Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Access là gì? Hãy cùng chúng tôi giải đáp câu hỏi này cũng như tìm hiểu những điểm khác biệt giữa hai công cụ Access và Excel
Microsoft Access là gì?
MS Access là một phần của gói giải pháp Microsoft 365 và nằm trong bộ Office được sử dụng rộng rãi trong công việc và học tập. Là một công cụ năng suất mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp, phần mềm cho phép bạn lưu trữ dữ liệu ở định dạng riêng trên công cụ Access Jet Database Engine.
Với 30 năm kể từ khi ra mắt vào năm 1992, công cụ này đã mang lại nhiều thành công cho Microsoft và trải qua nhiều lần cải thiện, nâng cấp để phù hợp với người dùng cũng như đủ sức cạnh tranh với nhiều đối thủ mạnh khác trên thị trường. Hiện tại, phần mềm này chỉ sẵn dùng trên máy tính khi được tích hợp trong bộ Microsoft Office.
Bên cạnh việc giải đáp vấn đề “Microsoft Access là gì?” cùng những chức năng chính của phần mềm sẽ được nêu trong phần dưới của bài viết, bạn sẽ có thể tự tìm ra được lời giải cho những thắc mắc liên quan đến Access Microsoft online hay Access Office Mac, cũng như biết được cách dùng hàm if trong Access, hay hàm if nhiều điều kiện.
Những chức năng cơ bản của Microsoft Access
Là một phần của MS Office như đã đề cập trong “Microsoft Access là gì?”, phần mềm này không hề tỏ ra kém cạnh những người “anh em“ của mình như Word, Excel hay PowerPoint với những tính năng tiện ích dành cho người dùng.
Thiết kế bảng: Bạn được phép lưu trữ dữ liệu theo dạng bảng, theo đó người dùng có thể xây dựng database duy nhất gồm tất cả dữ liệu cho toàn dự án – thường được gọi là “Flat database” (Cơ sở dữ liệu phẳng).
Cơ sở dữ liệu Access: Sẽ thuận lợi hơn cho người dùng để tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa các phần của dữ liệu cần được theo dõi cho dự án. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể duy trì các bảng riêng biệt cho dữ liệu sản phẩm, đơn đặt hàng, khách hàng và thông tin vận chuyển.
Mỗi bảng có thể liên quan và kết nối với nhau – được gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép các nhà phát triển tạo nhiều database đơn giản và liên kết chúng với nhau.
Tạo biểu mẫu trong Access: Các nhà phát triển database thường tạo các biểu mẫu cho phép người dùng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu mà không cần dùng bảng tính, do đó giảm khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu.
Truy vấn: Truy vấn là thành phần phổ biến trong database Access. Chương trình hỗ trợ các truy vấn phức tạp để tìm thông tin trong các cơ sở dữ liệu, điều này khá quan trọng nếu các database chứa hàng nghìn mục nhập.
Báo cáo: Người dùng được phép tạo các báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Trình Report Wizard giúp bạn sắp xếp, nhóm và dán nhãn dữ liệu để in và chia sẻ dễ dàng.
Với những chức năng trên, doanh nghiệp và các tổ chức dễ dàng quản lý và hiểu được lượng lớn dữ liệu mà mình lưu trữ. Trong trường hợp, nếu không cài đặt trên máy tính, bạn có thể triển khai Access Runtime Microsoft 365 để sử dụng các database theo chế độ thời gian chạy.
Từ những thông tin nêu trong “Microsoft Access là gì?” cũng như các chức năng cơ bản, bạn có thể hiểu rõ hơn về vai trò của nó trong công việc và học tập. Một doanh nghiệp sử dụng công cụ này để theo dõi hàng tồn kho và doanh số của mình, trong khi trường học sử dụng để theo dõi học sinh, thông tin cá nhân, điểm số, hiệu suất và dữ liệu của giáo viên.
Bên cạnh đó, phần mềm còn được phục vụ cho các dự án cụ thể nhằm quản lý nhân viên, nhiệm vụ, thành tích, deadline và các hoạt động tiếp theo.
Điểm mạnh và hạn chế của Microsoft Access
Phần mềm công nghệ nào cũng đều có mặt ưu và mặt hạn chế. Do đó, nối tiếp phần “Microsoft Access là gì?” và các chức năng chính, hãy cùng tiếp tục phân tích ưu và nhược điểm của thành phần Microsoft Office này.
Những điểm mạnh nổi bật
- Cung cấp hệ thống quản lý dữ liệu quan hệ với đầy đủ chức năng chỉ trong vài phút.
- Người dùng dễ dàng nhập dữ liệu đến từ nhiều nguồn vào ứng dụng.
- Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh quyền truy cập theo nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp.
- Access Microsoft online hoạt động với nhiều ngôn ngữ phát triển trên hệ điều hành Windows.
- Không chỉ hoạt động mạnh mẽ và linh hoạt mà còn có thể thực hiện bất kỳ tác vụ văn phòng hoặc cơ sở dữ liệu công nghiệp mang tính thử thách.
- Cho phép bạn liên kết đến dữ liệu ở vị trí hiện tại của nó và sử dụng để xem, cập nhật, truy vấn và báo cáo.
- Người dùng có thể tạo bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và kết nối với sự trợ giúp của Macro (Macro là một cấu trúc lập trình đơn giản giúp người dùng có thể thêm chức năng vào database của mình).
- MS Access online có thể thực hiện các phép nối không đồng nhất giữa các tập dữ liệu khác nhau được lưu trữ trên các nền tảng khác nhau.
Hạn chế của Microsoft Access
- Database của Access rất hữu ích với các lĩnh vực kinh doanh vừa và nhỏ. Nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, nó cũng có những hạn chế riêng không phù hợp.
- Thiếu tính vững vàng hơn so với hệ thống DBMS như MS SQL Server hoặc Oracle.
- Tất cả thông tin từ database của bạn được lưu trữ trong một tệp, điều này có thể làm chậm các báo cáo, truy vấn và biểu mẫu.
- Đòi hỏi nhiều thời gian để tìm hiểu hơn các ứng dụng khác trong cùng bộ Office.
Microsoft Access và Excel khác nhau như thế nào?
Sau khi tìm hiểu “Microsoft Access là gì?” và những chức năng chính của phần mềm này, bạn sẽ lập tức liên tưởng đến Excel với cùng tính năng lưu trữ dữ liệu. Vậy làm cách nào để phân biệt được hai bộ công cụ này?
Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng chủ yếu cho các dự án riêng lẻ và cho phép người dùng để thực hiện các phép tính ngắn gọn. Hầu hết những người dùng Excel làm việc với vài chục tới vài trăm ô dữ liệu cùng một lúc. Và Excel chính là sự lựa chọn tuyệt vời để vẽ đồ thị, lập biểu đồ cho các phép tính và điểm dữ liệu đó.
Ngược lại, Microsoft Access được tạo ra để lưu trữ và quản lý lượng lớn dữ liệu ở dạng dễ dàng truy xuất và sử dụng trong các ứng dụng khác nhau. Trong khi người dùng Excel nhập trực tiếp vào bảng tính của mình, thì phần mềm này được thao tác với các biểu mẫu và truy vấn được tạo sẵn.
Hầu hết các doanh nghiệp kết nối Access với các ứng dụng khác, do đó, khi những ứng dụng khác đó tạo dữ liệu, nó sẽ tự động được chuyển sang nền tảng này.
Luôn nỗ lực tạo nên một môi trường làm việc và học tập tuyệt vời và tiện lợi, Microsoft Office gồm Word, Excel, PowerPoint, Access,…đã trở thành bộ ứng dụng quen thuộc và không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của nhiều người. Đối với các doanh nghiệp, lựa chọn mua gói giải pháp Microsoft 365 có tích hợp Office và những tính năng chuyên biệt phù hợp với môi trường kinh doanh là sự lựa chọn hoàn hảo nhất.
Hiện tại, MSO với cương vị đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam đang cung cấp đa dạng gói giải pháp Microsoft 365 dành cho mọi đối tượng từ cá nhân, gia đình đến doanh nghiệp, tổ chức, trường học. Bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất cho gói giải pháp phù hợp với mục đích sử dụng và số người dùng.
Lời kết
Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quát và khách quan nhất về phần mềm này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề “Microsoft Access là gì?” cũng như gói giải pháp Microsoft 365, vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng từ đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình và chuyên nghiệp.
