Outlook là gì? Cài đặt như thế nào?

Trong bài viết này, MSO sẽ giới thiệu cho bạn MS Outlook là gì và cách cài đặt Outlook cho người mới bắt đầu.

Outlook là gì?

Với sự phát triển của mạng internet, người dùng doanh nghiệp có thể liên lạc với nhau dễ dàng và nhanh chóng hơn qua các nền tảng trò chuyện khác nhau. Phổ biến nhất có lẽ là email. Nhắc đến email, không thể không biết tới Microsoft Outlook và những tiện ích mà dịch vụ này mang lại. Trong bài viết này, MSO sẽ giới thiệu cho bạn MS Outlook là gì và cách cài đặt Outlook cho người mới bắt đầu.

Outlook được biết đến là hệ thống phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, có sẵn như một phần của bộ Microsoft Office. Mặc dù chủ yếu là một ứng dụng email, Outlook cũng bao gồm các chức năng như lập lịch, quản lý tác vụ, quản lý liên hệ, ghi chú, ghi nhật ký và duyệt web. 

Microsoft Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, nhưng nó cũng là một phần của bộ Microsoft Office và Office 365, bao gồm Microsoft Excel và PowerPoint. Outlook có thể được sử dụng như một phần mềm email cá nhân độc lập và khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng Outlook làm phần mềm đa người dùng. Người dùng có thể tích hợp nó với Microsoft SharePoint để chia sẻ tài liệu và ghi chú dự án, cộng tác với đồng nghiệp, gửi lời nhắc và hơn thế nữa.

Các tính năng của Microsoft Outlook

Các tính năng cơ bản của Outlook bao gồm dịch vụ email, tìm kiếm email, gắn cờ và mã hóa mà và các tùy chọn ngăn xem trước. Chức năng lịch cho phép lập lịch, xem và giao tiếp về các cuộc họp. 

Các tính năng bổ sung của Outlook bao gồm: 

  • Chia sẻ lịch: người dùng có thể chia sẻ lịch để xem lịch trống của đội nhóm khi lên lịch họp. 
  • Đề cập người dùng: nếu người dùng nhập @ và tên người dùng khác, Outlook sẽ thêm người dùng đó vào danh sách email, đánh dấu đề cập của người dùng đó và thông báo cho người dùng. 
  • Lên lịch email: người dùng có thể soạn trước email và lựa chọn thời điểm gửi thư tùy lúc. 
  • Bỏ qua tin nhắn: tất cả các thư trong một cuộc hội thoại có thể được cài đặt để bỏ qua hộp thư đến của người dùng và chuyển đến thư mục đã xóa. 
  • Lời nhắc tệp đính kèm: nếu người dùng đề cập đến một phần đính kèm trong email nhưng quên đính kèm nó, Outlook sẽ hỏi lại để chắc chắn người dùng muốn gửi kèm tệp đính kèm trước khi gửi hay không? 
  • Tùy chọn xóa cuộc hội thoại: người dùng có thể nhấp vào nút để xóa tin nhắn đã đọc, chỉ để lại những tin nhắn chưa đọc. 
  • Cập nhật lịch tự động: Outlook sẽ tự động thêm đặt chỗ chuyến bay, khách sạn vào lịch. 

Outlook mang đến lợi ích gì?

  • Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu: tính năng này rất hữu ích trong việc quản lý và xử lý các dữ liệu, bởi vì người dùng có thể triển khai mọi trao đổi mail với bạn bè hoặc đối tác chỉ với một chiếc điện thoại có kết nối mạng internet. 
  • Quản lý email dễ dàng: Người dùng có thể phân loại email theo từng mục riêng để tiện trong việc quản lý dữ liệu.
  • Tích hợp các mạng xã hội: Mạng xã hội phổ biến như Facebook và Twitter đều có thể tích hợp với Outlook, giúp người dùng có thể hoạt động song song cả mạng xã hội và kiểm tra email một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bên cạnh đó, những tệp tin có dung lượng cao cũng được áp dụng khi người dùng có nhu cầu tải lên để lưu trữ. Ngoài ra, người dùng cũng có thể loại bỏ nhanh chóng thư rác bằng tính năng chặn mail spam.
  • Cho phép sử dụng HTML và khôi phục email: Cho phép sử dụng HTML và CSS để phần nào đó giúp người dùng có thể thoải mái sáng tạo email gửi đi. Trong quá trình sử dụng bạn vô tình xóa nhầm thư thì có thể áp dụng tính năng khôi phục thư đã xóa nhanh chóng. 
  • Tính năng đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời và gắn sao thư quan trọng: Người dùng có thể tự động thiết lập trong cài đặt tính năng sử dụng mật khẩu trong một khoảng thời gian nhất định. Hình thức gắn sao vào thư quan trọng để khi thư được gửi đến thì sẽ được thông báo đến người dùng đầu tiên.

Hướng dẫn cài đặt tài khoản email vào Microsoft Outlook 

Bước 1: Truy cập Control Panel

Bấm tổ hợp phím Window+R để mở khung Run, nhập “Control” và bấm OK để vào bảng Control Panel.

Microsoft 365

Hoặc bạn có thể click vào biểu tượng Start tại góc trái bên dưới giao diện máy tính của bạn, bạn gõ chữ “control” thì Control Panel sẽ xuất hiện. Bạn click vào biểu tượng Control Panel đó.

Bước 2: Nhập “mail” vào ô tìm kiếm, sau đó chọn biểu tượng Mail

ms outlook

Bước 3: Chọn “E-mail Accounts”

microsoft outlook

Bước 4: Chọn “New”

cc trong outlook là gì

Bước 5: Click Manual setup or additional server types > Next

mail outlook

Bước 6: Click POP or IMAP > Next

tài khoản outlook là gì

Bước 7: Điền thông số cài đặt

  • User Information
    • Your name: Tên hiển thị người dùng trên Outlook
    • Email Address: Địa chỉ email bạn đang sử dụng
  • Server Information
    • Account Type: Tải email trên máy tính để sao lưu chọn POP3 hoặc IMAP nếu địa chỉ email được sử dụng trên nhiều thiết bị, máy tính. 
    • Incoming mail server: pop.yourdomain (nếu dùng POP3) hoặc  imap.yourdomain (nếu dùng IMAP) 
    • Outgoing mail server: smtp.yourdomain

(*yourdomain là tên miền của bạn. VD:tên miền của bạn là ebhnow.com thì Incoming mail server của bạn sẽ là imap.ebhnow.com hoặc pop.ebhnow.com, xem thêm ảnh ở bước 8 để dễ hình dung)

 

  • Logon Information
    • User Name: Địa chỉ email của bạn (giống với Email Address)
    • Password: Mật khẩu của địa chỉ email của bạn

Bước 8: Chọn More Settings…

archive mail

Bước 9: Chọn thẻ Outgoing Server, sau đó chọn ô My outgoing server (SMTP) requires authentication như hình bên dưới.

outbox trong mail

Bước 10: Chọn thẻ Advanced để chọn loại kết nối bảo mật và cổng


  • Tài khoản email được cài đặt theo giao thức IMAP
    • Incoming Server (IMAP): 993
    • Use the following type of encrypted connection: SSL/TLS hoặc SSL tùy phiên bản 
    • Outgoing server (SMTP): 465
    • Use the following type of encrypted connection: SSL/TLS hoặc SSL tùy phiên bản
phần mềm outlook là gì

Hoặc

  • Incoming Server (IMAP): 993
  • Use the following type of encrypted connection: SSL/TLS hoặc SSL tùy phiên bản
  • Outgoing server (SMTP): 587
  • Use the following type of encrypted connection: TLS hoặc STARTTLS tùy phiên bản
gmail
  • Tài khoản email được cài đặt theo giao thức POP3
    • Incoming Server (POP3): 995
    • Use the following type of encrypted connection: SSL/TLS hoặc SSL tùy phiên bản
    • Outgoing server (SMTP): 465
    • Use the following type of encrypted connection: SSL/TLS hoặc SSL tùy phiên bản
incoming mail server outlook là gì

Hoặc

  • Incoming Server (POP3): 995
  • Use the following type of encrypted connection: SSL/TLS hoặc SSL tùy phiên bản
  • Outgoing server (SMTP): 587
  • Use the following type of encrypted connection: TLS hoặc STARTTLS hoặc SSL/TLS tùy phiên bản
outlook là gì từ điển
  • Leave a copy of messages on the server: Nếu bạn chọn tải email về Outlook trên máy tính, mail vẫn được lưu giữ trên webmail (tức trên máy chủ email bạn đang sử dụng)
  • Remove from server after xx days: xx là số. Sau xx ngày tính từ thời điểm nhận email về Outlook trên máy tính, lá mail sẽ bị xóa tự động trên webmail (tức trên máy chủ email mà bạn đang sử dụng).
  • Lưu ý cho người dùng POP3: 
    • Giao thức POP3 sẽ tải email tại thư mục Inbox (Hộp thư) về Outlook trên máy tính bạn. Nghĩa là email gửi đến sẽ vào Inbox trên webmail trước, sau đó tải xuống Outlook thông qua giao thức POP3.
    • Khi bạn gửi email đi từ Outlook thì email gửi đi chỉ lưu giữ trên máy tính bạn. Và ngược lại, email đã gửi chỉ tồn tại trên webmail của bạn nếu bạn gửi email trên webmail.
    • Như vậy nếu bạn sử dụng địa chỉ email trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính tại công ty, máy tính tại nhà, điện thoại .v.v.) thì bạn không sử dụng giao thức POP3 để kết nối Outlook được mà phải dùng IMAP vì đây là giao thức đồng bộ, nó sẽ đồng bộ dữ liệu trên các thiết bị khác nhau.

Tiếp theo bạn chọn OK để lưu lại và chọn Next để kiểm tra cấu hình.

bcc trong outlook là gì
Hình ảnh cài đặt thành công địa chỉ email vào phần mềm Outlook.
mail server outlook là gì

MSO hiện đang cung cấp các gói Microsoft 365 cho từng cấp độ doanh nghiệp. Bạn hãy kết nối với MSO ngay bằng cách gọi đến số điện thoại 024.9999.7777, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
tang gia

Microsoft ra mắt Teams Essentials mới dành cho doanh nghiệp nhỏ

Microsoft đã cho ra mắt Microsoft Teams Essentials được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ gồm đầy đủ các tính năng mà các doanh nghiệp nhỏ cần.

cách tạo email mới trên outlook

Hướng dẫn cách tạo email mới trên Microsoft Outlook

Để trải nghiệm những tính năng hữu ích được tích hợp trong Outlook, bạn cần biết về cách tạo email mới trên ứng dụng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về các bước tiến hành tạo tài khoản.

Thư điện tử là gì? Đặc điểm cơ bản của thư điện tử

Thư điện tử là gì? Những đặc điểm cơ bản của thư điện tử

Thư điện tử là gì? Đây là câu hỏi thường gặp với những người mới bước chân vào thế giới công nghệ đầy thú vị. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về thư điện tử cùng các đặc điểm cơ bản của công cụ trao đổi thông tin này.

Helpdesk là gì? 03 phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp

Helpdesk là gì? 03 phần mềm Helpdesk dành cho doanh nghiệp

Khi nghiên cứu về Helpdesk, vấn đề đặt ra thường là “Helpdesk là gì?”, “Ứng dụng này có tầm quan trọng như thế nào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?” và “Có những phần mềm Helpdesk tốt nào dành cho doanh nghiệp?”

Scroll to Top