Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Khi người dùng gửi email trên nền tảng Outlook, thường có rất nhiều trường hợp vì một lý do nào đó mà người dùng cần phải thu hồi email mà mình gửi đến người khác. Dưới đây MSO sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách recall email Outlook đơn giản nhất.
I. Các trường hợp cần phải recall email Outlook
Với người dùng thường xuyên phải sử dụng email chắc hẳn đã từng gặp rất nhiều tình huống cần phải thu hồi email ngay lập tức. Dưới đây là một vài các trường hợp mà người dùng cần phải lưu ý không sẽ rất dễ phải recall lại email:
- Lỗi nội dung email: Khi người dùng thao tác nội dung email mà dính phải các lỗi về nội dung như sai ý, thiếu ý hoặc sai chính tả thì ngay lập tức cần phải thu hồi email để tránh bị người nhận đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
- Gửi sai file đính kèm: Đây cũng là trường hợp mà rất nhiều người dùng gặp phải. Việc gửi sai file đính kèm rất dễ khiến cho người nhận bị nhầm lẫn thông tin. Trong trường hợp này người dùng cũng cần phải recall email Outlook khẩn cấp để người nhận không kịp đọc được nội dung bên trong.
- Sai địa chỉ người nhận: Thông thường thì lỗi này rất hiếm khi gặp, nhưng một số người dùng có thể đánh sai địa chỉ email của người nhận. Trường hợp này thì việc thu hồi email chính là cách để chữa cháy tốt nhất, giúp cho thông tin emai không bị lộ ra bên ngoài.
Khi gặp phải một trong những trường hợp trên, người dùng nên sử dụng tính năng recall email Outlook ngay lập tức để không bị ảnh hưởng đến uy tín, bảo mật thông tin cũng như hiệu quả công việc. Vậy điều kiện để có thể thu hồi email trên Outlook là gì và những lý do khiến việc recall email trên Outlook không được thực hiện thành công.
II. Điều kiện để có thể recall email Outlook là gì?
Không phải trong bất cứ tài khoản email nào cũng có thể sử dụng được những tính năng nâng cao như là recall email Outlook của Microsoft 365. Chính vì vậy, người dùng cần phải lưu ý đến các điều kiện quan trọng dưới đây để có thể thực hiện recall email Outlook thành công:
- Điều kiện đầu tiên là trình đọc và sử dụng email Outlook của cả người nhận và người gửi cần được kết nối với hệ thống máy chủ Microsoft Exchange.
- Điều thứ hai là email chỉ có thể thu hồi trong trường hợp cả người gửi và người nhận đều làm việc trong cùng một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Ngoài ra cần phải sử dụng ứng dụng Outlook của phần mềm Office 365 bản quyền.
- Thứ ba, việc recall email Outlook chỉ diễn ra thành công khi người nhận chưa tiến hành mở email.
Người dùng cần phải đáp ứng đầy đủ cả 03 điều kiện trên thì mới có thể tiến hành recall email Outlook thành công được. Liên hệ ngay với MSO để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc gặp phải.
III. Tại sao recall email Outlook không thành công?
Trong một số trường hợp, người dùng đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện được nêu ở phía trên, nhưng quá trình recall email Outlook vẫn diễn ra không thành công. Vậy lý do là gì? Hãy theo dõi nội dung dưới đây của mso.vn.
Việc recall email Outlook có thể sẽ không thành công bởi những lý do sau:
- Email gửi đã được người nhận mở: Khi email đã được người nhận mở ra đọc, điều này đồng nghĩa với việc người gửi sẽ không thể thu hồi được email. Khi thao thao tác thu hồi, người nhận sẽ được thông báo “người gửi recall email Outlook vẫn được lưu trữ trong hộp thư của người nhận”. Do đó, khi phát hiện email bị sai, người gửi nên thu hồi email sớm nhất có thể.
- Email được chuyển đến một thư mục khác: Trong trường hợp người nhận kích hoạt bộ lọc và email mà người gửi bị di chuyển đến thư mục khác không nằm trong mục Inbox thì người gửi cũng không thể tiến hành recall email Outlook được.
- Email nằm trong thư mục được công khai: Trường hợp này email mà bạn gửi để ở chế độ công khai và nhiều người có thể cùng xem được nó. Do đó, cũng không thể thực hiện thu hồi lại được.
- Xuất hiện ứng dụng email can thiệp thứ 3: Tính năng thu hồi email nâng cao của Outlook chỉ áp dụng trong nội bộ. Chính vì vậy, khi có sự can thiệp của một bên thứ 3 thì người dùng cũng không thể thao tác recall email Outlook được.
- Email được gửi bằng điện thoại di động: Khi email được gửi đi từ điện thoại di động, sẽ dẫn đến việc 02 hệ điều hành này là khác nhau, chính vì vậy mà người dùng cũng sẽ không thể thu hồi được email trong trường hợp này.
Trên đây là những lý do dẫn đến việc recall email Outlook không thành công, người dùng cần lưu ý để tránh gặp phải những trường hợp này và hãy thực hiện recall email nhanh nhất để tránh gây ảnh hưởng đến công việc và sự uy tín của mình.
Vậy làm thế nào để recall email Outlook nhanh nhất? Hãy cùng với MSO tìm hiểu ngay sau đây.
IV. Hướng dẫn 02 cách recall email Outlook nhanh chóng
Có 2 cách để recall email Outlook đó chính là cách recall email outlook trên web và recall email Outlook trên Desktop. Nội dung dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về 2 cách này.
4.1. Cách recall email Outlook trên Desktop chi tiết
Đây là hướng dẫn cơ bản các bước recall email Outlook trên hệ Windows và Macbook, bạn làm theo các bước sau đây:
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính, tại phía bên trái màn hình bạn click chọn mục “Thư đã gửi”. Sau đó nhấn đúp vào email mà bạn muốn thu hồi.
- Bước 2: Tại cửa sổ lớn của email Outlook mà bạn muốn thu hồi, bạn click chọn Actions. Tiếp đến chọn mục “Recall This Message”.
- Bước 3: Khi một cửa sổ nhỏ hiện ra, bạn click chọn Delete unread copies and replace with a new message nếu muốn thu hồi email và thay thế bằng một email khác. Trong trường hợp chỉ muốn thu hồi email và không thay thế, bạn chọn Delete unread copies of this message.
- Bước 4: Click chọn OK để hoàn tất thu hồi.
Chỉ với 04 bước thao tác đơn giản như trên, bạn đã có thể recall email Outlook trên Desktop thành công mà không mất quá nhiều thời gian. Vậy cách recall email Outlook trên web như thế nào? Hãy cùng theo dõi hướng dẫn của chúng tôi về cách thu hồi email outlook trên web.
4.2. Cách recall email Outlook trên web
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://outlook.office.com/ và tiến hành đăng nhập tài khoản Microsoft 365 bản quyền của bạn.
- Bước 2: Click chọn biểu tượng cài đặt tại góc trên cùng bên phải, sau đó nhấp chọn nút “Xem tất cả cài đặt Outlook”.
- Bước 3: Tiếp đến bạn click chọn Thư >> chọn Thảo và trả lời. Tại mục Hoàn tác gửi di chuyển thanh trượt để thiết lập cài đặt thời gian cho phép hủy gửi thư trong email Outlook. Sau đó bạn click chọn Lưu để hoàn tất cài đặt.
- Bước 4: Soạn email gửi thư bất kỳ >> click chọn Gửi. Màn hình sẽ xuất hiện thông báo, bạn click chọn Lưu là có thể hoàn tất.
Lời kết
Trên đây là tổng hợp toàn bộ các thông tin cơ bản về cách recall email Outlook nhanh chóng nhất mà MSO đã chia sẻ. Trong quá trình tham khảo nếu người dùng có bất cứ thắc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 để nhận được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
