Hướng dẫn lập email doanh nghiệp Outlook chỉ trong 2 phút

Để sử dụng thư điện tử chuyên nghiệp của Microsoft, người dùng cần tiến hành lập email doanh nghiệp Outlook với các bước cực kỳ đơn giản. Để có thể thao tác thực hiện được, người dùng hãy tham khảo ngay những gợi ý được chúng tôi chia sẻ bên dưới.

Để sử dụng thư điện tử chuyên nghiệp của Microsoft, người dùng cần tiến hành lập email doanh nghiệp Outlook với các bước cực kỳ đơn giản. Để có thể thao tác thực hiện được, người dùng hãy tham khảo ngay những gợi ý được chúng tôi chia sẻ bên dưới.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp hay còn được gọi là business email, đây là một địa chỉ email có tên miền riêng biệt, khác với những địa chỉ email thông thường. Người dùng có thể tùy chỉnh tên miền của email thành tên miền riêng của tổ chức doanh nghiệp mình.

Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là gì?

Những loại địa chỉ email này sẽ giúp mang lại cho người dùng doanh nghiệp rất nhiều ưu điểm và lợi ích khác nhau như biểu hiện tên gọi và giúp tạo sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Những loại địa chỉ email đó không chỉ là một công cụ giúp trao đổi thông tin quan trọng trong doanh nghiệp mà còn giúp họ có thể tăng cường sự uy tín và độ tin cậy cao đối với các đối tác và khách hàng của mình.

Nhìn chung, email doanh nghiệp sẽ là một phần không thể thiếu trong quá trình xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp và giúp duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng tiềm năng và đối tác kinh doanh trong thời đại công nghệ số hiện đại như ngày nay.

Lập email doanh nghiệp để làm gì?

Email được sử dụng khá phổ biến tại nhiều công ty hoặc tổ chức, chính vì vậy việc thiết lập email doanh nghiệp không chỉ mang đến những lợi ích cơ bản mà còn kết hợp nhiều vai trò khác để hỗ trợ người dùng.

Gửi nhận thư điện tử

Lập email doanh nghiệp để làm gì?
Lập email doanh nghiệp để làm gì?

Khi lập email doanh nghiệp Outlook, vai trò đầu tiên mà người dùng được trải nghiệm chính là tính năng gửi hoặc nhận thư điện tử một cách chuyên nghiệp nhất. Thay vì phải sử dụng hình thức gửi thư truyền thống vừa mất thời gian lại tốn kém chi phí, giờ đây người dùng có thể gửi mail đến bất cứ nơi nào chỉ với một vài các thao tác đơn giản.

Đặc biệt, một vài các phần mềm dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay còn được tích hợp thêm tính năng lên lịch gửi thư để hỗ trợ người dùng trong trường hợp người nhận và người gửi trái múi giờ làm việc. Đặc biệt, nếu người dùng đã gửi thư mà phát hiện ra sai sót thì có thể kịp thời giải quyết bằng tính năng thu hồi nhanh chóng.

Quản lý danh bạ

Thay vì phải sử dụng một ứng dụng riêng để quản lý danh bạ liên hệ, giờ đây tính năng này đã được tích hợp sẵn khi lập email doanh nghiệp Outlook. Bằng cách này, người dùng có thể trực tiếp thêm thông tin người thường xuyên liên lạc bao gồm cả họ và tên, số điện thoại, email, địa chỉ, đơn vị công tác để thuận tiện cho quá trình làm việc. Khi đó, người dùng sẽ tiết kiệm được tối đa các bước thực hiện và nhanh chóng tìm kiếm email khi cần.

Quản lý công việc

Lập email doanh nghiệp để làm gì?
Lập email doanh nghiệp để làm gì?

Ngoài tính năng gửi thư, thêm danh bạ, người dùng khi lập email doanh nghiệp Outlook còn có thể trực tiếp kiểm soát khối lượng công việc theo ngày, tuần hoặc tháng. Để tránh tình trạng trùng lặp thời gian triển khai, người dùng có thể chủ động sắp xếp hoặc chia sẻ với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác. Ngoài ra, trong trường hợp người dùng quên không thực hiện bất cứ công việc quan trọng nào, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở để không làm gián đoạn.

Kiểm soát hệ thống vận hành

Toàn bộ nhân sự trong cùng một tổ chức đều có thể lập email doanh nghiệp Outlook để sử dụng, đây cũng chính là phương tiện giao tiếp nội bộ hoặc kết nối trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác. Toàn bộ công việc đều được thực hiện trên nền tảng này, chính vì vậy các cấp quản lý có thể dễ dàng nắm bắt hiệu quả làm việc của từng cá nhân để đề xuất những phương án phát triển phù hợp.

Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu được đôi chút lý do vì sao cần phải lập email doanh nghiệp để sử dụng. Vậy email doanh nghiệp có những wuu và nhược điểm gì? Hãy cùng với chúng tôi đánh giá về một số những ưu và nhược điểm của email tiền miền doanh nghiệp ngy trong nội dung của phần tiếp theo nhé.

Ưu, nhược điểm của email doanh nghiệp là gì?

Cũng giống với những dịch vụ khác, các dịch vụ email doanh nghiệp cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một vài ưu và nhược điểm của dịch vụ email này ngay dưới đây nhé.

Ưu điểm của email doanh nghiệp là gì?

– Thông thường email doanh nghiệp thường được những nhà cung cấp dịch vụ cung cấp cho một dung lượng lưu trữ cực lớn, điều này sẽ giúp cho quá trình trao đổi thông tin qua email trở nên dễ dàng và đạt được hiệu quả cao hơn.

– Email doanh nghiệp thường được cung cấp với khả năng tùy chỉnh cao, người dùng có thể thiết lập tên doanh nghiệp vào trong các địa chỉ email, điều này giúp tăng cường hình ảnh chuyên nghiệp và độ tin cậy của doanh nghiệp đối với những đối tác và khách hàng.

– Các nhà cung cấp email doanh nghiệp thường cung cấp cho người dùng doanh nghiệp một hệ thống email có sự liên kết cao, giúp hỗ trợ doanh nghiệp một khả năng quản lý hệ thống email doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn.

– Email doanh nghiệp cũng được cung cấp với những công nghệ và phương thức bảo mật email hiện đại, giúp người dùng doanh nghiệp có thể bảo vệ an toàn cho những dữ liệu và thông tin trong hệ thống email của mình.

Ưu, nhược điểm của email doanh nghiệp
Ưu, nhược điểm của email doanh nghiệp

– Thông thường nhưng email doanh nghiệp thường được cung cấp với khả năng không quảng cáo và hạn chế spam email, giúp người dùng doanh nghiệp có được những trải nghiệm liền mạch hơn khi sử dụng những dịch vụ này.

– Những dịch vụ email doanh nghiệp cũng cung cấp cho người dùng một khả năng khôi phục dữ liệu hiệu quả, giúp người dùng có thể khôi phục lại những dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng khi xảy ra sự cố.

– Khả năng tích hợp của những dịch vụ email doanh nghiệp cũng được hỗ trợ với mức độ mở rộng cao, giúp doanh nghiệp có thể tích hợp với nhiều công cụ của bên thứ ba như CRM, phần mềm kế toán và rất nhiều công cụ quản lý dự án khác nữa.

Nhược điểm của email doanh nghiệp là gì?

– Rủi ro lớn nhất của email doanh nghiệp và những chiến dịch email marketing từ email doanh nghiệp sẽ bị coi là nội dung spam, tỷ lệ người dùng click vào email cũng không thường rất hạn chế, điều này khiến cho những chiến dịch đó không đạt được hiệu quả cao.

– Ưu điểm về việc tùy chỉnh theo tên miền doanh nghiệp cũng mang lại sự hạn chế cho doanh nghiệp, bởi bất cứ những người dùng nào cũng đều có thể sử dụng email đó để mạo danh doanh nghiệp và gây ra những rủi ro không lường trước được cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để hạn chế điều đó khách hàng cần sử dụng những email bản quyền từ những nhà cung cấp uy tín. 

Vậy email doanh nghiệp có những loại nào? Hãy cùng tìm hiểu về các dịch vụ email doanh nghiệp với chúng tôi ngay trong nội dung tiếp theo nhé.

Email doanh nghiệp có những loại nào?

Email doanh nghiệp là một công cụ giao tiếp và trao đổi thông tin không thể thiếu trong các hoạt động của môi trường kinh doanh hiện đại. Dịch vụ email doanh nghiệp giúp cho người dùng có thể tăng cường tính chuyên nghiệp và sự uy tín cho các tổ chức doanh nghiệp sử dụng nó. Hiện nay, có nhiều loại dịch vụ email doanh nghiệp khác nhau, những những dịch vụ email phổ biến có cung cấp các email doanh nghiệp được nhiều người dùng lựa chọn sử dụng đó là Google Mail (Gmail), Microsoft Outlook và Zoho Mail.

Nhìn chung, mỗi loại dịch vụ email này lại có những đặc điểm và mang đến cho người dùng rất nhiều những lợi ích riêng biệt, từ khả năng quản lý email đến khả năng tăng cường bảo mật thông tin và dữ liệu cho hệ thống email doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhưng theo các đánh giá chung của người dùng, dịch vụ email doanh nghiệp nổi bật và mang lại nhiều lợi ích và ưu điểm nhất khi sử dụng đó là dịch vụ email doanh nghiệp Outlook.

Trước khi tiến hành triển khai các bước thiết lập email doanh nghiệp trong dịch vụ email Microsoft Outlook, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những điểm cần chuẩn bị trước khi tiến hành quá trình này nhé.

02 thứ cần chuẩn bị trước khi lập email doanh nghiệp

Để thiết lập email doanh nghiệp Outlook, nếu người dùng không nắm chắc được những lưu ý cần chuẩn bị từ bước ban đầu thì quá trình triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn và gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện. Dưới đây là 02 thứ mà người dùng cần đặc biệt chuẩn bị trước khi tiến hành triển khai.

Lưu ý trước khi thiết lập email doanh nghiệp outlook
Lưu ý trước khi thiết lập email doanh nghiệp outlook

Tên miền đăng ký

Yếu tố quan trọng đầu tiên mà người dùng cần chuẩn bị trước khi lập email doanh nghiệp Outlook chính là tên miền. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một tên miền tùy chỉnh khác nhau và không bị trùng lặp với bất kỳ tổ chức nào khác.

Do đó, người dùng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định lựa chọn tên miền. Lưu ý, tên miền email doanh nghiệp nên gắn liền với thương hiệu và Website chính là một gợi ý tốt nhất để người dùng lựa chọn. Ví dụ, doanh nghiệp HVN hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đối số khi đó người dùng có thể lựa chọn tên miền email là @hvn.vn để gia tăng tính nhận diện thương hiệu.

Lựa chọn đơn vị đăng ký

Sau khi người dùng đã lựa chọn được tên miền đăng ký phù hợp, tiếp đến cần chuyển qua tìm kiếm đơn vị phù hợp để lập email doanh nghiệp. Người dùng có thể trực tiếp liên hệ đến Microsoft để đăng ký tuy nhiên thời gian triển khai và những giới hạn liên quan đến thời gian, ngôn ngữ sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện.

Do đó, gợi ý tốt nhất của chúng tôi cho người dùng chính là đăng ký thông qua đại lý ủy quyền tại Việt Nam. Lưu ý, hãy kiểm tra thời gian hoạt động, những dự án đã triển khai và giấy tờ chứng minh đại lý ủy quyền để đảm bảo mức độ uy tín cao nhất.

Sau khi người dùng đã chuẩn bị đầy đủ 02 lưu ý mà chúng tôi đưa ra phía trên, tiếp đến hãy cùng tìm hiểu về các bước lập email doanh nghiệp Outlook được hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Hướng dẫn cách tạo email doanh nghiệp Outlook chi tiết

Dưới đây là những thông tin hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về các cách tạo email doanh nghiệp Outlook. Bạn có thể thực hiện theo để có thể nhanh chóng nhận về cho mình những địa chỉ email doanh nghiệp trong dịch vụ này nhé.

Hướng dẫn cách tạo email doanh nghiệp Outlook trên website Microsoft

Có rất nhiều cách tạo email doanh nghiệp Outlook, người dùng có thể tạo ngay trên trang web chính thức của Microsoft Outlook, tuy nhiên cũng có thể tạo ngay tại những nhà cung cấp dịch vụ email Outlook.

Dưới đây là những thông tin chi tiết về cách tạo email doanh nghiệp ngay trên website của Microsoft:

– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào trang web outlook.live.com và đăng nhập tài khoản Microsoft của mình.

Ở bước này, bạn cần phải đăng nhập tài khoản Microsoft đã đăng ký một trong những gói Microsoft 365 Business hoặc Enterprise thì mới có thể sử dụng dịch vụ tạo email doanh nghiệp được.

– Bước 2: Sau khi đăng ký một trong những gói Microsoft 365 mà chúng tôi đã đề cập ở trên thành công, bạn truy cập vào trang quản trị email theo tên miền để thực hiện các bước tạo email doanh nghiệp Outlook.

Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook

– Bước 3: Khi giao diện quản trị hiện ra, bạn hãy thêm tên miền mà bạn muốn gắn vào email rồi nhấn nút “Add domain” và nhấn nút Continue và nhập mã xác nhận.

Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook

– Bước 4: Bạn hãy thực hiện các bước xác thực tên miền để xác nhận bạn đang là chủ sở hữu của tên miền đó.

Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook

– Bước 5: Sau khi đã xác nhận tên miền thành công, bạn có thể thêm các tên người dùng để tạo những địa chỉ email mà bạn muốn cho doanh nghiệp của bạn. Các thực hiện như sau:

  • Ở tại mục Member Account, bạn nhấn chọn nút Add.
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
  • Giao diện thiết lập thông tin tài khoản email người dùng cho doanh nghiệp bạn sẽ được hiện ra, bạn hãy thực hiện điền những thông tin theo yêu cầu rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
Hướng dẫn cách lập email doanh nghiệp Outlook
  • Lặp lại 2 bước trên để tạo địa chỉ email doanh nghiệp cho các thành viên khác của mình.

Với những bước trên bạn đã có thể thiết lập email doanh nghiệp cho những thành viên trong tổ chức mình rồi đó. Nhưng nhìn chung cách này sẽ tiêu tốn của bạn rất nhiều thời gian và thao tác cũng rất khó để cho bạn thực hiện.

Hướng dẫn cách tạo email doanh nghiệp Outlook tại các nhà cung cấp

Cách thiết lập email doanh nghiệp Outlook tại các nhà cung cấp dịch vụ sẽ mang lại hiệu quả và rất nhiều những lợi ích cho người dùng trong việc triển khai và trong những lúc mà người dùng cần được hỗ trợ bảo trì hay sửa chữa. Tuy nhiên, với cách này người dùng cũng cần phải chọn được một nhà cung cấp dịch vụ uy tín, để đảm bảo nhận được những lợi ích và sự hỗ trợ khi cần đến.

Hiện nay, trên thị trường, MSO là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email Outlook có độ uy tín lớn, bởi chúng tôi hiện đang là đối tác chính thức của Microsoft, được uy quyền cung cấp dịch vụ email Outlook tại thị trường Việt Nam. Ngoài ra, những khách hàng đã đến với MSO sử dụng dịch vụ này đều để lại những đánh giá cực cao về độ uy tín cũng như các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

Cách tạo email doanh nghiệp Outlook tại các nhà cung cấp
Cách tạo email doanh nghiệp Outlook tại các nhà cung cấp

Để được hỗ trợ thiết lập email doanh nghiệp Outlook tại đại lý ủy quyền MSO – Solution Partner của Microsoft tại Việt Nam, người dùng có thể thực hiện ngay các bước theo như hướng dẫn chi tiết email doanh nghiệp dưới đây của chúng tôi:

– Bước 1: Người dùng hãy click chọn nút ĐĂNG KÝ dưới đây của chúng tôi rồi thực hiện điền thông tin đăng ký theo như yêu cầu và nhấn nút “Tư vấn cho tôi” để gửi đơn đăng ký.

Đăng ký lập Email doanh nghiệp tại MSO

– Bước 2: Sau khi đã gửi đơn đăng ký thành công, bạn hãy đợi và tiếp nhận tư vấn từ đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi. Ở bước này, người dùng hãy cung cấp cho nhân viên tư vấn toàn bộ nhu cầu sử dụng, số lượng nhân sự và mức chi phí có thể đầu tư cho giải pháp để nhận được sự tư vấn tốt nhất từ phía chúng tôi.

– Bước 3: Dựa trên những nhu cầu thực tế mà khách hàng đã cung cấp, nhân sự của chúng tôi sẽ gửi bảng báo giá chi tiết đến người dùng tùy theo từng gói đăng ký cụ thể.

– Bước 4: Xác nhận thông tin thanh toán và tiến hành ký kết hợp đồng.

– Bước 5: Sau khi đã ký hợp đồng thành công, chúng tôi sẽ hỗ trợ cấp hóa đơn đỏ cho các doanh nghiệp nếu có nhu cầu.

– Bước 6: Tiếp nhận những tài khoản email Outlook đã đăng ký thành công tại MSO bao gồm cả địa chỉ email và mật khẩu.

Chỉ với 06 bước thực hiện trên đây, người dùng đã lập email doanh nghiệp thành công và có thể đăng nhập sử dụng bất cứ lúc nào. Lưu ý, chỉ tài khoản Admin mới có quyền hạn cao nhất do đó người dùng cần chủ động tạo lập các yêu cầu thực tế cho nhân sự cấp dưới để quản lý dễ dàng.

Câu hỏi thường gặp về việc lập email doanh nghiệp

Có lập email doanh nghiệp miễn phí được không?

Có rất nhiều dịch vụ email hiện nay cho phép bạn có thể thiết lập email doanh nghiệp miễn phí, trong đó có Microsoft Outlook. Bạn có thể sử dụng những dịch vụ này để lập email doanh nghiệp miễn phí, tuy nhiên có một số điều kiện mà bạn cần phải đáp ứng để sử dụng dịch vụ này.

Tại sao nên chọn cách lập email doanh nghiệp trả phí?

Việc sử dụng những dịch vụ thiết lập email doanh nghiệp trả phí sẽ cung cấp cho bạn những lợi ích và tính năng nâng cao hơn như bảo mật nâng cao, không quảng cáo và cũng giúp bạn có thể quản lý email hiệu quả hơn.

Lời kết

Trên đây là một vài những thông tin được MSO chia sẻ để người dùng có thể biết cách lập email doanh nghiệp sử dụng. Nếu người dùng cần nhận sự hỗ trợ và giải đáp thắc mắc từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký liên hệ tư vấn dịch vụ Microsoft 365

Liên hệ tư vấn dịch dụ Microsoft 365

powerpoint online

Hướng dẫn 07 cách sử dụng PowerPoint online hiệu quả nhất

Để hoàn thành tốt một dự án thuyết trình, báo cáo kết quả làm việc chuyên nghiệp nhất, người dùng chắc chắn không nên bỏ ...
hướng dẫn sử dụng microsoft online 365

Hướng dẫn sử dụng Microsoft online 365 dễ dàng từ A – Z

Ngoài phiên bản offline quen thuộc, người dùng còn có thể sử dụng Microsoft online 365 dễ dàng khi đăng ký tài khoản bản quyền. ...
20 phím tắt trong outlook hữu dụng nhất năm

20+ phím tắt trong Outlook hữu dụng nhất

Nếu bạn mất quá nhiều công sức và thời gian để tương tác và làm việc với phần mềm Outlook, thì hãy tìm hiểu về ...
Cách lưu file word

Hướng dẫn cách lưu file Word chi tiết, đơn giản nhất

MS Word là một trình soạn thảo văn bản hữu dụng, giúp người dùng có thể soạn thảo ra đa dạng những tài liệu văn ...
Lên đầu trang