Gửi Email
Liên hệ Zalo
Các trường hợp cần phải recall email Outlook
Với người dùng thường xuyên phải sử dụng email là công cụ làm việc chủ yếu chắc hẳn sẽ gặp rất nhiều tình huống phải thu hồi email ngay lập tức. Dưới đây là một vài các trường hợp mà người dùng cần phải lưu ý:
- Lỗi nội dung email: Khi người nhận thao tác nội dung email dính các lỗi về nội dung như sai ý, thiếu ý hoặc sai chính tả thì ngay lập tức cần thu hồi email để tránh bị đánh giá là không chuyên nghiệp.
- Gửi sai file đính kèm: Cũng có rất nhiều người dùng gửi file đính kèm sai vì rất dễ bị nhầm lẫn, trường hợp này cũng cần khẩn cấp recall email Outlook để người nhận không đọc được nội dung bên trong.
- Sai địa chỉ người nhận: Lỗi này thông thường rất hiếm gặp nhưng một số người dùng có thể sẽ bị đánh sai địa chỉ email của người nhận và thu hồi email chính là cách để chữa cháy tốt nhất.
Khi gặp phải một trong những trường hợp này, người dùng nên sử dụng tính năng recall email Outlook ngay lập tức để không bị ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả công việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các điều kiện có thể thu hồi email Outlook và lý do tại sao thực hiện không thành công.
Điều kiện để có thể recall email Outlook là gì?
Không phải trong bất cứ tài khoản email nào cũng có thể thực hiện được tính năng nâng cao recall email Outlook của Microsoft 365. Chính vì vậy, người dùng cần đặc biệt lưu ý đến các điều kiện quan trọng dưới đây:
- Trình đọc và sử dụng email Outlook của cả người nhận và người gửi đều được kết nối với hệ thống máy chủ Microsoft Exchange.
- Email chỉ có thể thu hồi trong trường hợp cả người gửi và người nhận đều làm việc trong cùng một tổ chức hoặc doanh nghiệp, ngoài ra phải sử dụng ứng dụng Outlook trên thiết bị hoặc Office 365 bản quyền.
- Người nhận chưa tiến hành mở thư
Nếu đáp ứng đầy đủ cả 03 điều kiện trên, người dùng mới có thể tiến hành recall email Outlook dễ dàng trong trường hợp muốn sử dụng tính năng này. Và nếu không đáp ứng một trong 3 điều kiện chắc chắn không thể thao tác thu hồi email.
Tại sao recall email Outlook không thành công?
Ngoài các điều kiện trên, trong quá trình recall email Outlook người dùng cũng sẽ không thể thực hiện thành công do gặp phải một một vài các lý do sau đây:
- Email gửi đã được người nhận mở: Khi người nhận đã lỡ mở email đọc, điều này đồng nghĩa với việc người gửi sẽ không thể thao tác thu hồi email. Khi thao thao tác thu hồi, người nhận sẽ đọc được thông báo người gửi recall email Outlook vẫn được lưu trữ trong hộp thư của người nhận. Do đó, người dùng cần thu hồi email sớm nhất có thể.
- Email được chuyển đến một thư mục khác: Trong trường hợp email được gửi kích hoạt bộ lọc và di chuyển đến thư mục khác không nằm trong mục Inbox thì người gửi cũng không thể tiến hành recall email Outlook được.
- Email nằm trong thư mục được công khai: Trường hợp này sẽ gửi email của bạn để ở chế độ công khai mà nhiều người có cùng xem. Do đó, cũng không thể thực hiện thu hồi lại được.
- Xuất hiện ứng dụng email can thiệp thứ 3: Tính năng thu hồi email nâng cao của Outlook chỉ áp dụng trong nội bộ, chính vì vậy khi có sự xuất hiện của một bên thứ 3 thì người dùng cũng không thể thao tác recall email Outlook được.
- Email được gửi bằng điện thoại di động: Khi email được gửi đi từ điện thoại di động, vì cả 02 hệ điều hành này là khác nhau chính vì vậy mà người dùng sẽ không thể thu hồi email.
Khi người dùng cố gắng thao tác để thực hiện recall email Outlook mà không thành công, rất có thể đã gặp phải một trong những vấn đề nêu trên. Chính vì vậy, người dùng cần lưu ý để tìm ra giải pháp phù hợp với từng trường hợp riêng biệt. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi theo dõi các bước hướng dẫn recall email Outlook dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hướng dẫn 02 cách recall email Outlook nhanh chóng
Để đăng nhập và sử dụng tài khoản Outlook, đa phần người dùng sẽ truy cập vào ứng dụng trên thiết bị đã được tải sẵn hoặc dùng qua nền tảng web. Chính vì vậy mà nội dung dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cách recall email Outlook áp dụng trên cả Desktop và web online.
Cách recall email Outlook trên Desktop
Đây là hướng dẫn cơ bản các bước recall email Outlook trên máy tính áp dụng cho hệ Windows và Macbook.
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính, tại góc bên trái màn hình click chọn hộp thư đã gửi >> sau đó click đúp vào email mà người dùng muốn thu hồi.
Bước 2: Tại cửa sổ lớn của email Outlook mà người dùng muốn thu hồi click chọn Actions >> tiếp đến chọn Recall This Message.
Bước 3: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra, người dùng có thể click chọn Delete unread copies and replace with a new message nếu muốn thu hồi email và thay thế bằng một email khác. Trường hợp chỉ muốn thu hồi email và không thay thế click chọn Delete unread copies of this message.
Bước 4: Click chọn OK để hoàn tất thu hồi.
Chỉ với 04 bước thực hiện cơ bản như trên, người dùng đã có thể recall email Outlook thành công mà không mất quá nhiều thời gian. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu thêm hướng dẫn về cách thu hồi email trên nền tảng web.
Cách recall email Outlook trên web
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://outlook.office.com/ và tiến hành đăng nhập tài khoản Microsoft 365 bản quyền.
Bước 2: Click chọn biểu tượng cài đặt tại góc trên cùng bên phải sau đó chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.
Bước 3: Tiếp đến click chọn Thư >> sau đó chọn Thảo và trả lời >> Tại mục Hoàn tác gửi di chuyển thanh trượt để cài đặt thời gian cho phép hủy gửi thư trong email Outlook >> sau đó click chọn Lưu để hoàn tất.
Bước 4: Soạn email gửi thư bất kỳ >> click chọn Gửi >> màn hình xuất hiện thông báo click chọn Lưu là có thể hoàn tất.
Trên đây là tổng hợp toàn bộ các thông tin cơ bản mà người dùng có thể tham khảo để recall email Outlook nhanh chóng. Trong quá trình tham khảo nếu người dùng có bất cứ thắc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline của MSO 024.9999.7777 để nhận được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
