Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Cách gửi mail hàng loạt mang đến cho người dùng nhiều lợi ích, đặc biệt là các doanh nghiệp, tuy nhiên cách thức này vẫn chưa thực sự phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về những lợi ích và cách thức để gửi mail hàng loạt ngay trong nội dung bài viết này của MSO nhé.
Lợi ích của cách gửi mail hàng loạt đối với người dùng
Cách gửi mail hàng loạt mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là các tổ chức và doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức để gửi thư đến nhiều người khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích cơ bản mà cách gửi email hàng loạt mang lại cho người dùng:
Tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí
Cách gửi mail hàng loạt giúp các doanh nghiệp và tổ chức có thể tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí để gửi mail một cách tối đa. Việc gửi email hàng loạt là hoạt động gửi mail đến nhiều người dùng trong cùng một lúc, giúp người dùng có thể nhanh chóng gửi thư đến những người mà họ mong muốn. Đồng thời, cách thức này cũng giúp người dùng có thể tiết kiệm công sức trong hoạt động gửi email đến nhiều người khác nhau. Ngoài ra, cách gửi mail hàng loạt cũng giúp người dùng có thể tối ưu chi phí cho các hoạt động gửi email một cách hiệu quả hơn.
Quản lý người nhận và hộp thư đi dễ dàng
Việc gửi email hàng loạt không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí mà còn giúp người dùng có thể quản lý hộp thư dễ dàng hơn. Để từ đó cũng giúp quản lý người nhận email một cách dễ dàng.
*Ví dụ: Khi doanh nghiệp của bạn thực hiện cho một chiến dịch gửi email marketing sản phẩm đến một phân khúc data khách hàng cụ thể, doanh nghiệp bạn có thể thực hiện cách gửi mail hàng loạt. Với cách thức này, những người nhận thư sẽ được hiển thị trong cùng một email nhất định mà không bị tách rời ra từng email. Vì thế, cách thức này sẽ giúp hộp thư đi của doanh nghiệp được gọn gàng hơn và doanh nghiệp có thể quản lý người nhận email đó bằng cách nhấn vào email đó. Từ đó cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tránh gặp tình trạng gửi sót người nhận.
Thu hút thêm lượng lớn khách hàng tiềm năng
Nhiều doanh nghiệp và tổ chức hiện nay đã sử dụng cách gửi mail hàng loạt như một cách truyền thông để thu hút được số lượng lớn khách hàng đối với thương hiệu của mình. Hãy tưởng tượng xem, bạn chỉ cần một cú click thôi là đã có thể thu hút được một lượng lớn khách hàng tiềm năng cho các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của bạn.
Cách gửi mail hàng loạt sẽ giúp bạn gia tăng được tỉ lệ click chuột vào website, các trang mạng xã hội hay trang thương mại điện tử của doanh nghiệp bạn. Đồng thời cũng giúp gia tăng được độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp bạn đối với các khách hàng tiềm năng của mình.
Tăng doanh thu bán hàng
Việc gửi email hàng loạt cũng giúp cho doanh nghiệp của bạn thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng. Bằng cách gửi mail hàng loạt, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng nó để gửi các loạt email như email marketing, email chăm sóc khách hàng, email bán hàng,… cho những khách hàng của mình để giúp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng, từ đó có thể giúp doanh nghiệp gia tăng được doanh số bán hàng.
Trên đây là một số những lợi ích mà việc gửi Mail hàng loạt đem lại, để có thể thực hiện điều này doanh nghiệp nên đăng ký sản phẩm Outlook bản quyền tại MSO – Đối tác uy tín của Microsoft tại thị trường Việt Nam.
Khi đăng ký các sản phẩm thuộc Microsoft 365 tại MSO, doanh nghiệp có thể lựa chọn dùng thử 1 tháng miễn phí hoặc mua ngay bản quyền. Nếu có bất kì nhu cầu nào hay cần tư vấn từ chúng tôi, hãy nhấp vào nút “ Đăng Ký” dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất.
Những lưu ý khi sử dụng cách gửi mail hàng loạt
Để có thể đạt được những kết quả cao như mong muốn thì khi thực hiện cách gửi mail hàng loạt, người dùng cần phải lưu ý những điều sau đây:
- Thứ nhất, khi gửi email hàng loạt, các email này của người dùng có thể bị coi là thư rác vì không được cá nhân hóa.
- Thứ hai, có thể một số dịch vụ email đang được cung cấp trên thị trường sẽ hạn chế một số lượng địa chỉ người nhận nhất định. Điều này sẽ gây ra một số hạn chế cho người dùng muốn gửi một số lượng lớn email.
- Cuối cùng, các email được gửi hàng loạt thường sẽ trông không có tính chuyên nghiệp cao, vì thế tỷ lệ người đọc những email này sẽ không được cao. Vì thế, hãy lên ý tưởng và thực hiện viết nội dung thật cuốn hút cho những email mà bạn muốn tiếp cận được thật nhiều người dùng.
Trên đây là những lưu ý mà bạn cần phải nắm rõ khi muốn thực hiện cách gửi email hàng loạt cho những người dùng khác. Để nắm rõ được cách gửi mail hàng loạt bằng Outlook như thế nào, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo của chúng tôi nhé.
Hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Outlook đơn giản nhất
Trong dịch vụ email Outlook, bạn có thể sử dụng tính năng phân phối để gửi mail hàng loạt, cách thức rất đơn giản như sau:
1. Chuẩn bị tài liệu của email
Trước khi thực hiện gửi email thì bạn cần phải chuẩn bị một số tài liệu như sau:
- Một file chứa nội dung trong email, thường được tạo bằng file word.
- Một file chứa thông tin người nhận, thường được tạo trong file excel. Yêu cầu cần phải chứa thông tin về địa chỉ email, còn những thông tin như họ tên, ngày sinh, người dùng có thể tùy ý thêm những không bắt buộc. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng danh bạ trong Outlook của mình để làm nguồn danh sách người nhận, tuy nhiên bạn cần phải đảm bảo rằng Outlook là trình duyệt email mặc định và phiên bản của nó cùng với phiên bản của Word.
- Ngoài ra, điều quan trọng nhất là người dùng cần phải đang sở hữu phần mềm Outlook và đã cài đặt tính năng Mail Merge Attachment trong ứng dụng email này để thực hiện gửi email hàng loạt bằng Outlook.
2.Thực hiện gửi email hàng loạt
Sau khi đã hoàn thành xong bước chuẩn bị tài liệu, bạn hãy thực hiện các bước sau đây để có thể gửi thư hàng loạt:
– Bước 1: Truy cập vào tài khoản outlook của bạn và nhấn chọn vào mục Send/Recieve >> chọn mục Work Offline.
– Bước 2: Mở phần mềm Microsoft Word của bạn và nhấn vào mục Mailings và chọn mục Start Mail Merge rồi chọn Email Messages.
Cũng tại mục Mailings, bạn nhấn chọn vào phần Select Receipients và chọn Use an Existing List để lựa chọn danh sách người nhận mà bạn đã tạo sẵn.
– Bước 3: Bạn thực hiện các bước để cá nhân hoá thông tin người nhận
Trong file word có chứa nội dung email, bạn thực hiện các bước sau đây để tiến hành cá nhân hoá thông tin email:
Bạn nhấn chuột vào vị trí mà bạn muốn cá nhân hóa thông tin người nhận, sau đó bạn nhấn mục Insert Merge Field trong thanh menu và chọn trường thông tin trong file excel chứa thông tin người nhận mà bạn cần chèn vào vị trí đó. Đồng thời bạn cũng có thể định dạng cho kiểu chữ của trường thông tin cá nhân hóa đó.
Sau khi đã soạn thảo xong nội dung, bạn có thể nhấn chọn mục Preview Results để kiểm tra xem những trường thông tin được nhập vào đã chính xác chưa.
– Bước 4: Bạn thực hiện gửi mail hàng loạt
Để thực hiện gửi email hàng loạt, bạn nhấn chọn mục Finish & Merge, sau đó lựa chọn những tùy chọn Send email messages để gửi mail hàng loạt.
– Bước 5: Sau khi bạn nhấn chọn Send Email Messages, hộp thoại Merge to E-mail sẽ hiện ra, với các thông tin sau:
- To: đích đến.
- Subject line: tiêu đề thư.
- Mail format: định dạng thư.
bạn điền các thông tin trên rồi nhấn Ok để bắt đầu gửi email hàng loạt
*Lưu ý: Bạn cần phải mở song song đồng thời phần mềm Word và Outlook thì mới gửi mail hàng loạt được.
– Bước 6: Đính kèm file vào toàn bộ danh sách người nhận
Đối với cách thức gửi mail hàng loạt này, bạn có thể đính kèm file trong toàn bộ email cho người nhận. Để thực hiện điều này, bạn vào phần mềm Outlook rồi chọn tính năng Mail Merge Attachment và chọn file đính kèm mà bạn muốn.
– Bước 7: Gửi mail hàng loạt trên phần mềm Outlook
Trong phần mềm Outlook, bạn vào mục Outbox, bạn sẽ thấy danh sách email mà bạn muốn gửi. Bạn nhấn vào Send/Receive và bỏ chọn Work Offline.
Cuối cùng, bạn chọn Send/Receive All Folders để gửi mail đến các địa chỉ người nhận có trong danh sách.
Bạn có thể kiểm tra các email đã được gửi ở trong mục Sent Items.
Trên đây là hướng dẫn gửi mail hàng loạt trong Outlook chi tiết nhất từ chúng tôi, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo để đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
Lời kết
Trong bài viết này MSO đã cung cấp đến bạn những thông tin chi tiết về cách gửi mail hàng loạt. Trong quá trình thực hiện cách gửi email này, nếu có bất cứ câu hỏi hay cần sự hỗ trợ gì, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được giải quyết nhanh chóng nhất nhé.
Bên cạnh đó, người dùng có thể tìm hiểu thêm tất tần tật thông tin về Microsoft Outlook để có đủ kiến thức về phần mềm tuyệt vời này.
