Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Quản trị viên quản lý 365 là gì?
Quản trị viên quản lý 365 Microsoft chính là tài khoản có quyền quản lý toàn bộ những tài khoản có trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Khi đó, tài khoản này có thể thiết lập chính sách từ cơ bản đến nâng cao và cấp các quyền sử dụng cho từng thành viên.
Tuy nhiên, chỉ khi người dùng đăng ký gói dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức mới có tài khoản quản trị viên. Đồng thời, người quản lý 365 còn có thêm một chức năng nữa chính là chỉ định quản trị viên để thay thế họ quản lý người dùng bên dưới. Cách dễ dàng nhất để có thể nhận biết tài khoản của người dùng có phải là quản trị viên hay không chính là khi truy cập vào trang quản trị sẽ nhận được thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này”. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những nguyên tắc bảo mật mà người dùng cần biết khi quản lý 365.
Nguyên tắc bảo mật quản lý 365 Microsoft 365 mà người dùng cần biết
Tài khoản quản lý 365 sẽ được cấp quyền lớn nhất trong tổ chức, chính vì vậy khi sử dụng phần mềm này người dùng đặc biệt phải tuân thủ theo các nguyên tắc cốt lõi dưới đây:
- Có từ 2 – 4 quản trị viên toàn cầu: Khi sử dụng tài khoản này, người dùng mới có thể tiến hành đặt lại mật khẩu cho các tài khoản cấp thấp hơn. Người dùng nên lưu ý sử dụng ít nhất 2 tài khoản quản trị viên toàn cầu để tránh trường hợp bị khóa tài khoản. Đặc biệt, tài khoản này sẽ có vai trò truy cập vào toàn bộ dữ liệu quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp chính vì vậy nên hạn chế tối đa 04 tài khoản là tốt nhất.
- Vai trò được chỉ định ở mức độ đơn giản nhất: Trao quyền cơ bản nhất, thấp nhất để người dùng có thể hoàn thành công việc dễ dàng. Đây chính là một trong những giải pháp giúp gia tăng tính bảo mật ở mức độ an toàn nhất.
- Quản trị viên cần bật xác thực đa yếu tố: Cả người dùng và quản lý 365 đều phải bật xác thực đa yếu tố để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng. Tránh trường hợp những kẻ xấu lợi dụng để đánh cắp thông tin của tổ chức.
Với 03 nguyên tắc quan trọng trên đây, người dùng quản lý 365 Microsoft cần hết sức lưu ý để thực hiện trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những vai trò chủ yếu mà nhà quản trị viên sẽ được sử dụng.
Vai trò quản lý Microsoft 365 của quản trị viên
Khi sử dụng tài khoản quản trị viên để quản lý 365, người dùng sẽ được trải nghiệm rất nhiều các vai trò khác nhau. Tuy nhiên, vì có quá nhiều vai trò nên việc sắp xếp và điều hướng sẽ gặp khó khăn với quản trị viên mới. Do đó, chúng tôi đã chuẩn bị nội dung bên dưới để người dùng tham khảo trước.
Billing Admin
Vai trò quản lý 365 này được sử dụng để chỉ định cho người mua hàng có tên gọi là Billing Admin. Khi đó, người dùng có thể quản lý đăng ký, yêu cầu các thông tin liên quan đến dịch vụ và đồng thời theo dõi quá trình thực hiện một cách dễ dàng. Vai trò này được ứng dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay để hỗ trợ vào hoạt động vận hành.
Exchange Admin
Đây chính là vai trò gán Exchange Admin cho một hoặc nhiều tài khoản để xem và quản lý hệ thống email của người dùng thông qua Microsoft 365 và Exchange online. Vai trò quản lý 365 này sẽ giúp người dùng thực hiện được với 02 mục tiêu chính là:
- Khôi phục một hoặc toàn bộ các mục đã xóa thuộc hộp thư của người dùng bất kỳ.
- Tiến hành thiết lập đại diện Gửi thay mặt cho và Gửi dưới dạng.
Global Admin
Chính là quản lý 365 với vai trò quản trị viên toàn cầu được sử dụng cho các tài khoản có nhu cầu truy cập vào toàn bộ tính năng và dữ liệu trên nền tảng Microsoft 365. Với vai trò này, người dùng có thể tiến hành thực hiện các công việc như:
- Đặt lại mật khẩu cho một hoặc toàn bộ người dùng trong doanh nghiệp, tổ chức.
- Tiến hành thêm hoặc quản lý tên miền dễ dàng nhất.
Một lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết chính là tài khoản đăng ký dịch vụ Microsoft 365 trực tuyến sẽ trở thành quản trị viên toàn cầu.
Global reader
Quản trị 365 với vai trò Global reader sẽ giúp cho người dùng xem được các tính năng mà tài khoản quản trị viên đang sử dụng. Đồng thời, người dùng cũng có thể xem xét trong việc sử dụng trung tâm quản trị một cách an toàn. Khi sử dụng vai trò này, người dùng không thể chỉ định bất kỳ quyền cài đặt nào.
Groups Admin
Vai trò quản lý 365 Group Admin sẽ có nhiệm vụ quản trị tất cả cài đặt trên nhóm thuộc trung tâm quản trị của Microsoft 365. Với vai trò này, người dùng sẽ thực hiện được một vài các thao tác như sau:
- Tạo nhóm, xóa, chỉnh sửa hoặc khôi phục nhanh chóng.
- Tiến hành tạo, chỉnh sửa hoặc cập nhật chính sách nhóm.
- Quản lý nhóm với bảo mật Azure Active Directory.
Helpdesk Admin
Người dùng sẽ sử dụng vai trò quản lý 365 Helpdesk Admin trong những trường hợp cụ thể bên dưới đây:
- Hỗ trợ người dùng đặt lại mật khẩu dành cho từng tài khoản.
- Tiến hành đăng xuất tài khoản của bất cứ người dùng nào.
- Sử dụng để quản lý và yêu cầu dịch vụ.
- Theo dõi toàn bộ tiến độ trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ.
Lưu ý, vai trò này chỉ hỗ trợ tài khoản của người dùng thực hiện vì không phải là quản trị viên. Một vài những người dùng được chỉ định vai trò này có thể kể đến như Guest invite, Directory reader, Repost reader…
Licence Admin
Người dùng được gán vai trò quản lý 365 Licence Admin sẽ được chỉ được để xóa bỏ giấy phép khỏi người dùng. Khi đó, người dùng có thể thực hiện các chức năng như:
- Xử lý khả năng chuyển nhượng giấy phép.
- Tiến hành gán giấy phép dịch vụ.
Office Apps Admin
Với vai trò Office Apps Admin, người dùng có thể quản lý 365 với những công việc điển hình như:
- Áp dụng chính sách đám mây của Office để tiến hành tạo và quản lý.
- Tiến hành tạo hoặc quản lý hệ thống yêu cầu dịch vụ.
- Quản lý toàn bộ nội dung xuất hiện trong Office App.
- Dễ dàng theo dõi tình trạng dịch vụ một cách nhanh chóng.
Password Admin
Vai trò này sẽ được ứng dụng bằng cách người dùng có thể đặt lại mật khẩu cho những tài khoản không phải là Admin một cách dễ dàng nhất.
Service Support Admin
Vai trò này sẽ bổ sung cho quản trị viên quản lý 365, để thực hiện được người dùng cần tiến hành:
- Mở và quản lý toàn bộ các yêu cầu liên quan đến dịch vụ.
- Tiến hành xem hoặc chia sẻ bài đăng thuộc trung tâm tin nhắn.
- Theo dõi dịch vụ từ chi tiết đến nâng cao.
Teams Administrator
Chỉ định vai trò này trong quản lý 365 sẽ được sử dụng cho người dùng có nhu cầu truy cập và quản lý thuộc trung tâm quản trị của Teams:
- Quản lý toàn bộ cuộc họp.
- Kết nối nhiều cá nhân và tổ chức đến với hội nghị trực tuyến.
- Quản lý các cài đặt thuộc ứng dụng Teams.
User Admin
Một vai trò cuối cùng mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi quản lý 365 chính là User Admin với các tính năng như:
- Thêm người dùng và giấy phép vào nhóm bất kỳ.
- Quản lý toàn bộ các thuộc tính của người dùng.
- Cập nhật các chính sách liên quan đến thời gian hết hạn mật khẩu hoặc quản lý dịch vụ yêu cầu.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể quản lý 365 một cách hiệu quả nhất thông qua tài khoản quản trị viên. Nếu người dùng còn có thắc mắc nào cần chúng tôi giải đáp vui lòng liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777.
