Gửi Email
Liên hệ Zalo
Định tuyến email là một tính năng mà các dịch vụ email đơn giản không thể cung cấp, ngoại trừ các dịch vụ email hiện đại như Microsoft 365 hay Google Workspace. Vậy định tuyến email là gì? Khi nào cần sử dụng tính năng này?
Định tuyến email là gì?
Định tuyến email là sự phân luồng và định hướng email đến những địa chỉ đã được cài đặt. Nói một cách đơn giản, những email không cần thiết đối với người dùng thay vì bị bỏ vào Thư rác thì sẽ được chuyển tới địa chỉ nhận phù hợp hơn.
Thông thường, các email đến sẽ phải đi qua dịch vụ lọc thư rác và tất cả các email có nội dung sạch, lành mạnh sẽ được gửi đến máy chủ thư. Định tuyến email hơn cả tính năng lọc thư rác khi nó cho phép bạn sao chép hoặc chuyển hướng email dựa trên các quy tắc tùy chỉnh.
Các quy tắc định tuyến có thể được dựa trên người gửi, người nhận hoặc các tham số khác. Với việc định hướng lại thư, một email có thể gửi đến người nhận ban đầu và được sao chép carbon (cc) cho những người nhận khác hoặc được chuyển hướng đến một điểm đến hoàn toàn khác.
Việc giải đáp vấn đề “Định tuyến email là gì?” trên đây đã đem tới cho bạn một số thông tin cơ bản về hình thức này. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn, chúng ta cần tiếp tục đào sâu vào vai trò cũng như cách thức hoạt động của tính năng email này.
Tại sao nên sử dụng định tuyến email?
Như đã đề cập trong phần “Định tuyến email là gì?”, loại hình phân luồng email này giúp người dùng theo dõi các email quan trọng, đảm bảo gửi đúng người, có thể được tùy chỉnh để tự động hóa các tác vụ mã hóa, lưu trữ, chữ ký và nhập dữ liệu.
Với định tuyến email, bạn có thể tùy chỉnh email đến một người dùng cụ thể được tự động cc cho người dùng khác, hoặc yêu cầu một người dùng cụ thể nhận thư trong Outlook Mail trong khi những người khác nhận thư từ Gmail hoặc Zoho Mail.
Có nhiều cách để bạn có thể sử dụng định tuyến email:
- Tự động nhập dữ liệu và báo cáo bằng cách phân tích cú pháp thông tin từ email của bạn đến các chương trình và ứng dụng khác thông qua Định tuyến tin nhắn tùy chỉnh với AI
- Gửi yêu cầu bán hàng hoặc hỗ trợ tới đúng người hoặc bộ phận
- Sắp xếp tức thì lượng lớn email
- Tự động sao chép email cho quản lý nhằm phục vụ cho việc giám sát và chịu trách nhiệm
- Lưu trữ các email quan trọng một cách chọn lọc
Nếu được sử dụng đúng cách, loại hình phân luồng và định hướng email này có thể mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh bằng việc cải thiện hiệu suất, tổ chức và giao tiếp.
Các cấu hình định tuyến email phổ biến của email Microsoft 365 và Google
Những gì được nêu ra trong phần “Định tuyến email là gì?” chỉ là một số thông tin cơ bản. Để tìm hiểu sâu hơn về tính năng này, chúng ta tiếp tục đi sâu vào các cấu hình phổ biến thường được sử dụng cho Microsoft 365 mail và Gmail.
Hình thức phân phối trực tiếp
Đây là cấu hình được thiết lập mặc định giúp email được chuyển đến trực tiếp hộp thư chính của bạn, trong trường hợp bạn chỉ sử dụng duy nhất 1 dịch vụ email.
Hình thức phân phối nhiều lần (Split Delivery)
Loại cấu hình này được sử dụng khi nhóm người dùng sử dụng 2 hộp thư khác nhau. Ví dụ, một nhóm người sử dụng Outlook Mail, trong khi nhóm khác sử dụng ứng dụng thư khác. Và với tùy chọn này, các email được gửi đến tài khoản tồn tại trong Microsoft 365, khi mail được gửi đến tài khoản không tồn tại trong Microsoft 365, email được chuyển hướng đến máy chủ đích đã chọn thay vì bị trả lại.
Hình thức phân phối kép email (Dual Delivery)
Việc phân phối email song song này xảy ra khi bạn cần gửi thư vào 2 hoặc nhiều hộp thư cùng lúc. Trong trường hợp email được gửi đến tài khoản không tồn tại, thư đó sẽ được trả lại trực tiếp từ máy chủ gửi và sẽ không được kiểm tra trong máy chủ đích. Về cơ bản, việc phân phối kép là việc sử dụng 2 dịch vụ email cùng lúc cho cùng một tên miền, thông qua đó email sẽ được gửi đến một hộp thư mặc định và một hộp thư khác.
Phân biệt Split Delivery và Dual Delivery
- Cách thực hiện: Với phân phối nhiều lần, bạn chỉ nhận được email hoặc trong hộp thư đến này hoặc hộp thư đến khác theo sự chỉ định của người gửi. Trong khi đó, phân phối kép email cho phép bạn nhận được thư cùng lúc trong cả 2 hộp thư.
- Mục đích sử dụng: Sau khi hiểu được định tuyến email là gì, người dùng có thể sử dụng hình thức phân phối nhiều lần cho một số loại email nhất định như email gửi cho bên quản lý, cũng như nhằm mục đích thử một dịch vụ email trước khi chuyển đổi từ dịch vụ email cũ. Trong khi đó, việc sử dụng phân phối kép email được sử dụng khi tổ chức muốn tối ưu hóa nhiệm vụ của từng người dùng cụ thể nhưng vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí khi bạn có thể sử dụng tính năng tốt nhất của dịch vụ mình đã lựa chọn.
Kết luận
Dịch vụ định tuyến email cung cấp nhiều tính năng và khả năng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Chính vì thế nhà cung cấp email lớn nhất nhì thế giới Microsoft đã có sự tích hợp tính năng này này trong các sản phẩm của mình để vừa có thể đảm bảo mật môi trường trao đổi thư vừa kiểm soát dễ dàng hộp thư.
MSO – đại lý được ủy quyền chính thức tại Việt Nam của Microsoft – hiện đang cung cấp đa dạng gói giải pháp dành cho doanh nghiệp với mức chi phí phải chăng. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho gói giải pháp phù hợp với quy mô và mục đích sử dụng.
Trên đây chúng tôi đã giới thiệu với bạn về chủ đề “Định tuyến email là gì?” cùng một số thông tin bổ ích về tính năng này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến hình thức phân luồng email này cũng như các gói giải pháp Microsoft 365, vui lòng liên hệ qua Hotline 024.9999.7777 để nhận được sự giải đáp và tư vấn từ đội ngũ nhân viên nhiệt tình và chuyên nghiệp.
