Email Hosting là gì? Một số lưu ý khi sử dụng

Không thể phủ nhận Email Hosting có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tìm ra đáp án cho câu hỏi Email Hosting là gì? Và lý do tại sao doanh nghiệp cần sử dụng giải pháp này?

Email Hosting là gì?

Email Hosting được biết đến là hệ thống email chuyên biệt hoạt động dựa trên máy chủ theo tên miền tùy chỉnh riêng. Đối với từng doanh nghiệp thì cấu hình sẽ được thiết lập tùy thuộc vào yêu cầu cũng như chức năng lựa chọn phù hợp. Nếu như các dịch vụ email thông thường chỉ cung cấp cho người dùng khả năng gửi nhận thư hoặc một số lượng người dùng nhất định thì với Email Hosting bạn có thể tùy chỉnh số lượng tài khoản. 

email hosting

Giải pháp email này sẽ được người dùng dễ dàng nhận biết dưới dạng tennguoidung@tendoanhnghiep.com. Ví dụ: Kinhdoanh@hvn.com khi đó Kinhdoanh là phòng ban hoặc bộ phận, @hvn.com là tên miền riêng. 

Việc sử dụng Email Hosting sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tạo dựng độ uy tín, gia tăng tính chuyên nghiệp đối với khách hàng và đối tác.

Một số lưu ý sử dụng Email Hosting nhất định phải biết

Để có thể sử dụng triệt để mọi lợi ích cũng như tính năng chuyên biệt của Email Hosting, người dùng cần trang bị cho mình một vài các lưu ý trước khi sử dụng như sau.

Email ngắn gọn chứa tên miền riêng doanh nghiệp

Là một trong những hệ thống email tên miền riêng, chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý trong quá trình lựa chọn và đặt tên Email Hosting. 

email hosting chứa tên miền riêng doanh nghiệp

Thứ nhất, tên miền phải ngắn gọn điều này không chỉ giúp cho người dùng mà cả người nhận được sẽ dễ dàng ghi nhớ tên doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, việc giới hạn ký tự đặt tên sẽ giúp email của bạn trông đẹp mắt so với các đối thủ khác.

Thứ hai, tên miền phải chưa tên doanh nghiệp để gia tăng tính nhận diện thương hiệu. Trong trường hợp đơn vị của bạn có tên Email Hosting quá dài, điều chúng ta cần làm là tạo nên một cái tên được viết tắt ngắn gọn nhưng vẫn phải đảm bảo tính riêng biệt. 

Sử dụng tên theo phòng ban, nhóm dễ dàng

sử dụng tên theo phòng ban dễ dàng

Không chỉ các doanh nghiệp lớn mà các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa cũng cần phải lưu ý đến việc sử dụng tên Email Hosting. Bởi lẽ, mỗi phòng ban, mỗi nhóm làm việc được đặt tên email khác nhau sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ trong trường hợp sếp yêu cầu gửi bản kế hoạch làm việc của tất cả các phòng ban. Khi đó, phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng marketing…của doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi kế hoạch bằng email chung của phòng. Người chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận biết được tài liệu được gửi đến từ bộ phận nào thông qua chính tên email. 

Email được tạo theo một cấu trúc thống nhất

tao email theo cau truc thong nhat 1

Ngoài việc đặt tên Email Hosting thống nhất theo một quy chuẩn giữa các thành viên, nhóm, bộ phận…thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý như sau. Tên email cần phải được thống nhất cùng với cả website, mạng xã hội và tất cả các kênh truyền thông mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ví dụ email có đuôi là @mso.vn thì trang Facebook sẽ có cấu trúc là https://www.facebook.com/msodotvn. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có một cấu trúc tổng thể và thống nhất để gia tăng tính hiệu quả giữa các kênh. 

Tên đơn giản tránh gây nhầm lẫn với đơn vị khác

tên đơn giản tránh gây nhầm lẫn

Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn tên miền để đăng ký Email Hosting phù hợp cho doanh nghiệp, bạn cần lưu ý liên hệ với đơn vị đăng ký email doanh nghiệp để kiểm tra sự trùng lặp tên miền. Nếu tên miền mà bạn lựa chọn đã được đơn vị khác đăng ký và sử dụng trước đó thì bạn không thể đăng ký được. Ngoài ra, trong trường hợp tên miền đã được đăng ký nhưng không còn sử dụng thì bạn cũng nên cân nhắc vì rất có thể doanh nghiệp đó có những thông tin không tốt và để lại hậu quả gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh. 

Nâng cao hệ thống bảo mật

nâng cao hệ thống bảo mật

Yếu tố bảo mật trong quá trình sử dụng Email Hosting đối với doanh nghiệp luôn phải được đặt lên hàng đầu. Với các thương hiệu cung cấp dịch vụ email lớn như Microsoft 365 hay Google Workspace thì bạn sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề này. Đặc biệt hệ thống bảo vệ của Microsoft được người dùng đánh giá cực kỳ cao với nhiều lớp bảo mật an toàn. Hơn nữa, các tính năng và ứng dụng còn được cập nhật, bổ sung thường xuyên giúp doanh nghiệp có những trải nghiệm làm việc cực kỳ tốt. 

Xây dựng hệ thống quy luật, quy định rõ ràng

Một lưu ý cuối cùng trước khi tiến hành sử dụng Email Hosting dành cho doanh nghiệp của bạn chính là lên kế hoạch và xây dựng hệ thống rõ ràng. Điều này có nghĩa là các cá nhân trong doanh nghiệp của bạn cần nắm rõ các quy định cụ thể tránh hậu quả gây nhầm lẫn đối với khách hàng và đối tác. 

Đơn vị đăng ký Email Hosting uy tín

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các đơn vị cung cấp dịch vụ Email Hosting theo tên miền riêng. Tuy nhiên, quý doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị uy tín và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. 

Một trong số đó có thể kể đến là tập đoàn HVN – đơn vị cung cấp giải pháp Email Hosting độc quyền đến từ các thương hiệu lớn như Google, Microsoft và Zoho. Đặc biệt, tập đoàn HVN đang triển khai chương trình tặng email tên miền riêng theo số lượng người dùng khi quý khách hàng đăng ký các gói dịch vụ doanh nghiệp. 

Trên đây là một vài các thông tin cơ bản để quý khách hàng có thể trả lời được câu hỏi Email Hosting là gì? Nếu quý khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ đến số Hotline của MSO – 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng từ tư vấn viên chuyên nghiệp. 

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

SharePoint Microsoft – Nền tảng quản lý tài liệu hàng đầu dành cho doanh nghiệp

Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức về SharePoint Microsoft giúp doanh nghiệp cộng tác nhanh chóng, hiệu quả hơn.

do more with less cùng microsoft 365

Microsoft 365 “Do More With Less” – Kỷ nguyên hybrid working

“Do More With Less” với Microsoft là một trong những cách giải quyết hoàn hảo cho bài toán quản lý và kết nối nhân viên trong bối cảnh làm việc hybrid càng ngày càng được ưa chuộng

phan mem ban quyen 2

Tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm bản quyền chính hãng

Tốc độ phát triển chóng mặt của ngành CNTT góp phần khiến các vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin trên Internet cũng như sử dụng phần mềm bản quyền ngày càng được quan tâm. 

dung dong bo du lieu OneDrive

Microsoft dừng đồng bộ dữ liệu OneDrive trên Windows 7/8 từ 2022

Mới đây, Microsoft đã thông báo chính thức tới người dùng kể từ ngày 01/03/2022 hãng sẽ ngừng đồng bộ và cập nhập ứng dụng OneDrive trên các thiết bị chạy Windows 7, Windows 8 và Windows 8.1.

Scroll to Top