Cách Thu Hồi Thư Trên Exchange Online Đơn Giản, Dễ Dàng Nhất

Thu hồi thư trên Exchange Online là một giải pháp tiện ích giúp người dùng xử lý nhanh chóng tình trạng gửi nhầm thư, sai nội dung, hoặc thiếu sót thông tin. Bài viết hôm nay sẽ là những chia sẻ tổng quan về tính năng thu hồi thư mới trên Exchange Online giúp người dùng hiểu rõ hơn về tính năng hiệu quả này.

Điểm nổi bật ở tính năng thu hồi thư mới trên Exchange Online

Có thể nói, Exchange Online với tính năng thu hồi thư không chỉ là một công cụ quản lý email tiện ích, mà còn là biện pháp bảo vệ thông tin rất hiệu quả. Người dùng có thể thu hồi các tin nhắn đã gửi từ hộp thư Exchange Online một cách nhanh chóng, thao tác đơn giản ngay cả khi người nhận đã mở chúng. Một số điểm nổi bật ở tính năng có thể kể đến đó là:

• Gia tăng hiệu quả trong việc thu hồi thư thành công so với các phiên bản trước đó.
• Các tin nhắn đã đọc vẫn có thể được thu hồi, trừ trường hợp quản trị viên đã vô hiệu hóa tính năng này.
• Exchange Online cho phép thư thu hồi có thể di chuyển đến bất kỳ thư mục lớn hoặc thư mục con nào trong hộp thư, thay vì chỉ giới hạn ở hộp thư đến.
• Quá trình thu hồi thư có thể diễn ra trực tiếp trong hộp thư trên đám mây mà không cần đến sự can thiệp của ứng dụng khách. 
• Khi thu hồi thư, người nhận không cần phải mở ứng dụng Outlook trên Windows để xử lý các tác vụ thu hồi thư, mà có thể dễ dàng thực hiện trên bất kỳ ứng dụng email nào đồng bộ với Exchange Online.
• Cung cấp trạng thái báo cáo cho mỗi thư được thu hồi, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và xác định được trạng thái ở từng người nhận. Đặc biệt, sẽ chỉ có một email thông báo đi kèm liên kết liên quan đến báo cáo trạng thái thu hồi thư thay vì có quá nhiều thông báo rời rạc

Hướng dẫn cách thu hồi thư trên Exchange Online chi tiết nhất

Dù người nhận không bắt buộc phải sử dụng Outlook, nhưng với tính năng này, người gửi vẫn phải dùng Outlook cho Windows để thực hiện thao tác. Bởi, điều này sẽ được thực hiện thông qua tính năng thu hồi thư ở giao diện Outlook truyền thống. Thực hiện đơn giản với các bước  như sau:

– Bước 1: Tại ứng dụng Outlook trên phần mềm Windows, người dùng di chuyển đến mục Sent → click mở thư cần thu hồi.

– Bước 2: Một cửa sổ thư sẽ hiển thị. Lúc này, người dùng tiếp tục di chuyển đến mục Actions và click chọn mục Recall This Message.

– Bước 3: Khi hộp thoại thư xuất hiện, hãy click chọn Xóa các bản sao của thư (hoặc click Xóa và Thay thế chúng bằng một thư mới).

– Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất các thao tác.

Cơ bản, thì sau khi thao tác được thực hiện xong, Outlook sẽ gửi đến tất cả người nhận một thông báo Thu hồi thư. Nếu người nhận sử dụng Exchange Online, thì tính năng thu hồi thư trong OneDrive sẽ chặn thư thu hồi và xóa thư gốc trong hộp thư của người nhận tại đây. Lúc này, email của người nhận sẽ đồng bộ hóa với hộp thư trên Onedrive và thư cần thu hồi sẽ biến mất.

Làm thế nào để xác nhận thư đã được thu hồi thành công trên Exchange Online?

Thường thì, sau khi thao tác thu hồi thư trên Exchange Online kết thúc, người gửi sẽ ngay lập tức nhận được một email thông báo với Tiêu đề: “Message Recall Report for message” – Chủ đề tin nhắn gốc. Để xem báo cáo thu hồi thư, thì người dùng chỉ cần mở thông báo và nhấp vào liên kết View Message Recall Report.

Exchange Online hỗ trợ tính năng thu hồi thư nhanh chóng mà không phụ thuộc vào số lượng người nhận. Trường hợp yêu cầu thu hồi không thể hoàn thành có thể là do các vấn đề liên quan đến hộp thư người nhận không khả dụng, hoặc sự cố kỹ thuật. Hệ thống sẽ tiếp tục thử lại trong vòng tối đa 24h trước khi thông báo thu hồi thư không thành công.

*Việc cập nhập trạng thái thư thu hồi diễn ra cũng khá nhanh chóng, nhưng điều này cũng còn phụ thuộc vào số lượng người nhận. Nếu số lượng người quá nhiều, thao tác thu hồi vẫn diễn ra nhanh gọn, tuy nhiên thời gian truy xuất trạng thái thu hồi sẽ lâu hơn.

Sự khác nhau giữa tính năng thu hồi thư phiên bản mới và truyền thống

Tính năng thu hồi thư ở phiên bản mới trên Exchange Online có nhiều cải tiến quan trọng, đảm bảo sự linh hoạt và tỷ lệ thu hồi thư thành công cao hơn rất nhiều so với phiên bản truyền thống. Cụ thể người dùng có thể nhận định qua bảng so sánh dưới đây:

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến tính năng thu hồi thư trên Exchange Online

Thu hồi thư trên Exchange Online rất đơn giản và thuận tiện, tuy nhiên, một số người dùng cũng không thể tránh khỏi những thắc mắc khi sử dụng tính năng này. Chẳng hạn như:

Thu hồi thư (email) trên Exchange Online có bị giới hạn thời gian không?

Việc thu hồi thư mới trên Exchange Online cũng sẽ không giới hạn thời gian như tính năng truyền thống. Tuy nhiên, để tối ưu tiện ích, Microsoft hiện đang cân nhắc cung cấp cho quản trị viên quyền tùy chỉnh giới hạn thời gian thu hồi thư linh hoạt theo tổ chức.

Tính năng thu hồi thư ở Exchange Online có thể kích hoạt khi người gửi sử dụng hộp thư dùng chung không?

Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng tính năng thu hồi thư mới trên hộp thư dùng chung, và hầu như, tất cả người nhận đều có thể thực hiện yêu cầu thu hồi này. Tuy nhiên, người dùng sẽ không thể đăng nhập và xem báo cáo trạng thái khi ở trường hợp này.

Exchange Online có thể thu hồi thư từ người nhận ngoài tổ chức không?

Câu trả lời là “KHÔNG”. Vì điều này có thể liên quan đến một số vấn đề pháp lý, cũng như quyền riêng tư của các cá nhân, tổ chức.

Việc thu hồi thư trên Exchange Online có được ghi lại trong nhật ký kiểm tra hộp thư không?

Hiện tại, thư thu hồi trên Exchange Online không được ghi nhận trong nhật ký kiểm tra hộp thư của người dùng. Tuy nhiên, Microsoft cũng đang có những dự định để phát triển và bổ sung yêu cầu này trong một phiên bản cập nhật mới ở tương lai.

Tin nhắn đã thu hồi trên Exchange Online có thể hiển thị trong eDiscovery không?

eDiscovery là một trình duyệt khám phá điện tử, giúp cho việc tìm kiếm và thu thập thông tin ở dạng điện tử dễ dàng hơn. Theo đó, nếu người dùng thu hồi thư mới trên Exchange Online khi đang trong quá trình kiện tụng (hoặc tạm giữ điều tra), thì tất cả các thư được thu hồi sẽ xuất hiện trong kết quả hiển thị của eDiscovery.

Kích hoạt tính năng thu hồi thư mới trên Exchange Online bằng các ứng dụng email ngoài Outlook không?

Tính năng thu hồi thư mới hiện tại chỉ được kích hoạt qua tài khoản Outlook trên phần mềm Windows. Tuy nhiên, trong tương lai, rất có thể điều này sẽ thực hiện được, vì Microsoft đang nghiên cứu và phát triển API cho phép các ứng dụng email khác có thể gửi yêu cầu thu hồi thư đến người nhận có sử dụng Exchange Online.

Người dùng có thể chia sẻ báo cáo trạng thái thu hồi thư với người khác không?

Nếu có ý định chia sẻ trạng thái thu hồi thư với người khác, người dùng hoàn toàn có thể xuất báo cáo ở dạng tệp CSV và chia sẻ chúng. Tuy nhiên, người dùng cũng cần lưu ý, việc chia sẻ liên kết trực tiếp đến báo cáo sẽ không khả thi, vì điều này bắt buộc phải có truy cập báo cáo yêu cầu thông tin đăng nhập của người gửi.

Thư chuyển tiếp có thể thu hồi trên Exchange Online được không?

Các thư (email) chuyển tiếp tự động qua SMTP đến một hộp thư khác trong cùng một tổ chức có thể thu hồi được. Tuy nhiên, nếu đó là thư chuyển tiếp thủ công, hoặc qua hộp thư đến, chuyển hướng, thì không thể thu hồi trên Exchange Online.

Ai có thể tắt tính năng thu hồi thư mới trên Exchange Online?

Quản trị viên hoàn toàn có thể tắt tính năng thu hồi thư mới trên Exchange Online cho toàn bộ tenant của mình bằng cách sử dụng lệnh Remote PowerShell → Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $false.

Kết quả thu hồi thư trên Exchange Online có được lưu lại trong hộp thư của người dùng không?

Kết quả thu hồi trên Exchange Online sẽ không được lưu lại trong hộp thư của người gửi, vì điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hạn mức và giới hạn dung lượng của hộp thư người dùng. 

Những trường hợp mà không thể thu hồi email đã gửi

Người dùng sẽ không thể thu hồi thư (email) đã gửi trong một số trường hợp cụ thể sau:

• Tính năng thu hồi thư chỉ giới hạn cho các tài khoản Outlook 365 và Microsoft Exchange.
• Email gốc phải được gửi từ hộp thư chính của Exchange, không phải từ Shared Mailbox hay Delegate.
• Thu hồi thư không được hỗ trợ cho các phiên bản web của Microsoft 365, hoặc các phiên bản Outlook dành cho Mac.
• Tính năng thu hồi thư cũng không hỗ trợ đối với các email đã được đọc trên thiết bị di động sử dụng các ứng dụng email như Apple mail hoặc Gmail do vấn đề không tương thích.
• Email thu hồi không nằm trong hộp thư đến của người nhận do đã được di chuyển thủ công sang thư mục khác, hoặc định tuyến lại bởi các quy tắc đã thiết lập trong Outlook.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về cách thu hồi thư trên Exchange Online cực đơn giản, dễ dàng từ MSO. Mọi thông tin, vướng mắc, người dùng cũng có thể liên hệ trực tiếp chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia hàng đầu.