trên thiết bị điện thoại diễn ra đơn giản hơn rất nhiều so với trên thiết bị máy tính. Chính vì vậy, người dùng có thể tham khảo ngay các bước như sau:
Bước 1: Mở ứng dụng App Store hoặc CH Play tùy thuộc vào hệ điều hành của iOS hay Android.
Bước 2: Nhập từ khóa “Microsoft 365” hoặc bất cứ ứng dụng nào có trong bộ giải pháp.
Bước 3: Click chọn Cài đặt, hệ thống sẽ tiến hành xác minh và cài đặt về máy.
Bước 4: Hoàn tất.
Sau khi cài đặt Microsoft 365 thành công, người dùng hoàn toàn có thể đăng nhập để sử dụng các công cụ này để làm việc ở mọi lúc, mọi nơi.
Trên đây là những gợi ý của MSO để người dùng có thể hiểu rõ hơn về cách cài đặt Microsoft 365 trên cả thiết bị máy tính và điện thoại. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến số Hotline 024.9999.7777.
