Power Automate vs Zapier: Lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp?

Power Automate vs Zapier là những công cụ hàng đầu trong việc giúp người dùng tạo ra những quy trình tự động hóa để thực hiện các tác vụ công việc trên các nền tảng và ứng dụng mà mình muốn một cách tự động. Để biết được những điểm nhau và khác giữa 2 công cụ này, đồng thời có thể chọn lựa ra một công cụ tự động hóa tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, bạn hãy theo dõi những thông tin và gợi ý được chúng tôi cung cấp trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về Power Automate

Power Automate là gì?

Microsoft Power Automate (trước đây gọi là Microsoft Flow) là một nền tảng tự động hóa được Microsoft cung cấp và cũng là một phần của bộ công cụ Microsoft Power Platform.

Nền tảng này được cung cấp với một loạt các tính năng để giúp cho người dùng có thể tạo ra những quy trình có tính tự động hóa, giúp người dùng có thể thực hiện các công việc trên nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau một cách tự động. Điều này giúp người dùng có thể tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho việc thực hiện các tác vụ, giúp cho những hoạt động này được diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Các tính năng chính của Power Automate

Microsoft Power Automate cung cấp cho người dùng nhiều tính năng quan trọng để giúp họ có thể tạo ra các quy trình tự động hóa nhanh chóng và hiệu quả hơn. Dưới đây là một số tính năng nổi bật nhất của Power Automate:

• Giao diện người dùng trực quan với tính năng kéo và thả đơn giản, giúp người dùng có thể xây dựng được các quy trình làm việc tự động một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Thư viện mẫu rất đa dạng được cung cấp để giúp hỗ trợ người dùng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa phù hợp với hầu hết những nhu cầu sử dụng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.
• Hỗ trợ một bộ kết nối vô cùng mạnh mẽ, tương thích với tất cả các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft và các phần mềm của bên thứ ba, giúp người dùng có thể dễ dàng tạo ra các quy trình tự động hóa mà mình muốn mà không bị giới hạn.
• Khả năng tích hợp với các công nghệ trí tuệ nhân tạo AI và học máy ML vô cùng tiên tiến như xử lý biểu mẫu và phân tích văn bản, giúp hỗ trợ cho người dùng có thể tạo ra các quy trình hiệu quả hơn.
• Với phiên bản ứng dụng dành cho các thiết bị di động vô cùng tiện lợi, người dùng có thể quản lý và thực hiện các quy trình công việc của mình vào mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Các loại luồng trong Power Automate

Power Automate cung cấp ba loại luồng chính để hỗ trợ người dùng tạo ra các quy trình tự động hóa. Dưới đây là thông tin về những loại luồng chính trong Microsoft Power Automate:

• Luồng đám mây: Cung cấp khả năng tự động hóa các tác vụ được kích hoạt bởi sự kiện trên đám mây, được thực hiện ngay lập tức hoặc theo lịch trình. Ví dụ như khi nhận được một Tweet chứa từ khóa cụ thể, luồng này có thể được kích hoạt để giúp người dùng gửi email ngay lập tức.
• Luồng công việc trên máy tính: Cung cấp khả năng tự động hóa các tác vụ thủ công trên web hoặc máy tính để bàn, bao gồm như các quy trình xử lý dữ liệu hoặc tương tác với ứng dụng.
• Luồng quy trình kinh doanh: Cung cấp các hướng dẫn cho người dùng thực hiện các bước trong quy trình công việc, giúp đảm bảo tính nhất quán, sự tuân thủ quy trình và nâng cao hiệu quả công việc tối đa.

Các trường hợp nên sử dụng Power Automate

Microsoft Power Automate rất hữu ích trong việc hỗ trợ người dùng trong những tình huống khi mà họ muốn tự động hóa khả năng thực hiện các quy trình công việc hoặc những tác vụ lặp đi lặp lại. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến mà người dùng có thể ứng dụng Microsoft Power Automate cho các tác vụ của mình:

• Khi muốn tự động hóa việc gửi thông báo khi nhận email từ một người cụ thể hoặc có chứa từ khóa quan trọng. Ví dụ như tự động gửi thông báo nhắc nhở khi sắp đến hạn hoàn thành nhiệm vụ.
• Khi muốn tự động hóa việc thu thập dữ liệu từ biểu mẫu và lưu vào Excel, SharePoint hay các cơ sở dữ liệu. Ví dụ, người dùng có thể sử dụng Microsoft Power Automate để xử lý và phân loại dữ liệu khách hàng hoặc dự án.
• Khi muốn kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau như giữa các ứng dụng Microsoft Teams, OneDrive và Google Drive để tự động hóa quy trình đăng nội dung lên mạng xã hội từ các hệ thống quản lý nội dung này.
• Khi muốn tạo quy trình tự động hóa hoạt động phê duyệt tài liệu hoặc phê duyệt yêu cầu nghỉ phép hay tự động hóa các quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu hỗ trợ từ các khách hàng của mình.
• Khi muốn tự động hóa hoạt động lên lịch cuộc họp dựa trên sự kiện được kích hoạt và đồng bộ hóa lịch làm việc giữa nhiều nền tảng khác với nhau.

Nhìn chung Microsoft Power Automate là một công cụ rất hữu ích khi bạn cần kết nối, tích hợp và tự động hóa quy trình giữa nhiều ứng dụng khác nhau mà không cần phải viết mã. Việc sử dụng công cụ này để tạo ra các quy trình tự động hóa diễn ra rất đơn giản, giúp bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành các nhiệm vụ mà mình đảm nhiệm. Trước khi so sánh Power Automate vs Zapier, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tổng quan về Zapier ngay trong phần tiếp theo nhé.

Tổng quan về Zapier

Zapier là gì?

Zapier là công cụ tự động hóa quy trình làm việc khá nổi bật trên thị trường. Với một giao diện người dùng hết sức thân thiện cùng khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, công cụ này sẽ giúp người dùng có thể tạo ra những quy trình tự động hóa. Từ đó, giúp người dùng hoàn thành những tác vụ công việc hàng ngày của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Cũng giống với Microsoft Power Automate, công cụ này cũng được thiết kế với khả năng kết nối được với các ứng dụng web khác nhau. Điều này sẽ cho phép người dùng có thể tự động hóa các tác vụ giữa nhiều ứng dụng và trang web với nhau mà không cần phải sử dụng đến bất kỳ kiến ​​thức lập trình nào.

Các tính năng chính của Zapier

Zapier cũng có rất nhiều tính năng nổi bật, bao gồm có những tính năng chính sau đây:

• Giao diện thân thiện cùng với tài liệu hướng dẫn từng bước được cung cấp sẵn để giúp người dùng có thể dễ dàng xây dựng các quy trình tự động một cách nhanh chóng.
• Thư viện ứng dụng tích hợp rất phong phú, với hơn 3.000 ứng dụng được hỗ trợ, giúp người dùng có thể tạo ra nhiều quy trình tự động cho những ứng dụng và dịch vụ mà họ muốn.
• Cung cấp khả năng cho phép người dùng có thể tạo các Zaps đa bước giữa nhiều ứng dụng khác nhau để tạo ra các quy trình tự động hóa cho các tác vụ lặp đi lặp lại, đặc biệt phù hợp với những quy trình công việc phức tạp.
• Cung cấp các ứng dụng bổ sung như phân tích email và webhook để mở rộng thêm nhiều chức năng hơn cho người dùng, như phát hiện từ khóa cụ thể và gửi thông báo, cảnh báo đến người dùng.
• Cung cấp bộ lọc và logic có điều kiện để giúp người dùng kiểm soát các quy trình tự động hóa một cách chặt chẽ và linh hoạt, giúp cho những quy trình tự động đó được diễn ra nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả hơn.

Các trường hợp nên sử dụng Zapier

So với Microsoft Power Automate, Zapier cũng là một công cụ mạnh mẽ để người dùng có thể kết nối và tự động hóa các quy trình giữa nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Dưới đây là những trường hợp mà người dùng có thể cân nhắc sử dụng công cụ tạo quy trình tự động hóa này:

• Nếu bạn đang sử dụng những ứng dụng và dịch vụ không tích hợp với nhau, bạn nên sử dụng Zapier, công cụ này sẽ giúp bạn kết nối ứng dụng không có tích hợp trực tiếp một cách dễ dàng. Ví dụ, bạn có thể đồng bộ hóa Google Sheets với Trello hoặc với Slack.
• Nếu bạn đang muốn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, việc sử dụng Zapier sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách tự động hóa quy trình. Chẳng hạn như gửi email cảm ơn sau khi có đơn hàng hoặc thêm thông tin vào CRM khi xuất hiện các khách hàng tiềm năng.
• Nếu bạn đang muốn chuyển đổi dữ liệu giữa nhiều nền tảng khác nhau như chuyển dữ liệu từ Google Forms sang Excel hoặc sang Salesforce để phân tích và quản lý, Zapier sẽ giúp bạn kết nối và chuyển đổi dữ liệu giữa các nền tảng này một cách dễ dàng.
• Khi bạn muốn tạo quy trình gửi thông báo khi có sự thay đổi trong các dữ liệu của mình trên Slack hoặc muốn tạo lịch trình sự kiện khi có email chứa từ khóa cụ thể, bạn cũng có thể sử dụng Zapier để thiết kế thông báo hoặc cảnh báo cho các sự kiện này.

Trên đây là những thông tin tổng quan về Microsoft Power Automate vs Zapier. Trước khi tìm hiểu về những điểm giống và khác nhau giữa Power Automate vs Zapier như thế nào, bạn hãy tiếp tục cùng với MSO tìm hiểu và đánh giá về các ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Power Automate vs Zapier ngay trong phần nội dung tiếp theo nhé.

Đánh giá ưu và nhược điểm của Power Automate vs Zapier

Để có được một cái nhìn tổng quan hơn giữa Power Automate vs Zapier và chọn ra một công cụ phù hợp nhất cho mình, hãy cùng chúng tôi đánh giá về những ưu điểm và nhược điểm của Power Automate vs Zapier ngay dưới đây nhé:

Power Automate

Ưu điểm:

• Tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft, hoạt động mượt mà với các ứng dụng như Microsoft 365, SharePoint, Teams và Dynamics 365, giúp bạn xây dựng các quy trình tự động hóa trong môi trường làm việc Online của mình một cách nhanh chóng hơn.
• Khả năng hỗ trợ người dùng xây dựng các quy trình tự động hóa công việc và các tác vụ phức tạp cùng với khả năng tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng riêng trong doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.
• Chi phí hợp lý, đặc biệt là đối với những người dùng đang sử dụng các gói đăng ký Microsoft, bởi vì công cụ tự động hóa này thường đi kèm trong các gói dịch vụ Microsoft 365.
• Hỗ trợ RPA (Robotic Process Automation), giúp người dùng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa trên cả nền tảng đám mây và cả trên máy tính để bàn.

Nhược điểm:

• Đối với những người dùng mới, có thể sẽ cần bỏ ra nhiều thời gian hơn để làm quen với giao diện và các tính năng của công cụ này.
• Mặc dù có cung cấp khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài khác nữa, nhưng lại không đa dạng và có nhiều hạn chế đối với những ứng dụng và dịch vụ không thuộc Microsoft.

Zapier

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và không yêu cầu nhiều kỹ năng lập trình.
• Tích hợp đa dạng, hỗ trợ người dùng có thể kết nối và tích hợp với hơn 5.000 ứng dụng, bao gồm cả các ứng dụng phổ biến như Slack, Trello và Google Workspace, giúp người dùng tạo ra các quy trình tự động hóa không giới hạn.
• Thường tập trung vào người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, thường phù hợp với các quy trình đơn giản và nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Chi phí cần bỏ ra để sử dụng cao hơn rất nhiều so với Microsoft Power Automate, đặc biệt là khi cần cần sử dụng các tính năng nâng cao hoặc tích hợp nhiều bước.
• Đối với nhu cầu xây dựng các quy trình tự động hóa phức tạp, Zapier có nhiều hạn chế và không mạnh mẽ bằng Microsoft Power Automate, đặc biệt là trong việc xử lý các quy trình doanh nghiệp lớn.

Trên đây là những đánh giá của chúng tôi về những ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Power Automate vs Zapier. Qua những đánh giá trên đây, bạn đã có thể nắm được đâu là công cụ mạnh mẽ và phù hợp nhất đối với nhu cầu sử dụng của mình rồi. Tuy nhiên, nếu như chưa thể chọn ra một công cụ phù hợp nhất giữa Power Automate vs Zapier, bạn hãy tiếp tục theo dõi bảng so sánh chi tiết giữa hai công cụ này trong phần tiếp theo của bài viết này nhé.

Bảng so sánh giữa Power Automate vs Zapier tổng quan

Để nắm rõ những điểm giống và khác biệt giữa Power Automate vs Zapier và chọn luwjac ra một công cụ phù hợp nhất cho mình giữa 2 công cụ này, bạn hãy theo dõi bảng so sánh tổng quan giữa Power Automate vs Zapier của chúng tôi ngay dưới đây:

Nhìn chung, cả Power Automate vs Zapier đều là công cụ tự động hóa mạnh mẽ, có thế ưu điểm và lợi ích riêng. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mình, bạn có thể chọn lựa một công cụ phù hợp nhất với mình. Nếu bạn đã sử dụng hệ sinh thái Microsoft và cần tự động hóa quy trình phức tạp, bạn có thể lựa chọn Power Automate. Còn nếu bạn cần tích hợp nhanh chóng giữa nhiều ứng dụng khác nhau mà không cần kỹ năng kỹ thuật, bạn có thể chọn Zapier.

Tiếp tục theo dõi nội dung trong mục phía dưới để biết cách chọn lựa một công cụ tự động hóa tốt nhất cho doanh nghiệp mình giữa Power Automate vs Zapier nhé.

Power Automate vs Zapier: Lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp?

Việc lựa chọn một công cụ tự động hóa phù hợp cho doanh nghiệp giữa Microsoft Power Automate vs Zapier cần tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể, hệ sinh thái hiện tại và quy mô hoạt động của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số gợi ý của chúng tôi mà bạn có thể tham khảo và cân nhắc:

Nếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa, Zapier có thể sẽ phù hợp hơn để bạn có thể kết nối và xây dựng quy trình tự động hóa nhanh chóng trong các ứng dụng phổ biến mà không cần có kỹ năng lập trình với hiệu suất cao trong thời gian ngắn. Power Automate có thể hơi phức tạp nếu doanh nghiệp bạn không sử dụng quen Microsoft, nhưng nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng Microsoft 365 thì Power Automate cũng là một giải pháp hiệu quả để tự động hóa quy trình mà bạn nên cân nhắc với Zapier.

Nếu là doanh nghiệp lớn và có quy mô tổ chức phức tạp, Power Automate sẽ có nhiều ưu thế vượt trội hơn trong việc xây dựng quy trình tự động hóa các tác vụ công việc phức tạp và tích hợp sâu với các công cụ doanh nghiệp lớn, bao gồm cả các hệ thống ERP khác. Còn Zapier thường ít phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức lớn vì hạn chế trong việc xử lý khối lượng công việc lớn và khả năng tích hợp với hệ thống phức tạp.

Ngoài ra, Power Automate cũng sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp muốn mở rộng quy trình tự động hóa theo thời gian, đặc biệt là nếu đã tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft. Còn Zapier sẽ không có nhiều điểm mạnh về khả năng tự động hóa tác vụ cho các chiến lược tự động hóa dài hạn cần tính linh hoạt cao.

Về ngân sách, Zapier sẽ phù hợp hơn nếu cần giải pháp nhanh và ít chi phí ban đầu, nhưng chi phí có thể gia tăng nếu sử dụng nhiều bước tự động hóa hoặc tích hợp nhiều ứng dụng. Trong khi đó, Power Automate lại giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn nếu sử dụng các gói Microsoft 365 với nhiều ứng dụng và dịch vụ hỗ trợ công việc hữu ích khác.

Tóm lại, nếu bạn cần một công cụ tự động hóa dễ sử dụng, không cần kỹ năng kỹ thuật cho các quy trình đơn giản, bạn có thể chọn Zapier. Còn nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft và có yêu cầu cao trong việc tự động hóa các quy trình phức tạp cũng như là cần một giải pháp dài hạn, Power Automate sẽ là một giải pháp hữu dụng nhất cho những nhu cầu tự động của tổ chức bạn.

Nếu cần thêm thông tin tư vấn và sự trợ giúp từ chúng tôi, bạn có thể nhanh chóng liên hệ ngay qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc Livechat trên màn hình để được hỗ trợ kịp thời.

Lời kết

Trên đây là bài viết so sánh tổng quan của MSO về Microsoft Power Automate vs Zapier, bao gồm những thông tin tổng quan, các đánh giá về ưu điểm và nhược điểm, so sánh các điểm nổi bật của hai công cụ này, cùng với các gợi về cách lựa chọn công cụ phù hợp nhất. Nếu có bất cứ câu hỏi thắc mắc nào hay cần đến sự hỗ trợ chọn mua từ chúng tôi, bạn có thể liên hệ ngay qua những thông tin dưới đây để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777