Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Trong nhiều trường hợp khi bạn sử dụng các dịch vụ email như Outlook hoặc Gmail, bạn vẫn thường băn khoăn làm sao biết email đã gửi thành công. Việc xác định được email đã được gửi thành công đến người nhận sẽ giúp bạn giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa biết được cách để kiểm tra và xác nhận email đã được gửi thành công, thì trong nội dung bài viết này, MSO sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về các cách để kiểm tra xem email đã được gửi thành công chưa trên các dịch vụ email Outlook và Gmail nhé.
Các trường hợp cần xem lại email đã được gửi hay chưa?
Việc xem lại email đã gửi trong các dịch vụ email sẽ giúp bạn xác định được email mà mình muốn gửi đến người dùng khác đã được gửi thành công hay chưa, từ đó giúp đảm bảo cho các hoạt động quản lý và giao tiếp qua email của bạn được diễn ra liền mạch và hiệu quả. Dưới đây là những trường hợp cụ thể mà bạn cần phải xem lại email của mình đã được gửi đi thành công hay chưa:
- Khi cần xác nhận xem email đã gửi thành công chưa: Trong trường hợp bạn cần giao tiếp với một người qua email, việc kiểm tra xem email của mình đã được gửi thành công hay chưa sẽ giúp bạn có thể đảm bảo được nội dung email đó đã được gửi đến người nhận mà mình mong muốn. Nếu email không xuất hiện trong thư mục email đã gửi, thì có thể nó vẫn chưa được gửi đến người nhận mà đang nằm trong hộp thư đi hoặc thư nháp. Điều này có thể là do kết nối mạng hoặc bạn chưa bấm gửi trong hộp thoại soạn thư.
- Kiểm tra nội dung email và tệp đính kèm: Khi bạn cần xác minh lại xem nội dung email gửi đó đã chính xác hay chưa, có bị lỗi chính tả nào không hay có thiếu thông tin nào không, thì bạn cũng cần phải kiểm tra lại xem email đã được gửi thành công hay chưa. Điều này sẽ giúp bạn có thể đảm bảo rằng mình đã đính kèm tệp chính xác hay người nhận có mở được hãy không mà không xảy ra sai lệch hoặc thiếu sót.
- Theo dõi phản hồi email từ người nhận: Khi thấy người nhận phản hồi chậm hoặc không nhận được phản hồi từ người nhận, bạn cũng nên kiểm tra lại xem email đó của mình đã được gửi thành công đến người nhận hay chưa. Điều này cũng sẽ giúp bạn đảm bảo rằng địa chỉ người nhận trong email là đúng và email có bị spam hãy không.
- Thu hồi / chỉnh sửa email đã gửi: Trong trường hợp nếu bạn phát hiện lỗi trong nội dung email đã gửi, bạn có thể kiểm tra lại xem email đã được gửi thành công hay chưa và có thể thu hồi hoặc thay thế email khác thay vào đó. Tuy nhiên, tính năng này chỉ khả dụng khi bạn và người nhận đều nằm trong cùng một tổ chức và đều sử dụng tài khoản Microsoft Exchange.
- Tránh gửi trùng email hoặc spam: Trong trường hợp bạn đã sử dụng tính năng gửi email hàng loạt, đôi khi bạn sẽ không biết chắc chắn rằng mình đã gửi email đến người nhận mà mình muốn thành công hay chưa. Lúc này, việc kiểm tra email đã gửi sẽ giúp bạn đảm bảo email đã được gửi thành công đến người nhận, đồng thời có thể tránh gửi trùng mail hoặc spam quá nhiều lần. Điều này đặc biệt cần lưu ý khi gửi đến đối tác hoặc khách hàng, để tránh làm phiền họ gây ảnh hưởng đến công ty.
- Kiểm tra thời điểm gửi: Trong nhiều trường hợp, bạn cũng cần phải kiểm tra lại email xem đã gửi thành công đến người nhận hay chưa để đảm bảo đúng thời điểm cần gửi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các email như chào hàng, báo cáo, bài kiểm tra, deadline, giúp bạn xem lại và đảm bảo xem thời gian đã được gửi đúng hẹn chưa.
- Sau khi thiết lập tính năng gửi hẹn giờ: Khi bạn dùng chức năng “Gửi sau” hay “Gửi theo lịch”, bạn sẽ cần phải kiểm tra xem email đó đã được gửi đúng như dự định hay chưa vì nó chưa được gửi đi ngay lập tức. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo email đã được gửi thành công mà không còn nằm trong mục thư nháp hoặc đang chờ xử lý.
Như vậy, việc kiểm tra lại email đã gửi trong Outlook hoặc Gmail là một việc quan trọng mà bạn cần phải thực hiện để đảm bảo quá trình giao tiếp được diễn ra liền mạch và đạt được hiệu quả cao nhất, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời. Đặc biệt quan trọng trong các hoạt động công việc hoặc học tập.
Microsoft Outlook lưu trữ các email đã gửi ở đâu?
Trong dịch vụ email Microsoft Outlook, sau khi bạn thực hiện gửi thành công một email, hệ thống sẽ tự động lưu trữ một bản sao của email đó vào trong thư mục Thư đã gửi (Sent Items). Thư mục này thường nằm trong danh sách các thư mục email và được cấu hình theo từng tài khoản khác nhau, mỗi tài khoản sẽ có một thư mục Thư đã gửi riêng biệt, giúp bạn quản lý email một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Nếu bạn chưa biết làm sao biết email đã gửi thành công hay chưa, vậy thì hãy tiếp tục theo dõi nội dung trong các phần tiếp theo của chúng tôi. Trong phần tiếp theo, MSO sẽ cung cấp cho bạn các cách để xem lại email đã gửi trong Outlook và Gmail, giúp bạn giải thích được thắc mắc làm sao biết email đã gửi thành công chưa.
Làm sao biết email đã gửi thành công trên Outlook?
Microsoft Outlook cho phép bạn có thể làm việc và tương tác với email trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại và các trình duyệt web. Vì thế, bạn có thể quản lý, kiểm tra và xem xem rằng email của mình đã được gửi thành công đến người nhận hay chưa một cách linh hoạt trên các thiết bị và nền tảng này. Cụ thể, hãy theo dõi ngay những phần hướng dẫn của chúng tôi dưới đây để giải đáp thắc mắc làm sao biết email đã gửi thành công hãy chưa trên từng nền tảng và thiết bị này nhé:
Cách kiểm tra email Outlook đã được gửi trên máy tính
Để kiểm tra xem email mà mình đã gửi trong Outlook trên các thiết bị máy tính, bạn hãy làm lần lượt theo các bước sau đây:
– Bước 1: Bạn hãy mở ứng dụng Microsoft Outlook được cài đặt trên máy tính của mình >> rồi thực hiện các bước đăng nhập vào tài khoản Outlook.
– Bước 2: Sau khi giao diện màn hình chính của hộp thư email Outlook của bạn xuất hiện >> bạn hãy nhấn chọn mục Các mục đã gửi nằm trên thanh bên trái màn hình.
– Bước 3: Sau khi màn hình giao diện Các mục đã gửi hiển thị >> bạn hãy kiểm tra xem trong danh sách toàn bộ các email đã được gửi thành công có chứa email mà mình muốn hãy không.
*Mẹo: Bạn có thể tìm kiếm email mà mình đang muốn mở bằng cách nhập từ khóa chứa trong email đó trên thanh tìm kiếm để mở email nhanh chóng hơn.
– Bước 4: Bạn hãy nhấn vào email đó để mở và xem nội dung trong email.
– Bước 5: Khi màn hình hiển thị chi tiết nội dung trong email đó, bạn có thể kiểm tra xem email của mình đã được gửi đi hay chưa.
- Nếu trong email xuất hiện dòng chữ [Bản nháp], thì email của bạn chưa được gửi đi mà đang trong mục Bản nháp.
- Nếu trong phần Tới của email không chứa địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi đến, thì email của bạn sẽ không được gửi đến người đó.
- Nếu email của bạn xuất hiện dòng chữ [Đã lên lịch], thì email đó của bạn đang được lên lịch gửi chứ chưa được gửi thành công.
- Nếu email đã gửi thành công thì sẽ hiển thị người nhận và ngày tháng năm gửi cụ thể. Chẳng hạn như hình sau đây:
Với các thao tác trên máy tính được hướng dẫn phía trên, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra và giải quyết được câu hỏi “Làm sao biết email đã gửi thành công hay chưa?”. Tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được cách kiểm tra email Outlook đã được gửi ngay trên thiết bị điện thoại di động nhé.
Cách kiểm tra email Outlook đã được gửi trên điện thoại
Để kiểm tra email đã gửi trong dịch vụ email Outlook trên thiết bị điện thoại di động của mình, bạn chỉ cần thực hiện theo những thao tác được chúng tôi hướng dẫn phía dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Microsoft Outlook được cài đặt trên thiết bị điện thoại di động của mình.
*Chú ý: Nếu chưa cài đặt, bạn có thể truy cập và tải ứng dụng Microsoft Outlook ngay trên App Store (đối với iPhone) hoặc trên Google Play (đối với Android).
– Bước 2: Trong giao diện màn hình chính của ứng dụng Microsoft Outlook trên điện thoại >> bạn hãy nhấn vào biểu tượng hình đại diện góc bên trái trên cùng màn hình >> rồi nhấn chọn vào tài khoản email chứa email mà bạn muốn kiểm tra >> sau đó bạn nhấn chọn mục “Đã gửi” để truy cập vào danh sách email mà bạn đã gửi.
*Chú ý: Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản chứa email muốn kiểm tra trong ứng dụng Outlook trên điện thoại của mình, bạn hãy thực hiện các thao tác đăng nhập vào tài khoản Microsoft Outlook đó.
– Bước 3: Khi danh sách email đã gửi được hiển thị trên màn hình >> bạn hãy tìm kiếm và chọn email mà mình cần kiểm tra.
*Mẹo: Bạn có thể sử dụng biểu tượng kính lúp ở góc trên cùng màn hình để mở thanh thanh tìm kiếm và tìm kiếm email mình cần. Bằng cách này, bạn có thể tìm thấy email nhanh chóng hơn rất nhiều.
– Bước 4: Trong giao diện nội dung chi tiết của email đó >> bạn hãy kiểm tra trong mục Tới và mục ngày tháng để biết được những người dùng đã nhận được email cũng như là thời gian mà email đã được gửi đi.
Lúc này, bạn có thể xác nhận được rằng email đã được gửi đi hay chưa, gửi cho những người nào và gửi vào thời điểm nào.
Như vậy, chỉ với những thao tác vô cùng đơn giản như trên, bạn đã có thể kiểm tra xem email đã được gửi đi hay chưa ngay trên các thiết bị điện thoại di động mà mình muốn và giải đáp được câu hỏi “Làm sao biết email đã gửi thành công?”. Tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được cách kiểm tra email trong Outlook đã được gửi đi hay chưa ngay trên trình duyệt web mà không cần phải đăng nhập ứng dụng trên các thiết bị điện thoại hay máy tính cụ thể nhé.
Cách kiểm tra email Outlook đã được gửi trên trình duyệt web
Để sử dụng trình duyệt web để xem lại và kiểm tra xem email mà mình đã gửi trong Outlook đã được gửi thành công hay chưa, cũng như là giải đáp cho câu hỏi làm sao biết email đã gửi thành công hay chưa, bạn hãy theo dõi và thực hiện theo những thao tác phía dưới đây:
– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào ứng dụng Microsoft Outlook trên trình duyệt web yêu thích (có thể là Chrome, Edge, Firefox hoặc Safari,…) trên máy tính hoặc điện thoại di động của mình thông qua đường dẫn: https://outlook.live.com.
– Bước 2: Sau đó, bạn hãy sử dụng địa chỉ email và mật khẩu tài khoản để thực hiện các thao tác đăng nhập vào tài khoản Microsoft Outlook của mình.
– Bước 3: Trong giao diện hộp thư email của tài khoản Microsoft Outlook của bạn >> hãy nhấn chọn mục “Các mục đã gửi” ở cột bên trái màn hình để mở danh sách các email đã được gửi đi từ tài khoản email đó của bạn.
– Bước 4: Khi thư mục “Các mục đã gửi” được hiển thị >> bạn sẽ có thể nhìn thấy được tất cả các email mà mình đã gửi đi từ tài khoản email đó của mình.
Lúc này, bạn chỉ cần tìm kiếm và nhấn chọn vào email mà mình muốn kiểm tra để xem chi tiết nội dung email đó.
– Bước 5: Bạn hãy kiểm tra các mục Tới và ngày tháng để biết được email đó đã được gửi đến những người nhận nào và ngày mà email đó được gửi.
Các phần này được hiển thị, tức là email đó đã được gửi đi cho đúng những người nhận đó vào thời điểm đó.
Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết cho bạn các cách thức để giúp bạn kiểm tra xem email mà mình đã gửi trong Outlook đã được gửi đi hay chưa ngay trên các thiết bị và nền tảng trình duyệt web mà bạn đang sử dụng. Qua đó, chúng tôi cũng đã giải đáp chi tiết cho bạn những thắc mắc về việc làm sao biết email đã được gửi thành công. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được làm sao biết email đã gửi thành công trên Gmail nhé.
>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Đăng Nhập Outlook Trên Điện Thoại, Web và Máy Tính
Làm sao biết email đã gửi thành công trên Gmail?
Tương tự như đối với các cách thức thực hiện trên dịch vụ Microsoft Outlook, để kiểm tra và giải đáp cho câu hỏi làm sao biết email đã gửi thành công trên Gmail, bạn cũng thực hiện các thao tác giống như vậy. Đối với Gmail, bạn cũng có thể thực hiện ngay trên máy tính hoặc điện thoại của mình, tuy nhiên cách đơn giản nhất là bạn hãy thực hiện trên trình duyệt web. Cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không cần phải cài đặt ứng dụng trên thiết bị của mình.
Để kiểm tra xem email đã được gửi thành công trên Gmail hay chưa, bạn hãy thực hiện các thao tác tương tự như sau:
– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào ứng dụng Gmail trên trình duyệt web ngay trên máy tính của mình bằng cách mở Chrome >> rồi nhấn chọn mục Gmail.
– Bước 2: Ngay sau đó, bạn sẽ được chuyển hướng đến giao diện quản lý tài khoản email của mình trên Gmail. Lúc này, bạn cũng hãy nhấn chọn mục Đã gửi trên thanh công cụ bên trái màn hình để mở danh sách các email mà mình đã gửi.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào email mà mình muốn kiểm tra từ danh sách vừa được hiển thị.
– Bước 4: Trong giao diện chi tiết của email đó >> bạn hãy kiểm tra mục Đến và mục thời gian để xem được những người nhận của email và thời gian mà email đó đã được gửi.
Nếu phần này được hiển thị, thì tức là email của bạn đã được gửi thành công đến những người nhận đó vào đúng thời gian được hiển thị.
Với cách này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra xem email mà mình đã gửi trong dịch vụ Gmail đã được gửi thành công chưa đó.
Có một cách đơn giản hơn để giúp bạn có thể kiểm soát và quản lý những email gửi đi của mình trên dịch vụ email Microsoft Outlook một cách hiệu quả nhất đó chính là sử dụng các tính năng xác nhận đã đọc và đã gửi email. Để biết được cách sử dụng các tính năng này như thế nào, bạn hãy tiếp tục theo dõi một số các nội dung tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi nhé.
Cách bật tính năng xác nhận đã đọc, đã gửi trên Outlook
Microsoft Outlook là một trong những dịch vụ email hàng đầu hiện nay bởi việc tích hợp rất nhiều tính năng quản lý email cao cấp, trong đó không thể không kể đến tính năng xác nhận đã gửi và xác nhận đã đọc. Tính năng xác nhận đã gửi sẽ giúp cho phép người dùng có thể kiểm tra được trạng thái gửi của các email mà mình gửi thông qua tài khoản Outlook của mình. Khi bật tính năng này, bạn sẽ có thể biết được email của mình đã được gửi thành công hay chưa, bị từ chối hay chưa được gửi.
Còn tính năng xác nhận đã đọc sẽ cho phép bạn có thể biết được trạng thái đã đọc của email Outlook. Khi bật tính năng này, bạn sẽ có thể yêu cầu người nhận xác nhận rằng họ đã mở và đọc được email mà bạn đã gửi hay chưa. Điều này sẽ giúp bạn có thể quản lý email một cách hiệu quả hơn và thúc đẩy hiệu quả cho quá trình giao tiếp và cộng tác với những người mình muốn qua email Outlook.
Tuy nhiên, người nhận cũng có thể không phản hồi yêu cầu này từ bạn, vì thế nếu không được xác nhận email của bạn có thể cũng đã được người nhận đọc.
Cách bật tính năng xác nhận đã đọc và đã gửi trên dịch vụ Microsoft Outlook được diễn ra khá đơn giản. Chỉ cần bạn thực hiện theo đúng những những thao tác được chúng tôi cung cấp trong các phần hướng dẫn dưới đây là đã có thể mở và sử dụng tính năng này rồi đó:
Bật tính năng xác nhận đã gửi (Request a delivery receipt)
Để bật tính năng xác nhận đã gửi, bạn hãy thực hiện các thao tác như sau:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn chọn thẻ Options trên thanh công cụ.
– Bước 2: Trong nhóm công cụ Tracking của thẻ Options >> bạn hãy tích chọn mục Request a delivery receipt.
– Bước 3: Sau soạn thư hoàn tất >> bạn hãy nhấn nút Send để gửi thư đi.
Bật tính năng xác nhận đã đọc (Request a read receipt)
Tương tự những các thao tác trên, để bật tính năng yêu cầu xác nhận đã đọc email từ người nhận, thì trong phần soạn thảo email mới bạn hãy:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn chọn thẻ Options trên thanh công cụ.
– Bước 2: Trong nhóm công cụ Tracking của thẻ Options >> bạn hãy tích chọn mục Request a read receipt.
– Bước 3: Sau soạn thư hoàn tất >> bạn hãy nhấn nút Send để gửi thư đi.
Sau khi người nhận nhấn chọn email đó để đọc, họ sẽ được yêu cầu xác nhận đã đọc email của bạn. Lúc này, bạn có thể biết được rằng họ đã đọc được nội dung trong email đó hay chưa.
Tuy nhiên, bạn cũng hãy lưu ý, người nhận email cũng có quyền không xác nhận yêu cầu dó của bạn và bạn có thể sẽ không biết được rằng họ đã đọc được hay chưa.
Cách khắc phục lỗi không gửi, nhận được email trong Outlook
Trong quá trình sử dụng phần mềm Outlook, ngoài những lúc email đã được xác nhận gửi thành công người dùng còn có thể gặp phải một vài lỗi không thể thao tác gửi hoặc nhận email được. Dưới đây là 05 cách khắc phục.
Tắt chế độ làm việc ngoại tuyến (Offline)
Đôi khi, người dùng vô tình kích hoạt chế độ Offline khiến Outlook không thể kết nối với máy chủ, dẫn đến xảy ra lỗi không gửi hoặc nhận thư được. Để khắc phục sự cố này, bạn có thể tham khảo các bước như sau:
- Đầu tiên, hãy truy cập vào tab Gửi/Nhận (Send/Receive).
- Tiếp theo, nhấn chọn Hủy làm việc ngoại tuyến (Work Offline) để đưa ứng dụng trở lại trạng thái trực tuyến.
Kiểm tra và giải phóng dung lượng hộp thư email
Dung lượng hộp thư email đầy cũng sẽ là nguyên nhân khiến cho Microsoft Outlook không có đủ tài nguyên để làm việc và có thể khiến email không gửi được. Giải pháp để khắc phục nhanh chóng được tình trạng này là bạn hãy:
- Dọn dẹp bớt các thư cũ và xóa các email không cần thiết.
- Nên sử dụng tài khoản có dung lượng lớn như các tài khoản Microsoft 365 bản quyền để có thể nâng cấp dung lượng theo mong muốn và tránh tình trạng quá tải.
Kiểm tra và đảm bảo kết nối Internet liền mạch
Kết nối mạng yếu hoặc bị ngắt quãng sẽ có thể làm gián đoạn quá trình gửi nhận email của Microsoft Outlook, khiến cho bạn không thể gửi hoặc nhận email được. Để xử lý lỗi này, bạn hãy:
- Kiểm tra lại các kết nối Wi-Fi hoặc cáp mạng được kết nối trên thiết bị của bạn.
- Thử tắt rồi bật lại modem/router để khôi phục lại kết nối mạng cho thiết bị.
Cài đặt lại tài khoản Outlook
Nếu các cách trên không hiệu quả và bạn vẫn không thể gửi hoặc nhận email được, bạn nên thử cài đặt lại tài khoản Outlook của mình bằng cách thực hiện các thao tác như sau:
- Đầu tiên, bạn hãy đăng xuất và xóa tài khoản Outlook đang gặp lỗi khỏi ứng dụng Microsoft Outlook trên thiết bị của mình.
- Tiếp theo, bạn hãy thực hiện đăng nhập và thêm lại tài khoản đó vào ứng dụng Outlook trên thiết bị của mình như khi thiết lập lần đầu để làm mới cài đặt và đồng bộ lại tài khoản Microsoft Outlook đó.
Kiểm tra thêm các thiết lập bảo mật và tường lửa (nếu cần)
Một số phần mềm diệt virus hoặc firewall được cài đặt trên thiết bị của bạn có thể chặn ứng dụng Microsoft Outlook thực hiện quá trình gửi hoặc nhận thư khiến cho bạn không thể hoạt động bình thường trong ứng dụng Microsoft Outlook. Vì thế, để khắc phục tình trạng này và đảm bảo cho Outlook hoạt động bình thường, bạn hãy kiểm tra và đảm bảo rằng Outlook được các phần mềm này cho phép truy cập mạng và hoạt động bình thường.
Lời kết
Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email hàng đầu, cung cấp các tính năng để giúp bạn giao tiếp và cộng tác nhóm qua email một cách nhanh chóng và liền mạch. Để giúp bạn nắm rõ cách thức và giải đáp câu hỏi làm sao biết email đã gửi thành công hay chưa, MSO đã cung cấp những hướng dẫn chi tiết, giúp bạn thực hiện hiệu quả nhất. Hãy tham khảo và thực hiện theo những thao tác được chúng tôi hướng dẫn để biết được cách thức kiểm tra email đã gửi thành công chưa sao cho nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.
Nếu như có bất cứ câu hỏi nào cần được MSO trợ giúp và giải đáp, bạn hãy nhanh chóng liên hệ ngay với chúng tôi qua những thông tin liên hệ dưới đây để được hỗ trợ cụ thể nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
