Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Email address là gì? Ý nghĩa của địa chỉ email
Email address là viết tắt của Electronic mail và được hiểu đơn giản là địa chỉ hòm thư điện tử. Do đó, đây là hòm thư có chức năng gửi, nhận thư điện tử và hoạt động với sự hỗ trợ của mạng internet.
Với sự xuất hiện của địa chỉ email, giờ đây người dùng sẽ không cần phải mang thư ra bưu điện gửi mà chỉ cần ngồi tại nhà và theo tác tức thì. Với phương thức gửi thư này, người dùng vừa tiết kiệm được chi phí mà thời gian thực hiện lại diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
Mỗi dạng địa chỉ email sẽ có một ý nghĩa riêng, do đó người dùng có thể tham khảo các mẫu tên miền được sử dụng thường xuyên dưới đây:
- Tên miền .com được sử dụng chủ yếu trong doanh nghiệp
- Tên miền .org sử dụng với các tổ chức phi lợi nhuận
- Tên miền edu.vn sử dụng với tổ chức giáo dục
- Tên miền .net sử dụng cho các đơn vị cung cấp mạng
- Tên miền .gov sử dụng cho cơ quan chính phủ
Sau khi đã hiểu về khái niệm của email address hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung tiếp theo để biết hộp thư điện tử này có cấu trúc như thế nào?
Cấu trúc của một email address Outlook bao gồm những gì?
Thông thường một email address nói chung và Outlook nói riêng sẽ có cấu trúc bao gồm 03 phần chính là tên định dạng, tên email và tên miền:
- Phần tên định dạng: Đây được xem là phần tên để người nhận có thể xác định được email được gửi đến từ ai? Người dùng có thể sử dụng tên thật, nghệ danh hoặc phòng ban, tổ chức được viết liền không dấu.
- Phần tên email: Chính là cách để xác định hộp thư của email address, phần tên này được người dùng chủ động tạo và thay đổi để có sự khác biệt nhất so với những email khác. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng một vài các ký tự đặc biệt để gia tăng sự khác biệt.
- Phần tên miền: Đây là phần để biết đâu là nơi cung cấp thư điện tử, dấu hiệu để nhận biết phần mục này chính là sau @ và tiếp đến là tên miền.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể để người dùng có thể dễ dàng hình dung về email address của Outlook: MSO kinhdoanh@mso.vn, trong đó “MSO” được biết đến là tên định dạng, “kinhdoanh” là tên email và “@mso.vn” chính là tên miền.
05 lý do khiến doanh nghiệp phải đăng ký email address Outlook
Với số lượng người dùng sử dụng email address outlook nhiều như hiện nay, chắc chắn doanh nghiệp không thể bỏ qua phần mềm email này. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các lý do cần đăng ký sử dụng.
Tốc độ xử lý nhanh gọn
Ưu điểm đầu tiên của email address Outlook chính là nằm ở tốc độ truy cập. Bởi lẽ, mọi thao tác của người dùng sẽ được xử lý nhanh gọn chỉ trong vài giây thực hiện. Người dùng sẽ có những trải nghiệm tốt nhất bao gồm cả thao tác soạn thảo gửi thư, nhận thư, phản hồi thư… luôn đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh tốc độ xử lý làm việc cao, phần mềm này còn kết hợp trực tiếp với các ứng dụng khác như Office 365, OneDrive, Microsoft Teams, SharePoint…
Không gian lưu trữ khổng lồ
Khi người dùng sử dụng email address Outlook, không gian lưu trữ sẽ có dung lượng lên đến 50GB. Với mức dung lượng này, người dùng có thể thỏa sức gửi nhận thư điện tử với tệp đính kèm có dung lượng nhỏ hay lớn. Ngoài ra, khi email được gửi hòm thư sẽ được sắp xếp theo mức độ dung lượng và thời gian được gửi đến. Với tính năng này, người dùng sẽ không cần lo lắng khi gửi các email có dung lượng lớn tới nhiều người nhận cùng lúc.
Tính năng bảo mật chống spam
Tiếp đến là một tính năng đặc biệt có trong Outlook chính là khả năng bảo mật nâng cao. Bởi lẽ, email address verifier hoạt động mạnh mẽ để kiểm soát toàn bộ hệ thống thư gửi và nhận. Với tính năng này, toàn bộ thư đến và thư được gửi đi khi có dấu hiệu bất thường đều được đánh dấu và báo cáo tức thì. Do đó, với những email spam sẽ không thể xuất hiện trong hộp thư của người dùng email Outlook.
Liên kết cùng lúc với nhiều tài khoản mạng xã hội
Một trong những tính năng mà người dùng không thể bỏ qua khi dùng email address của Outlook chính là khả năng kết nối với cùng nhiều tài khoản trên mạng xã hội. Điển hình như các kênh Facebook, LinkedIn hay Twitter… khi đó, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ nội dung qua các kênh tương tác, đồng thời vừa giải trí vừa kiểm tra hộp thư đến của email. Ngoài ra, phần mềm này còn tích hợp đồng bộ với các ứng dụng của Microsoft 365 như Office, OneDrive, Teams, SharePoint…
Ngăn gửi email khi chưa có tệp đính kèm
Với những người sử dụng email address của Outlook chắc hẳn không còn xa lạ với tính năng này. Bởi lẽ, trong trường hợp người dùng thao tác gửi email nhưng không chứa tệp đính kèm, ngay lập tức hệ thống sẽ gửi thông báo và nhắc nhở người dùng bổ sung. Do đó, khi sử dụng phần mềm gửi thư này, người dùng sẽ không còn lo lắng khi gửi email mà quên không chứa tệp đính kèm.
Thông báo thư quan trọng
Với những phần mềm email address thông thường tình trạng bỏ lỡ thư thường xuyên xảy ra do không được tích hợp với những tính năng đặc biệt. Tuy nhiên, với email Outlook người dùng sẽ không còn gặp phải vấn đề này khi sử dụng tính năng gửi thông báo tới các thứ quan trọng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể gắn cờ vào các email được gửi đến từ những người quan trọng và thường xuyên xuất hiện ở vị trí đầu tiên.
Mở nhiều cửa sổ sử dụng
Tính năng cho phép mở nhiều cửa sổ cùng lúc để sử dụng của email address Outlook là một điểm cộng tiếp theo mà người dùng không thể bỏ qua. Khi thực hiện bất kỳ thao tác nào trên phần mềm này, người dùng có thể mở trực tiếp hoặc lựa chọn mở trong một cửa sổ mới. Đây được xem là một trong những tính năng cực kỳ hữu ích khi người dùng muốn trải nghiệm cùng lúc nhiều tính năng trên cùng một nền tảng gửi thư điện tử.
Hướng dẫn các bước tạo email address Outlook
Trước khi sử dụng email address trên nền tảng Outlook, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản bản quyền phù hợp với nhu cầu sử dụng và quy mô nhân sự. Dưới đây là các bước chi tiết được chúng tôi chuẩn bị.
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng cả về tính năng cũng như số lượng người dùng
Bước 2: Chọn ĐĂNG KÝ NGAY để nhận thông tin tư vấn
Bước 3: Lựa chọn gói đăng ký phù hợp thông qua tư vấn hỗ trợ
- Gói Microsoft 365 Business Basic: Bao gồm bộ Office phiên bản web, Microsoft Exchange, OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams và email Outlook.
- Gói Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm tất cả ứng dụng của gói Basic và bổ sung thêm Office ứng dụng.
- Gói Microsoft 365 Business Premium: Bao gồm tất cả ứng dụng của gói Standard và thêm các tính năng bảo mật như Microsoft Intune, bộ bảo vệ, Azure Information protection.
Bước 4: Nhận tài khoản đăng ký cấp cao nhất bao gồm cả tên tài khoản và mật khẩu đăng nhập.
Bước 5: Tạo email address trên Outlook với số lượng tài khoản đăng ký
Lưu ý: Người dùng chỉ có thể tạo tài khoản theo số lượng đã đăng ký, ngoài ra tất cả các email đều sử dụng một tên miền chung do doanh nghiệp đăng ký trước đó. Ví dụ: Kinhdoanh@mso.vn, Marketing@mso.vn, Kythuat@mso.vn
Bước 6: Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều sử dụng email address Outlook để làm việc và quản lý.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản được MSO tổng hợp để người dùng có thể hiểu rõ hơn về email address của Outlook. Trong quá trình tham khảo nếu có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ.
