Hướng dẫn cách lưu email Outlook về máy tính đơn giản nhất

Cách lưu email Outlook mang đến cho người dùng nhiều lợi ích quan trọng trong việc bảo vệ, bảo mật dữ liệu và đảm bảo dữ liệu email luôn có sẵn khi họ cần sử dụng đến. Có nhiều cách thức để giúp bạn lưu email Outlook vào ổ cứng, trong đó lại có nhiều cách lưu email trong Outlook về máy tính máy tính khác nhau. Hãy theo dõi bài viết mà MSO hướng dẫn dưới đây để biết được thông tin chi tiết về cách lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính như thế nào nhé.

Lưu email Outlook là gì?

Lưu email Outlook là gì?
Lưu email Outlook là gì?

Lưu email Outlook là một quá trình di chuyển các dữ liệu email, công việc và lịch có trong tài khoản Microsoft Outlook sang một thư mục, vị trí hay thiết bị ổ cứng khác hay trên dịch vụ đám mây. Điều này nhắm giúp giảm kích thước của hộp thư và tăng khả năng hoạt động của Outlook.

Ngoài ra, cách thức này cũng giúp hỗ trợ người dùng có thể bảo vệ và quản lý dữ liệu email sao cho hiệu quả nhất có thể. Sau khi lưu trữ email outlook, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm email cũ mà mình muốn, đồng thời có thể bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát hay những sự tấn công của các mối đe dọa mạng.

Các mục email đã được lưu trữ sẽ được chuyển từ tệp .pst chính sang một tệp archive.pst riêng biệt, mà bạn có thể mở vào bất cứ lúc nào cần thiết. Hiện tại, tính năng này có sẵn trong tất cả các phiên bản của Outlook và cho phép người dùng có thể áp dụng cài đặt lưu trữ tự động hoặc thực hiện lưu trữ thủ công.

Khi nào cần lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính?

Lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính có thể quan trọng và cần thiết đối với nhiều trường hợp khác nhau trong quá trình người dùng sử dụng dịch vụ email Microsoft Outlook. Vậy khi nào cần phải thực hiện cách sao lưu dữ liệu email vào ổ cứng máy tính? Dưới đây là một số những trường hợp mà người dùng cần phải lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính:

Hỗ trợ sao lưu dữ liệu email

Cách lưu trữ email trong Outlook về máy tính hay về bất cứ vị trí hoặc thiết bị nào khác mà người dùng muốn sẽ giúp họ có thể đảm bảo rằng có được những bản sao lưu dữ liệu của các email quan trọng để sử dụng trong trường hợp mất dữ liệu hoặc gặp sự cố kỹ thuật. Trong trường hợp này, việc đã có sẵn những bản sao lưu dữ liệu email sẽ giúp người dùng có thể nhanh chóng truy cập và sử dụng ngay sau khi xảy ra sự cố một cách nhanh chóng nhất.

Giải phóng dung lượng hộp thư email

Khi nào cần lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính?
Khi nào cần lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính?

Trong quá trình sử dụng dịch vụ email Microsoft Outlook, có nhiều lúc hộp thư email của người dùng có thể bị đầy, từ đó gây khó khăn trong việc nhận và gửi email mới. Lúc này, việc sử dụng cách lưu email trong Outlook về máy tính hay bất cứ một thiết bị lưu trữ nào khác có thể giúp người dùng giải phóng bộ nhớ hộp thư email mà không cần phải lo mất dữ liệu.

Hỗ trợ truy cập dữ liệu khi ngoại tuyến

Trong trường hợp mà người dùng cần phải truy cập vào dữ liệu email Outlook ngay cả khi không có kết nối internet, thì việc sử dụng cách sao lưu email Outlook vào các thiết bị khác sẽ là một cách hữu dụng nhất cho người dùng. Việc sao lưu email trong Outlook vào ổ cứng máy tính hay về những thiết bị lưu trữ khác sẽ giúp người dùng có thể xem và sử dụng email vào bất cứ khi nào mong muốn mà không cần phải có kết nối internet trên thiết bị.

Sử dụng email trên tài khoản email khác

Trong trường hợp mà người dùng cần phải chuyển đổi công việc hoặc thay đổi tài khoản email mà vẫn muốn giữ lại các email quan trọng, việc sử dụng cách lưu email trong Outlook về máy tính hay những thiết bị khác sẽ giúp người dùng có thể giải quyết được vấn đề này. Bởi việc sao lưu những dữ liệu email Outlook vào ổ cứng trên các thiết bị sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi và truy cập vào những dữ liệu email đó mà mình cần ngay sau khi chuyển đổi tài khoản email.

Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu email lâu dài

Trong trường hợp mà người dùng cần phải lưu trữ dữ liệu email trong thời gian dài cho mục đích pháp lý hay quản lý và bảo vệ dữ liệu, việc lưu email Outlook vào ổ cứng sẽ giúp người dùng có thể truy cập và sử dụng dữ liệu email mà mình cần vào bất cứ khi nào muốn. Điều này giúp bảo mật an toàn cho dữ liệu và giúp dễ dàng khôi phục để sử dụng khi cần thiết.

Bằng cách lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính sẽ giúp người dùng có thể tận dụng tối đa lợi ích trong việc bảo vệ dữ liệu email, đồng thời hỗ trợ người dùng khôi phục những email mà mình muốn một cách dễ dàng. Tùy vào từng trường hợp cụ thể như chúng tôi đã đề cập phía trên, bạn hãy thực hiện cách lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính của mình để tận hưởng được tối đa những lợi ích mà cách thức này mang đến.

Vậy có những cách lưu email trong Outlook về máy tính nào? Để biết chi tiết các cách lưu email trong Outlook về máy tính được thực hiện như thế nào, bạn hãy theo dõi nội dung hướng dẫn trong mục tiếp theo trong nội dung bài viết này nhé.

Hướng dẫn các cách lưu email Outlook về máy tính

Có nhiều phương pháp để giúp bạn lưu email trong Outlook về máy tính, từ việc chọn và lưu từng email một dưới dạng tệp MSG, PDF, Word hoặc HTML cho đến việc xuất toàn bộ thư mục email dưới dạng tệp dữ liệu PST. Mỗi phương pháp lại có những bước thực hiện cụ thể và phù hợp với nhu cầu khác nhau của người dùng.

Để biết rõ hơn về chi tiết các cách lưu email trong Outlook trên máy tính được diễn ra như thế nào, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết mà chúng tôi cung cấp ngay dưới đây:

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng chi tiết

Đối với cách lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính, bạn có thể lưu trữ từng email một dưới dạng tệp MSG, PDF, Word hoặc HTML. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về từng cách lưu email trong Outlook vào ổ cứng máy tính, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo những cách này:

Lưu email Outlook vào ổ cứng dưới dạng MSG

Các email Outlook được lưu trữ dưới dạng MSG sẽ được hỗ trợ sử dụng rộng rãi trong bất cứ tài khoản Microsoft Outlook mà người dùng muốn sử dụng. Để sử dụng cách lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính dưới dạng MSG, bạn hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Trong hộp thư email Microsoft Outlook của mình, bạn hãy tìm đến email mà mình muốn lưu vào ổ cứng máy tính.

Bước 2: Bạn hãy nhấn vào email đó rồi sau đó kéo và thả nó vào vị trí thư mục lưu trữ trên ổ cứng máy tính mà mình muốn.

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng MSG
Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng MSG

Đối với những email Outlook mà bạn đã lưu trữ vào ổ cứng với định dạng MSG, bạn có thể mở và xuất lên trên bất cứ tài khoản Microsoft Outlook nào mà mình muốn để sử dụng.

Lưu email Outlook vào ổ cứng dưới dạng HTML

Ngoài định dạng tệp MSG, người dùng cũng có thể lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính của mình với định dạng tệp HTML. Với định dạng tệp dữ liệu này, người dùng có thể  truy cập và xem dữ liệu hiệu quả nhất trên web hay trên các thiết bị khác nhau.

Các bước để thực hiện cách lưu trữ email trong Outlook vào ổ cứng máy tính với định dạng tệp này, bạn hãy làm theo những bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Microsoft Outlook và nhấn chọn vào email mà bạn muốn lưu vào ổ cứng máy tính của mình.

– Bước 2: Trong cửa sổ email Outlook mà mình muốn lưu trữ, bạn hãy nhấn vào thẻ File trên thanh công cụ ribbon rồi nhấn vào tùy chọn Save as.

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng HTML
Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng HTML

– Bước 3: Trong hộp thoại Save as, bạn hãy nhấn chọn tùy chọn định dạng HTML (*.htm; *.html) trong menu thả xuống rồi nhấn vào nút Save để hoàn tất cách lưu email trong Outlook về máy tính của mình.

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng HTML
Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng HTML

– Bước 4: Hãy tiếp tục lặp lại những thao tác phía trên để lưu trữ những email khác mà bạn muốn.

Với 4 bước đơn giản như hướng dẫn trên của chúng tôi, bạn đã có thể thực hiện thành công cách lưu email Outlook vào ổ cứng dưới dạng HTML rồi đó.

Lưu email Outlook vào ổ cứng ở định dạng PDF

Định dạng tệp PDF sẽ giúp người dùng có thể sử dụng và chia sẻ tài liệu với chất lượng cao nhất. Để lưu email trong Outlook về máy tính của mình với định dạng file PDF, trước tiên thì bạn hãy lưu email đó dưới dạng HTML rồi sau đó hãy thực hiện theo những bước sau đây:

– Bước 1: Bạn hãy mở tệp dữ liệu email ở định dạng HTML trên bất cứ trình duyệt web nào mà bạn đang sử dụng trên máy tính.

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt CTRL + P rồi nhấn chọn mục Save as PDF trong danh sách các tùy chọn Destination.

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng PDF
Cách lưu email Outlook vào ổ cứng với định dạng PDF

– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhấp vào mục Save và chọn lưu email Outlook vào ổ cứng hoặc vị trí các thư mục trên máy tính.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấn vào nút Save để hoàn tất cách lưu email trong Outlook về máy tính dưới dạng PDF.

Lưu email trong Outlook vào ổ cứng dạng tệp Word

Định dạng tài liệu Word sẽ giúp người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Để lưu email Outlook vào ổ cứng trên máy tính dưới định dạng tài liệu Word, bạn cũng cần phải lưu trữ email ở định dạng HTML rồi hãy làm theo các bước như trong hướng dẫn sau đây:

– Bước 1: Bạn hãy mở tệp dữ liệu Word mới và nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ ribbon rồi nhấn chọn tùy chọn Open.

– Bước 2: Tiếp theo, trong cửa sổ Open vừa xuất hiện, bạn hãy đi tới tệp email vừa mới lưu dưới định dạng tệp HTML và nhấn nút Open để mở nó trong phần mềm Microsoft Word.

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng dưới tệp Word
Cách lưu email Outlook vào ổ cứng dưới tệp Word

– Bước 3: Sau đó, trong cửa sổ làm việc của tệp dữ liệu email trong Microsoft Word, bạn hãy nhấn vào thẻ File rồi nhấn chọn mục Save hoặc nhấn tổ hợp phím tắt CTRL + S rồi lưu tệp dữ liệu đó dưới dạng tài liệu Word.

Cách lưu email Outlook vào ổ cứng dưới tệp Word
Cách lưu email Outlook vào ổ cứng dưới tệp Word

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của chúng tôi về các cách lưu email trong Outlook về máy tính dưới các định dạng tệp MSG, PDF, HTML và Word. Bạn có thể tham khảo và thực hiện theo để lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính của mình. Để biết thêm các cách lưu email Outlook khác nữa, bạn hãy tiếp tục theo dõi những hướng dẫn của chúng tôi trong mục nội dung tiếp theo.

Sao chép tệp PST để lưu email Outlook vào ổ cứng

Sao chép tệp PST để lưu trữ email Outlook vào ổ cứng máy tính là một trong những cách lưu email trong Outlook về máy tính mà người dùng có thể sử dụng để lưu trữ những dữ liệu email trong Outlook về máy tính của mình. Để thực hiện cách lưu trữ email Outlook này, bạn hãy làm theo những bước dưới đây:

– Bước 1: Trong giao diện làm việc của email Outlook mà bạn muốn lưu trữ về máy tính, bạn hãy nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ ribbon.

Cách lưu email trong Outlook về máy tính chi tiết
Cách lưu email trong Outlook về máy tính chi tiết

– Bước 2: Bạn tiếp tục nhấn chọn mục Info rồi nhấn chọn mục Account Settings và nhấn chọn phần Account Settings.

Cách lưu email trong Outlook về máy tính chi tiết
Cách lưu email trong Outlook về máy tính chi tiết

– Bước 3: Trong cửa sổ Account Settings, bạn hãy nhấn chọn tab Data Files rồi nhấn tích chọn vào email mà mình muốn lưu và nhấn chọn vào mục Open File Location.

Cách lưu email trong Outlook về máy tính chi tiết
Cách lưu email trong Outlook về máy tính chi tiết

– Bước 4: Sau khi cửa sổ Open xuất hiện, bạn hãy tiến hành Copy và dán tệp PST email vào vị trí lưu trữ trên ổ cứng là đã hoàn tất.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

Xuất và sao lưu email Outlook từ tệp OST sang tệp dữ liệu PST cũng là một trong những cách lưu email Outlook đơn giản nhất mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ email trong Outlook về máy tính của mình. Để thực hiện cách lưu email trong Outlook về máy tính của mình, bạn hãy thực hiện như sau:

– Bước 1: Trong giao diện làm việc của email mà bạn đang muốn lưu trữ về máy tính, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ File trên thanh công cụ ribbon.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn mục Open & Export rồi tiếp tục nhấn chọn mục Import/Export.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 3: Khi màn hình xuất hiện cửa sổ Import and Export Wizard, bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn Export to a file và nhấn nút Next.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 4: Trong phần Create a file of type, bạn hãy nhấn chọn mục Outlook Data File (.PST) để xuất tệp dữ liệu email thành file PST và nhấn nút Next.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 5: Trong phần tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào thư mục mà mình muốn xuất tệp email Outlook rồi bấm nút Next. Nếu muốn xuất đến tất cả các mục, bạn hãy tích chọn vào mục Include subfolders.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 6: Nếu muốn thay đổi vị trí lưu tệp dữ liệu email Outlook, bạn hãy nhấn mục Browse.  Sau đó, nhấn nút Finish để hoàn tất quá trình.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 7: Trong cửa sổ mới, bạn hãy tạo mật khẩu cho file tài liệu Outlook để tăng cường sự bảo mật cho file dữ liệu được lưu trữ đó nếu thấy cần thiết.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

– Bước 8: Bạn đợi một khoảng thời gian để hệ thống Microsoft Outlook xuất tệp Outlook thành công là hoàn tất.

Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST
Xuất và sao lưu email Outlook từ OST sang tệp PST

Cách lưu email trong Outlook về máy tính trực tiếp

Bên cạnh những cách phía trên ra, người dùng cũng có thể sử dụng các công cụ bên thứ ba để có thể lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính của mình một cách tự động và nhanh chóng hơn. Hiện tại, bạn có thể sử dụng những công cụ sau đây để thực hiện cách lưu email trong Outlook về máy tính của mình:

  • Microsoft OneDrive: Đây là một phần mềm lưu trữ dữ liệu đám mây của Microsoft, cung cấp cho người dùng một kho lưu trữ với khả năng lưu trữ email một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn so với những cách thức thủ công.
  • Safe PST Backup: Là phần mềm tự động sao lưu bên thứ ba, cung cấp cho người dùng khả năng sao lưu dữ liệu email, danh bạ, lịch biểu và các dữ liệu khác trong Microsoft outlook sang định dạng file PST để sử dụng trên các phiên bản MS Outlook khác nhau.
  • OST to PST file converter: Là một công cụ cho phép người dùng có thể chuyển đổi từ file OST sang PST để lưu trữ email Outlook về máy tính nhanh chóng hơn mà không cần kết nối Internet.

Những lưu ý khi thực hiện cách lưu email trong Outlook

Những lưu ý khi thực hiện cách lưu email trong Outlook
Những lưu ý khi thực hiện cách lưu email trong Outlook

Khi thực hiện cách lưu email Outlook vào ổ cứng máy tính, có một số lưu ý quan trọng bạn cần nhớ để đảm bảo quá trình lưu trữ được diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Hãy cùng chúng tôi điểm qua những lưu ý này ngay dưới đây:

  • Chọn định dạng tệp phù hợp với nhu cầu sao lưu của bạn, chẳng hạn như .pst, .msg hoặc .pdf để có thể sao lưu và đạt được hiệu quả cao khi sử dụng sau này.
  • Kiểm tra dung lượng lưu trữ và đảm bảo rằng bạn có đủ dung lượng lưu trữ trên ổ cứng hoặc đám mây lưu trữ để đảm bảo có thể lưu trữ được đầy đủ những email mà mình muốn mà không gặp phải tình trạng gián đoạn.
  • Đặt tên tệp email một cách rõ ràng và có tổ chức để có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập và sử dụng sau này.
  • Đảm bảo rằng các tệp email được lưu trữ an toàn và bảo mật trên máy tính bằng cách sử dụng mật khẩu hay sử dụng các phương pháp mã hóa và bảo mật dữ liệu khác.
  • Thực hiện sao lưu định kỳ để đảm bảo rằng bạn luôn có bản sao lưu mới nhất của các email quan trọng. Bạn có thể thiết lập lịch trình sao lưu tự động hoặc thực hiện sao lưu thủ công định kỳ.
  • Sau khi lưu trữ email, hãy kiểm tra tính toàn vẹn của tệp để đảm bảo rằng không có lỗi xảy ra trong quá trình lưu trữ.

Lời kết

Việc thực hiện các cách lưu email Outlook sẽ giúp bạn có thể bảo vệ, truy cập và sử dụng những dữ liệu email mà mình muốn trên những thiết bị và tài khoản Microsoft Outlook khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin về cách lưu trữ email trong Outlook về máy tính chi tiết, qua đó giúp bạn có thể lưu trữ dữ liệu email Outlook một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.

Trong quá trình thực hiện theo những cách lưu trữ email này, nếu bạn có gặp phải bất cứ những vướng mắc nào mà không thể giải quyết được, bạn có thể liên hệ ngay với MSO để được hỗ trợ nhanh chóng nhất qua những kênh thông tin liên hệ dưới đây:

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký liên hệ tư vấn dịch vụ Microsoft 365

Liên hệ tư vấn dịch dụ Microsoft 365

microsoft azure

Microsoft Azure giải pháp triển khai và phát triển ứng dụng doanh nghiệp

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng và triển khai các dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây. Microsoft Azure ...

Gợi ý 8 cách xuống dòng trong Excel nhanh chóng, hiệu quả nhất

Xuống dòng trong Excel tưởng chừng như rất đơn giản nhưng mà cũng vẫn có rất nhiều người dùng vẫn chưa nắm chắc được những ...
hướng dẫn outlook 365 login cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn chi tiết quy trình Outlook 365 login cho người mới bắt đầu

Với người mới bắt đầu, để sử dụng được email của Microsoft việc đầu tiên chính là đăng ký tài khoản và đăng nhập. Dưới ...

Hướng dẫn cách cài mail công ty vào Outlook 365 bản quyền

Để sử dụng cùng lúc nhiều tài khoản email trên một thiết bị, người dùng cần tiến hành thao tác thực hiện cách cài mail ...
Lên đầu trang