Hướng dẫn cách tạo group email trong Outlook đơn giản nhất

Cách tạo group email trong Outlook sẽ giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi, quản lý và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng nhất. Vậy làm thế nào để tạo group email Outlook? Để biết được cách tạo group email trong phần mềm Microsoft Outlook được diễn ra như thế nào, bạn hãy tham khảo ngay các hướng dẫn trong bài viết chi tiết phía dưới đây của MSO nhé.

Group email trong Outlook là gì?

Group email trong Outlook là một tính năng mạnh mẽ, được Microsoft cung cấp để giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý nhóm của mình trong dịch vụ email này của Microsoft. Group email trong dịch vụ Outlook có tác dụng quan trọng trong việc giúp người dùng có thể tập hợp tất cả các email quan trọng của những người dùng có liên quan lại với nhau, để giúp trao đổi thông tin một cách đơn giản và nhanh chóng hơn.

Đối với doanh nghiệp, có thể tạo ra các group email theo phòng ban hoặc nhóm dự án cụ thể như nhóm kỹ thuật CNTT, chăm sóc khách hàng, Sales và Marketing. Điều này sẽ giúp cho những người dùng trong từng nhóm đó có thể trao đổi thông tin với nhau một cách dễ dàng hơn.

Lợi ích khi tạo group email trong Outlook

Bằng cách tạo group email trong Outlook sẽ giúp người dùng có thể theo dõi, quản lý và trao đổi thông tin một cách đơn giản và dễ dàng hơn. Để biết được toàn bộ những lợi ích mà bạn có thể nhận được khi tạo group email Outlook như thế nào, bạn hãy cùng chúng tôi điểm qua ngay trong nội dung dưới đây:

Theo dõi nhanh chóng hơn

Việc tạo group email trong Outlook sẽ giúp bạn có thể theo dõi thông tin quan trọng qua email một cách dễ dàng và đơn giản mà không cần phải thực hiện quá nhiều thao tác phức tạp. Tất cả những email liên quan mà gửi đến nhóm của bạn sẽ đều được gửi tập trung đến một hộp thư đến riêng biệt, giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi theo chủ đề và quản lý thông tin một cách dễ dàng.

Hỗ trợ gửi email hàng loạt

Việc tạo group email trong dịch vụ Microsoft Outlook cũng sẽ hỗ trợ bạn có thể gửi email hàng loạt một cách đơn giản và nhanh chóng. Thay vì bạn phải gửi email cho từng người dùng hay là nhập từng email của người dùng trong nhóm mà bạn muốn để gửi email thì bạn có thể gửi email cho tất cả người dùng liên quan đó bằng cách tạo nhóm và gửi email. Lúc này, tất cả những người dùng có trong nhóm mà bạn đã tạo sẽ đều có thể nhận được nội dung email của bạn.

Với cách tạo group email trong Outlook, bạn không chỉ có thể tạo và gửi email hàng loạt cho các bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp mình mà còn có thể sử dụng cách này để gửi email hàng loạt cho một nhóm người dùng khác như khách hàng và đối tác của mình.

Cộng tác và trao đổi thông tin đơn giản

Việc thực hiện cách tạo group email trong dịch vụ Microsoft Outlook còn giúp người dùng có thể dễ dàng cộng tác và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng hơn. Các nhóm email được tạo ra trong Outlook sẽ giúp cho tất cả những người dùng trong nhóm của bạn đều có thể dễ dàng theo dõi và quản lý toàn bộ thông tin của nhóm một cách dễ dàng trong cùng một không gian.

Trong một nhóm email, người dùng có thể thực hiện các công việc như chia sẻ tài liệu, cập nhật thông tin và cộng tác cùng nhau. Vì thế, sau khi bạn đã tạo nhóm email Outlook, bạn có thể sử dụng các tính năng như lịch dùng chung, thư viện thông tin, tài liệu hoặc hộp thư chung trong Outlook. 

Quản lý được mọi thành viên

Bằng cách tạo group email Outlook cũng sẽ cho phép bạn có thể quản lý thành viên trong nhóm của mình một cách dễ dàng. Bạn có thể thêm những người dùng mới mà mình muốn vào nhóm email đang hoạt động một cách đơn giản bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào. Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa bỏ người dùng không liên quan đã được thêm vào nhóm ra khỏi không gian làm việc của nhóm đó rất linh hoạt. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể quản lý các thành viên trong nhóm của mình một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.

Có thể thấy rằng, việc sử dụng cách tạo group email trong Outlook sẽ có thể giúp bạn theo dõi, quản lý và trao đổi thông tin cho nhóm của mình hiệu quả và nhanh chóng nhất. Bạn có thể áp dụng cách thức này cho từng nhóm công việc trong tổ chức của mình hoặc áp dụng cho những nhóm người dùng mà mình muốn bên ngoài.

Để biết được cách thức tạo nhóm, group email trong Outlook, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung phần tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi nhé.

Hướng dẫn cách tạo group email trong Outlook đơn giản nhất

Để tạo nhóm, group email trong dịch vụ Microsoft Outlook, bạn có thể thực hiện trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau, bao gồm trên máy tính Windows, trên máy MacOS hoặc các trình duyệt web. Hãy theo dõi những hướng dẫn của chúng tôi trong nội dung dưới đây để nắm rõ được toàn bộ các cách tạo group email trong Outlook này nhé:

Cách tạo group email trong Outlook trên Windows

Đối với máy tính Windows, bạn có thể thực hiện cách tạo group email trong Outlook với những bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở phần mềm Microsoft Outlook trên máy tính Windows của bạn. Trong giao diện màn hình, bạn hãy nhấn chọn thẻ Home rồi nhấn chọn mục New Items trên thanh công cụ.

– Bước 2: Trong danh sách mới được sổ ra, bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn More Items rồi chọn mục Contact Group.

– Bước 3: Sau đó, trong mục Contact Group, bạn hãy nhấn chọn vào mục Add Members.

– Bước 4: Hãy nhấn chọn mục New E – mail Contact.

– Bước 5: Trong hộp thoại Add New Member vừa mới xuất hiện trên màn hình, bạn hãy điền các thông tin quan trọng, bao gồm:

• Display email: Hãy điền tên hiển thị của thành viên trong nhóm vào mục này.
• Email address: Hãy điền địa chỉ email của thành viên đó vào mục này.

Sau khi đã điền xong thông tin, bạn hãy nhấn chọn nút OK.

– Bước 6: Bạn tiếp tục thêm các thành viên khác theo những bước phía trên cho đến hết.

– Bước 7: Sau khi đã thêm toàn bộ các thành viên xong, bạn hãy điền tên cho nhóm email vừa tạo trong mục Name rồi nhấn chọn mục Save & Close trên thanh công cụ để hoàn tất.

– Bước 8: Để xem lại group email mà bạn vừa tạo được, bạn hãy nhấn chọn vào mục nhóm có biểu tượng hai hình người ở thanh chức năng phía bên góc trái màn hình như hình bên dưới.

Với 8 bước chi tiết mà chúng tôi đã cung cấp trong hướng dẫn phía trên, bạn có thể nhanh chóng tạo ra những group email mà mình muốn trong dịch vụ Microsoft Outlook ngay trên các thiết bị Windows của mình rồi đó. Tiếp tục theo dõi nội dung hướng dẫn phía bên dưới để biết được cách tạo group email trong Outlook trên các thiết bị máy MacOS nhé.

Cách tạo group email trong Outlook trên Mac

Đối với máy MacOS, bạn có thể thực hiện cách tạo group email trong Outlook với những bước như sau:

– Bước 1: Bạn hãy mở phần mềm Microsoft Outlook trên thiết bị máy MacOS của mình rồi nhấn chọn mục People ở thanh chức năng góc bên trái phía cuối màn hình.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Home rồi nhấn chọn mục New Contact List trên thanh công cụ để tiến hành tạo danh sách liên hệ cho nhóm email của mình.

– Bước 3: Sau đó, bạn hãy đặt tên cho danh sách liên hệ đó của bạn.

– Bước 4: Để thêm các thông tin liên hệ của những người dùng trong nhóm của bạn vào danh sách, bạn hãy điền tên, địa chỉ email trong cửa sổ danh sách liên hệ đang hiển thị.

Nếu người dùng mà bạn đang muốn thêm vào group được gợi ý trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn vào nó để hoàn thành việc thêm liên hệ vào danh sách. Bạn cũng có thể gắn các thẻ như gia đình, bạn bè hay nhóm cho liên hệ đó.

– Bước 5: Sau khi đã hoàn thành việc thêm thông tin của những người trong nhóm xong, hãy nhấn chọn mục Save & Close trên thanh công cụ để lưu lại danh sách.

Như vậy, bạn đã có thể tạo group email trong Outlook trên thiết bị máy MacOS của mình một cách nhanh chóng rồi đó.

*Nếu bạn không nhìn thấy mục New Contact List trên thanh công cụ của phần mềm Microsoft Outlook, bạn hãy giải quyết bằng các thao tác sau đây:

– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào phần mềm Microsoft Outlook rồi nhấn chọn vào mục Preferences rồi nhấn chọn mục General trong cửa sổ Outlook Preferences.

– Bước 2: Trong hộp thoại General, bạn hãy bỏ tích ở mục Hide On My Computer folders là hoàn tất.

Cách tạo group email trong Outlook trên trình duyệt web

Đối với ứng dụng Microsoft Outlook trên trình duyệt web, bạn có thể thực hiện cách tạo group email trong Outlook trên nền tảng này với những bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở trình duyệt web và truy cập vào trang ứng dụng Microsoft Outlook.

– Bước 2: Trong giao diện màn hình của Microsoft Outlook, bạn hãy nhấn chọn vào mục Mọi người trong thanh chức năng phía bên trái màn hình.

– Bước 3: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn vào mục Liên hệ mới trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào tùy chọn Danh sách liên hệ mới. 

– Bước 4: Khi hộp thoại Danh sách liên hệ mới được mở ra trên màn hình, bạn tiến hành tạo nhóm liên hệ email của mình với những thao tác điền Tên danh sách liên hệ, Thêm địa chỉ email của các người dùng trong nhóm liên hệ, nhập Mô tả rồi nhấn nút Tạo để hoàn tất.

Như vậy, bạn đã có thể tạo ra các group email trong Outlook trên các trình duyệt web mà mình muốn một cách nhanh chóng nhất rồi đó.

Hướng dẫn chỉnh sửa group email Outlook

Để chỉnh sửa group email trong Microsoft Outlook, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau đây:

– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào danh sách liên hệ của mình bằng cách nhấn chọn mục Mọi người trên thanh chức năng phía bên trái và nhấn chọn vào danh sách liên hệ mà mình đang muốn chỉnh sửa.

– Bước 2: Trong giao diện danh sách của bạn, hãy nhấn chọn vào mục Chỉnh sửa để tiến hành các thao tác chỉnh sửa danh sách liên hệ đó của mình.

– Bước 3: Trong hộp thoại Chỉnh sửa danh sách liên hệ, bạn có thể chỉnh sửa các thông tin như tên danh sách liên hệ, mô tả danh sách liên hệ và thêm hoặc xóa người dùng trong danh sách. Sau khi hoàn tất, bạn chỉ cần nhấn nút Lưu để lưu lại các thay đổi cho danh sách liên hệ.

Như vậy, bạn đã có thể chỉnh sửa các thông tin trong danh sách thông tin liên hệ email Outlook mà mình muốn một cách nhanh chóng và đơn giản nhất rồi đó. Tiếp tục theo dõi bài viết để biết thêm cách làm việc với group email trong Microsoft Outlook của mình nhé.

Hướng dẫn cách gửi email cho group trong Outlook

Trong phần mềm Microsoft Outlook, bạn có thể gửi email một cách nhanh chóng cho những người dùng trong nhóm mà mình muốn rất đơn giản và dễ dàng thông qua cách gửi email cho group trong Outlook. Để gửi email cho group trong Microsoft Outlook, bạn hãy thực hiện theo các thao tác mà chúng tôi cung cấp trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào phần mềm Microsoft Outlook của mình rồi nhấn chọn mục Thư trong thanh chức năng phía bên trái màn hình rồi nhấn chọn vào mục Mới.

– Bước 2: Trong giao diện soạn thảo email mới, bạn hãy nhập tên của group email mà mình muốn gửi thư tại phần Tới rồi nhấn chọn vào tên danh sách được đề xuất trên màn hình.

– Bước 3: Bạn hãy tiến hành soạn thảo nội dung email rồi cuối cùng nhấn nút Gửi để hoàn tất việc gửi email cho group mà mình muốn trong Outlook.

Như vậy, bạn đã có thể gửi email cho những người dùng trong nhóm làm việc của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải gửi email cho từng người một. Tiếp tục theo dõi bài viết để biết được cách xóa Group email trong Outlook khi cần thiết nhé.

Hướng dẫn cách xóa group email trong Outlook

Để xóa một group email trong Microsoft Outlook, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác hết sức đơn giản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Microsoft Outlook rồi nhấn chọn mục Mọi người trên thanh chức năng phía bên trái.

– Bước 2: Tại giao diện Danh sách liên hệ của bạn, bạn hãy nhấn vào danh sách liên hệ mà bạn muốn xóa bỏ.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy nhấn chọn mục Xóa trên thanh công cụ để hoàn tất việc xóa danh sách liên hệ đó của mình.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo group email trong Outlook và các bước sử dụng nó. Qua đó giúp bạn có thể làm việc một cách hiệu quả nhất đối với việc quản lý và cộng tác với nhóm công việc của mình.

Để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất khi tạo group email trong dịch vụ Microsoft Outlook, bạn hãy tham khảo thêm những mẹo nhỏ được chúng tôi tổng hợp và cung cấp trong phần nội dung tiếp theo nhé.

Mẹo tạo group Email Outlook hiệu quả nhất

Dưới đây là một số gợi ý của chúng tôi về một số mẹo để giúp bạn tạo và sử dụng group email Outlook hiệu quả nhất:

Dùng giao diện quản lý nhóm

Giao diện quản lý nhóm trong phần mềm Microsoft Outlook là một trung tâm giúp người dùng có thể dễ dàng truy cập, quản lý và tương tác với các nhóm liên hệ mà mình đã tham gia hoặc đã tạo. Giao diện hiển thị tất cả danh sách nhóm đã tham gia hoặc sở hữu. Khi bạn nhấp vào một nhóm, giao diện sẽ hiển thị tất cả thông tin về nhóm đó, bao gồm tên, mô tả, thành viên, tài liệu, lịch,…

Giao diện này bao gồm nhiều tính năng tiện lợi để giúp bạn có thể sắp xếp, cộng tác và làm việc với nhóm của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Các tính năng này bao gồm:

• Soạn thảo và gửi email cho nhóm.
• Tạo nhóm mới.
• Thay đổi, chỉnh sửa tên, mô tả và các quyền truy cập.
• Xóa nhóm khỏi danh sách liên hệ của bạn.
• Thêm hoặc xóa thành viên ra khỏi nhóm.
• Tạo và tham gia các cuộc thảo luận cho nhóm và thu thập phản hồi.
• Truy cập vào thư viện tài liệu và tải xuống, chỉnh sửa tài liệu.
• Theo dõi lịch và sự kiện của nhóm.

Lên lịch họp trên lịch nhóm

Tính năng lên lịch nhóm là một trong những tính năng quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi sử dụng Group email Outlook. Tính năng này sẽ cho phép bạn có thể lập lịch và quản lý lịch họp cho các cuộc họp quan trọng của nhóm, đồng thời có thể giúp cho các thành viên có thể dễ dàng theo dõi tổng quan các sự kiện sẽ được diễn sắp tới và tham gia đầy đủ hơn.

Để lên lịch cho nhóm liên hệ của bạn trong Microsoft Outlook, bạn hãy làm như sau:

• Nhấn chọn vào mục Lịch trên thanh chức năng phía bên trái.
• Nhấp chọn mục Sự kiện mới ở góc trên bên trái màn hình.
• Thêm các thông tin liên quan cho sự kiện mà bạn muốn tạo cho nhóm và bật tính năng Cuộc họp Teams.
• Nhập tên nhóm của bạn vào mục Mời người dự.
• Nhấn nút Lưu để hoàn tất việc tạo lịch cho nhóm liên hệ của bạn trên Outlook

Tải dữ liệu lên nhóm

Bạn cũng có thể tận dụng tính năng tải tệp lên để tải những tài liệu mà mình muốn lên nhóm của mình. Tính năng này sẽ giúp cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn có thể nhận được quyền truy cập vào những dữ liệu mà họ cần.

Thêm site SharePoint vào nhóm

Microsoft Outlook cũng được cung cấp khả năng tích hợp với những ứng dụng khác trong bộ công cụ Microsoft 365. Bạn có thể tận dụng tính năng này để tích hợp và cộng tác một cách liền mạch hơn với nhóm của mình. Chẳng hạn, bạn có thể tích hợp với Microsoft SharePoint để thêm các site mạng vào nhóm của mình để giúp mọi người trong nhóm của bạn có thể truy cập vào trang web, ứng dụng, thư viện,… một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tham gia nhóm trong Outlook?

Trong phần mềm Microsoft Outlook, bạn có thể tham gia các nhóm liên hệ Outlook bằng cách truy cập vào mục khám phá rồi tìm kiếm các nhóm mà mình muốn tham gia rồi chọn Tham gia. Đối với những nhóm riêng tư, bạn cần phải xét duyệt yêu cầu tham gia thì mới có thể tham gia được vào nhóm đó.

Làm thế nào để thêm thành viên vào group email Outlook?

Để thêm thành viên vào nhóm liên hệ của mình trong Microsoft Outlook, bạn hãy tìm kiếm đến nhóm đó rồi chọn tùy chọn Chỉnh sửa nhóm rồi nhập email của người mà bạn muốn thêm vào và nhấn Lưu để hoàn tất.

Có thể thêm người ngoài tổ chức vào group email Outlook không?

Có. Để thêm những người dùng khác bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp bạn vào nhóm liên hệ trong Outlook, bạn chỉ cần thực hiện các bước thêm thành viên thông thường để hoàn tất.

Có thể tạo group email trong Outlook trên bản miễn phí không?

Có. Microsoft cung cấp cho người dùng những tính năng cơ bản của ứng dụng Microsoft Outlook đối với tất cả các phiên bản bản của dịch vụ này, bao gồm cả phiên bản miễn phí. Các bước để thực hiện, bạn làm theo những thao tác tương tự như trong hướng dẫn phía trên của chúng tôi.

Lời kết

Trong bài viết hướng dẫn phía trên đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn toàn bộ thông tin về cách tạo group email trong Outlook, đồng thời là cách sử dụng group email Outlook chi tiết, giúp bạn có thể sử dụng nhóm email của mình nhanh chóng và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã cung cấp cho bạn một số mẹo tạo nhóm email và giải đáp cho bạn một số câu hỏi liên quan.

Trong quá trình theo dõi bài viết, bạn có bất cứ câu hỏi nào khác liên quan mà không thể giải đáp được, bạn có thể liên hệ ngay với MSO qua các thông tin dưới đây để được hướng dẫn và giải quyết nhanh chóng nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777