Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Ngoài việc tính số ngày ra thì người dùng còn được cho phép tính thời gian trong Excel để tìm khoảng chênh lệch giữa thời gian cụ thể trong ngày hoặc khác ngày. Các cách thông dụng nhất là sử dụng công thức trừ giờ trong Excel hoặc sử dụng các hàm trừ giờ trong Excel, tùy vào trường hợp cụ thể mà người dùng có thể thực hiện theo các cách này. Theo dõi nội dung chi tiết trong bài viết phía dưới đây, MSO sẽ cung cấp các hướng dẫn chi tiết về các cách tính thời gian trong Excel cụ thể này.
Công thức tính thời gian trong Excel tìm thời gian giữa 2 ngày
Vì số giờ trong một ngày, số phút trong một giờ và số giây trong một phút đã được xác định và quy định cụ thể trên toàn thế giới, nên bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tính thời gian trong Excel được. Trong đó, bạn hãy sử dụng những công thức tính thời gian Excel giữa 2 thời điểm khác nhau được chúng tôi hướng dẫn cụ thể trong từng trường hợp dưới đây để áp dụng vào từng bài toán của mình nhé:
Sử dụng công thức trừ giờ trong Excel giữa hai ngày
Theo quy ước, 1 ngày sẽ bằng 24 giờ, vì thế bạn có thể áp dụng công thức trừ giờ trong Excel dưới đây để tính giờ chênh lệch giữa hai thời gian khác nhau nhé:
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu thời gian làm việc của một nhân viên như sau:
Hãy tính số giờ làm việc của nhân viên đó trong Tuần công 1 dựa trên thời gian bắt đầu làm việc và thời gian kết thúc.
Số giờ làm việc ở tuần công 1 của nhân viên này sẽ chính là số ngày làm việc tại tuần đó nhân với 24 giờ. Cách thức tính số giờ làm việc cho tuần công 1 của nhân viên này, bạn hãy áp dụng công thức như sau:
=(C2 – B2) * 24
Giải thích công thức:
- (C2 – B2): Là công thức tính số ngày làm việc trong Tuần công 1 của nhân viên đó.
- (C2 – B2) * 24: Là số ngày làm việc nhân với 24 giờ mỗi ngày, đây cũng chính là số giờ làm việc trong Tuần công 1 của nhân viên đó.
Kết quả sẽ trả về số giờ cho Tuần công 1 của nhân viên đó là 144 giờ.
Như vậy, để tính số giờ giữa hai ngày khác nhau, bạn sẽ sử dụng công thức như sau: =(Ngày kết thúc – ngày bắt đầu) * 24.
Sử dụng công thức tính phút giữa hai ngày
Theo quy ước trên thế giới, mỗi giờ sẽ được quy đổi thành 60 phút. Chính vì thế, bạn có thể tính số phút trong hai ngày khác nhau bằng cách quy đổi ngày đó ra số giờ và từ số giờ sẽ quy đổi ra số phút.
Ví dụ: Cũng trong ví dụ phía trên, bạn hãy tính số phút làm việc của nhân viên đó trong Tuần công 1.
Số phút làm việc sẽ là số giờ làm việc nhân với 60. Bạn hãy áp dụng công thức sau đây để tính số phút làm việc cho nhân viên đó trong Tuần công 1:
=((C2 – B2) * 24) * 60
Hoặc bạn cũng có thể áp dụng công thức sau đây:
=(C2 – B2) * 1440
Giải thích công thức:
- 1440: Là số phút trên 1 ngày. Bởi vì mỗi ngày sẽ có số phút là 24 giờ * 60 phút = 1440 phút.
- C2 – B2: Là công thức tính số ngày làm việc trong Tuần công 1 của nhân viên đó.
Kết quả sẽ trả về số phút làm việc của nhân viên đó trong Tuần công 1, tức là 8640 phút.
Như vậy, để tính số phút trong giữa 2 khoảng thời gian, bạn có thể áp dụng một trong hai công thức sau đây:
-
- =((Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu) * 24) * 60
- =(Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu) * 1440
Sử dụng công thức tính giây giữa hai ngày
Theo quy ước trên thế giới, mỗi phút sẽ được quy đổi thành 60 giây. Vì thế, để tính số giây giữa hai ngày khác nhau, bạn có thể tính số giờ giữa hai ngày đó rồi quy đổi ra số giây.
Ví dụ: Cũng trong ví dụ phía trên, bạn hãy tính số giây làm việc của nhân viên đó trong Tuần công 1.
Số giây làm việc sẽ là số phút làm việc nhân với 60. Bạn hãy áp dụng công thức sau đây để tính số giây làm việc cho nhân viên đó trong Tuần công 1:
=(((C2 – B2) * 24) * 60) * 60
Hoặc bạn cũng có thể áp dụng công thức sau đây:
=(C2 – B2) * 86400
Giải thích công thức:
- 86400: Là số phút trên 1 ngày. Bởi vì mỗi ngày sẽ có số phút là 24 giờ * 60 phút * 60 giây = 86400 giây.
- C2 – B2: Là công thức tính số ngày làm việc trong Tuần công 1 của nhân viên đó.
Kết quả sẽ trả về số phút làm việc của nhân viên đó trong Tuần công 1, tức là 518400 giây.
Như vậy, để tính số phút trong giữa 2 khoảng thời gian, bạn có thể áp dụng một trong hai công thức sau đây:
-
- =(((Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu) * 24) * 60) *60
- =(Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu) * 86400
Để tính thời gian trong Excel, bạn có thể áp dụng những công thức mà chúng tôi cung cấp trong các ví dụ phía trên. Bằng các cách này, bạn có thể tính thời gian trong Excel mà không cần sử dụng các hàm tính trừ giờ trong Excel. Tuy nhiên, nếu bạn muốn biết thêm các hàm tính tổng giờ trong Excel và cách để sử dụng chúng, bạn hãy theo dõi và tham khảo những nội dung chi tiết được chúng tôi cung cấp trong các phần tiếp theo.
Trong những phần nội dung phía dưới, MSO sẽ cung cấp đến bạn thông tin tổng hợp các hàm tính thời gian trong Excel và ví dụ cụ thể về cách thức sử dụng chúng, giúp bạn nắm rõ cách thực hiện sao cho hiệu quả nhất.
Các hàm tính thời gian trong Excel tìm thời gian giữa 2 ngày
Phần mềm Microsoft Excel cung cấp rất nhiều hàm ngày giờ khác nhau để giúp cho người dùng có thể tối ưu hóa quy trình tính toán thời gian và ngày giờ trong bảng tính Microsoft Excel của mình, đảm bảo cho hoạt động đó được diễn ra một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Dưới đây là một số hàm tính thời gian trong Excel, đồng thời là ví dụ cụ thể của chúng tôi về cách sử dụng chúng, bạn có thể áp dụng và sử dụng những hàm này theo hướng dẫn của chúng tôi để tính toán ngày, giờ trong bảng tính Excel của mình một cách hiệu quả:
Dùng hàm trừ giờ trong Excel – Hàm TEXT
Đầu tiên là hàm TEXT, bạn có thể sử dụng hàm Excel này để hiển thị kết quả khi trừ hai giá trị thời gian trong bảng tính Excel của mình.
Công thức cơ bản để sử dụng hàm trừ giờ trong Excel với hàm TEXT là:
-
- =TEXT(B1 – A1, “h:mm:ss”): Công thức này sẽ hiển thị kết quả dưới dạng giờ:phút:giây.
- =TEXT(B1 – A1, “h”): Công thức này sẽ chỉ hiển thị số giờ.
- =TEXT(B1 – A1, “m”): Công thức này sẽ chỉ hiển thị số phút.
- =TEXT(B1 – A1, “s”): Công thức này sẽ chỉ hiển thị số giây.
Ví dụ: Bạn có bảng dữ liệu thời gian như sau:
Trong bảng dữ liệu này, bạn có thời gian bắt đầu ở ô B2 và thời gian kết thúc ở ô C2.
Bạn có thể sử dụng từng công thức sau để tính khoảng thời gian giữa hai mốc ngày giờ này:
Bài toán 1: Để hiển thị thời gian chênh lệch giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở dạng giờ:phút:giây, bạn hãy sử dụng công thức sau đây:
=TEXT(C2 – B2, “h:mm:ss”)
Kết quả sẽ là 4:30:00, tức là 4 giờ 30 phút 00 giây.
Bài toán 2: Để hiển thị thời gian chênh lệch giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở dạng chỉ giờ, bạn hãy sử dụng công thức sau đây:
=TEXT(C2 – B2, “h”)
Kết quả sẽ là 4, tức là 4 giờ.
Tương tự như vậy, bạn chỉ cần thay “h” thành “m” hoặc “s” để hiển thị kết quả chỉ phút hoặc giây.
Bài toán 3: Để hiển thị thời gian chênh lệch giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở dạng phút:giây, bạn hãy sử dụng công thức sau đây:
=TEXT(C2 – B2, “m:s”)
Kết quả sẽ là 30:00, tức là 30 phút 00 giây.
Khi sử dụng hàm TEXT để tính thời gian trong Excel, bạn cần phải lưu ý đến một số điều như sau:
- Hàm TEXT chỉ có công dụng thay đổi cách thức để hiển thị dữ liệu và không có công dụng thay đổi giá trị thực tế của ô dữ liệu được sử dụng.
- Nếu thời gian kết thúc nhỏ hơn thời gian bắt đầu, hàm TEXT sẽ trả về lỗi dữ liệu. Lúc này có thể cần điều chỉnh công thức bằng cách sử dụng kết hợp với hàm IF hoặc hàm MOD.
Dùng hàm trừ giờ trong Excel – Hàm NOW
Bên cạnh hàm TEXT, bạn còn có thể sử dụng hàm NOW để tính thời gian trong Excel cho hai ngày giờ cụ thể. Hàm NOW trong Excel sẽ trả về cho bạn thời gian hiện tại, bạn có thể sử dụng hàm này để tính thời gian hiện tại hoặc thực hiện các phép tính liên quan khi kết hợp với những hàm Excel khác.
Công thức cơ bản của hàm NOW là: =NOW()
Người dùng sẽ nhận được kết quả là ngày và giờ hiện tại theo định dạng mặc định của phần mềm Excel.
Dưới đây là một số cách sử dụng hàm NOW phổ biến để tính thời gian trong Excel:
Ví dụ: Cho bảng tính có dữ liệu thời gian như sau:
Bài toán: Hãy tính khoảng thời gian còn lại để thực hiện công việc “Lập kế hoạch” kể từ thời điểm hiện tại.
Trong trường hợp này, bạn sử dụng hàm NOW() trừ cho thời gian kết thúc của công việc lập kế hoạch là sẽ nhận được kết quả khoảng thời gian còn lại để thực hiện công việc này:
=D3 – NOW()
Trong đó:
- D3: Là ô chứa dữ liệu thời gian kết thúc công việc.
- NOW(): Là công thức tính thời gian hiện tại.
Kết quả sẽ hiển thị thời gian còn lại trước khi đến thời gian kết thúc, đây cũng chính là thời hạn còn lại để thực hiện công việc.
Lưu ý, khi sử dụng hàm NOW, bạn cần phải nắm rõ những điểm dưới đây:
- Hàm NOW() có công dụng trả về kết quả là ngày và giờ hiện tại và kết quả này sẽ được cập nhật tự động mỗi khi trang tính được làm mới.
- Nếu bạn muốn giữ nguyên giá trị thời gian tại một thời điểm nhất định, hãy sử dụng hàm TODAY để thay thế hoặc nhập thời gian theo cách thủ công.
Dùng hàm trừ thời gian trong Excel – Hàm TIME
Hàm TIME trong Excel giúp bạn tạo một giá trị thời gian dựa trên giờ, phút và giây cụ thể. Đây là một công cụ hữu ích để xử lý dữ liệu thời gian trong bảng tính. Bạn có thể sử dụng hàm này để nhập ngày giờ mà mình muốn rồi sử dụng ngày giờ đó trong các phép tính để tính được thời gian theo nhu cầu cụ thể của mình.
Cú pháp cơ bản của hàm TIME là:
=TIME(hour, minute, second)
Trong đó:
- hour: Giá trị giờ (được xác định trong khoảng 0 đến 23).
- minute: Giá trị phút (được xác định trong khoảng 0 đến 59).
- second: Giá trị giây (được xác định trong khoảng 0 đến 59).
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu thời gian như sau:
Hãy sử dụng hàm TIME để tính thời hạn khi gian hạn thêm khoảng thời gian là 4 giờ, 30 phút hoặc 00 giây vào thời hạn kết thúc công việc
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công thức hàm TIME như dưới đây để cộng thêm thời gian vào giá trị thời gian kết thúc công việc:
=D3 + TIME(4, 30, 00)
Công thức này sẽ giúp bạn cộng thêm 4 giờ 30 phút vào giá trị thời gian trong ô D3 (tức là ô thời gian kết thúc công việc “Lập kế hoạch”).
Kết quả sẽ là 11 giờ 30 phút.
Trong quá trình sử dụng hàm TIME, bạn cần phải lưu ý như sau:
- Nếu giá trị nhập vào vượt quá giới hạn cho phép của giờ, phút, giây, Excel sẽ tự động điều chỉnh thành giá trị hợp lệ. Điều này sẽ có thể dẫn đến kết quả không hợp lý.
- Bạn có thể sử dụng hàm TIME kết hợp với các hàm Excel khác như HOUR, MINUTE, SECOND để xử lý dữ liệu thời gian.
Hàm tính thời gian trong Excel – Hàm HOUR
Hàm HOUR trong Excel có công dụng giúp người dùng trích xuất giá trị giờ từ một thời gian cụ thể. Đây là một hàm hữu ích khi bạn cần phân tích hoặc tính toán dữ liệu thời gian. bạn có thể sử dụng hàm HOUR để tính số giờ giữa hai giá trị thời gian cụ thể trong Excel hoặc cũng có thể sử dụng hàm này để nhóm và phân loại dữ liệu theo giờ.
Cú pháp cơ bản của hàm HOUR được viết như sau:
=HOUR(serial_number)
Trong đó, serial_number là giá trị thời gian hoặc ngày tháng mà bạn muốn lấy số giờ.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu thời gian như sau:
Hãy sử dụng hàm HOUR để tính số giờ giữa thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc “Lập kế hoạch”.
Để thực hiện, bạn hãy nhập công thức sau đây vào ô xuất kết quả:
=HOUR(D3) – HOUR(C3)
Sau đó, hãy nhấn phím ENTER. Kết quả sẽ là 12 giờ.
*Lưu ý, khi sử dụng hàm HOUR trong Excel, bạn cần phải chú ý đến những điều sau đây:
- Hàm HOUR chỉ trả về giá trị giờ, không bao gồm phút hoặc giây.
- Nếu giá trị nhập vào không phải thời gian hợp lệ, Excel có thể trả về lỗi.
- Có thể kết hợp hàm HOUR với những hàm Excel khác để tối ưu quy trình tính toán ngày giờ và thời gian.
Hàm tính thời gian trong Excel – Hàm MINUTE
Hàm MINUTE trong Excel giúp bạn trích xuất số phút từ một giá trị thời gian cụ thể. Đây là một công cụ hữu ích khi bạn cần phân tích hoặc tính toán dữ liệu thời gian.
Cú pháp của hàm MINUTE là gì:
=MINUTE(serial_number)
Trong đó, serial_number là giá trị thời gian hoặc ngày tháng cụ thể mà bạn muốn lấy số phút.
Bạn có thể sử dụng hàm MINUTE trong việc tính số phút từ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc với công thức là: =MINUTE(thời gian kết thúc) – MINUTE(thời gian bắt đầu).
Ví dụ: Bạn có công thức:
=MINUTE(12:00:00) – MINUTE(7:00:00)
Kết quả sẽ là 12:00:00.
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng hàm này để phân loại và nhóm dữ liệu ngày giờ theo phút.
Khi sử dụng hàm MINUTE bạn cần phải chú ý:
- Hàm MINUTE chỉ trả về giá trị phút trong dữ liệu thời gian bạn đã nhập, không bao gồm giờ hoặc giây.
- Nếu giá trị nhập vào không phải thời gian hợp lệ, Excel có thể trả về lỗi.
Hàm tính thời gian trong Excel – Hàm SECOND
Hàm SECOND trong Excel được cung cấp để giúp người dùng có thể trích xuất số giây từ một giá trị thời gian cụ thể. Đây là một hàm rất hữu ích trong việc giúp hỗ trợ người dùng phân tích và tính toán dữ liệu thời gian.
Cú pháp của hàm SECOND là:
=SECOND(serial_number)
Trong đó, serial_number là giá trị thời gian hoặc ngày tháng cụ thể mà bạn muốn lấy số giây, có thể là dữ liệu hoặc là một ô chứa dữ liệu.
Bạn có thể sử dụng hàm SECOND để hỗ trợ cho việc tính toán số giây giữa hai thời gian ngày giờ cụ thể. Ví dụ, bạn có thể sử dụng công thức =SECOND(B1) – SECOND(A1) để tính số giây chênh lệch giữa thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
Hàm tính thời gian trong Excel – Hàm TIMEVALUE
Hàm TIMEVALUE trong Excel có công dụng giúp chuyển đổi một chuỗi văn bản chứa thời gian thành một giá trị số mà Excel có thể hiểu và sử dụng trong các phép toán về thời gian.
Cách thức hoạt động của hàm này là chuyển đổi thời gian từ dạng văn bản thành một số thập phân, trong đó:
- 0 tương ứng với 12:00 AM (0 giờ).
- 0.5 tương ứng với 12:00 PM.
- 0.999988426 tương ứng với 11:59:59 PM.
Cú pháp của hàm TIMEVALUE được viết như sau:
=TIMEVALUE(time_text)
Trong đó, time_text là một chuỗi văn bản chứa thời gian, ví dụ “12:30 PM” hoặc “18:45”.
Khi sử dụng hàm TIMEVALUE, bạn cần lưu ý:
- Hàm TIMEVALUE chỉ hoạt động với chuỗi văn bản chứa thời gian, nếu nhập sai định dạng, Excel có thể trả về lỗi.
- Nếu chuỗi chứa cả ngày và giờ, hàm sẽ bỏ qua phần ngày và chỉ lấy thời gian.
Hàm tính thời gian trong Excel – Hàm NETWORKDAYS
Hàm NETWORKDAYS trong Excel giúp bạn tính số ngày làm việc giữa hai mốc thời gian, hàm này sẽ tự động loại bỏ các ngày cuối tuần là thứ Bảy và Chủ Nhật, đồng thời nó cũng có thể loại trừ các ngày nghỉ lễ tùy chỉnh. Điều này giúp bạn có thể áp dụng nó để tính toán thời gian trong trường hợp trừ đi ngày lễ và các ngày nghỉ. Hàm này có tính ứng dụng cao trong các hoạt động kế toán, chẳng hạn như tính ngày làm việc của nhân sự trong tổ chức mình.
Cú pháp của hàm NETWORKDAYS là:
=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
Trong đó:
- start_date: Ngày bắt đầu.
- end_date: Ngày kết thúc.
- [holidays] (tùy chọn): Danh sách các ngày nghỉ lễ cần loại trừ.
Ví dụ sử dụng hàm NETWORKDAYS
Tính số ngày làm việc giữa hai ngày C3 và D3, bạn có thể sử dụng công thức:
=NETWORKDAYS(C3, D3)
Kết quả sẽ là 7 ngày làm việc (loại bỏ thứ Bảy và Chủ Nhật).
Lưu ý: Khi sử dụng hàm NETWORKDAYS, bạn cần đặc biệt lưu ý đến những điều sau đây:
- Hàm NETWORKDAYS mặc định loại bỏ các ngày thứ Bảy và Chủ Nhật.
- Nếu cần tùy chỉnh ngày cuối tuần, hãy sử dụng NETWORKDAYS.INTL.
Hàm tính thời gian trong Excel – Hàm DATEDIF
Hàm DATEDIF trong Excel giúp bạn tính khoảng cách giữa hai ngày theo đơn vị năm, tháng hoặc ngày. Bạn có thể sử dụng hàm này để tính tuổi, thời gian làm việc hoặc khoảng thời gian giữa hai sự kiện ngày và giờ khác nhau.
Cú pháp của hàm DATEDIF là:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit)
Trong đó:
- start_date: Ngày bắt đầu.
- end_date: Ngày kết thúc.
- unit: Đơn vị tính toán (năm, tháng hoặc ngày).
Dưới đây là bảng các đơn vị tính toán được sử dụng trong hàm DATEDIF:
| Đơn vị (unit) | Kết quả trả về |
| “Y” | Số năm giữa hai ngày |
| “M” | Số tháng giữa hai ngày |
| “D” | Số ngày giữa hai ngày |
| “MD” | Số ngày, bỏ qua tháng và năm |
| “YM” | Số tháng, bỏ qua năm |
| “YD” | Số ngày, bỏ qua năm |
Ví dụ: Bạn có thể tính số ngày giữa hai ngày trong ô D3 và C3 với công thức sau đây:
=DATEDIF(C3, D3, “D”)
Kết quả sẽ là 9 ngày.
Lưu ý: Khi sử dụng hàm DATEDIF, bạn cần lưu ý:
- Nếu start_date lớn hơn end_date, Excel sẽ trả về lỗi #NUM!.
- Đơn vị “MD” có thể cho kết quả không chính xác trong một số trường hợp.
- Hàm DATEDIF không hiển thị gợi ý khi nhập công thức, nhưng vẫn hoạt động bình thường.
Với các hàm được chúng tôi tổng hợp và giới thiệu trong nội dung các phần phía trên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng để tính thời gian trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Tùy vào từng trường hợp hay yêu cầu tính toán ngày giờ và thời gian cụ thể mà bạn có thể áp dụng những hàm này một cách linh hoạt để đảm bảo tối ưu công thức và quy trình tính toán cũng như là đảm bảo kết quả nhận được là chính xác nhất.
Lời kết
Trong bài viết này, MSO đã cung cấp đến cho bạn thông tin và hướng dẫn chi tiết về các các cách tính thời gian trong Excel, bao gồm các hàm trừ giờ trong Excel và công thức trừ giờ trong Excel. Thông qua hướng dẫn trên đây, hy vọng rằng bạn đã có thể hiểu và áp dụng các hàm này vào hoạt động tính toán thời gian và ngày giờ của mình một cách linh hoạt và hiệu quả nhất.
Nếu có bất cứ thắc mắc nào về các hàm tính toán thời gian trong Excel này hoặc có nhu cầu sử dụng phần mềm Microsoft Excel bản quyền, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi thông qua những thông tin liên hệ sau đây để được hỗ trợ và giải đáp nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
