Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Email là một hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi trong cả đời sống cá nhân và công việc, giúp người dùng đạt được hiệu quả quá trình làm việc văn phòng. Nếu công ty sử dụng Outlook Mail, việc học sử dụng hiệu quả ứng dụng này sẽ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển nghề nghiệp của bạn bởi những kỹ năng này sẽ cho phép tổ chức các cuộc họp với đồng nghiệp cũng như gửi email một cách dễ dàng.
Quản lý thời gian hợp lý và khoa học trong quá trình sử dụng email sẽ mang đến cho người dùng quỹ thời gian dồi dào để có thể tập trung hoàn thành nhiều nhiệm vụ quan trọng khác. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo hiệu quả và dễ áp dụng để giúp việc đăng nhập Outlook Mail trở nên chuyên nghiệp hơn.
Xử lý tin nhắn hiệu quả trong quá trình đăng nhập Outlook Mail
Cách tốt nhất để bắt đầu sắp xếp một hộp thư Outlook bất quy tắc chính là thiết lập một hệ thống tổ chức. Outlook cho phép người dùng sắp xếp email của mình thành một hệ thống thư mục để việc điều hướng dễ dàng hơn. Khi có sự xuất hiện của hệ thống tổ chức, người dùng sẽ được thúc đẩy để giải quyết các thư đến và sắp xếp các thư chưa đọc.
Sau khi đăng nhập Outlook Mail công ty, bạn có thể phân chia email của mình theo các danh mục mà bạn dự định sẽ xử lý theo các cách khác nhau. Ví dụ, người dùng có thể phân loại email đến thành “Quan trọng nhất”, “Cần làm sau”, “Thư ngoài công ty” hoặc “Lời mời họp”.
Trong quá trình Outlook đăng nhập, người dùng tạo ra các quy tắc cho từng email để ứng dụng tự động sắp xếp thư đến vào đúng thư mục bạn đã tạo. Ví dụ, bạn có thể di chuyển tất cả các lời mời họp vào thư mục “Lời mời họp”, sau đó tạo quy tắc để mọi lời mời được gửi đến sau đó đều tự động sắp xếp vào thư mục đó.
Recall (Thu hồi) email khi sử dụng Outlook Mail
Sẽ rất tồi tệ và khó xử khi bạn nhận ra mình đã mắc lỗi chính tả hoặc nhầm nội dung sau khi đã ấn “Gửi” email. Trong những tình huống như thế này, chức năng thu hồi tin nhắn của Outlook như một sự cứu rỗi tuyệt vời dành cho bạn. Chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản, người dùng đã hoàn thành việc recall tin nhắn trước khi người nhận kịp phát hiện và mở nó ra.
Điều kiện cần thiết để quá trình recall thành công đó là người nhận chưa hề mở ra đọc tin nhắn được gửi đến. Bên cạnh đó, chức năng này chỉ thực sự hiệu quả nếu cả hai bên gửi – nhận đều sử dụng Outlook Mail.
Để tránh vô tình gửi nhầm email, người dùng có thể đặt email được gửi trong thời gian trễ một chút bằng tính năng trì hoãn của Outlook. Như vậy, nếu bạn bỗng nhớ ra mình đã quên đính kèm tệp nào đó hoặc thiếu sót nội dung nào đó, bạn vẫn có thể kịp thời ngăn không cho gửi hoặc cập nhật tin nhắn.
Thu dọn hộp thư đến
Việc dọn dẹp hộp thư đến cùng với email chưa đọc “chất đống” khi quay trở về với công việc sau một chuyến nghỉ dài khiến nhiều người cảm thấy mệt mỏi và chán nản. May mắn thay, với Outlook Mail, bạn có thể cài đặt thông báo vắng mặt tự động trong những trường hợp đi nghỉ ngơi hoặc không cho phép truy cập hộp thư đến nhiều lần.
Với tính năng này, người gửi được nhẹ nhàng thông báo rằng không nên mong đợi sự phản hồi từ bạn ngay lập tức và có thể chuyển hướng đến đồng nghiệp khác để giải quyết các trường hợp khẩn cấp.
Đặc biệt với Outlook, chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn đã hoàn thành việc dọn dẹp hộp thư đến. Chức năng này sẽ loại bỏ tất cả các thư có dấu hiệu trùng lặp trong một chuỗi email, cho phép người dùng xem một chuỗi email duy nhất và rõ ràng, thay vì xem một số email từ một chuỗi riêng lẻ, từ đó tiết kiệm được khối thời gian khổng lồ dành cho việc dọn dẹp hộp thư đến.
Lên lịch gửi email với Outlook Mail
Đây là một tính năng bị đánh giá thấp của Outlook so với những gì nó giúp ích cho người sử dụng. Người dùng nên học cách lên lịch gửi email trong Outlook để giúp thư của bạn lên đầu hộp thư đến của người nhận vào buổi sáng, hoặc bất cứ khi nào bạn nghĩ phù hợp.
Với tính năng này khi đăng nhập Outlook Mail, kể cả khi bạn viết email vào lúc 5 giờ chiều khi mọi người đã tam làn ra về thì email sẽ được gửi đến hộp thư đến của người nhận vào 9 giờ sáng hoặc bất cứ khi nào bạn đã lên lịch.
Sử dụng lịch Outlook như chuyên gia
Bên cạnh Outlook Mail, ứng dụng Outlook còn có nhiều tính năng khác giúp cho cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng và giúp hoàn thành các công việc trong ngày suôn sẻ. Ứng dụng Lịch của Outlook giúp bạn sắp xếp thời gian, giữ cho lịch biểu luôn nằm trong tầm tay.
Người dùng còn có thể sử dụng tính năng Lịch của Outlook để theo dõi các cuộc hẹn, cuộc họp, nhiệm vụ công việc và nhiều hơn nữa. Bạn thậm chí còn có thể tạo danh sách những việc cần làm để giúp sắp xếp thời gian của mình hợp lý và hiệu quả hơn.
Việc sử dụng Outlook trở nên thuận tiện gấp đôi khi hầu hết các lời mời họp hoặc cuộc hẹn được gửi qua email. Trong trường hợp sử dụng Lịch Outlook, bạn sẽ không phải mở một ứng dụng riêng biệt để tra cứu xem liệu lịch trình có cho phép hay không hay thêm sự kiện nào đó vào lịch biểu.
Việc tận dụng những tính năng của Outlook Mail có thể giúp cho công việc của bạn được giải quyết suôn sẻ và khoa học hơn. Bên canh đó, với tính năng an toàn và bảo mật thông tin – một trong những điểm mạnh của ông lớn ngành công nghệ Microsoft, Outlook đã và đang là ứng dụng được các doanh nghiệp tin tưởng và “chọn mặt gửi vàng”.
Outlook được tích hợp trong các gói giải pháp Microsoft 365, vì vậy, để phát huy tốt nhất những tính năng của Outlook Mail cũng như được hưởng những cập nhật mới nhất đến từ Microsoft, doanh nghiệp cần trang bị cho mình gói giải pháp Microsoft 365 phù hợp với quy mô hoạt động, lĩnh vực chuyên sâu và mục đích sử dụng.
MSO – đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam – hiện đang cung cấp cho các doanh nghiệp, tổ chức, trường học đa dạng gói giải pháp Microsoft 365 (đã được tích hợp sẵn với Outlook). Để có cho mình gói giải pháp phù hợp, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn nhiệt tình.
Lời kết
Bài viết trên đây của MSO đã giới thiệu với bạn 5 tip để sử dụng Outlook Mail một cách chuyên nghiệp và hiệu quả như chuyên gia. Hy vọng bạn có thể áp dụng và quản lý quỹ thời gian làm việc của mình được hiệu quả và tiết kiệm nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Outlook Mail cũng như các gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng đến từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
