Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Lists là một ứng dụng rất quen thuộc trong bộ công cụ Microsoft 365. Vậy Microsoft Lists là gì? Đây có phải là một công cụ quản lý công việc tốt nhất hiện nay không? Hãy cùng với MSO tìm hiểu tất tần tật những thông tin xoay quanh ứng dụng quản lý công việc MS List ngay trong nội dung bài viết dưới đây nhé.
Microsoft Lists là gì?
Microsoft Lists là một ứng dụng được cung cấp bởi Microsoft, nằm trong bộ công cụ Microsoft 365, được dùng để giúp người dùng có thể tạo, chia sẻ và theo dõi các danh sách thông tin một cách thông minh và hiệu quả. Vì thế, Microsoft Lists cũng là một trong những ứng dụng quản lý công việc thông minh mà người dùng hoàn toàn có thể sử dụng nó để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý công việc, tiến độ công việc hàng ngày.
Ưu và nhược điểm của Microsoft Lists là gì?
Hãy cùng điểm qua một số những ưu điểm và nhược điểm nổi bật của Microsoft List ngay trong phần nội dung dưới đây của chúng tôi:
Ưu điểm
Người dùng có thể tùy chỉnh danh sách công việc theo nhu cầu cụ thể của mình bằng cách thêm các cột, thiết lập các quy tắc tự động và tạo các dạng xem khác nhau.
Microsoft Lists cũng cho phép người dung có thể chia sẻ danh sách với những người dùng khác và hỗ trợ họ làm việc cùng nhau trong thời gian thực, từ đó giúp tăng cường khả năng cộng tác.
Công cụ này cũng cung cấp cho người dùng rất nhiều dạng xem khác nhau, bao gồm lưới, lịch, bộ sưu tập, đặc biệt là dạng xem tùy chỉnh, giúp người dùng theo dõi dữ liệu trực quan và hiệu quả hơn.
Khả năng tích hợp với các công cụ Microsoft 365 khác của Microsoft Lists cũng khá tốt, giúp người dùng có thể tăng cường khả năng cộng tác và quản lý thông tin.
Người dùng cũng có thể tích hợp và mở rộng khả năng của Microsoft 365 Lists với Power Apps và Power Automate để tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh và có thể tự động hóa quy trình làm việc, giúp hỗ trợ cho việc thực hiện công việc của họ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Nhược điểm
Đối với những dữ liệu hoặc những công việc có mức độ phức tạp lớn, có yêu cầu quản lý chi tiết và cần nhiều tính năng nâng cao, Microsoft List sẽ có thể không phù hợp bằng.
Lịch Outlook không được tích hợp trực tiếp trong Microsoft List, vì thế bạn không thể xem được, điều này có thể gây bất tiện cho việc quản lý công việc và lịch trình.
Với những thông tin mà chúng tôi cung cấp phía trên, bạn đã có thể dễ dàng hiểu được ưu, nhược điểm của Microsoft Lists là gì rồi. Hãy tiếp tục theo dõi những nội dung trong mục tiếp theo của chúng tôi để biết được thêm về những tính năng nổi bật của Microsoft 365 List nhé.
Microsoft list có những tính năng nào nổi bật?
Dưới đây là những tính năng nổi bật nhất mà Microsoft Lists cung cấp đến cho người dùng:
Tạo và quản lý danh sách
Với Microsoft 365 Lists, người dùng có thể tạo ra những danh sách trống từ đầu hoặc cũng có thể sử dụng các mẫu được cung cấp sẵn để có thể nhanh chóng bắt đầu. Những danh sách mà người dùng có thể tạo trong Microsoft 365 Lists bao gồm các thông tin như sự kiện, công việc, thông tin liên hệ và nhiều nội dung khác.
Hệ thống các quy tắc tự động
Microsoft Lists cung cấp cho người dùng một hệ thống các quy tắc và bộ lọc dữ liệu gần giống với Microsoft Outlook, cho phép người dùng hiển thị và theo dõi các dữ liệu của mình một cách linh hoạt. Dựa trên những quy tắc mà người dùng đã tạo, các hoạt động trong MS List sẽ được thực hiện một cách tự động, từ đó giúp người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho việc thực hiện các tác vụ.
Cho phép chia sẻ danh sách và mục
Microsoft 365 List cũng cung cấp cho người dùng tính năng chia sẻ mạnh mẽ, giúp người dùng có thể cộng tác và làm việc nhóm dễ dàng hơn. Bạn có thể chia sẻ danh sách một cách dễ dàng với những người khác và làm việc cùng nhau trực tuyến trong thời gian thực.
Ngoài ra, Công cụ này cũng được cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với những ứng dụng và công cụ năng suất của Microsoft, bao gồm cả Teams, điều này sẽ giúp bạn có thể theo dõi và quản lý danh sách, các cuộc trò chuyện một cách hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, bạn còn có thể thiết lập quyền truy cập tùy chỉnh cho những người mà mình muốn, giúp đảm bảo chia sẻ dữ liệu đúng với những người thích hợp và bảo mật an toàn cho dữ liệu.
Đa dạng chế độ xem danh sách
Microsoft 365 Lists cung cấp nhiều dạng xem khác nhau, gần giống với chế độ xem của SharePoint, bao gồm lịch, lưới, bộ sưu tập hoặc chế độ xem tùy chỉnh, giúp người dùng có thể hiển thị dữ liệu một cách hiệu quả và trực quan. Tuy nhiên, với các chế độ xem trên List, bạn sẽ không thể chỉnh sửa.
Ngoài ra, Microsoft 365 Lists còn cho phép người dùng tùy chỉnh danh sách theo nhu cầu của mình bằng cách thêm các cột cho các loại dữ liệu khác nhau như văn bản, số, ngày tháng cùng với nhiều lựa chọn khác nữa.
Phân loại nội dung bằng các thẻ Tags
Thẻ Tags là một tính năng quan trọng mà Microsoft List cung cấp cho người dùng, có công dụng giúp người dùng có thể phân loại và quản lý nội dung một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể tạo các thẻ Tags để gán vào từng nhiệm vụ của mình để giúp tìm kiếm và quản lý thông tin sao cho nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.
Đánh giá các nhiệm vụ
AVG Session Rating cũng là một tính năng quan trọng trong Microsoft Lists, giúp người dùng có thể đánh giá hiệu quả công việc nhanh chóng trong cùng một danh sách công việc trên Lists. Xếp hạng công việc trong List được xác định theo từng mức độ tương ứng với các dấu sao.
Thu hồi và khôi phục nhanh chóng
Công cụ quản lý công việc này cũng cung cấp cho người dùng tính năng thu hồi và khôi phục để giúp người dùng có thể dễ dàng thu hồi, phục hồi và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Từ đó cũng sẽ giúp cho việc quản lý danh sách nhiệm vụ và công việc đạt được hiệu quả cao hơn.
Khả năng tích hợp cao
MS List cũng cung cấp khả năng tích hợp liên mạch với những công cụ trong bộ ứng dụng Microsoft 365, nổi bật như Teams và SharePoint, giúp người dùng có thể truy cập, chia sẻ và cộng tác liền mạch hơn. Ngoài ra, bạn còn có thể tích hợp MS List với Power Platform, bao gồm PowerApps và Power Automate, để tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh và tự động hóa quy trình làm việc, giúp cho việc thực hiện công việc được diễn ra nhanh chóng hơn.
Tương thích với các thiết bị di động
Microsoft List cũng được hỗ trợ sử dụng và tương thích với những thiết bị di động mang hệ điều hành khác nhau, giúp người dùng có thể truy cập, tạo, chỉnh sửa và chia sẻ danh sách nội dung một cách nhanh chóng và linh hoạt vào mọi tình huống khác nhau.
Với những tính năng mà công cụ này mang đến, bạn có thể tạo danh sách và quản lý nội dung của mình một cách hiệu quả nhất. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để nắm rõ được những lợi ích nhận được khi dùng Microsoft Lists là gì nhé.
Lợi ích nhận được khi sử dụng Microsoft Lists là gì?
Với những tính năng và ưu điểm mà Microsoft 365 List cung cấp, người dùng sẽ nhận được rất nhiều những lợi ích khác nhau. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lợi ích mà Microsoft List cung cấp ngay dưới đây nhé:
Tổ chức và quản lý thông tin nhanh chóng
Microsoft 365 Lists cung cấp cho người dùng có được khả năng tổ chức và quản lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả và có hệ thống, giúp người dùng có thể dễ dàng truy cập vào những dữ liệu từ mọi lúc, mọi nơi. Từ đó, giúp họ có thể sắp xếp và tổ chức công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Cộng tác và làm việc nhóm, dự án hiệu quả
Với khả năng cho phép người dùng chia sẻ và hỗ trợ nhiều người cùng làm việc trên cùng một danh sách, đồng thời với tính năng phân công, gắn thẻ và đánh giá công việc. MS List sẽ giúp cho các nhóm làm việc hay nhóm dự án có thể tăng cường khả năng cộng tác và làm việc nhóm một cách hiệu quả hơn.
Tùy chỉnh linh hoạt
Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Microsoft 365 Lists cũng sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh danh sách sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng dự án hoặc từng nhu cầu. Giúp cho việc thực hiện những nhiệm vụ công việc được diễn ra một cách tối ưu nhất
Khả năng tự động hóa quy trình
Tính năng Rules còn cho phép người dùng có thể thiết lập lên các quy trình tự động dựa trên những điều kiện và những yếu tố được xác định trước, giúp người dùng có thể thực hiện các tác vụ công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, với khả năng tích hợp mạnh mẽ với Microsoft Power Automate, giúp người dùng xây dựng quy trình làm việc tự động hóa dễ dàng và hiệu quả hơn.
Truy cập nhanh chóng vào mọi lúc, mọi nơi
Microsoft List được hỗ trợ triển khai và sử dụng trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau, bao gồm ứng dụng di động, ứng dụng cho máy tính để bàn và ứng dụng web. Giúp cung cấp cho người dùng khả năng truy cập nhanh chóng vào những dữ liệu trên MS Lists ở mọi lúc, mọi nơi, vào bất cứ khi nào họ cần. Điều này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp, có nhu cầu cao trong việc làm việc trực tuyến, từ xa.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Lists?
Có thể thấy được rằng Microsoft 365 Lists cung cấp cho người dùng rất nhiều những lợi ích khác nhau. Vậy đối với doanh nghiệp, công cụ này có những lợi ích gì nổi bật? Hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây của chúng tôi để biết được những lý do doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft Lists là gì nhé:
Quản lý dự án và công việc hiệu quả
Microsoft Lists giúp tổ chức, doanh nghiệp bạn có thể tổ chức và quản lý công việc một cách có hệ thống, từ các hoạt động như theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án cho đến hoạt động quản lý tài nguyên, nhân sự. Từ đó sẽ giúp tăng cường hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót trong các hoạt động của doanh nghiệp bạn.
Chia sẻ và cộng tác trong tổ chức mạnh mẽ
Microsoft 365 Lists cho phép các nhân viên trong doanh nghiệp bạn có thể chia sẻ danh sách với đồng nghiệp và làm việc cùng nhau trong thời gian thực một cách linh hoạt và mạnh mẽ. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể tăng cường khả năng cộng tác và làm việc nhóm, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin mới nhất.
Khả năng tích hợp với các công cụ khác mạnh mẽ
Với khả năng tích hợp tốt với các sản phẩm khác của Microsoft 365 như Teams, SharePoint, OneDrive, Power Apps và Power Automate, MS Lists sẽ giúp cho nhân viên của bạn có thể mở rộng khả năng của danh sách và tự động hóa quy trình làm việc.
Khả năng theo dõi tiến độ công việc cao
Microsoft List cũng cung cấp nhiều dạng xem danh sách khác nhau như lưới, lịch, bộ sưu tập hoặc dạng xem tùy chỉnh, từ đó giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan và dễ dàng hơn. Giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc, đảm bảo cho những công việc đó được hoàn thành đúng thời hạn đưa ra.
Truy cập và sử dụng trên nhiều thiết bị
Khả năng truy cập và sử dụng trên mọi thiết bị, từ mọi lúc và mọi nơi khác nhau của Microsoft 365 Lists cũng là một yếu tố quan trọng để giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách hiệu quả hơn. Giúp cho nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể làm việc từ xa một cách linh hoạt mà không bị giới hạn bởi yếu tố thiết bị.
Nhìn chung, Microsoft 365 Lists sẽ là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý, tổ chức công việc và thông tin một cách hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp bạn hoạt động một cách hiệu quả tối đa. Để nắm được những bước sử dụng Microsoft Lists cơ bản nhất, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung trong mục tiếp theo của chúng tôi.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft list cho người mới, từ A-Z
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Microsoft Lists cơ bản dành cho những người dùng mới, bạn có thể tham khảo để bắt đầu làm việc với Microsoft 365 Lists một cách đơn giản nhất nhé:
– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào trang web chính thức của phần mềm Microsoft 365 trên trình duyệt web bất kỳ và đăng nhập và tài khoản Microsoft 365 của mình.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Công cụ khởi động ứng dụng ở góc bên trái phía trên cùng màn hình để tìm kiếm và truy cập và ứng dụng Microsoft List.
Hoặc bạn cùng có thể tìm kiếm ứng dụng Microsoft List bằng cách nhập từ khóa “Lists” vào trong thanh tìm kiếm góc trên cùng màn hình và nhấn chọn biểu tượng ứng dụng Microsoft List.
– Bước 3: Khi ứng dụng Microsoft List được mở ra, bạn hãy nhấn chọn vào mục New List ở ngay tại màn hình trang chủ.
– Bước 4: Bạn chọn một tùy chọn tạo danh sách từ các tùy chọn như Danh sách trống, Danh sách hiện có, Từ Excel, Từ CSV hoặc tìm kiếm Mẫu có sẵn để bắt đầu tiến hành tạo lập danh sách trên Microsoft 365 Lists.
Câu hỏi thường gặp về Microsoft list
Điểm khác biệt giữa Todo và Microsoft List là gì?
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý nhiệm vụ cá nhân, giúp bạn tạo và theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày, đặt lời nhắc và tổ chức công việc cá nhân hiệu quả. Còn Microsoft Lists là một công cụ quản lý thông tin và công việc nhóm, cho phép bạn tạo, chia sẻ và theo dõi các danh sách thông tin như dự án, tài sản, sự kiện và nhiều nội dung khác trong tổ chức.
Microsoft Lists thường tích hợp với các giải pháp nào?
Microsoft List được cung cấp với khả năng tích hợp liền mạch với những công cụ Microsoft 365 khác như Teams, SharePoint và các ứng dụng Power Platform. Giúp bạn có thể tạo và quản lý danh sách trực tiếp trên Teams, các site nội bộ của tổ chức và xây dựng những quy trình tự động hóa công việc dựa trên những dữ liệu được cung cấp sẵn.
Có thể sử dụng Microsoft List miễn phí không?
Microsoft Lists là một phần của bộ công cụ Microsoft 365, vì thể bạn cần phải đăng ký giấy phép Microsoft 365 để sử dụng công cụ này. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đăng ký sử dụng miễn phí để trải nghiệm thử những tính năng của công cụ này trong vòng 30 ngày.
Lời kết
Như vậy, trong bài viết phía trên đây, MSO đã cung cấp đến cho bạn tất tần tật những thông tin liên quan đến ứng dụng Microsoft 365 List, từ đó đã giúp giải đáp cho bạn những thắc mắc như “Microsoft Lists là gì?”, “Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng MS List?”. Đồng thời, chúng tôi cũng đã cung cấp cho bạn những hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng Microsoft List.
Trong quá trình theo dõi những thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết này, bạn có bất cứ thắc mắc hay những yêu cầu hỗ trợ gì từ chúng tôi, bạn hãy liên hệ ngay đến những thông tin liên hệ dưới đây để được giải đáp chi tiết nhất từ MSO nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
