Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tại sao nên sử dụng các ứng dụng Office 365?
Với xu hướng chuyển đổi số ngày càng gia tăng, các ứng dụng của Office 365 đang dần được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Lý do vì sao các ứng dụng này lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đến vậy? Hãy cùng chúng tôi tìm ra lời giải đáp thông qua nội dung bên dưới đây.
Làm việc tất cả trong một
Nếu như trước đây, để một doanh nghiệp có thể làm việc từ A – Z sẽ cần đến rất nhiều các phần mềm hỗ trợ. Chính vì vậy, người làm chủ doanh nghiệp bắt buộc phải tìm kiếm hoặc tích hợp nhiều giải pháp của các nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, việc làm này sẽ khiến cho nhân sự khó có thể tiếp cận và làm việc vì thời gian học sử dụng phần mềm mất tốn công sức. Chính vì vậy, việc sử dụng cùng lúc các ứng dụng của Office 365 sẽ giúp doanh nghiệp có thể làm việc tất cả trong một, phù hợp với mọi phòng ban và hội nhóm. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa thời gian làm việc và tập trung vào những dự án quan trọng nhất.
Quản lý mọi quy trình làm việc
Khi sử dụng các ứng dụng của Office 365, người dùng sẽ không cần phải quản lý nhân sự, đội nhóm, hay công việc theo hình thức thủ công. Bởi lẽ, mọi hoạt động đều được triển khai trên nền tảng trực tuyến và có phần mềm riêng để quản lý. Ví dụ, các cấp quản lý và lãnh đạo có thể giao việc cho nhân viên cấp dưới với thời gian cụ thể, hiệu quả cần đạt được và mức chi phí đầu tư. Dựa vào đó, nhân viên sẽ báo cáo hiệu quả mọi lúc, mọi nơi và nhà lãnh đạo có thể nắm rõ mọi đầu mục công việc mà không cần liên hệ hoặc gặp gỡ trực tiếp.
Nâng cao hiệu suất công việc
Vai trò tiếp theo được nhiều người dùng đánh giá khi sử dụng các ứng dụng của Office 365 chính là nâng cao hiệu suất công việc. Nếu làm việc theo hình thức thủ công, để hoàn thành một dự án doanh nghiệp sẽ mất khoảng ít nhất 1 tháng để thực hiện và triển khai tùy thuộc vào độ khó. Tuy nhiên, khi làm việc với các ứng dụng của Office 365 sẽ giảm bớt được các công đoạn thủ công, tập trung vào việc làm quan trọng đem đến lợi ích tốt nhất và nâng cao hiệu suất.
Tiết kiệm chi phí
Lợi ích cuối cùng mà người dùng có thể dễ dàng nhận thấy khi sử dụng các ứng dụng của Office 365 chính là tiết kiệm chi phí. Bộ giải pháp này sẽ hoạt động trên nền tảng trực tuyến, chính vì vậy người dùng sẽ không cần đầu tư nhiều về cơ sở hạ tầng, máy móc và phí phát triển phần mềm.
Với những lý do được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã hiểu được vai trò khi sử dụng các ứng dụng của Office 365. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các ứng dụng có trong bộ giải pháp này.
Các ứng dụng trong Office 365 có trong gói phần mềm
Microsoft 365 Business sẽ là gói phần mềm sở hữu đầy đủ nhất các ứng dụng của Office 365. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng một vài các phần mềm cơ bản được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay:
- Bộ ứng dụng văn phòng: Các công cụ đã quá quen thuộc với người dùng hiện nay như Word, Excel, PowerPoint. Người dùng có thể soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, tạo bảng tính và cập nhật số liệu khổng lồ, thiết kế các slide với đa dạng chủ đề.
- Teams: Phần mềm dành riêng cho đội nhóm được sử dụng để tổ chức cuộc họp trực tuyến với tối đa 300 thành viên tham dự. Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng các tính năng khác như gọi thoại, chat, tạo nhóm, chia sẻ màn hình, xin phát biểu, chia sẻ tài liệu…
- Outlook: Công cụ hỗ trợ gửi nhận thư điện tử với địa chỉ tên miền riêng, 50GB dung lượng lưu trữ trực tuyến, kèm chữ ký chuyên nghiệp, thu hồi và lên lịch gửi email nhanh chóng.
- OneDrive: Nền tảng lưu trữ dữ liệu tốt nhất trong các ứng dụng của Office 365 với 1TB, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm sao lưu dữ liệu trên nền tảng này với khả năng bảo mật tuyệt đối.
- SharePoint: Đây chính là công cụ lưu trữ và sắp xếp dữ liệu dành cho đối tượng là các đội nhóm, khi đó người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và tìm kiếm bất cứ lúc nào.
- Yammer: Mạng xã hội nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, nơi cập nhật các thông báo mới nhất của công ty, quản lý thông tin nhân sự và đề xuất ý kiến, khen thưởng minh bạch.
- Power Apps: Công cụ thiết kế các ứng dụng của Office 365 hỗ trợ riêng cho các doanh nghiệp, khi đó người dùng có thể chủ động sáng tạo để sử dụng trên cả thiết bị điện thoại và máy tính.
- Power Automate: Phần mềm tự động hóa mọi quy trình làm việc, rút ngắn các công việc mang tính thủ công như chấp nhận đề xuất, gửi email, báo cáo hoặc phê duyệt.
- Planner: Công cụ quản lý công việc với đầy đủ các bước thực hiện để thuận tiện cho quá trình theo dõi.
- Power BI: Nền tảng phân tích dữ liệu trực quan với sơ đồ và biểu đồ giúp người dùng đánh giá đúng nhất về tình trạng của doanh nghiệp và đưa ra phương án phát triển phù hợp.
Các ứng dụng của Office 365 được chúng tôi gợi ý trên đây đều có trong bộ công cụ làm việc chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào gói đăng ký và người dùng có thể ứng dụng để làm việc mọi lúc, mọi nơi. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về 03 gói đăng ký phần mềm Office 365 bản quyền dành riêng cho đối tượng người dùng doanh nghiệp.
03 gói đăng ký các ứng dụng của Office 365 cho doanh nghiệp
Để sử dụng các ứng dụng của Office 365 dành cho doanh nghiệp, người dùng nên tham khảo ngay một vài gói đăng ký phần mềm được chúng tôi gợi ý bên dưới như sau:
- Gói 1 – Microsoft 365 Business Basic: Sở hữu đầy đủ các ứng dụng cơ bản như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive… Tuy nhiên, người dùng sẽ chỉ được sử dụng với phiên bản online trực tuyến trên thiết bị.
- Gói 2 – Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm toàn bộ ứng dụng và tính năng của gói Basic nhưng bổ sung thêm bản App để người dùng có thể làm việc linh hoạt hơn.
- Gói 3 – Microsoft 365 Business Premium: Bao gồm cả gói Basic và Standard nhưng bổ sung thêm tính năng bảo mật an toàn như quản lý thiết bị, ứng dụng và ngăn chặn spam.
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng các ứng dụng của Office 365 mà người dùng có thể lựa chọn được gói đăng ký phù hợp nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký tài khoản và đăng nhập ứng dụng dễ dàng nhất.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập các ứng dụng của Office 365
Để truy cập vào các ứng dụng của Office 365 bản quyền, trước tiên người dùng cần đăng ký tài khoản bằng cách click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Sau khi đăng ký thành công, người dùng sẽ nhận được thông tin tài khoản bao gồm địa chỉ email và mật khẩu. Tiếp đến, người dùng sẽ tiến hành đăng nhập với các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập địa chỉ https://www.office.com/, khi đó giao diện chính của nền tảng Microsoft 365 hay còn gọi là Office 365 sẽ hiện ra, người dùng sẽ tiến hành click chọn vào mục Đăng nhập.
Bước 2: Cửa sổ giao diện đăng nhập sẽ hiển thị trên màn hình, người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email vào ô trống và click chọn Tiếp theo.
Bước 3: Nhập mật khẩu vào ô trống yêu cầu sau đó click chọn Đăng nhập.
Bước 4: Hoàn tất.
Chỉ với 04 bước thực hiện trên đây, người dùng đã thành công đăng nhập vào các ứng dụng của Office 365 để sử dụng.
Với những gợi ý được MSO chia sẻ trong bài viết này, người dùng đã phần nào hiểu rõ hơn được các ứng dụng của Office 365 và gói đăng ký tương ứng. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến số 024.9999.7777.
