Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tối ưu chi phí là gì?
Tối ưu chi phí được hiểu là một hành trình nỗ lực và cố gắng của cả doanh nghiệp để tiết kiệm ngân sách nhưng vẫn đảm bảo tối đa hóa giá trị kinh doanh. Mục tiêu của hoạt động này chính là giảm thiểu tối đa mức chi phí phải bỏ ra nhưng có thể thu về được lợi nhuận ở mức cao nhất. Khi đó, mục tiêu tiết kiệm chi phí này sẽ không làm ảnh hưởng đến chất lượng, hay phạm vi của sản phẩm, dịch vụ và duy trì mức độ hài lòng với toàn thể khách hàng.
Người dùng nên phân biệt được rõ ràng giữa tối ưu chi phí và cắt giảm chi phí. Bởi lẽ, hoạt động cắt giảm chi phí chỉ diễn ra tức thời và đảm bảo giải quyết trong một khoảng thời gian ngắn hạn. Trong khi đó, hoạt động tối ưu hóa chi phí được diễn ra trong khoảng thời gian dài, liên tục để đảm bảo doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và ít tốn kém hơn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số các phương án được áp dụng hiệu quả khi hướng đến mục tiêu tối ưu chi phí cho bất cứ doanh nghiệp nào.
04+ phương án tối ưu chi phí tối đa cho doanh nghiệp
Để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, người dùng có thể tham khảo ngay 04 phương án được chúng tôi gợi ý bên dưới. Lưu ý, tùy vào từng doanh nghiệp với loại hình cụ thể và quy mô khác nhau mà có thể áp dụng riêng lẻ hoặc đồng thời tất cả các giải pháp này.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Việc áp dụng phương thức làm việc thủ công vừa mất thời gian, không đạt được hiệu quả như mong muốn. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp để tối ưu chi phí mà hiệu suất công việc lại được nâng cao. Khi đó, các công việc thủ công không quan trọng sẽ hoàn toàn bị loại bỏ và thay thế. Hơn nữa, thời gian để chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, đăng nhập tài khoản hay phí duy trì hệ thống cũng sẽ giảm thiểu đáng kể để người dùng tập trung vào các công việc đem lại giá trị cao.
Tối ưu chi phí quảng cáo
Quảng cáo chính là một trong những hình thức truyền tải thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm đến khách hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu đầu tư một cách mạnh tay và không kiểm soát được hiệu quả thì hoạt động này sẽ trực tiếp phá hủy mục tiêu tối ưu chi phí của doanh nghiệp. Do đó, dựa trên xu hướng của thị trường, tình hình của doanh nghiệp, thế mạnh hiện có, nhân lực có thể đảm nhiệm mà người dùng nên lựa chọn phương án quảng cáo phù hợp nhất.
Liên kết các đơn vị trên thị trường
Một trong những giải pháp tối ưu chi phí mà người dùng không thể bỏ qua chính là tìm kiếm và liên kết với các đơn vị có cùng phân khúc khách hàng trên thị trường. Đây được xem là một mô hình xây dựng mối quan hệ bền chặt để hai bên cùng có lợi. Điều này đồng nghĩa với việc, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều chi phí để thu hút khách hàng mà sẽ tập trung nhiều hơn vào việc tạo dựng mối quan hệ doanh nghiệp để có khách hàng trong tương lai.
Xây dựng hệ thống quản lý
Việc xây dựng hệ thống quản lý chặt chẽ cũng là một trong những giải pháp tối ưu chi phí cực kỳ hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban cho đến từng cá nhân đều minh bạch, rõ ràng trong hoạt động liên quan đến chi phí của doanh nghiệp. Hơn nữa, toàn bộ nhân sự cũng sẽ phải đánh giá và nhìn nhận được mục tiêu chung mà doanh nghiệp đang hướng đến để có thể đưa ra những phương án phù hợp nhất.
Sau khi đã tìm hiểu về một số những giải pháp hỗ trợ tối ưu chi phí cực kỳ hiệu quả cho doanh nghiệp. Tiếp đến, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng một phần mềm được đánh giá khá cao trong việc tối ưu chi phí doanh nghiệp mang tên Microsoft 365.
Microsoft 365 - Giải pháp tối ưu chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp
Không chỉ các doanh nghiệp lớn mà ngay cả những tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp có quy mô nhỏ cũng lựa chọn Microsoft 365 là phương pháp tối ưu chi phí cực kỳ hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về nền tảng này cũng như vai trò mà Microsoft 365 có thể ứng dụng để tiết kiệm chi phí chúng tôi đã chuẩn bị một ví dụ cụ thể để người dùng có thể theo dõi như sau:
VD: Doanh nghiệp X hoạt động trong lĩnh vực thời trang trẻ em với số lượng nhân sự khoảng 50 người. Khi đó, doanh nghiệp X đăng ký sử dụng phần mềm Microsoft 365 Business cho toàn bộ thành viên để có thể làm việc nội bộ hoặc giao tiếp với khách hàng và đối tác. Khi đó, việc ứng dụng hệ sinh thái Microsoft 365 sẽ giúp doanh nghiệp X tối ưu chi phí như thế nào?
- Phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng mà doanh nghiệp X cần cho tất cả các bộ phận kế toán, nhân sự, Marketing, Sale, sản xuất, kỹ thuật…Khi đó, thay vì mua nhiều ứng dụng của nhiều nhà cung cấp khác nhau với chi phí cao, nhiều loại phí duy trì…, doanh nghiệp X đã giảm được một lượng chi phí không hề nhỏ.
- Dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp X trước đây đều lưu trữ trên hình thức giấy tờ nhưng nay đã được đưa toàn bộ lên đám mây OneDrive vừa đảm bảo an toàn lại thuận tiện cho quá trình làm việc. Như vậy, doanh nghiệp đã tối ưu chi phí sử dụng giấy tờ bản cứng, bút mực đáng kể.
- Để liên hệ với khách hàng và đối tác, hình thức trước đây áp dụng là điện thoại di động hoặc gặp mặt trực tiếp. Nhưng với Microsoft 365 người dùng có thể kết nối qua email Outlook, tổ chức họp trực tuyến trên Teams…việc này sẽ tối ưu hóa chi phí đi lại và tiết kiệm thời gian.
- Chủ động phân loại hàng hóa, xác định lượng hàng tồn kho thông qua app được xây dựng trên Power Apps kết hợp cùng Power Automate để tự động hóa công việc đơn giản. Đây được xem là phương án tối ưu chi phí tốt nhất khi không sử dụng quá nhiều sức người như trước đây của công ty X.
Sau khoảng 3 tháng thử nghiệm sử dụng dịch vụ Microsoft 365 Business, doanh nghiệp X đã hoàn thiện được mục tiêu tối ưu chi phí và tiếp tục duy trì cho các năm tiếp theo.
Hiện tại, MSO là đối tác cao cấp của Microsoft tại thị trường Việt Nam và đang cung cấp các gói sản phẩm bản quyền của họ. Khi đăng ký mua các gói Microsoft 365 tại MSO , doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn dùng thử một tháng miễn và mua ngay gói bản quyền với giá ưu đãi.
Đoạn kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể tham khảo thêm về một số những giải pháp giúp tối ưu chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp. Nếu người dùng đang có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp Microsoft 365, vui lòng liên hệ ngay đến chúng tôi qua số Hotline 024.9999.7777.
