Nội dung bài viết
Đôi lúc, bạn cần gửi PowerPoint cho người khác để trao đổi thông tin về bài thuyết trình của mình. Vậy, bạn có biết có những cách gửi PowerPoint qua Gmail nào không? Và đâu là cách thức thực hiện đơn giản, hiệu quả nhất? Hãy theo dõi những nội dung mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết dưới đây để nắm rõ được những cách chia sẻ PowerPoint qua email nhanh chóng, dễ dàng nhất nhé.
Nên gửi PowerPoint qua Gmail, vì sao?
Việc sử dụng cách gửi PowerPoint qua Gmail mang lại nhiều lợi ích và tính ứng dụng cao trong nhiều trường hợp thực tế mà người dùng muốn chia sẻ thông tin hay nội dung bài thuyết trình của mình cho những người mà mình muốn. Chẳng hạn như đối với bài giảng, bài tập nhóm, báo cáo, quy trình kinh doanh,…
Dưới đây là một số những lợi ích nổi bật nhất mà người dùng có thể nhận được khi sử dụng cách chia sẻ PowerPoint qua Email Google (Gmail):
- Dễ dàng và tiện lợi: Gmail được coi như là một trong những dịch vụ email phổ biến hàng đầu và dễ sử dụng nhất đối với người dùng. Dịch vụ này cho phép người dùng có thể gửi được nhiều loại tệp dữ liệu khác nhau, bao gồm cả tệp dữ liệu slide PowerPoint cho những người dùng mà họ muốn một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Tính năng đính kèm: Gmail cũng cho phép người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các file dữ liệu trên thiết bị của mình, bao gồm cả tệp slide PowerPoint bằng cách đính kèm tệp vào nội dung email một cách nhanh chóng với chức năng kéo và thả dễ dàng. Giúp bạn có thể chia sẻ những file dữ liệu PowerPoint mà mình muốn cho người dùng khác nhanh chóng và tiện lợi hơn.
- Tích hợp với Google Drive: Với Google Mail hay Gmail, bạn còn có thể nén các loại tệp dữ liệu PowerPoint có kích thước dung lượng lớn qua Google Drive để gửi đến những người dùng khác hiệu quả hơn mà không gặp trở ngại về kích thước dung lượng tối đa.
- Bảo mật: Gmail cũng là một trong những dịch vụ hàng đầu của Google, vì vậy nó được cung cấp rất nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ khác nhau để mang lại cho người dùng một trải nghiệm an toàn và tiện lợi. Với những tính năng bảo mật như mã hóa email và chế độ bảo mật, bạn có thể bảo vệ thông tin và dữ liệu trong tệp PowerPoint của mình một cách an toàn khi gửi.
- Khả năng truy cập linh hoạt: Khi sử dụng, người dùng có thể truy cập vào Gmail từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, điều này sẽ giúp bạn thực hiện các tác vụ như gửi và nhận email cùng với tệp dữ liệu PowerPoint vào mọi lúc, mọi nơi mà mình mong muốn.
Có những cách gửi PowerPoint qua email nào?
Dịch vụ email Google Mail (Gmail) cung cấp cho người dùng rất nhiều tùy chọn để họ có thể gửi tệp PowerPoint qua email, chẳng hạn như gửi dưới dạng tệp đính kèm, gửi liên kết hoặc gửi dưới dạng PDF hay gửi dưới dạng nén tệp. Dưới đây là thông tin cụ thể về những tùy chọn và các cách gửi PowerPoint qua Gmail:
- Đính kèm tệp trực tiếp: Bạn có thể đính kèm tệp PowerPoint trực tiếp vào email để gửi cho người mà mình muốn bằng cách soạn email rồi nhấp vào biểu tượng đính kèm để tải tệp PowerPoint từ máy tính của mình lên.
- Sử dụng Google Drive: Tùy chọn này sẽ cho phép bạn có thể nén các tệp dữ liệu PowerPoint có kích thước quá lớn (trên 25 MB) để gửi các tệp dữ liệu đó qua Gmail. Cách này sẽ giúp chuyển tệp thành một liên kết Google Drive và gắn vào email tự động khi bạn tải tệp lên theo cách đính kèm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tải tệp PowerPoint trực tiếp lên Google Drive rồi chia sẻ liên kết của tệp đó trên Google Drive trong email.
- Sử dụng chế độ bảo mật: Chế độ này sẽ giúp bạn có thể gửi email và tệp đính kèm với các tùy chọn bảo mật như đặt mật khẩu hoặc thời gian hết hạn. Điều này giúp bạn có thể đảm bảo cho những dữ liệu email của mình được bảo mật an toàn và có thể quản lý tốt hơn nhưng dữ liệu đó.
- Chia sẻ trực tiếp qua PowerPoint: Microsoft PowerPoint cung cấp cho người dùng khả năng chia sẻ trực tiếp các tài liệu của mình thông qua nhiều tùy chọn chia sẻ như qua email. Bạn có thể tận dụng tính năng này để chia sẻ dữ liệu PowerPoint của mình với những người mà mình muốn nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Mỗi một tùy chọn lại cung cấp cho người dùng cách chia sẻ PowerPoint qua email với tính tiện lợi và hiệu quả khác nhau. Bằng cách hiểu rõ được ưu điểm và cách thức thực hiện những tùy chọn này, bạn sẽ nhận về hiệu quả cao nhất trong quá trình chia sẻ và trao đổi thông tin, dữ liệu bài thuyết trình PowerPoint của mình.
Để nắm rõ và hiểu được cách thức thực hiện trong những cách gửi PowerPoint qua Gmail này, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo trong bài viết hướng dẫn này của chúng tôi nhé.
Hướng dẫn cách gửi PowerPoint qua Gmail trực tiếp
Có nhiều cách để bạn có thể gửi slide bài thuyết trình PowerPoint của mình cho những người dùng khác mà mình muốn qua Gmail. Cách thức đơn giản nhất là cách gửi PowerPoint qua email Google (Gmail) trực tiếp trong Gmail. Để thực hiện được cách này, bạn hãy tham khảo những bước trong hướng dẫn chi tiết của chúng tôi dưới đây về cách gửi Slide qua Gmail trực tiếp trong ứng dụng Gmail:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Gmail trên trình duyệt web của thiết bị của mình rồi đăng nhập tài khoản Gmail mà mình muốn sử dụng để gửi PowerPoint. Tiếp theo, tại giao diện làm việc chính của Google Mail, bạn hãy nhấn chọn nút Soạn thư.
– Bước 2: Khi cửa sổ soạn thảo email được hiển thị trên màn hình, bạn hãy nhập đầy đủ các thông tin cần có trong email, bao gồm Tiêu đề email, địa chỉ email của người nhận, nội dung email,… Sau đó, để gửi slide bài thuyết trình mà mình muốn qua email này, bạn hãy nhấn chọn biểu tượng Tệp đính kèm.
– Bước 3: Khi cửa sổ Open được mở ra, bạn hãy nhấn chọn các file dữ liệu PowerPoint mà mình muốn gửi trong email rồi nhấn nút Open để hoàn tất chèn các tệp dữ liệu đó vào email đang soạn thảo.
– Bước 4: Khi các file dữ liệu PowerPoint mà bạn đã lựa chọn được tải lên hoàn tất trong email của bạn, bạn chỉ cần nhấn chọn nút Gửi ở phía cưới hộp thoại soạn thảo email là hoàn tất quy trình cách gửi PowerPoint qua Gmail.
Như vậy, chỉ với những bước đơn giản như trên là bạn đã có thể gửi file dữ liệu PowerPoint của mình cho những người dùng mà mình muốn thông qua cách đính kèm tệp dữ liệu trong email rồi đó.
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý rằng, hiện tại Google Mail chỉ hỗ trợ những tệp dữ liệu đính kèm trong email có kích thước tối đa là 25 MB. Vì vậy, đối với những file dữ liệu PowerPoint mà bạn muốn gửi có kích thước dung lượng lớn hơn thì bạn sẽ không thể gửi được qua cách này.
Nếu bạn đang cần tìm cách gửi PowerPoint qua Gmail với tệp dữ liệu có kích thước dung lượng lớn hơn, hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin hướng dẫn chi tiết về các cách chia sẻ PowerPoint qua email của Google với các tệp có kích thước dung lượng lớn.
Các cách gửi Powerpoint qua Gmail với kích thước lớn
Đối với những tệp dữ liệu PowerPoint có kích thước quá lớn, lớn hơn 25 MB, thì bạn vẫn có thể chia sẻ qua dịch vụ Gmail của Google. Cách gửi PowerPoint qua email này cũng được bao gồm rất nhiều tùy chọn và cách thức thực hiện khác nhau. Bạn hãy theo dõi những nội dung phía dưới đây của chúng tôi để biết được chi tiết cách thức thực hiện của các cách gửi Slide qua Gmail này nhé:
Cách gửi PowerPoint qua Gmail bằng cách tải tệp lên Google Drive
Tải tệp Microsoft PowerPoint lên Google Drive là một cách thức để giúp bạn có thể nén để giảm dung lượng kích thước của tệp. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng vượt qua giới hạn dung lượng kích thước chia sẻ tệp của Gmail. Để thực hiện cách gửi PowerPoint qua Email này, bạn hãy thực hiện theo những bước như trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Google Drive trên trình duyệt web của thiết bị rồi đăng nhập bằng tài khoản của mình.
– Bước 2: Trong giao diện làm việc chính của Google Drive, bạn hãy nhấn chọn vào nút + Mới rồi nhấn chọn vào mục Tải tệp lên.
– Bước 3: Khi cửa sổ Open được hiển thị trên màn hình, bạn hãy tìm kiếm và nhấn chọn vào file dữ liệu Microsoft PowerPoint mà mình muốn chia sẻ rồi nhấn chọn nút Mở để tải tệp lên Google Drive.
– Bước 4: Sau khi quá trình tải file dữ liệu Microsoft PowerPoint lên Google Drive được hoàn tất, bạn hãy nhấn chọn chuột phải lên tệp dữ liệu vừa tải lên đó rồi nhấn chọn mục Chia sẻ.
– Bước 5: Trong cửa sổ Chia sẻ file dữ liệu đó được hiển thị trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn vào ô Thêm người và nhóm rồi điền địa chỉ Email của người mà mình muốn chia sẻ vào. Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút Gửi để hoàn tất quá trình chia sẻ bản trình chiếu PowerPoint của mình cho người mà mình muốn.
Với cách chia sẻ PowerPoint qua email này, bạn có thể cũng có thể chỉnh sửa quyền truy cập cho những người được chia sẻ một cách linh hoạt để bảo vệ tài liệu của mình hiệu quả hơn. Hãy tận dụng cách này để chia sẻ, quản lý và bảo mật dữ liệu của mình một cách tốt nhất nhé.
Cách gửi PowerPoint qua email Gmail bằng cách tải tệp lên GG Slides
Cách gửi PowerPoint qua email Gmail bằng cách tải tệp lên GG Slides rồi chia sẻ cũng là một cách để giúp bạn có thể chia sẻ những tệp dữ liệu Microsoft PowerPoint của mình hiệu quả và nhanh chóng nhất đến những người dùng mà mình muốn. Dưới đây là những thao tác chi tiết để giúp bạn có thể chia sẻ slide PowerPoint của mình cho người dùng khác qua Gmail bằng cách tải tệp lên Google Slides:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Google Slides trên trình duyệt web của thiết bị rồi đăng nhập bằng tài khoản của mình.
– Bước 2: Trong giao diện làm việc chính của Google Slides, bạn hãy nhấn chọn vào mục + Trống để bắt đầu tạo một bản trình chiếu mới.
– Bước 3: Trong màn hình giao diện tạo bản trình chiếu mới, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Tệp rồi nhấn chọn mục Mở.
– Bước 4: Khi cửa sổ Mở tệp được hiển thị trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn vào mục Tải lên rồi nhấn chọn nút Duyệt qua.
Sau đó, một hộp thoại tải tệp từ máy tính sẽ hiển thị, bạn hãy tìm kiếm và nhấn chọn vào file dữ liệu PowerPoint mà mình muốn tải lên rồi nhấn chọn nút Mở để bắt đầu tiến hành tải tệp lên trên Google Slides.
– Bước 5: Sau khi hoàn tất quá trình tải tệp PowerPoint lên Google Slides, các dữ liệu trong file PowerPoint sẽ được hiển thị trong file Slides mà bạn đang làm việc. Tuy nhiên, hãy xem xét và chỉnh sửa lại để đảm bảo dữ liệu mà bạn muốn được hiển thị đúng cách.
– Bước 6: Trong màn hình giao diện làm việc của tệp dữ liệu Google Slides, bạn hãy nhấn chọn nút Chia sẻ.
Sau đó, bạn hãy nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ vào ô Thêm người và nhóm trong cửa sổ Chia sẻ rồi nhấn nút Gửi để hoàn tất quá trình thực hiện cách gửi PowerPoint qua Gmail bằng cách chia sẻ qua Google Slides.
Như vậy, với những thao tác mà chúng tôi cung cấp phía trên, bạn đã có thể chia sẻ file dữ liệu slide PowerPoint cho người mà mình muốn qua Gmail bằng cách này sao cho nhanh chóng và hiệu quả nhất rồi đó.
Cách gửi slide qua Gmail bằng cách nén tệp qua tùy chọn nâng cao
Một cách gửi PowerPoint qua email nữa mà bạn có thể thực hiện đó chính là sử dụng tùy chọn nâng cao mà phần mềm Microsoft PowerPoint cung cấp. Cách gửi slide qua Gmail bằng cách nén tệp qua tùy chọn nâng cao cũng rất đơn giản, bạn hãy thực hiện tuần tự theo hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file trình chiếu PowerPoint mà mình muốn chia sẻ qua email rồi nhấn chọn vào thẻ File trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào mục Options trong danh sách các tùy chọn được hiển thị trên màn hình để mở hộp thoại PowerPoint Options.
– Bước 2: Khi hộp thoại PowerPoint Options được hiển thị trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn Advanced từ khung danh sách các tùy chọn phía bên trái.
Sau đó, bạn hãy di chuyển đến phần Image Size Quality rồi tích chọn vào mục Discard editing data để thực hiện cách hủy toàn bộ dữ liệu mà mình đã chỉnh sửa.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào phần bên cạnh mục Default resolution rồi thay đổi từ 220 ppi thành 96 ppi để điều chỉnh độ phân giải mặc định của tệp tài liệu.
– Bước 4: Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn hãy nhấn nút OK để hoàn thành việc điều chỉnh kích thước dung lượng của file dữ liệu Microsoft PowerPoint của mình. Rồi hãy lưu lại tệp để lưu lại những thay đổi mà bạn đã chỉnh sửa đó.
– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện cách gửi PowerPoint qua Gmail trực tiếp mà chúng tôi đã hướng dẫn trong phần đầu tiên để có thể gửi tệp dữ liệu PowerPoint đó của mình cho người dùng mong muốn rồi đó.
Cách này sẽ giúp bạn có thể giảm thiểu dung lượng của tệp dữ liệu một cách nhanh chóng mà không cần phải sử dụng các công cụ khác bên ngoài và vẫn có thể đảm bảo cho những dữ liệu trong file PowerPoint của mình được thể hiện đúng cách.
Cách nén tệp qua công cụ hỗ trợ để gửi PowerPoint qua Gmail
Một cách chia sẻ PowerPoint qua email khác mà bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng đó chính là nén tệp dữ liệu trên các công cụ hỗ trợ, chẳng hạn như phần mềm WeCompress rồi thực hiện cách chia sẻ thông thường. Để thực hiện theo cách này, bạn cần làm theo những thao tác như trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải truy cập vào trang WeCompress thông qua URL: https://www.wecompress.com/en/
– Bước 2: Trong giao diện làm việc chính của trang web này, bạn hãy nhấn chọn vào nút + ở giữa màn hình rồi tải lên tệp dữ liệu PowerPoint mà mình cần giảm dung lượng.
– Bước 3: Sau khi hệ thống của trang web này thực hiện thành công quá trình nén, bạn nhấn chọn nút Download để tải tệp PowerPoint đã được nén xuống thiết bị của mình.
– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện cách gửi PowerPoint qua Gmail trực tiếp mà chúng tôi đã hướng dẫn trong phần đầu tiên để có thể gửi tệp dữ liệu PowerPoint đó của mình cho người dùng mong muốn rồi đó.
Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn của chúng tôi về cách thức thực hiện các cách gửi PowerPoint qua Email với kích thước lớn. Bạn có thể tham khảo và thực hiện theo để có thể chia sẻ bất cứ file dữ liệu PowerPoint nào mà mình muốn cho những người dùng khác mà không cần phải quan tâm đến giới hạn kích thước tệp đính kèm của Gmail. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được cách chia sẻ PowerPoint qua email mà không cần truy cập vào Gmail.
Cách chia sẻ PowerPoint qua email không cần truy cập Gmail
Một cách chia sẻ PowerPoint qua email nhanh chóng hơn nữa mà không cần phải truy cập vào Gmail mà bạn có thể sử dụng đó là sử dụng tùy chọn chia sẻ qua Gmail trực tiếp trong phần mềm Microsoft PowerPoint. Để làm được cách này, bạn hãy tham khảo và thực hiện theo như những hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy mở phần mềm Microsoft PowerPoint rồi truy cập vào file PowerPoint mà mình muốn chia sẻ qua email.
– Bước 2: Trong giao diện màn hình làm việc của bản trình chiếu PowerPoint đó, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ File trên thanh công cụ ribbon. Sau đó, hãy nhấn chọn mục Share rồi nhấn chọn vào mục Invite People trong danh sách tùy chọn chia sẻ được hiển thị trên màn hình.
– Bước 3: Khi hộp thoại Chia sẻ được hiển thị trên màn hình, bạn hãy nhấn địa chỉ email của người mà mình muốn gửi vào trong ô Invite People rồi nhấn chọn nút Share để tiến hành gửi file dữ liệu PowerPoint đến email của người nhận mà không cần truy cập vào Gmail.
Với 3 bước đơn giản như trên, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thành công cách gửi PowerPoint qua email cho người dùng mà mình muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất rồi đó.
Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ xuất hiện một số lỗi khiến cho quá trình chia sẻ tệp PowerPoint của bạn gặp trục trặc và thực hiện không thành công. Để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất khi chia sẻ, bạn cần phải nhận diện và tránh được khỏi những lỗi này. Hãy tiếp tục theo dõi nội dung trong phần tiếp theo để nắm rõ được những lỗi thường gặp và cách để khắc phục những lỗi đó một cách nhanh chóng nhất nhé.
Các lỗi phổ biến khi gửi slide qua Gmail và cách khắc phục
Khi thực hiện các cách gửi slide PowerPoint qua Gmail, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến gây cản trở và khiến cho quá trình chia sẻ của bạn gặp rất nhiều khó khăn. Hãy theo dõi những nội dung dưới đây để nắm rõ được các lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục chúng sao cho hiệu quả nhất nhé:
Giới hạn kích thước tệp đính kèm: Thông thường, Gmail chỉ cho phép người dùng có thể gửi email với các tệp đính kèm có kích thước tối đa là 25 MB. Nếu như tệp PowerPoint của bạn có kích thước lớn hơn giới hạn này, bạn sẽ không thể gửi được email. Để khắc phục, bạn hãy sử dụng cách nén tệp rồi gửi email với những tệp đã được nén đó. Hãy tham khảo những cách này ngay trong phần hướng dẫn của chúng tôi ở phía trên.
Lỗi kết nối Internet: Kết nối Internet không ổn định cũng có thể gây ra lỗi khi tải lên tệp đính kèm trong email. Vì thế, bạn hãy kiểm tra và đảm bảo kết nối Internet với thiết bị của bạn đang ổn định, đồng thời hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng VPN hoặc proxy để tránh xảy ra sự cố về kết nối.
Lỗi bộ nhớ cache và cookie của trình duyệt: Bộ nhớ cache và cookie của trình duyệt web mà bạn đang sử dụng bị hỏng có thể gây ra lỗi khi đính kèm tệp. Để khắc phục, bạn hãy xóa bộ nhớ cache và cookie trên trình duyệt của mình và thực hiện lại bước đính kèm tệp.
Tệp bị chặn vì lý do bảo mật: Thông thường, Gmail không cho phép đính kèm các tệp có định dạng như .exe hoặc .zip để tránh lây nhiễm virus. Vì thế, nếu tệp đính kèm của bạn bị chặn và không tải lên được, bạn hãy kiểm tra lại và đảm bảo rằng tệp của mình không thuộc những định dạng như trên để khắc phục sự cố này một cách nhanh chóng nhất.
Lỗi trình duyệt hoặc tiện ích mở rộng: Trình duyệt hoặc tiện ích mở rộng có thể gây ra lỗi khi đính kèm tệp trong email. Để khắc phục, bạn hãy thường xuyên cập nhật trình duyệt của mình lên các phiên bản mới nhất và hãy tắt các tiện ích mở rộng không cần thiết.
Lời kết
Với những nội dung về các cách gửi PowerPoint qua Gmail mà chúng tôi đã chia sẻ đến bạn trong bài viết này, bạn đã có thể tham khảo và thực hiện cách chia sẻ tệp dữ liệu MS PowerPoint của mình đến người dùng khác qua Gmail sao cho dễ dàng nhất rồi đó.
Nếu có bất cứ những thông tin cần được hỗ trợ hay những thắc mắc nào cần được chúng tôi giải đáp, bạn hãy nhanh tay nhấc máy lên và liên hệ ngay với MSO thông qua những thông tin liên hệ phía dưới đây nhé. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ bạn!
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777