Microsoft Publisher là gì? Tính năng cơ bản của Microsoft Publisher

Microsoft Publisher là một ứng dụng mang đến nhiều điểm tiện ích cho người dùng. Cùng tham khảo ngay bài viết này của MSO để hiểu được Microsoft Publisher là gì và tất cả những tính năng mà ứng dụng này mang lại.

Microsoft Publisher là gì?

Microsoft Publisher là một ứng dụng thiết kế đặc biệt, được Microsoft phát triển nhằm mang đến nhiều tiện ích cho người dùng. Khi sử dụng nó, người dùng có thể tạo ra được những ấn phẩm tuyệt vời như tạp chí, quảng cáo, thiệp mời hay cả trang web và hơn thế nữa.

Giao diện của nó khá đơn giản, giúp người dùng có thể nhanh chóng hiểu được và làm việc dễ dàng với nó. Ở MS Publisher, trên thanh công cụ của nó có rất nhiều tính năng và những công cụ tuyệt vời để bạn có thể thiết kế sản phẩm theo ý thích của mình.

Nếu bạn không muốn đau đầu để tạo ra ý tưởng, thì bạn cũng có thể sử dụng những mẫu Template được thiết kế sẵn. Điều này giúp bạn tối ưu được kha khá thời gian và tiết kiệm được nhiều công sức làm việc.

Để biết được thêm bên trong công cụ đặc biệt này có những tính năng gì nổi bật, hãy theo dõi ngay nội dung dưới đây của MSO. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ thông tin và cách để sử dụng, làm việc với Microsoft Publisher.

Ưu, nhược điểm của Microsoft Publisher là gì?

Microsoft Publisher là một phần mềm thiết kế tài liệu trực quan, mang đến nhiều ưu điểm cho người dùng. Tuy nhiên, công cụ này cũng có một vài những nhược điểm nhất định mà bạn nên cân nhắc. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ưu và nhược điểm của MS Publisher ngay trong phần nội dung dưới đây:

Ưu điểm

• Chi phí rẻ, vì được cung cấp trong gói dịch vụ Microsoft 365 cùng với rất nhiều công cụ khác nữa, nên người dùng có thể tận hưởng được nhiều công cụ với mức chi trả khá rẻ.
• Giao diện trực quan, thân thiện, nhiều tính năng và dễ sử dụng, ngay cả với người mới bắt đầu cũng đều có thể làm quen và sử dụng trong lần đầu tiên.
• Thư viện mẫu thiết kế tùy chỉnh rất phong phú như thiệp chúc mừng, nhãn, bản tin, danh thiếp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tùy chỉnh linh hoạt, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác trong tài liệu của mình vào bất cứ lúc nào.
• Hỗ trợ xuất bản và chia sẻ tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, bao gồm dạng in ấn, trực tuyến hoặc chia sẻ qua email, giúp người dùng có thể chia sẻ và cộng tác một cách dễ dàng.
• Khả năng tích hợp cao, giúp người dùng có thể tích hợp và kết nối với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau của Microsoft 365.

Nhược điểm

• Chỉ hỗ trợ trên máy tính, vì thế người dùng chỉ có thể sử dụng được nó trên máy tính mà không thể cài đặt và sử dụng trên các thiết bị di động.
• Các phiên bản của ứng dụng Microsoft Publisher không được cập nhật thường xuyên.
• Thiết kế cơ bản, không có nhiều tùy chọn nâng cao như các phần mềm thiết kế chuyên dụng khác.
• Ít tính năng về thiết kế văn bản và định dạng chữ hơn so với các phần mềm khác như Microsoft Word.

Mặc dù thế, Microsoft Publisher vẫn là một công cụ mạnh mẽ và dễ sử dụng cho việc thiết kế các tài liệu in ấn và truyền thông của người dùng. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn cần đến những tính năng thiết kế nâng cao hơn, bạn có thể tham khảo những công cụ thiết kế tài liệu chuyên dụng khác của Microsoft như Microsoft Word hay PowerPoint.

Đánh giá về tính năng của Microsoft Publisher

Nhìn chung thì Microsoft Publisher là một công cụ hữu ích cho việc thiết kế các tài liệu mà người dùng có thể sử dụng. Bởi những yếu tố sau đây:

Thứ nhất, Microsoft Publisher là một phần mềm thiết kế được tích hợp trong các phiên bản Microsoft Office. Mà nhắc tới Microsoft Office, người ta thường ấn tượng với tính năng bảo mật an toàn của nó. Điều này giúp các doanh nghiệp nói chung và các cá nhân nói riêng không phải lo ngại về vấn đề bảo mật và lưu trữ tài liệu.

Thứ hai, công cụ này chia sẻ rất nhiều mẫu thiết kế độc đáo đến cho người dùng, giúp người dùng có thể tùy ý lựa chọn theo nhu cầu. Và tạo ra được các ấn phẩm tuyệt vời như thư mời, áp phích sự kiện cùng các loại tài liệu khác một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Thứ ba, với tính năng tùy chỉnh cùng khả năng kéo thả linh hoạt, MS Publisher giúp người dùng có thể sáng tạo ra các ấn phẩm phù hợp với mục đích sử dụng và mang đậm dấu ấn cá nhân. Bao gồm thiệp chúc mừng, nhãn, bản tin, brochure và nhiều hơn nữa một cách dễ dàng hơn và các tài liệu này đều có thể được tùy chỉnh một cách dễ dàng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng vào từng thời điểm.

Thứ tư, ứng dụng này có cách thức sử dụng rất đơn giản, cùng giao diện trực quan, dễ hiểu, giúp người dùng có thể nhanh chóng tiếp cận, làm quen và bắt đầu tạo ra các tài liệu.

Thứ năm, MS Publisher cung cấp các công cụ kiểm tra và sửa lỗi văn bản, giúp đảm bảo rằng tài liệu của người dùng đều được thiết kế với nội dung chính xác mà không có lỗi chính tả và ngữ pháp nào khi xuất bản.

Tóm lại, Microsoft Publisher là một công cụ hữu ích mà người dùng có thể tham khảo để tạo các tài liệu đa dạng và phong phú hơn.

Những tính năng cơ bản của MS Publisher

Microsoft Publisher có rất nhiều tính năng tuyệt vời giúp nâng cao trải nghiệm của người dùng. Bởi, với những tính năng trên ứng dụng này, người dùng có thể hiện thực hóa toàn bộ ý tưởng của mình mà không phải đi đâu khác. Cùng điểm qua những tính năng hiện đang có sẵn trên Microsoft Publisher ngay bây giờ nhé.

Start Page, Workspace

Để có thể sử dụng ứng dụng Microsoft Publisher, bạn cần phải khởi động nó. Hãy nhấn vào menu Start và chọn Microsoft Office – Microsoft Publisher, ngay lúc này màn hình sẽ hiện ra giao diện chính của MS Publisher.

Giao diện và không gian làm việc của nó khá giống với những ứng dụng khác có trong hệ sinh thái của Microsoft Office như word, powerpoint. Với thanh công cụ của Microsoft Publisher được thiết kế phía trên, giúp bạn có thể theo dõi, chỉnh sửa và thêm text, ảnh, khối, bảng biểu, biểu đồ,… vào trong trang đang làm việc một cách dễ dàng.

Tùy chọn trang (Page Option)

Trong khi làm việc, chắc hẳn sẽ có lúc bạn cần phải chỉnh sửa tác phẩm của mình. Thay vì phải mất nhiều thời gian để lướt lên, lướt xuống, bạn có thể tùy chọn trang ngay ở phía bên trái không gian làm việc của MS Publisher. Bạn có thể nhanh chóng di chuyển đến trang mình muốn bằng cách nhấp vào trang đó.

Nhưng để sử dụng tính năng đó, bạn cần phải thiết lập lại một số tùy chọn. Thao tác rất đơn giản:

• Bạn di chuyển đến mục Design trên thanh công cụ.

• Thiết lập tùy chọn theo ý bạn
• Nhấn OK để xác nhận. 

Với những bước đơn giản như trên, bạn đã có thể nhanh chóng sử dụng được tính năng này rồi đó.

Vẽ Aids (Drawing Aids)

Tính năng vẽ Aids được MS Office thiết kế nhằm hỗ trợ người dùng xây dựng bố cục của bản thiết kế trong Microsoft Publisher. Thông qua tính năng này, bạn có thể thiết kế đường viền, biểu đồ, tiêu đề bằng những khối có sẵn hoặc sáng tạo theo nhu cầu của mình.

Việc sử dụng tính năng vẽ Aids, bạn sẽ có thể tạo ra một dự án thu hút và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Để có thể sử dụng tính năng đặc biệt này, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây: 

• Trong thanh công cụ Objects >> Chọn công cụ vẽ cần thiết >> Đặt chính giữa thanh ngang (+) nơi bắt đầu của hình dạng.

• Chọn và kéo con trỏ về hướng bất kỳ để vẽ.
• Thả nút chuột để hiển thị hình dạng đó.

Text, Paragraph và rulers

Microsoft Publisher cũng cho phép người dùng được thêm chữ, văn bản hay đoạn văn theo hướng dọc hoặc hướng ngang tùy ý. Bạn chỉ cần thực hiện:

• Lựa chọn Hộp văn bản (Draw text box) trên thanh công cụ.
• Sau đó nhấn chuột vào vị trí mình mong muốn.
• Bạn cần sử dụng những lệnh có sẵn trong hộp thoại Paragraph để định dạng hộp văn bản đó.

Thêm hình ảnh

Hình ảnh sẽ giúp cho tác phẩm của bạn trong Microsoft Publisher trở nên bắt mắt và hấp dẫn hơn. Bạn có thể thêm những hình ảnh từ bên ngoài hoặc tải lên từ tệp trong file của bạn. Để sử dụng được tính năng thêm hình ảnh, hãy thực hiện các thao tác sau đây:

• Đặt con trỏ và vị trí mà bạn muốn thêm ảnh.
• Nhấn chọn Home >> chọn Insert >> nhấn Picture >> File Picture. 

• Lúc này hộp thoại chèn hình ảnh sẽ xuất hiện, bạn nhấn chọn vào hình ảnh mà bạn muốn thêm vào tác phẩm. 
• Sau đó hình ảnh sẽ xuất hiện trong trang của bạn. Bạn cũng có thể di chuyển nó đến bất kỳ vị trí nào mà bạn muốn bằng cách nhấn giữ ảnh rồi di chuyển.

Tạo bảng (Table)

Trong công việc có rất nhiều tác phẩm bạn cần phải tạo bảng. Những bảng biểu sẽ giúp nội dung của bạn dễ nhìn, dễ theo dõi hơn, nó cũng sẽ giúp cho tác phẩm của bạn thú vị và hấp dẫn hơn.

Trong MS Publisher, việc tạo bảng cũng rất đơn giản, các bước cũng tương tự như cách thêm hình ảnh. Để tạo bảng, bạn cần thực hiện các bước như:

• Nhấn chọn Home.
• Sau đó nhấn chọn Insert >> chọn Table. 

Tại đây bạn có thể tùy ý lựa chọn số hàng và số cột của bảng theo nhu cầu của mình. Và bạn cũng có thể chỉnh sửa, thêm hay xóa hàng, cột theo mong muốn.

Hướng dẫn cách làm việc với Microsoft Publisher

Các thao tác và cách làm việc trên Microsoft Publisher khá quen thuộc cho những ai đã từng làm việc với các công cụ văn phòng của Microsoft Office. Nhưng nếu bạn chưa từng làm việc với các công cụ đó, hãy để chúng tôi giúp bạn làm quen với các công việc như tạo, sao lưu và in ấn tác phẩm trong MS Publisher.

Tạo tác phẩm mới trên Microsoft Publisher

Việc tạo tác phẩm là việc làm quan trọng và thiết yếu mà bạn không thể bỏ qua khi sử dụng công cụ này. Bạn có thể sử dụng các mẫu được thiết kế sẵn trong Microsoft Publisher, hay cũng có thể tạo mới tùy thích.

Các thao tác để tạo tác phẩm mới trên ứng dụng này hết sức đơn giản, bạn chỉ cần nhấn vào Tệp >> chọn Mới rồi thực hiện một trong các lựa chọn sau đây:

• Chọn một trong các mẫu Nổi bật của MS Publisher và nhấn Tạo.
• Chọn Blank 8.5×11 (khổ dọc) hoặc Blank 11×8.5 (khổ ngang) hoặc bạn cũng có thể tùy chỉnh size với more blank page size.

Lưu tác phẩm trên Microsoft Publisher

Sau khi hoàn chỉnh xong tác phẩm của mình, bạn cần lưu lại chúng để tránh bị mất hay thất lạc. Các thao tác bạn cần thực hiện như sau:

• Nhấn vào Tệp.
• Chọn Lưu dưới Dạng >> chọn vị trí mà bạn muốn lưu tệp.
• Sau đó nhập tên cho ấn phẩm >> bấm Lưu.

Có rất nhiều lựa chọn để bạn lưu như lưu vào máy tính hoặc lưu trên OneDrive. OneDrive là một dịch vụ được Microsoft cung cấp miễn phí khi người dùng đã có tài khoản Microsoft Office 365. Dịch vụ này cho phép bạn lưu trữ dữ liệu trực tuyến, và những dữ liệu đó sẽ được bảo vệ bằng mật khẩu. Còn đối với cách lưu tệp trên máy tính, bạn có thể lựa chọn bất kỳ thư mục nào trên máy tính mà bạn muốn.

Sau khi đã lưu tác phẩm lần đầu tiên, nếu bạn muốn lưu những thay đổi sau đó thì bạn chỉ cần bấm Tệp >> Lưu hoặc nhấn vào biểu tượng Lưu file. Bạn cũng có thể thiết lập tự động lưu file trong khoảng thời gian mà mình muốn.

In tác phẩm từ Microsoft Publisher

Nếu muốn in tệp của mình, bạn hãy thực hiện các thao tác sau:

• Bấm Tệp > chọn In.
• Xuất hiện hộp định dạng In, hãy nhập số bản cần in trong hộp mục số bản in, kích cỡ in, in trên 1 hay 2 mặt của tờ giấy. Lưu ý, các thuộc tính cho máy in mặc định của bạn sẽ được nhập tự động cho bạn.
• Bấm nút In khi bạn muốn in.

Bảng giá phần mềm Microsoft Publisher năm 2024

Hiện tại, phần mềm Microsoft Publisher đã được tích hợp trong các gói đăng ký dịch vụ Microsoft 365. Chính vì vậy, bạn có thể đăng ký giấy phép sử dụng một trong những gói dịch vụ này để có thể tận hưởng quyền sử dụng ứng dụng và nhận về những lợi ích mà ứng dụng này mang lại.

MSO hiện đang là một nhà cung cấp uy tín hàng đầu thị trường và là một đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam. Bạn có thể đăng ký ngay dịch vụ này tại MSO để được nhận về những ưu đãi cùng các chính sách bán hàng tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Bảng giá các dịch vụ Microsoft 365 có chứa phần mềm Microsoft Publisher được cung cấp tại MSO như sau:

– Gói Microsoft 365 dành cho cá nhân và gia đình:

– Gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

– Gói Microsoft 365 dành cho các doanh nghiệp và tổ chức lớn:

Chú ý: Bảng giá dịch vụ Microsoft 365 tại MSO phía trên được cập nhật tính đến tháng 11/2024. Tùy thuộc vào từng thời điểm cụ thể mà mức giá đăng ký sử dụng dịch vụ này sẽ có thể có sự thay đổi khác nhau.

So sánh Microsoft Publisher vs Microsoft Word

Microsoft Publisher và Microsoft Word đều là những công cụ mà Microsoft cung cấp để giúp người dùng có thể sử dụng để thiết kế tài liệu, tuy nhiên chúng có nhiều điểm khác biệt nhau về cả tính năng và mục đích sử dụng. Hãy cùng chúng tôi điểm âu một số điểm giống và khác biệt nhau của Microsoft Publisher và Microsoft Word ngay trong bảng dưới đây nhé:

Có thể thấy được rừng, MS Publisher có nhiều công dụng hơn cho việc giúp người dùng thiết kế và xuất bản các tài liệu có nhiều hình ảnh và nội dung văn bản có bố cục phức tạp, còn Microsoft Word lại tốt hơn cho việc soạn thảo và chỉnh sửa các văn bản dài và chi tiết. Bạn có thể lựa chọn phần mềm thiết kế phù hợp dựa trên nhu cầu cụ thể của mình.

Bạn có thể đăng ký các gói dịch vụ Microsoft 365 có chứa cả hai loại công cụ thiets kế tài liệu này để có thể sử dụng linh hoạt giữa hai công cụ khi cần thiết mà không cần phải băn khoăn trong việc lựa chọn loại nào tốt nhất.

Gợi ý những mẹo sử dụng MS Publisher hiệu quả nhất

Dưới đây là một số gợi ý các mẹo mà chúng tôi muốn cung cấp để giúp bạn có thể sử dụng phần mềm Microsoft Publisher hiệu quả nhất:

1. Sử dụng phím tắt

Hãy sử dụng một vài phím tắt phổ biến và tiện dụng để có thể sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng và linh hoạt hơn. Dưới đây là một số những phím tắt phổ biến nhất trong phần mềm MS Publisher:

Ctrl + N: Tạo tài liệu mới.

Ctrl + O: Mở tài liệu đã lưu.

Ctrl + S: Lưu tài liệu.

Ctrl + P: In tài liệu.

Ctrl + Z: Hoàn tác hành động vừa thực hiện.

Ctrl + Y: Làm lại hành động vừa hoàn tác.

2. Chọn đúng mẫu thiết kế

Trong kho của phần mềm Publisher có rất nhiều mẫu sẵn có, bạn hãy lựa chọn cho tài liệu của mình một mẫu phù hợp tùy thuộc vào những mục đích như làm thiệp mời hay tờ rơi,… Bằng cách này bạn có thể bắt đầu sáng tạo tài liệu của mình một cách nhanh chóng và có thể tiết kiệm thời gian, công sức một cách tối đa.

3. Kiểm tra định dạng trước khi in

Hãy sử dụng tính năng Print Preview để có thể kiểm tra mọi chi tiết của bản in trước khi in để đảm bảo có thể tài liệu được thể hiện đầy đủ và đúng cách khi xuất bản trên giấy. Hãy chú ý đến những yếu tố như lề giấy, chất lượng hình ảnh và màu sắc của tài liệu, đồng thời hãy lựa chọn định dạng phù hợp để tránh xuất hiện lỗi hiển thị của bản in.

4. Sử dụng công cụ kéo thả

Hãy sử dụng tính năng và công cụ kéo thả mà phần mềm cung cấp để có thể dễ dàng sắp xếp các yếu tố trong tài liệu của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp bạn có thể tạo ra các bố cục chuyên nghiệp mà không cần đến những kỹ năng thiết kế chuyên sâu.

5. Tận dụng các công cụ chỉnh sửa và định dạng

Hãy tận hưởng các tính năng và công cụ chỉnh sửa hình ảnh, định dạng văn bản để tạo được sự sống động và bắt mắt cho tài liệu của mình, từ đó có thể thu hút người theo dõi hơn.

Kiểm tra và sửa lỗi

Trước khi xuất bản tài liệu, bạn hãy sử dụng các công cụ kiểm tra và sửa lỗi được cung cấp bởi phần mềm để có thể đảm bảo rằng tài liệu của bạn không xuất hiện những lỗi chính tả và ngữ pháp nghiêm trọng.

Hy vọng rằng những mẹo mà chúng tôi cung cấp phía trên sẽ có thể giúp bạn sử dụng phần mềm MS Publisher một cách hiệu quả và tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp hơn.

Các câu hỏi thường gặp về MS Publisher

Microsoft Publisher có tác dụng là gì?

Microsoft Publisher là một phần mềm được cung cấp trong gói dịch vụ Microsoft 365 trả phí, được cung cấp để giúp người dùng có thể thiết kế ra các tài liệu chuyên nghiệp như bản tin, thiệp chúc mừng, nhãn và nhiều hơn nữa.

Những ai nên sử dụng MS Publisher?

Microsoft Publisher phù hợp cho cả các cá nhân và tổ chức hay doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn có nhu cầu cần tạo ra các tài liệu in ấn và truyền thông chuyên nghiệp mà không cần phải có kỹ năng thiết kế chuyên nghiệp. Giúp người dùng có thể sử dụng với nhiều mục đích khác nhau về thiết kế tài liệu.

Microsoft Publisher có bản miễn phí không?

Microsoft Publisher không có bản miễn phí, để sử dụng ứng dụng MS Publisher, người dùng cần đăng ký mua các gói dịch vụ Microsoft 365 hiện có để có thể sở hữu nó.

Những thiết bị nào hỗ trợ Microsoft Publisher?

Microsoft Publisher chỉ được Microsoft cung cấp và hỗ trợ sử dụng trên các máy tính chạy hệ điều hành Windows 10 và Windows 11.

Có thể sử dụng MS Publisher kết hợp với những công cụ nào?

Bạn có thể sử dụng Microsoft Publisher kết hợp với các công cụ khác trong bộ Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint và Outlook để tạo ra các tài liệu đa dạng và chia sẻ chúng một cách dễ dàng dễ dàng.

Lời kết

Trên đây MSO đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về ứng dụng MS Publisher, từ đó có thể giúp bạn hiểu được Microsoft Publisher là gì và những điều liên quan xoay quanh phần mềm này. Hy vọng rằng nội dung của bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với Microsoft Publisher hơn nữa.

Nếu có bất cứ điều gì cần được giải đáp hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ Microsoft 365, hãy liên hệ với chúng tôi qua những thông tin dưới đây để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777