Hướng dẫn 06+ cách sử dụng Microsoft Teams meeting hiệu quả

Với xu hướng phát triển như hiện nay, người dùng bắt buộc phải thay đổi phương pháp họp trực tiếp sang tổ chức hội họp online. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về cách sử dụng Microsoft Team meeting một trong những nền tảng được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn.

Microsoft Teams meeting là gì?

Microsoft Team meeting, cái tên quá quen thuộc với nhiều người dùng hiện nay đặc biệt là các nhân sự làm việc trong doanh nghiệp, tổ chức. Phần mềm này được biết đến là công cụ hỗ trợ tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp được Microsoft đầu tư phát triển mạnh mẽ. Do đó, công cụ Teams được đánh giá là một trong những đối thủ nặng ký, cạnh tranh trực tiếp với Google Meets, Zoom và một số nền tảng khác.

microsoft teams meeting

Hiện nay, người dùng có thể sử dụng công cụ này trên 02 hình thức chính là Microsoft Team meeting App và online. Khi đó, người dùng có thể sử dụng linh hoạt để đăng nhập mọi lúc mọi nơi trên 05 thiết bị khác nhau, tổ chức cuộc họp lên tới 300 thành viên, tổ chức hội nghị với 10.000 người tham dự. Đặc biệt, khi người dùng đăng ký gói dịch vụ tích hợp của Microsoft 365 Business sẽ được dùng nhiều công cụ hỗ trợ như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng từ cơ bản cho đến đặc biệt mà người dùng nhất định phải trải nghiệm khi sử dụng Microsoft Team meeting.

Các tính năng mà Microsoft Teams meeting đang sở hữu

Là một trong những phần mềm tích hợp nhiều tính năng thú vị, Microsoft Team meeting chắc chắn sẽ trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào. Dưới đây là tổng hợp những tính năng quan trọng mà người dùng có thể tham khảo.

Tích hợp nhiều ứng dụng

tích hợp nhiều ứng dụng

Bên cạnh khả năng tích hợp cùng lúc với 400+ ứng dụng do Microsoft phát hành, phần mềm Microsoft Team meeting còn được kết hợp nâng cao với các công cụ hỗ trợ bên ngoài. Một vài các ứng dụng mà người dùng có thể sử dụng như Workstream.ai quản lý công việc với định hướng và kết quả riêng, Wrike for Teams để quản lý dự án, sử dụng Lucidchart for Teams thiết kế lưu đồ quy trình và SurveyMonkey để thiết lập khảo sát nội bộ. Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng cùng với MeisterTask, Signnow hoặc Smartsheets for Teams.

Chat và trò chuyện

Thay vì phải sử dụng một nền tảng để làm việc và một nền tảng để trò chuyện trao đổi, giờ đây người dùng chỉ cần Microsoft Team meeting là có thể giải quyết nhanh gọn vấn đề chat với các thành viên trong nhóm. Các cuộc trò chuyện này có thể diễn ra dưới góc độ của từng cá nhân và đội nhóm với nhau. Bằng cách này, người dùng sẽ dễ dàng quản lý thông tin và đồng nhất dữ liệu trao đổi trên cùng một nền tảng duy nhất.

Gọi thoại

Ngoài tính năng chat và trò chuyện, người dùng có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua hình thức gọi thoại thay thế hoàn toàn cho VoIP. Khi đó, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được một lượng lớn chi phí lại không phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp khác. Đây được xem là một trong những tính năng cực kỳ hữu ích mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

Hội nghị âm thanh

Tổ chức hội nghị âm thanh hay còn gọi là Audio conferencing trên Microsoft Team meeting càng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bởi lẽ, tính năng này cho phép người dùng có thể tham dự hội nghị trực tuyến qua điện thoại và ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet. Đặc biệt hơn cả, tính năng này sẽ hỗ trợ người dùng thiết lập cuộc gọi cùng lúc đến hàng trăm, hàng nghìn người ở nhiều khu vực và vị trí khác nhau. Bằng cách này, người dùng sẽ giảm bớt đi nỗi lo về chi phí và khoảng cách gây trở ngại khi phải đi lại khó khăn.

Hội nghị trực tuyến

hội nghị trực tuyến

Một tính năng tiếp theo mà người dùng cũng không nên bỏ qua chính là tổ chức các buổi hội nghị trực tuyến trên Microsoft Team meeting. Hình thức này thông thường sẽ được áp dụng với các doanh nghiệp hoặc tổ chức có quy mô hoạt động lớn. Ngoài ra, đây cũng là một trong những giải pháp để nhiều doanh nghiệp có thể kết nối cùng lúc với nhiều khách hàng, đối tác ở mọi nơi. Bởi lẽ, phần mềm này cho phép tối đa 300 thành viên tham dự áp dụng với cuộc họp và 10.000 người với hội nghị. Trong quá trình tổ chức, người dùng có thể sử dụng thêm tính năng chia sẻ màn hình cực kỳ thông minh và đem lại hiệu quả truyền tải thông điệp cao.

Lưu trữ dữ liệu với SharePoint

Với mỗi nhóm làm việc trên Microsoft Team meeting, hệ thống sẽ tự động kết nối với một kho lưu trữ dữ liệu riêng ở SharePoint. Bằng cách này, người dùng sẽ không cần phải lo lắng đến vấn đề tìm kiếm tài liệu trong một nhóm bất kỳ nào đó. Ngoài ra, kho lưu trữ này người dùng hoàn toàn có thể tiến hành bảo vệ dữ liệu bằng cách đóng hoặc mở quyền truy cập tùy chỉnh.

Với những tính năng đặc biệt trên đây, Microsoft Team meeting chắc chắn sẽ trở thành một công cụ hữu ích dành cho các doanh nghiệp, tổ chức và cả người dùng cá nhân. Để hiểu rõ hơn về phần mềm tổ chức cuộc họp này, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách sử dụng thông qua nội dung dưới đây.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams meeting hiệu quả

Nếu người dùng chỉ biết join a Microsoft Team meeting khi cần thì quả là lãng phí khi đăng ký sử dụng công cụ này. Do đó, nếu người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng phần mềm này thì hãy cùng tham khảo ngay các bước hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Tạo nhóm

Để Microsoft Team meeting trước tiên người dùng cần phải đăng ký tài khoản bản quyền của Microsoft mới có thể thao tác thực hiện được. Nếu người dùng nào vẫn chưa có tài khoản sử dụng thì có thể click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.

Sau khi đã đăng ký tài khoản thành công, tiếp đến người dùng chỉ cần thao tác thực hiện theo các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Team trên máy tính và tiến hành đăng nhập.

Bước 2: Click chọn vào Teams ở trên thanh công cụ bên trái màn hình và chọn Join or create Team.

tạo nhóm trên teams

Bước 3: Tiếp đến click chọn vào Create team.

tạo nhóm trên teams

Bước 4: Một cửa sổ mới hiện ra, tại đây người dùng sẽ tiến hành đặt tên cho nhóm, thêm mô tả và lựa chọn cách thức hoạt động của nhóm sau đó click chọn Next.

tạo nhóm microsoft teams

Bước 5: Người dùng đã thiết lập thành công một nhóm riêng để tiến hành tổ chức cuộc họp. Lúc này người dùng cần phải thêm thành viên tham dự mới có thể tạo cuộc họp nhanh chóng. Và để biết cách thêm thành viên vào Microsoft Team meeting như thế nào, người dùng có thể tham khảo ngay hướng dẫn bên dưới.

Thêm thành viên tham dự

Sau khi đã tạo được nhóm làm việc chung, người dùng có thể thêm thành viên bằng các bước như sau:

Bước 1: Tại mục Add members vào nhóm người dùng nhập ký tự @ để tìm kiếm các thành viên trong cùng một tổ chức hoặc thêm địa chỉ email người tham dự.

thêm thành viên

Bước 2: Click chọn Add.

Lưu ý, một nhóm có thể thêm tối đa 299 thành viên tham dự do đó người dùng hoàn toàn có thể thiết lập nhóm tổng, nhóm cho từng phòng ban, bộ phận hay dự án. 

Sau khi hoàn tất các bước này, người dùng đã thêm thành viên thành công vào Microsoft Team meeting. Điều này đồng nghĩa với việc thành viên này sẽ được chat, trò chuyện, tham dự cuộc họp của nhóm bất cứ lúc nào.

Chia sẻ link cuộc họp

Ngoài các trực tiếp thêm thành viên vào Microsoft Team meeting, người dùng có thể mời người tham dự bằng cách chia sẻ link cuộc họp. Để thực hiện được, người dùng hãy tham khảo các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Truy cập vào nhóm mà người dùng đã tạo thành công sau đó click chọn dấu ở góc trên cùng bên phải màn hình sau đó click chọn Get link to channel.

chia sẻ link nhóm

Bước 2: Link nhóm hiện ra, người dùng chỉ cần click chọn Copy và gửi đến người tham dự một cách nhanh chóng nhất.

link nhóm teams

Bước 3: Hoàn tất chia sẻ link cuộc họp trên Microsoft Teams.

Duyệt thành viên tham dự

Trong trường hợp thành viên tham dự không nằm trong danh sách mà người dùng dự định, khi đó bắt buộc phải duyệt thêm thành viên. Dưới đây là những bước hướng dẫn thực hiện trong Microsoft Team meeting như sau:

Bước 1: Click vào mục Activity nơi chứa đựng các thông báo yêu cầu tham gia một cuộc họp bất kỳ nào đó mà người dùng đang là người tổ chức.

duyệt thành viên tham dự

Bước 2: Người dùng click chọn Accept để xác nhận thêm thành viên này vào cuộc họp.

Sau khi thực hiện thành công, người dùng đã thêm thành viên Microsoft Team meeting join. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách tham dự cuộc họp dễ dàng với ID trong phần mềm này.

Tham dự nhóm với ID

Ngoài cách tham dự nhóm bằng link được chia sẻ, người dùng cũng có thể Microsoft Team meeting ID dễ dàng bằng cách bước như sau:

Bước 1: Click chọn Teams sau đó chọn Join or create Team.

Bước 2: Nhập ID nhóm và click chọn Join team.

nhập id nhóm teams

Bước 3: Chờ xác nhận của trưởng nhóm để trở thành thành viên.

Lên lịch cuộc họp

Ngoài những cách sử dụng Microsoft Team meeting như trên, người dùng còn có thể lên lịch để tổ chức cuộc họp và gửi thông báo đến từng thành viên. 

Bước 1: Truy cập nhóm đã tạo thành công trên Microsoft Teams.

Bước 2: Click chọn vào biểu tượng cuộc họp như trên hình ảnh sau đó chọn Schedule a meeting.

lên lịch cuộc họp teams

Bước 3: Một giao diện mới hiện ra, tại đây người dùng sẽ thêm tên, thêm thành viên, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm tổ chức và mô tả nhóm.

lên lịch cuộc họp teams

Bước 4: Click chọn Send để gửi thông báo đến các thành viên tham dự.

Trên đây là toàn bộ những thông tin được MSO hướng dẫn để người dùng có thể sử dụng Microsoft Team meeting hiệu quả nhất. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng cần hỗ trợ giải đáp về chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

hướng dẫn setup office 365

Setup Office là gì? Tất tần tật các lưu ý khi setup Office

Để có thể đăng nhập và sử dụng các ứng dụng Office của Microsoft 365, người dùng cần phải tiến hành setup Office. Theo dõi ...
hướng dẫn bật tắt windows defender

Hướng dẫn cách bật và tắt Windows Defender trên máy tính

Một trong những phương án hiệu quả nhất để người dùng có thể bảo vệ thiết bị máy tính của mình an toàn chính là ...
định tuyến email là gì

Định tuyến email là gì? 03 cấu hình định tuyến email phổ biến

Bài viết sẽ giới thiệu với bạn về chủ đề “Định tuyến email là gì?” cùng một số thông tin bổ ích về tính năng ...
microsoft teams-rz_-1200x600

Microsoft Teams có thật sự quan trọng đối với tổ chức làm việc từ xa?

Với xu hướng phát triển như hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức làm việc trực tuyến, kết nối đa điểm đa người ...
Scroll to Top