Hướng dẫn cách recall email Outlook trên Web và Desktop

Khi người dùng gửi email trên nền tảng Outlook, thường có rất nhiều trường hợp vì một lý do nào đó mà người dùng cần phải thu hồi email mà mình gửi đến người khác. Dưới đây MSO sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách recall email Outlook trên Web, trên điện thại và trên máy tính đơn giản nhất.

Tổng quan về tính năng thu hồi email trong Outlook

Trước khi đi tìm hiểu về cách thức chi tiết để thực hiện cách recall email trên web và trên máy tính, bạn hãy cùng chúng tôi điểm qua về một thông tin tin tổng quan về chủ đề này ngay trong nội dung dưới đây nhé:

Thu hồi email trong Outlook (Recall email) là gì?

Thu hồi email trong Outlook hay còn được gọi là Recall email Outlook, đây là một tính năng hữu ích để cho phép người gửi rút lại hoặc thay thế một email đã được gửi đi trước khi người nhận có cơ hội mở nó.

Đây cũng được xem như là một công cụ nổi bật nhất mà dịch vụ email Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng so với những loại dịch vụ email khác như Gmail, Yahoo và iCloud mail. Tính năng này cũng đặc biệt hữu ích trong các trường hợp mà bạn gửi nhầm thông tin hoặc muốn cập nhật nội dung email đã gửi trước đó.

Lý do cần phải thu hồi email trong Outlook

Trong các trường hợp như bạn đã gửi sai email, sai nội dung chỉ người gửi hoặc là gửi sai địa chỉ người nhận và bạn lại không muốn người đã nhận đọc được nội dung email đó. Lúc này, tính năng thu hồi email của Outlook là một công cụ hữu ích, giúp bạn giải quyết được trường hợp này.

Điều này đặc biệt quan trọng trong những trường hợp mà bạn gửi thông tin nhạy cảm hoặc gửi không đúng đến người nhận, hay là khi email mà bạn gửi chứa lỗi đánh máy có thể gây hiểu lầm. Tính năng này sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và hậu quả liên quan có thể xảy ra, từ đó cũng giúp bảo vệ sự uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp cho bạn.

Vậy khi nào người dùng cần phải thực hiện cách thu hồi email trong Outlook? Để giải đáp được câu hỏi này, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung trong phần tiếp theo của bài viết này nhé.

Các trường hợp cần phải recall email Outlook

Với người dùng thường xuyên phải sử dụng email chắc hẳn đã từng gặp rất nhiều tình huống cần phải thu hồi email ngay lập tức. Dưới đây là một vài các trường hợp mà người dùng cần phải lưu ý không sẽ rất dễ phải recall lại email:

• Lỗi nội dung email: Khi người dùng thao tác nội dung email mà dính phải các lỗi về nội dung như sai ý, thiếu ý hoặc sai chính tả thì ngay lập tức cần phải thu hồi email để tránh bị người nhận đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. 
• Gửi sai file đính kèm: Đây cũng là trường hợp mà rất nhiều người dùng gặp phải. Việc gửi sai file đính kèm rất dễ khiến cho người nhận bị nhầm lẫn thông tin. Trong trường hợp này người dùng cũng cần phải recall email Outlook khẩn cấp để người nhận không kịp đọc được nội dung bên trong.
• Sai địa chỉ người nhận: Thông thường thì lỗi này rất hiếm khi gặp, nhưng một số người dùng có thể đánh sai địa chỉ email của người nhận. Trường hợp này thì việc thu hồi email chính là cách để chữa cháy tốt nhất, giúp cho thông tin emai không bị lộ ra bên ngoài.

Khi gặp phải một trong những trường hợp trên, người dùng nên sử dụng tính năng recall email Outlook ngay lập tức để không bị ảnh hưởng đến uy tín, bảo mật thông tin cũng như hiệu quả công việc. Vậy điều kiện để có thể thu hồi email trên Outlook là gì và những lý do khiến việc recall email trên Outlook không được thực hiện thành công là gì? Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật những thông tin để giúp bạn giải đáp được những câu hỏi như trên.

Điều kiện để có thể recall email Outlook là gì?

Không phải trong bất cứ tài khoản email nào  hay bất cứ trường hợp nào cũng có thể sử dụng được những tính năng nâng cao như là recall email Outlook của Microsoft 365. Chính vì vậy mà người dùng cần phải lưu ý đến các điều kiện quan trọng và cần thiết để có thể sử dụng được tính năng recall email Outlook một cách hiệu quả và thành công nhất.

Dưới đây một số điều kiện cần thiết mà bạn cần phải đáp ứng để sử dụng tính năng thu hồi email Outlook trên web, trên thiết bị điện thoại và trên máy tính thành công:

• Điều kiện đầu tiên là trình đọc và sử dụng email Outlook của cả người nhận và người gửi phải được kết nối với hệ thống máy chủ Microsoft Exchange Server. Điều này giúp đảm bảo rằng email được gửi qua hệ thống máy chủ nội bộ và được áp dụng hay kích hoạt các tính năng quản lý email như thu hồi email.
• Điều kiện thứ hai là cả người nhận và người gửi đang trong trường hợp đều làm việc trong cùng một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây cũng là một điều kiện cần thiết để được áp dụng tính năng thu hồi email.
• Điều kiện thứ ba là người nhận và người gửi đều đang sử dụng ứng dụng Outlook của phần mềm Office 365 bản quyền. Vì tính năng thu hồi email chỉ được cung cấp trong dịch vụ email của Microsoft Outlook và các dịch vụ email khác không cung cấp.
• Điều kiện thứ tư là người nhận chưa mở và đọc email đó, vì Email Outlook chỉ được phép thu hồi trước khi người nhận mở nó và nếu email đã được mở thì tính năng thu hồi không được áp dụng nữa. Vì thế, cách recall email Outlook chỉ diễn ra thành công khi người nhận chưa tiến hành mở email.
• Cuối cùng, tính năng thu hồi email chỉ có sẵn và được áp dụng khi cả người gửi và người nhận đều đang sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc ứng dụng Outlook Web App (OWA). Đối với việc sử dụng phiên bản ứng dụng Microsoft outlook trên điện thoại, chưa được hỗ trợ tính năng này.

Đây là những điều kiện và là bước cơ bản để bạn có thể đảm bảo rằng mình có thể sử dụng được tính năng thu hồi email trong Outlook 365 Microsoft. Bằng cách đáp ứng được đầy đủ tất cả những điều kiện mà chúng tôi đề cập phía trên đây, bạn sẽ có thể sử dụng và tiến hành cách recall email Outlook một cách hiệu quả và thành công nhất.

Nếu gặp phải bất cứ lỗi gì trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ ngay với MSO để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc mà mình gặp phải.

[button text=”ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY” link=”https://mso.vn/lien-he/”]

Tại sao recall email Outlook không thành công?

Trong một số trường hợp, người dùng đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện được nêu ở phía trên, nhưng quá trình thực hiện cách recall email Outlook vẫn diễn ra không thành công. Vậy lý do là gì? Hãy theo dõi nội dung dưới đây của mso.vn.

Việc thực hiện cách recall email Outlook có thể sẽ không thành công bởi những lý do sau:

• Email gửi đã được người nhận mở: Khi email đã được người nhận mở ra đọc, điều này đồng nghĩa với việc người gửi sẽ không thể thu hồi được email. Khi thao thao tác thu hồi, người nhận sẽ được thông báo “người gửi recall email Outlook vẫn được lưu trữ trong hộp thư của người nhận”. Do đó, khi phát hiện email bị sai, người gửi nên thu hồi email sớm nhất có thể.
• Email được chuyển đến một thư mục khác: Trong trường hợp người nhận kích hoạt bộ lọc và email mà người gửi bị di chuyển đến thư mục khác không nằm trong mục Inbox thì người gửi cũng không thể tiến hành recall email Outlook được. 
• Email nằm trong thư mục được công khai: Trường hợp này email mà bạn gửi để ở chế độ công khai và nhiều người có thể cùng xem được nó. Do đó, cũng không thể thực hiện thu hồi lại được. 
• Xuất hiện ứng dụng email can thiệp thứ 3: Tính năng thu hồi email nâng cao của Outlook chỉ áp dụng trong nội bộ. Chính vì vậy, khi có sự can thiệp của một bên thứ 3 thì người dùng cũng không thể thao tác recall email Outlook được.
• Email được gửi bằng điện thoại di động: Khi email được gửi đi từ điện thoại di động, sẽ dẫn đến việc 02 hệ điều hành này là khác nhau, chính vì vậy mà người dùng cũng sẽ không thể thu hồi được email trong trường hợp này. 

Trên đây là những lý do dẫn đến việc sử dụng cách recall email Outlook không thành công, người dùng cần lưu ý để tránh gặp phải những trường hợp này và hãy thực hiện recall email nhanh nhất để tránh gây ảnh hưởng đến công việc và sự uy tín của mình. 

Vậy làm thế nào để recall email Outlook nhanh nhất? Hãy cùng với MSO tìm hiểu về các cách thu hồi email Outlook ngay sau đây.

Hướng dẫn 02 cách recall email Outlook nhanh chóng nhất

Có 2 cách để recall email Outlook đó chính là cách thu hồi email Outlook trên web và recall email Outlook trên Desktop. Nội dung dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách thức để thực hiện 2 cách này nhé: 

Cách recall email Outlook trên Desktop chi tiết

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook trên máy tính, bạn có thể thực hiện các bước sau đây để thu hồi email trong Outlook: Tìm email trong thư mục Thư đã gửi (Sent Items) >> Chọn email cần thu hồi >> Chọn mục Actions (Hành động) >> Chọn mục Recall This Message (Thu hồi tin nhắn).

Đây là hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện cách recall email Outlook trên thiết bị máy tính mang hệ điều hành Windows hay hệ điều hành Macbook, bạn làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính, tại phía bên trái màn hình bạn click chọn mục “Thư đã gửi”. Sau đó nhấn đúp vào email mà bạn muốn thu hồi.

– Bước 2: Tại cửa sổ lớn của email Outlook mà bạn muốn thu hồi, bạn click chọn Actions (hành động). Tiếp đến chọn mục “Recall This Message (Thu hồi tin nhắn)” trong danh sách được hiển thị trên màn hình.

– Bước 3: Khi một cửa sổ nhỏ hiện ra, bạn tích chọn vào mục “Delete unread copies and replace with a new message” nếu muốn thu hồi email và thay thế bằng một email khác. Ngoài ra, trong trường hợp bạn chỉ muốn thu hồi email và không muốn thay thế bởi email khác, bạn hãy tích chọn vào mục “Delete unread copies of this message”.

– Bước 4: Sau đó, bạn hãy nhấn click chọn nút OK để hoàn tất quá trình thu hồi email Outlook trên thiết bị máy tính.

Chỉ với 04 bước thao tác đơn giản như trên, bạn đã có thể recall email Outlook trên Desktop thành công mà không mất quá nhiều thời gian. Vậy cách thu hồi email Outlook trên web như thế nào? Hãy cùng theo dõi hướng dẫn của chúng tôi về cách recall email Outlook web ngay trong phần nội dung hướng dẫn trong mục tiếp theo nhé.

Cách recall email Outlook web

Trong trường hợp bạn đang sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook Web App, quy trình để thực hiện cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên web cũng tương tự như cách recall email Outlook trên máy tính: Tìm email trong thư mục Các mục đã gửi (Sent Items) >> Chọn email cần thu hồi >> Nhấn chọn biểu tượng dấu ba chấm để mở mục Actions (Hành động) >> Chọn mục Recall This Message (Thu hồi tin nhắn) >> Nhấn nút OK.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước của cách recall email Outlook trên Web App Mail của dịch vụ email Microsoft Outlook, bạn có thể thực hiện theo những bước này để quá trình thu hồi email Outlook Web được diễn ra suôn sẻ nhất:

– Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website https://outlook.office.com/ và tiến hành đăng nhập tài khoản Microsoft 365 bản quyền của bạn để sử dụng dịch vụ email này.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng cài đặt tại góc trên cùng bên phải, sau đó nhấp chọn nút “Xem tất cả cài đặt Outlook”.

– Bước 3: Tiếp đến bạn click chọn Thư >> chọn Thảo và trả lời. Tại mục Hoàn tác gửi di chuyển thanh trượt để thiết lập cài đặt thời gian cho phép hủy gửi thư trong email Outlook. Sau đó bạn click chọn Lưu để hoàn tất cài đặt.

– Bước 4: Soạn email gửi thư bất kỳ >> click chọn Gửi. Màn hình sẽ xuất hiện thông báo hoàn tác gửi, lúc này bạn có thể click chọn Hoàn tác để có thể ngừng gửi.

Tuy nhiên, nếu trong quá trình mà bạn đã quá thời gian để hoàn tác gửi thư, thì bạn cần phải thực hiện các bước thu hồi email outlook trên web bằng cách thủ công. Bạn hãy sử dụng cách thức sau đây để thực hiện cách Recall email trong Outlook trên Web:

– Bước 1: Bạn nhấn chọn thư mục “Các mục đã gửi (Sent Items)” góc bên trái màn hình. Sau đó, bạn hãy nhấn chọn thư email mà mình muốn thu hồi. 

– Bước 2: Tại cửa sổ nội dung của email đó, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng dấu ba chấm để mở danh sách Actions (hành động). Tiếp đến, bạn hãy chọn mục “Advanced Actions (Hành động nâng cao)” rồi chọn mục “Recall This Message (Thu hồi tin nhắn)” trong danh sách được hiển thị trên màn hình.

– Bước 3: Trong cửa sổ xác nhận hành động vừa mới hiện ra, bạn hãy nhấn chọn nút OK để hoàn tất cách thu hồi email Outlook trên web.

Chỉ với 3 bước hết sức đơn giản như trên, bạn đã hoàn toàn có thể thu hồi email đã gửi trong Outlook trên web một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất rồi đó.

Trên đây là chi tiết hướng dẫn của chúng tôi về 2 cách thu hồi email đã gửi trong Outlook đơn giản và hiệu quả nhất. bạn có thể thực hiện theo những bước hướng dẫn này để có thể thu hồi email một cách nhanh chóng nhất khi mình gửi nhầm nhé.

Tuy nhiên, có một số trường hợp, việc thu hồi email Outlook có thể thất bại. Nếu như bạn gặp phải trường hợp này, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi để biết thêm một số giải pháp để thay thế nhé.

Giải pháp thay thế khi thu hồi thất bại là gì?

Nếu việc thu hồi email trong Outlook của bạn bị thất bại, bạn có thể thử các giải pháp thay thế sau đây để giải quyết được tình trạng này:

• Gửi email xin lỗi: Bạn có thể gửi một email xin lỗi khác đến người nhận và giải thích rõ về sai sót của email trước và cung cấp thông tin email chính xác cho người nhận.
• Gửi email cập nhật: Bạn cũng có thể gửi một email mới với thông tin chính xác hơn và đề nghị người nhận bỏ qua nội dung email trước đó.
• Liên hệ trực tiếp: Nếu như nội dung email mà bạn đã gửi chứa thông tin quan trọng hoặc nhạy cảm, hãy liên hệ trực tiếp với người nhận qua số điện thoại hoặc gặp mặt để giải quyết và đảm bảo bảo mật thông tin.

Việc sử dụng các giải pháp này sẽ giúp bạn có thể giải quyết được tình trạng lỗi gửi email một cách hiệu quả nhất và đảm bảo được sự uy tín và chuyên nghiệp của mình. Ngoài ra cũng có một số mẹo để giúp bạn có thể giảm thiểu được lỗi gửi sai email và tránh phải thu hồi email Outlook. Hãy theo dõi nội dung tiếp theo để biết được những mẹo này nhé.

Các mẹo hay để tránh phải thu hồi email Outlook

Ngoài những giải pháp trên ra, bạn cũng có thể theo dõi và thực hiện theo những mẹo hay dưới đây để tránh phải sử dụng đến cách thu hồi email Outlook nhé:

• Sử dụng tính năng “Follow Up”: Trong Microsoft Outlook, tính năng “Follow Up” giúp người dùng theo dõi và nhắc nhở người nhận về email mới hoặc thông tin cập nhật. Hãy sử dụng tính năng này trong trường hợp muốn nhắc nhở email cho người nhận.
• Đảm bảo kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi: Để tránh sai sót trong tương lai, bạn hãy cẩn thận kiểm tra kỹ lưỡng lại nội dung email xem có sai sót gì không trước khi gửi.
• Sử dụng tính năng “Delay Delivery”: Tính năng này sẽ giúp bạn có thể trì hoãn việc gửi email, khi sử dụng tính năng này bạn sẽ có thêm thời gian kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần.
• Sử dụng tính năng “Drafts”: Tính năng thư nháp cũng rất hữu ích, bạn có thể sử dụng tính năng này để lưu email dưới dạng thư nháp và kiểm tra lại sau một khoảng thời gian trước khi gửi.
• Sử dụng tính năng “AutoCorrect”: Hãy thiết lập các quy tắc tự động sửa lỗi để giảm thiểu tối đa các lỗi chính tả và ngữ pháp liên quan trong nội dung email của bạn.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp toàn bộ các thông tin cơ bản về cách recall email Outlook nhanh chóng nhất mà MSO đã chia sẻ. Qua đó có thể giúp bạn hiểu được recall email trong Outlook là gì và nắm rõ được một số cách thu hồi email Outlook trên web hoặc trên thiết bị máy tính.

Hãy lưu ý rằng, việc recall email trong Outlook chỉ có thể thực hiện trên web và máy tính, còn cách recall email Outlook trên điện thoại hiện nay chưa được hỗ trợ. Đồng thời, cách thức này cũng chỉ được thực hiện thành công trong cách phiên bản Microsoft Outlook bản quyền.

Trong quá trình tham khảo nếu người dùng có bất cứ thắc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua những thông tin dưới đây để nhận được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777