Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Để sắp xếp email theo một trật tự nhất định giúp hộp thư của người dùng gọn gàng hơn bao giờ hết thì việc tạo thư mục cho từng người dùng email trong Outlook sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những bước hướng dẫn chi tiết về cách tạo thư mục trên nền tảng này.
Tại sao nên tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook?
Không phải người dùng nào cũng biết đến tính năng tạo thư mục cho từng người dùng email trong Outlook. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ gợi ý một vài những vai trò quan trọng mà người dùng có thể tham khảo như sau:
- Sắp xếp gọn gàng toàn bộ những email được gửi từ một địa chỉ nhất định vào một thư mục riêng lẻ. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm và theo dõi bất cứ lúc nào.
- Mỗi mục riêng sẽ chứa thư được gửi đến từ cùng một địa chỉ email, khi đó người dùng chỉ cần truy cập và sắp xếp tùy chỉnh.
- Hỗ trợ cho việc tìm kiếm email nhanh chóng và không mất quá nhiều thời gian.
Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu vì sao nên sử dụng tính năng tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về các bước hướng dẫn chi tiết bên dưới.
Hướng dẫn sử dụng và tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook
Nếu người dùng vẫn chưa biết cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook như thế nào thì có thể tham khảo ngay những gợi ý bên dưới của chúng tôi như sau:
Tạo folder trong Outlook
Để tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể thực hiện với hai cách sau đây:
Cách 1: Tạo folder trong Outlook trên trình duyệt web
Với cách tạo folder trong outlook trên trình duyệt web, bạn hãy thực hiện những bước như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở Phần mềm Outlook trên trình duyệt web mà mình muốn. Sau đó, bạn chọn biểu tượng của Thư và tại danh sách menu ở giao diện bên trái màn hình của bạn, hãy nhấn vào mục “Tạo thư mục mới” (hoặc New Folder).
– Bước 2: Khi hộp thoại thiết lập thư mục hiện ra, bạn hãy nhập tên cho thư mục của bạn.
– Bước 3: Bạn nhấn nút Lưu bên cạnh tên folder để hoàn tất tạo thư mục.
Cách 2: Tạo folder trong Outlook trên phần mềm
Bên cạnh cách tạo folder Outlook trên trình duyệt web, bạn còn có thể tạo thư mục Outlook trong phần mềm Outlook đã được cài đặt trên máy của bạn. Để sử dụng cách Tạo folder trong phần mềm Microsoft Outlook, bạn hãy thực hiện theo các bước triển khai tuần tự như sau:
– Bước 1: Trên thanh công cụ chính người dùng click chọn Folder > New Folder và một hộp thoại sẽ được hiển thị.
– Bước 2: Click vào hộp thoại để bắt đầu tạo một thư mục mới với Create New Folder sau đó tiến hành lưu trữ email của người dùng.
– Bước 3: Nhập tên mà người dùng muốn tạo tại mục Name, sau đó click chuột vào thư mục mà người dùng muốn đặt thư và click chọn OK.
– Bước 4: Hoàn tất.
Sau khi thực hiện xong với 04 bước hướng dẫn trên đây, người dùng đã thành công tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook một cách dễ dàng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng những cách sử dụng cơ bản để có thể quản lý các mục một cách hiệu quả nhất trong email Outlook.
Đổi tên thư mục
Ngay sau khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể đổi tên để thuận tiện cho quá trình sử dụng. Khi đó người dùng có thể thao tác thực hiện bằng các bước như sau:
– Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục mà người dùng muốn đổi tên, sau đó click chọn Rename Folder ở chính mục Folder.
– Bước 2: Tiếp đến, một hộp thư sẽ xuất hiện bên cạnh thư mục và người dùng chỉ cần soạn tên sau đó nhấn Enter để hoàn tất.
– Bước 3: Hoàn tất.
Di chuyển email vào thư mục
Sau khi hoàn tất tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, khi đó người dùng có thể di chuyển email vào hộp thư một cách gọn gàng và đẹp mắt hơn. Để thực hiện được quá trình này, người dùng có thể sử dụng 2 cách như hướng dẫn sau đây của chúng tôi:
Cách 1: Thủ công
Bạn chỉ cần quay trở lại hộp thư chính của phần mềm và click chọn vào những email mà người dùng muốn thực hiện di chuyển. Tiếp đến, người dùng chỉ cần kéo thả email muốn chọn và đưa chúng vào thư mục mong muốn.
Cách 2: Tạo quy tắc tự động hóa
Với dịch vụ Microsoft Outlook, bạn có thể tạo quy tắc tự động di chuyển email đến thư mục mong muốn. Ccash thức để thực hiện tự động hóa quá trình di chuyển email vào thư mục như sau:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn chuột phải vào thư mà bạn muốn chuyển vào một thư mục bất kỳ. Sau đó, bạn hãy chọn mục Quy tắc và chọn tùy chọn Tạo quy tắc.
– Bước 2: Khi hộp thoại tạo quy tắc xuất hiện, bạn hãy nhấn vào mục Xem thêm tùy chọn.
– Bước 3: Khi hộp thoại tất cả tùy chọn về quy tắc được hiện ra, bạn hãy thực hiện những thao tác dưới đây để thiết đặt quy tắc:
- Trong mục điều kiện, bạn hãy thêm điều kiện của thư như gửi, nhận hoặc cc,… và thêm tên người chứa điều kiện đó. Bạn cũng có thể thêm nhiều điều kiện ở mục này.
- Trong mục hành động, bạn hãy lựa chọn hành động là Di chuyển tới và chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển.
- Bạn tích chọn vào mục Chạy quy tắc ngay và nhấn nút Lưu để lưu lại các thiết đặt của quy tắc.
Sau khi đã hoàn tất việc thiết đặt các tùy chọn cho quy tắc, bạn đã có thể tự động hóa quá trình di chuyển các thư có đủ điều kiện đối với những quy tắc vào thư mục mà mình mong muốn rồi đó.
Nếu muốn thêm những quy tắc riêng biệt khác, bạn hãy nhấn vào mục Thêm quy tắc mới và thực hiện tương tự những bước chúng tôi hướng dẫn phía trên.
Còn nếu muốn xóa quy tắc mà bạn đã tạo, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh quy tắc mà bạn muốn xóa.
Cách tạo thư mục con trong folder Outlook
Để tạo thư mục con (Subfolder) trong thư mục mà bạn muốn, bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn chuột phải vào thư mục mà bạn muốn tạo thư mục con cho nó, sau đó hãy nhấn chọn mục Tạo thư mục con mới.
– Bước 2: Khi hộp thoại thiết lập thư mục con hiện ra, bạn hãy thực hiện điền tên cho thư mục con đó của bạn và nhấn nút Lưu để hoàn tất.
Sau khi đã tạo thành công, bạn có thể thấy thư mục con xuất hiện ở dưới thư mục lớn đó.
Xóa bỏ thư mục
Cách tốt nhất để giải phóng dung lượng cho hộp thư của người dùng chính là xóa bỏ những thư mục cũ và lâu không được sử dụng đến. Khi đó, người dùng sẽ tiến hành xóa bỏ những folder được tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook.
– Bước 1: Click chọn vào thư mục mà người dùng muốn xóa bỏ trên chính thanh điều hướng ở bên trái.
– Bước 2: Sau đó người dùng chỉ cần click chọn vào Delete tại thanh Ribbon và thư mục được chọn sẽ bị xóa.
– Bước 3: Khi người dùng xóa bỏ thư mục như vậy thì toàn bộ các thư bên trong cũng sẽ bị xóa bỏ.
– Bước 4: Hoàn tất.
Như vậy, người dùng đã xóa bỏ thư mục thành công trên chính email Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thay đổi về màu sắc và dọn dẹp thư nhanh chóng.
Đổi màu sắc thư mục
Việc thay đổi màu sắc của Folder khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook sẽ giúp đánh dấu để tìm kiếm dễ dàng. Khi đó, người dùng chỉ cần click chọn Categorize và hộp điều khiển Color Categorize sẽ hiển thị. Tiếp đến, người dùng click chọn vào màu sắc mà người dùng muốn chọn.
Gán màu cho thư mục
Để gán một màu bất kỳ khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể thao tác thực hiện như sau:
Click chọn vào email mà người dùng muốn đổi màu sau đó click chọn vào chính biểu tượng Categorize và sau đó trình đơn sẽ hiển thị. Sau đó, người dùng chỉ cần nhấp vào màu sắc muốn gán cho chính thư mục đã chọn.
Phía trên đây là toàn bộ những thông tin hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook mà chúng tôi muốn gửi đến người dùng, qua đó giúp người dùng có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và đạt được hiệu quả qua nhất khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong outlook cùng như là trong quá trình sử dụng dịch vụ email Outlook.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để hỗ trợ người dùng có thể tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook một cách đơn giản và dễ dàng nhất. Ngoài ra, trong bài viết này chúng tôi cũng đã cung cấp cho người dùng thêm các cách để có thể sử dụng và làm việc với Microsoft Outlook nhanh chóng nhất.
Hiện tại phần mềm Microsoft Outlook đang được cung cấp trong những gói dịch vụ Microsoft 365. Vì thế, để có thể sử dụng phần mềm Microsoft Outlook bản quyền, bạn hãy đăng ký một trong những gói dịch vụ Microsoft 365. Nếu có nhu cầu sử dụng các gói dịch vụ này hay bạn muốn nhận sự hỗ trợ của chúng tôi, vậy thì hãy vui lòng liên hệ ngay qua những thông tin liên hệ dưới đây của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
