Gửi Email
Liên hệ Zalo
Forward mail hay chuyển tiếp thư là một trong những tính năng được sử dụng nhiều trong quá trình làm việc nhóm hoặc giao tiếp với đồng nghiệp trong công ty với mục đích truyền đạt đầy đủ và nguyên vẹn thông điệp cần truyền tải trong thư gốc. Bài viết này thông qua việc giải quyết các vấn đề “Forward mail là gì?” hay vai trò của chuyển tiếp email sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát và khách quan về tính năng này.
Forward mail là gì?
Forward mail là hình thức chuyển tiếp thư nhận được cho bên thứ 3. Nói một cách đơn giản, tài khoản mail A nhận được email từ địa chỉ B, do muốn truyền đạt nguyên văn của thư gốc cùng các tệp đính kèm, địa chỉ A thực hiện lệnh chuyển tiếp đến email C. Đặc biệt, tính năng này vô cùng tiện lợi trong việc đảm bảo luồng thông tin ổn định trong quá trình làm việc nhóm.
Có hai loại chuyển tiếp email: thủ công và tự động. Forward mail thủ công có nghĩa là người dùng gửi từng thư từ Inbox của mình tới địa chỉ email khác. Trong khi đó, tính năng chuyển tiếp mail tự động là chuyển hướng tất cả các thư trong Inbox đến một hộp thư khác dựa trên một số tiêu chí nhất định.
Khi đã tìm hiểu xong forward mail là gì, bạn cần tiếp tục đi sâu vào tìm hiểu vai trò của tính năng này cũng như cách chuyển tiếp email trên Microsoft Outlook.
Vai trò của chuyển tiếp email
Chuyển tiếp là một trong những tính năng email cơ bản và được sử dụng rộng rãi, đặc biệt trong môi trường làm việc của doanh nghiệp. Thông qua thao tác này, các quy trình giao tiếp khác nhau trở nên trơn tru hơn và có tổ chức hơn.
Thông báo cho người nhận biết hoặc hành động theo thông điệp trong email gốc: Thông thường, bạn sẽ chuyển tiếp thư cho một hoặc nhiều người không có trong chuỗi email ban đầu nhằm thông báo cho họ về thông điệp tin nhắn hoặc yêu cầu thực hiện hành động nào đó.
Vì thế, thay vì mất thời gian soạn thảo một email mới, chưa kể đến trường hợp diễn đạt sai so với email ban đầu, forward mail chính là giải pháp thay thế đơn giản và nhanh gọn.
Chuyển tiếp các tệp đính kèm trong email gốc: Tính năng chuyển tiếp rất hữu ích để chia sẻ các tệp đính kèm trong email bạn nhận được. Khi thực hiện chuyển tiếp, tệp đó cùng nội dung tin nhắn được gửi nguyên vẹn cho người nhận thay vì phải download và lưu file về máy tính, rồi soạn email và tiếp tục tải file lên để gửi.
Cung cấp ngữ cảnh cho forward mail: Khi chuyển tiếp một email, bạn có thể thêm tin nhắn ở phía trên thư được chuyển tiếp nhằm tạo ra ngữ cảnh và làm giảm nguy cơ gây hiểu lầm cho người nhận.
Chuyển tới địa chỉ thư mới: Việc chuyển tiếp email khá tiện lợi trong trường hợp bạn lập tài khoản email mới. Khi mọi người gửi đến địa chỉ email cũ của bạn, bạn vẫn sẽ nhận được tin nhắn đó bằng cách chuyển hướng đến tài khoản mới.
Bên cạnh việc hiểu forward mail là gì, biết được vai trò của thao tác chuyển tiếp email giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn cũng như biết cách áp dụng sao cho hiệu quả trong quá trình làm việc.
Hướng dẫn cách chuyển tiếp mail trong Outlook
Outlook cung cấp tính năng chuyển tiếp thư thủ công và tự động nhằm đem đến cho người dùng những thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên cũng như khách hàng, điều này cũng đã được nhắc đến đôi nét trong phần “Forward mail là gì?”. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chuyển tiếp email thủ công và tự động trên phần mềm Microsoft Outlook.
Hướng dẫn forward mail thủ công
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Outlook trên web và chọn email bạn muốn chuyển tiếp.
- Bước 2: Khi khung đọc mở ra với nội dung của email, bạn tiếp tục bằng cách chọn vào “Forward” nằm ngay cuối thư và nhập địa chỉ của người nhận ở trên cùng, sử dụng dấu “,” để ngăn cách các địa chỉ email trong phần “To”, “Cc”, “Bcc”. Bạn cũng có thể chỉnh sửa email trước khi được gửi đi cho bên thứ 3.
- Bước 3: Chọn “Send” (Gửi) khi các thao tác đã hoàn tất.
Hướng dẫn Forward mail tự động
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên ứng dụng Outlook, chọn biểu tượng răng cưa ở góc phải trên cùng của màn hình, sau đó chọn “View all Outlook settings” nằm ở dưới cùng.
- Bước 2: Khi cửa sổ cài đặt được mở ra, bạn chọn ”Mail” > “Rules” > click “Add new rule”.
- Bước 3: Bạn đặt tên cho quy tắc mới, chẳng hạn “Automatic forwarding”. Trong phần “Add a condition” chọn “Apply to all messages”, tiếp tục chọn “Forward to” trong “Add an action” và nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp tới. Sau đó “Save” khi đã hoàn thành các thao tác.
Như vậy bạn đã hoàn thành việc cài đặt chế độ tự động chuyển tiếp tin nhắn trong phần mềm Outlook.
Một số tip khi forward mail
Như vậy, bạn đã biết được forward mail là gì cũng như cách chuyển tiếp thư thủ công và tự động trong Outlook, tuy nhiên để áp dụng có hiệu quả trong công việc, một số tip dưới đây chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn.
- Đảm bảo chuyển tiếp email là đúng đắn: Trước khi tiến hành chuyển tiếp, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ nội dung thư gốc phù hợp và có giá trị.
- Thêm bình luận: Nếu thư chuyển tiếp không có chủ đề rất dễ gây hiểu nhầm cho người nhận. Vì thế, bạn nên gửi kèm thông báo cho người nhận nhằm giải thích lý do vì sao họ nhận được email này cũng như cần làm gì với email được nhận.
- Xóa thông tin không cần thiết và có nội dung không được phép: Bạn nên cẩn thận khi forward chuỗi email dài vì nó có thể chứa nội dung không liên quan hoặc bao gồm dữ liệu bảo mật mà người nhận không nên nhìn thấy.
- Tận dụng lợi thế của Bcc: Với tính năng này, người nhận không thể xem các địa chỉ email khác ngoài email của mình, qua đó giúp bảo vệ quyền riêng tư của những người tham gia trong chuỗi email.
- Chỉnh sửa tiêu đề: Bạn có thể nhận thấy khi chỉnh sửa để forward mail sẽ có thêm các từ viết tắt “Fw” hoặc “Fwd” trong dòng chủ đề email được chuyển tiếp. Là một người gửi, bạn có tùy chọn xóa chúng hoặc thay đổi hoàn toàn chủ đề để trông chuyên nghiệp hơn.
Hy vọng những mẹo trên đây cùng với một số thông tin được đề cập trong “Forward mail là gì?” có thể giúp bạn hiểu rõ cũng như áp dụng một cách hiệu quả việc chuyển tiếp thư trong quá trình làm việc hoặc hoạt động teamwork cùng mọi người. Bên cạnh đó, bài viết còn hướng dẫn cách chuyển tiếp thư trong Outlook – một trong những ứng dụng email phổ biến và đáng tin cậy đối với doanh nghiệp.
Hiện tại, MSO với tư cách đại lý ủy quyền của Microsoft tại Việt Nam cung cấp đa dạng gói Microsoft 365 có tích hợp ứng dụng Outlook dành cho nhiều đối tượng khác nhau từ cá nhân, gia đình tới doanh nghiệp, tổ chức. Để có thêm thông tin chi tiết cũng như được tư vấn cụ thể hơn về gói giải pháp phù hợp, vui lòng liên hệ với đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến “Forward mail là gì?”, cách chuyển tiếp thư trong Outlook cũng như các gói giải pháp Microsoft 365, vui lòng liên với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777 để được giải đáp và hỗ trợ tư vấn bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình.
