Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access là gì?
Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu được phát triển bởi Microsoft, nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Office với nhiều tính năng nổi bật. Theo đó, ngoài việc được đánh giá cao với chức năng xử lý và cung cấp các giải pháp lưu trữ thông tin, quản trị dữ liệu khách hàng hiệu quả, thì giao diện của Access cũng rất đơn giản, dễ sử dụng, giúp người dùng có thể tự nhập liệu dữ liệu một cách dễ dàng.
Tìm hiểu thông tin cơ bản về các kiểu dữ liệu trong Access
Lựa chọn kiểu dữ liệu phù hợp trong Access là một trong những yếu tố quan trọng, giúp người dùng khai thác tốt nhất các tính năng của Access, cũng như đảm bảo độ chính xác cho các dữ liệu thông tin mình lưu trữ. Dưới đây là danh sách các kiểu dữ liệu phổ biến trong Access người dùng cần nắm rõ:
Kiểu dữ liệu dạng Text
Dữ liệu dạng Text có thể nói là kiểu dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất trong Access, bao gồm:
Short Text
Short Text là kiểu dữ liệu cho phép sử dụng kết hợp cả chữ và số, bao gồm cả những giá trị không thể tính toán như số điện thoại. Theo mặc định, người dùng có thể sử dụng tối đa 255 ký tự, tuy nhiên cũng có thể điều chỉnh giới hạn linh hoạt, lên đến 4000 ký tự.
Rich Text
Kiểu dữ liệu Rich Text bao gồm định dạng chữ và số với nhiều lựa chọn tùy biến về màu sắc và font chữ. Qua đó giúp người dùng linh hoạt trong việc trang trí, tạo điểm nhấn cho phần dữ liệu trong Access khi gửi đến khách hàng, tăng hiệu ứng và thu hút sự chú ý thay cho các ký tự hoặc chuỗi số nhàm chán.
Long Text (Memo)
Dữ liệu kiểu Long Text cũng có thể sử dụng kết hợp cả chữ và số, tuy nhiên không bao gồm các giá trị không thể tính toán. Thường thì, kiểu dữ liệu này có thể lưu trữ tối đa lên đến 2^30 – 1 byte, hiển thị văn bản với định dạng đặc biệt, chẳng hạn như in đậm hoặc gạch chân.
Kiểu dữ liệu dạng Number
Number cũng là kiểu dữ liệu rất phổ biến trong Access, dùng để lưu trữ mọi thứ liên quan đến số như số lượng khách hàng, số lượng sản phẩm, khoảng cách, hiệu suất,…. Theo đó, người dùng có thể lưu trữ dữ liệu dạng số trong phạm vi khoảng 1, 2, 4 hoặc 8 byte, cũng có thể lên đến 16 byte nếu cài đặt Replication ID.
Kiểu dữ liệu dạng Yes/No
Kiểu dữ liệu dạng Yes/No; True/False hoặc On/Off phù hợp cho các dữ liệu liên quan đến 2 biến số trái ngược. Ví dụ, khi người dùng có một trường là “Khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp chưa”, thì dữ liệu kiểu Yes/No sẽ là phù hợp nhất.
Kiểu dữ liệu dạng Date/Time
Date/Time sẽ là kiểu dữ liệu dành riêng cho công tác quản trị liên quan đến thời gian, phạm vi lưu trữ lên đến 8 byte. Với Date/Time Extended, thì chức năng cũng không quá khác biệt so với Date/Time, tuy nhiên sẽ mở rộng hơn về phạm vi Date, mã hóa dữ liệu lên đến 42 byte. Ngoài ra, độ chính xác với phân số cũng sẽ cao hơn, có thể sử dụng tương thích Date/Time trong SQL.
Kiểu dữ liệu dạng Currency
Currency là kiểu dữ liệu được dùng cho mục đích lưu trữ các dữ liệu tiền tệ, phạm vi lưu trữ thường sẽ là 8 byte. Điều này không chỉ giúp kiểm soát, quản trị và sắp xếp dữ liệu một cách dễ dàng, mà còn đảm bảo độ chính xác cao khi tính toán, có thể lên đến 4 số thập phân.
Kiểu dữ liệu dạng Attachment
Attachment là kiểu dữ liệu sử dụng cho mục đích quản trị các file đính kèm. Theo đó, người dùng có thể đính kèm ảnh, bản đồ, tài liệu, hoặc các bảng tính có liên quan đều được. Thường thì, Access sẽ không giới hạn dữ liệu đính kèm trong mỗi bảng tính, tuy nhiên nếu là các tệp ở dạng MDB thì table sheet sẽ không nhận.
Kiểu dữ liệu dạng Calculated Field
Calculated Field là dạng dữ liệu chuyên dùng để lưu trữ các kết quả được tính toán từ các trường trong bảng Access. Phạm vi lưu trữ thường sẽ phụ thuộc vào dữ liệu của kết quả. Trong đó, nếu kết quả là các dữ liệu dạng Short Text, thì phạm vi tối đa là 243 ký tự, nhưng nếu là dạng Long Text, Date/Time hoặc Number, Yes/No, thì phạm vi cần trùng với dữ liệu tương ứng của nó.
Kiểu dữ liệu dạng Hyperlink
Hyperlink là kiểu dữ liệu dạng liên kết, cho phép người dùng có thể lưu giữ các liên kết cả bên ngoài và bên trong tổ chức. Phạm vi lưu trữ tối đa 8.192 byte, trong đó mỗi phần của dữ liệu Hyperlink có thể lên đến 2048 ký tự).
Dữ liệu trong Microsoft Access được lưu trữ ở đâu?
Access là một hệ thống quản trị dữ liệu bao gồm các bảng – nơi lưu trữ các kiểu dữ liệu, cho phép người dùng có thể liên kết từ 3 cho đến hàng chục sheet khác nhau trong bảng cùng nguồn dữ liệu cụ thể. Hay nói đơn giản hơn, thì Access hoạt động dưới dạng mô hình bảng, nên tất cả các dữ liệu được lưu trong bảng và tất cả các bảng trong Access sẽ có sự liên kết với nhau, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn và có sự kết nối linh hoạt.
Làm thế nào để ghi nhớ các kiểu dữ liệu trong Access?
Người dùng sẽ không thể đọc các dữ liệu trong Access bằng mã lệnh AI, mà thay vào đó là sử dụng các câu lệnh truy vấn (Queries) để có thể giao tiếp với dữ liệu bằng ngôn ngữ SQL. Tuy nhiên, việc giao tiếp bằng Queries sẽ rất khó khăn nếu là người dùng mới.
UI/GUI ra đời có thể xem như một giải pháp hữu ích giúp người dùng giải quyết đơn giản những vấn đề này. Việc tương tác với chương trình, phần mềm và hệ thống Access sẽ được thiện hiện một cách dễ dàng mà không cần dùng đến Queries. Và để hiệu quả nhất, người dùng vẫn nên lưu ý 2 yếu tố quan trọng sau:
Input Forms
Input Forms hỗ trợ người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu dưới dạng bảng (table) theo form có sẵn. Thao tác tạo biểu mẫu cũng khá đơn giản, người dùng chỉ cần click chuột vào Ribbon → chọn Create. Lúc này, màn hình sẽ hiển thị một số các tính năng cơ bản sau:
- Forms: Tạo biểu mẫu với dữ liệu được trích xuất từ bảng đang tạo.
- Blank Form: Tạo một biểu mẫu trống.
- Forms Design: Tạo biểu mẫu Design View, lúc này dữ liệu sẽ được liên kết tự động với form đang tạo.
- Form Wizard: Tạo form với các bước hướng dẫn chi tiết cho người mới.
- Multiple Items: Form dạng dữ liệu, có thể hiển thị nhiều bản record trong cùng một thời điểm, một khoảng thời gian.
Output Reports
Tất cả các dữ liệu, truy vấn mục tiêu sau khi người dùng nhập, hệ thống sẽ tự động xuất ra những bản Output có chứa dữ liệu mà người dùng muốn dưới dạng file PDF, Excel, hoặc CSV. Theo đó, định dạng này sẽ tùy thuộc vào loại tệp tin người dùng lựa chọn.
Một số lưu ý khi sử dụng bảng biểu mẫu trong Access
Bên cạnh việc cân nhắc lựa chọn kiểu dữ liệu phù hợp, thì khi sử dụng biểu mẫu trong Access, người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề cơ bản sau:
- Form Header: Nơi chứa tiêu đề của biểu mẫu.
- Form Footer: Phần kết của biểu mẫu.
- Detail: Phần chứa dữ liệu quan trọng trong biểu mẫu.
Quá trình quản trị cơ sở dữ liệu trong Access, cũng như làm quen với các kiểu dữ liệu phổ biến sẽ đơn giản hơn khi người dùng sử dụng forms biểu mẫu dưới dạng Datasheet. Hiểu đơn giản, thì điều này giống như việc nhập dữ liệu dạng lưới tương tự như định dạng trong bảng tính Excel, tuy nhiên nguồn cấp dữ liệu chính sẽ là Table hoặc Queries.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ chi tiết của MSO về các kiểu dữ liệu trong Access người dùng có thể tham khảo và lưu ý khi sử dụng. Nếu có vướng mắc, hoặc bất kỳ vấn đề gì cần giải đáp, hãy trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất về hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu Access.
