Gửi Email
Liên hệ Zalo
Các ứng dụng đặc biệt khi cài đặt Microsoft 365
Dưới đây là một vài ứng dụng đặc biệt mà người dùng nhất định phải trải nghiệm khi cài đặt Microsoft 365 thành công.
Bộ Office 365
Trước tiên phải kể đến chính là bộ Office 365 bao gồm tất cả các ứng dụng văn phòng cơ bản như:
- Word: Phần mềm soạn thảo văn bản với nhiều tính năng đặc biệt đồng chỉnh sửa trong thời gian thực, đa dạng cỡ chữ, màu sắc…
- Excel: Phần mềm bảng tính giúp giải quyết các con số nhanh chóng, xây dựng và phân tích số liệu thống kê.
- PowerPoint: Phần mềm trình chiếu để phát triển ý tưởng và trình bày nội dung hay dự án của doanh nghiệp.
- OneNote: Công cụ thu thập, ghi chép thông tin và hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.
- Publisher: Hỗ trợ thiết kế trang, bố cục về văn bản và hiệu đính.
- Access: Quản lý cơ sở dữ liệu đồng bộ và hoàn hảo nhất.
Email và lịch
Với 03 ứng dụng giúp kết nối, sắp xếp và quản lý thời gian, lên lịch hay danh bạ bằng hệ thống email cấp doanh nghiệp và tất cả đều cùng trên một quy trình khi cài đặt Microsoft 365.
- Outlook: Gửi nhận thư điện tử chuyên nghiệp với nhiều tính năng đặc biệt như lên lịch, thu hồi email, tạo lịch trình công việc và trang danh bạ.
- Exchange: Máy chủ lưu trữ thư điện tử quản lý thông tin doanh nghiệp.
- Bookings: Công cụ lập lịch trình dữ liệu giúp khách hàng lên lịch và quản lý cuộc hẹn của doanh nghiệp với khách hàng hoặc đối tác.
Khi cài đặt Microsoft 365, người dùng sẽ được trải nghiệm toàn bộ những ứng dụng này để gia tăng hiệu quả làm việc ở từng bộ phận, phòng ban.
Tin nhắn, hội họp và thoại
Cài đặt Microsoft 365 giúp đem đến cho người dùng những trải nghiệm nâng cao với nhiều tính năng đặc biệt như chat, video call trực tuyến và liên hệ qua cuộc hội thoại.
- Microsoft Teams: Ứng dụng chat, tạo cuộc hội họp, video call trực tuyến, chia sẻ màn hình tài liệu.
- Skype: Phần mềm gọi điện thoại, nhắn tin tương tác cùng đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác.
Mạng nội bộ và mạng xã hội
Nơi gắn kết đội nhóm trong và ngoài doanh nghiệp qua trò chuyện hoặc truyền tải thông tin. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng để thông báo quan trọng đến nhân sự nhanh chóng nhất khi cài đặt Microsoft 365.
- Yammers: Mạng xã hội dành cho doanh nghiệp để giao tiếp và cộng tác nhưng vẫn đảm bảo yếu tố riêng tư và an toàn.
- SharePoints: Nền tảng để quản lý tài liệu và cộng tác trên nền tảng web giúp giao tiếp và trao đổi thông tin nhanh chóng.
Hệ thống tệp và nội dung
Khi cài đặt Microsoft 365, người dùng có quyền truy cập thông tin và nội dung từ nhiều thiết bị khác nhau khi làm việc với các ứng dụng như:
- OneDrive: Nơi lưu trữ toàn bộ thông tin, tài liệu của doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Tại đây, mỗi bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức sẽ có một kho lưu trữ riêng biệt để dễ dàng sử dụng và quản lý.
- Stream: Dịch vụ quản lý video doanh nghiệp giúp phân luồng công việc dễ dàng và chia sẻ thông tin nhanh chóng.
- Sway: Phần mềm dùng để tạo và chia sẻ báo cáo, câu chuyện cá nhân, bản trình bày mang tính tương tác với nhiều nội dung đặc biệt.
- Lists: Ứng dụng theo dõi công việc thông minh giúp người dùng tổ chức các nhiệm vụ và cộng tác với nhiều thành viên khác.
- Forms: Trình tạo khảo sát, các cuộc tham khảo ý kiến hay chương trình ưu đãi từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các phương án phát triển riêng biệt cho đội ngũ nhân sự và khách hàng tiềm năng.
Quản lý công việc
Sau khi cài đặt Microsoft 365 thành công, người dùng còn được sử dụng thêm các ứng dụng quản lý công việc giúp tự động hóa mọi quy trình như:
- Planner: Công cụ được sử dụng để lập kế hoạch làm việc, quản lý toàn bộ công việc, giao nhiệm vụ và trò chuyện các chủ đề xoay quanh nhiệm vụ cần thực hiện.
- Power Apps: Trình kết nối nền tảng dữ liệu, xây dựng ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp.
- Power Automate: Dịch vụ đám mây cho phép tự động hóa mọi quy trình làm việc.
- Power Virtual Agents: Công cụ tạo chatbox mạnh mẽ hỗ trợ hoạt động tư vấn bán hàng cho nhân viên hoặc khách hàng truy cập vào các kênh online của doanh nghiệp.
Phân tích dữ liệu nâng cao
Cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể đưa ra những phương án tối ưu nhất dựa trên số liệu thực tế với các ứng dụng sẵn có khi cài đặt Microsoft 365:
- MyAnalytics: Trình theo dõi công việc, tích hợp đồng bộ với tất cả các ứng dụng khác có trong Microsoft 365.
- Power BI Pro: Công cụ thống kê dữ liệu và phân tích chuyên sâu đúng với tình trạng thực tế của doanh nghiệp.
Lý do nên cài đặt Microsoft 365 cho doanh nghiệp hiện nay
Với vai trò tối ưu hóa quy trình làm việc hoàn chỉnh, Microsoft 365 góp phần thúc đẩy hiệu quả công việc. Dưới đây là những lý do đặc biệt khiến doanh nghiệp nhất định phải cài đặt Microsoft 365 để sử dụng.
Bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc
Các ứng dụng khi cài đặt Microsoft 365 đã quá quen thuộc với người dùng hiện nay điển hình như bộ ứng dụng văn phòng Word, Excel, PowerPoint… Chính vì vậy, thay vì phải lựa chọn những giải pháp tốn kém chi phí lại mất nhiều thời gian để học cách sử dụng lại từ đầu thì đây sẽ là phương án tốt nhất.
Kho lưu trữ đám mây tích hợp đồng bộ
Khi cài đặt Microsoft 365 người dùng có bộ lưu trữ đám mây OneDrive khổng lồ với dung lượng lên đến 1TB. Cả doanh nghiệp và cá nhân sẽ có một kho chứa dữ liệu riêng để đảm bảo yếu tố an toàn và bảo mật. Với tính năng này, người dùng có thể tối ưu hóa khả năng tìm kiếm, tiết kiệm nhiều thời gian thực hiện để gia tăng hiệu quả làm việc.
Tiết kiệm dung lượng gửi email với tệp đính kèm
Thay vì phải gửi tệp đính kèm trong email với dung lượng khổng lồ khiến người nhận có thể sẽ rất khó chịu vì không thể mở ra xem được, người dùng có thể cài đặt Microsoft 365 để sử dụng tính năng đăng tải tài liệu lên OneDrive và sao chép liên kết để gửi tài liệu. Bằng cách này, người dùng vừa tiết kiệm được dung lượng lưu trữ của mình vừa hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra khi gửi thư điện tử đến khách hàng và đối tác.
Tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng
Chi phí lớn nhất mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khi cài đặt Microsoft 365 chính là giấy cấp phép phần cứng và phần mềm. Chỉ với một khoản chi phí nhỏ từ 79.000đ/người dùng/tháng tùy thuộc vào gói đăng ký, doanh nghiệp đã sở hữu một quy trình làm việc hoàn chỉnh mà tiết kiệm rất nhiều chi phí đầu tư liên quan đến cơ sở hạ tầng.
Dễ dàng làm việc từ xa
Chỉ với một tài khoản khi cài đặt Microsoft 365 thành công, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có thể truy cập 5 thiết bị cùng lúc ở nhiều địa chỉ khác nhau. Bằng cách này, người dùng có thể linh động làm việc ở mọi lúc mọi nơi để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả công việc tốt nhất. Ngoài ra, các nhà quản lý của doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt số lượng và nhân sự đang thực hiện để vận hành một cách trơn tru nhất.
Bảo mật dữ liệu an toàn
Một điểm cộng nữa mà người dùng cũng cần lưu ý khi cài đặt Microsoft 365 chính là khả năng bảo mật an toàn. Bởi lẽ, tất cả các ứng dụng có trong phần mềm này đều được thiết lập bảo mật đa lớp ngăn chặn mọi nguy cơ liên quan đến đánh cắp dữ liệu doanh nghiệp. Khi phát hiện có dấu hiệu bất thường, ngay lập tức hệ thống sẽ cảnh báo và ngăn chặn ngay lập tức. Chính vì vậy, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng các ứng dụng có trong phần mềm này.
Khắc phục sự cố nhanh chóng
Cài đặt Microsoft 365 cho doanh nghiệp, người dùng sẽ không cần phải lo lắng các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và khắc phục sự cố. Bởi lẽ, hiện nay các đơn vị phân phối bản quyền tại Việt Nam đang xuất hiện rất nhiều và MSO là một ví dụ điển hình. Đội ngũ nhân sự của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, đạt được nhiều chứng chỉ yêu cầu bắt buộc của Microsoft 365.
Scale theo nhu cầu sử dụng
Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, bắt buộc bộ máy nhân sự sẽ gia tăng và phức tạp hơn. Điều này đồng nghĩa với việc hệ thống phần cứng, phần mềm cần phải được nâng cấp. Việc này sẽ hoàn toàn dễ dàng khi doanh nghiệp cài đặt Microsoft 365, bởi lẽ chỉ với một cuộc gọi hỗ trợ duy nhất đội ngũ hỗ trợ dịch vụ Microsoft sẽ nhanh chóng đáp ứng nhu cầu nâng cấp số lượng người dùng, thiết lập nâng cấp phần mềm nhanh chóng.
Dễ dàng giao tiếp trên đa dạng nền tảng
Ngoài việc cộng tác và trao đổi thông qua các kênh ứng dụng làm việc khi cài đặt Microsoft 365, người dùng có thể trò chuyện trên Teams với khả năng chat, gửi video call, chia sẻ dữ liệu. Đồng thời, các ứng dụng soạn thảo văn bản hay bảng tính… người dùng cũng có thể cùng nhau phân tích, chia sẻ ý kiến và góp ý trong thời gian thực để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Lưu ý trước khi tiến hành cài đặt Microsoft 365
Trước khi tiến hành cài đặt Microsoft 365 trên thiết bị, người dùng cần lưu ý một vài các điểm quan trọng dưới đây:
- Máy sử dụng hệ điều hành từ Windows 7 trở lên và Macbook áp dụng với các phiên bản 32bit hoặc 64bit.
- Máy có cấu hình CPU tối thiểu từ 1.6GHz, RAM ít nhất 2GB với bản 32bit và 4GB với bản 64bit.
- Mức dung lượng ổ cứng khả dụng từ 10GB trở lên.
- Màn hình với độ phân giải đạt yêu cầu tối thiểu từ 1280*768 và DirectX 10 trở lên.
- NET version đạt yêu cầu tối thiểu từ 3.5 hoặc 4.6 trở lên
Sau khi đã đáp ứng được các yêu cầu về mặt thiết bị, người dùng có thể tiến hành cài đặt Microsoft 365 theo các bước hướng dẫn với nội dung tiếp theo.
Hướng dẫn cách cài đặt Microsoft 365 chỉ trong 1 phút
Bước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365
Bước 2: Truy cập địa chỉ link https://www.microsoft.com/vi-vn/ để tiến hành đăng nhập
>> click chọn Kích hoạt sản phẩm.
Bước 3: Nhập khóa sản phẩm được cung cấp bao gồm 25 ký tự có dạng XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX >> sau đó click chọn khu vực Việt Nam và chọn Tiếp theo.
Bước 4: Microsoft xác nhận thông báo tiếp nhận khóa sản phẩm để cài đặt Microsoft 365.
Bước 5: Tải và kích hoạt tài khoản Microsoft 365 sau đó click chọn Tiếp theo. Tiếp đến click Cài đặt và chờ xác nhận thành công.
Sau khi đã cài đặt Microsoft 365 thành công về máy, người dùng chỉ cần đăng nhập một ứng dụng bất kỳ có trong phần mềm này là hệ thống sẽ tự động thiết lập đồng bộ.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản về cách để cài đặt Microsoft 365 thành công cũng như những lý do mà doanh nghiệp nên sở hữu phần mềm này. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi, vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ.
