Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Khi nào nên sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365?
Trong quá trình làm việc, có thể người dùng sẽ sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 để thực hiện một vài những mục đích cụ thể như sau:
- Gửi tài liệu đến một hoặc nhiều thành viên khác nhau trong cùng một tổ chức.
- Chia sẻ thông tin, tài liệu của doanh nghiệp đến khách hàng hoặc đối tác.
- Gửi file đến một phần mềm khác để hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp nhất.
Ngoài những trường hợp được chúng tôi gợi ý như trên, người dùng hoàn toàn có thể chủ động sử dụng chế độ này bất cứ lúc nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những lưu ý đặc biệt mà người dùng cần biết trước khi tiến hành sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365.
Lưu ý trước khi sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365
Trước khi tiến hành sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365, người dùng cần nắm rõ một vài những lưu ý quan trọng như sau:
- Đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền: Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như tình hình tài chính hiện có để lựa chọn gói đăng ký phù hợp. Nếu người dùng vẫn chưa đưa ra được sự lựa chọn thì chúng tôi xin gợi ý 03 gói đăng ký như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium.
- Tạo file tài liệu trên nền tảng Microsoft 365, lưu ý nếu người dùng là chủ sở hữu cần thiết lập các chế độ xem, chỉnh sửa, đề xuất trước khi tiến hành chia sẻ. Nếu người dùng không phải là chủ sở hữu thì chỉ có thể gửi tài liệu đến người khác nhưng mọi tính năng sẽ bị giới hạn quyền.
- Thu thập địa chỉ email người nhận để có thể chia sẻ nhanh chóng, nếu hoạt động trong cùng một tổ chức thì chỉ cần ghi nhớ tên tài khoản là hệ thống sẽ tự động đề xuất.
- Sử dụng thiết bị có kết nối mạng và nguồn điện ổn định để tránh bị gián đoạn trong suốt quá trình thực hiện.
Sau khi đã nắm rõ được những lưu ý mà chúng tôi đưa ra trước khi sử dụng chế độ chia sẻ trên Microsoft 365, người dùng có thể tự tin sử dụng tính năng này ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các chế độ mà người dùng sử dụng được khi chia sẻ file trên Microsoft 365.
Tham khảo 03 chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365
Để sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365, người dùng có thể tham khảo ngay 03 gợi ý được chúng tôi chuẩn bị kỹ càng bên dưới đây:
Chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 với người cụ thể
Với một người dùng cụ thể nào đó có thể là thành viên trong cùng một doanh nghiệp hoặc bên ngoài tổ chức vẫn có thể sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể mà người dùng có thể tham khảo:
– Bước 1: Đăng nhập ứng dụng OneDrive trên nền tảng đám mây bằng cách truy cập địa chỉ trên nền tảng web, nhập email và mật khẩu vào ô trống sau đó click chọn Đăng nhập.
– Bước 2: Chọn một file bất kỳ được lưu trữ trên OneDrive sau đó người dùng click chọn vào nút Chia sẻ.
– Bước 3: Tại đây, một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra nếu người dùng muốn chia sẻ file với một người cụ thể thì chỉ cần nhập địa chỉ email vào ô trống, thao tác chọn cài đặt chia sẻ để lựa chọn các chế độ khác nhau và click chọn Gửi.
– Bước 4: Ngoài ra, người dùng cũng có thể chủ động thiết lập những cài đặt khác như chế độ cho phép chỉnh sửa, ngăn chặn tải xuống, đặt ngày hết hạn, đặt mật khẩu cho phép hoặc chỉ xem.
– Bước 5: Người được chia sẻ sẽ nhận được thông báo qua hòm thư email, tiếp đến chỉ cần click chọn chấp nhận là có thể truy cập vào file tài liệu.
– Bước 6: Hoàn toàn các bước sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 với một hoặc nhiều người dùng cụ thể.
Như vậy, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ file dữ liệu với người dùng cụ thể nào đó chỉ cần nắm được thông tin địa chỉ email. Tuy nhiên, đây sẽ là một trong những cách làm thủ công chỉ áp dụng với số ít người nhận. Nếu người dùng muốn chia sẻ đến nhiều thành viên cùng lúc thì có thể tham khảo cách sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 tiếp theo.
Chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 sử dụng sao chép liên kết
Nếu người dùng không muốn mất quá nhiều thời gian để sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 bằng cách nhập email thủ công thì có thể tham khảo ngay cách chia sẻ thông qua sao chép liên kết.
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Microsoft 365 để truy cập vào nền tảng OneDrive.
– Bước 2: Mở file mà người dùng muốn chia sẻ sau đó click chọn vào nút Chia sẻ.
– Bước 3: Chọn các chế độ dành cho tài liệu ví dụ như chỉnh sửa, tải xuống, đề xuất hoặc chia sẻ tiếp.
– Bước 4: Sao chép địa chỉ liên kết và gửi vào các hội nhóm để cùng tham gia bàn luận về file tài liệu này.
Chỉ với 04 bước thực hiện cơ bản, người dùng đã thành công sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 đến nhiều người khác nhau thông qua phương án sao chép liên kết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một phương thức cuối cùng mà người dùng có thể áp dụng khi sử dụng phần mềm này.
Chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 bằng các ứng dụng OneDrive trên di động
Ngoài phương thức sử dụng chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365 với người dùng cụ thể hoặc sao chép liên kết người dùng còn có thể thực hiện trên chính thiết bị di động. Khi đó, người dùng sẽ sử dụng tính năng này bằng cách thao tác trên thiết bị tùy thuộc vào hệ điều hành Android hay iOS.
Lời kết
Trên đây là những gợi ý của MSO để hỗ trợ người dùng tham khảo chế độ chia sẻ file trên Microsoft 365. Nếu người dùng cần chúng tôi giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777.
