Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Thành phần cơ sở của Access là gì?
Thành phần cơ sở của Access chính là Table hay còn gọi là bảng, đây chính là đối tượng chính có trong phần mềm này bao gồm các hàng và cột. Khi đó, các hàng và cột sẽ đan xen với nhau để tạo nên ô, ô này được sử dụng để chứa dữ liệu mà người dùng cần phân tích.
Do đó, khi nhắc đến thành phần cơ sở của Access, người dùng có thể dễ dàng hình dung đây chính là một bảng biểu thống kê dữ liệu. Khi đó, người dùng sẽ tiến hành thay đổi, chỉnh sửa hoặc nghiên cứu, phân tích dữ liệu trên phần mềm này hoàn toàn dễ dàng và nhanh chóng. Lưu ý, để sử dụng công cụ này người dùng cần đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền mới có thể ứng dụng toàn bộ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cấu trúc cơ sở dữ liệu mà công cụ này đang sở hữu thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.
Cấu trúc cơ sở dữ liệu của Microsoft Access
Sau khi đã tìm hiểu về thành phần cơ sở của Access, người dùng cần nắm rõ được một cấu trúc hoàn chỉnh khi nhắc đến cơ sở dữ liệu có trong phần mềm này. Dưới đây là 04 thành phần cơ bản mà người dùng có thể tham khảo:
Bảng và mối quan hệ
Bảng chính là thành phần cơ sở của Access mà người dùng sẽ thấy xuất hiện chủ yếu trong phần mềm này. Để có thể lưu trữ dữ liệu, người dùng sẽ tạo các bảng để ước chừng từng loại thông tin muốn theo dõi. Một vài các dữ liệu thông tin mà người dùng có thể sử dụng như thông tin khách hàng, chi tiết đơn hàng, sản phẩm. Trong trường hợp người dùng muốn đưa nhiều dữ liệu bảng vào cùng một truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo thì cần lưu ý xác định được mối quan hệ giữa các bảng này.
Ví dụ:
- Toàn bộ thông tin khách hàng nằm trong danh sách gửi thư cũng sẽ có trong bảng khách hàng.
- Thông tin về đơn hàng có sẵn trong bảng tính giờ cũng sẽ xuất hiện trong bảng đơn hàng.
- Sử dụng một ID duy nhất đại diện cho từng khách hàng, từ đó việc xác định mối quan hệ giữa các trường dữ liệu sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn khi người dùng thao tác tìm kiếm.
Truy vấn
Ngoài bảng là thành phần cơ sở của Access thì cấu trúc của phần mềm này còn có sự xuất hiện của truy vấn. Khi đó, người dùng có thể tìm và truy xuất các dữ liệu mong muốn từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Người dùng cũng có thể truy vấn để tìm và xóa nhiều bản ghi cùng lúc hoặc tùy chỉnh dữ liệu sao cho phù hợp nhất.
Ví dụ:
- Bảng về khách hàng sẽ chứa thông tin về khách hàng.
- Bảng đơn hàng sẽ chữa các thông tin về đơn hàng của khách hàng.
- Sử dụng ID đơn hàng và thời gian đơn hàng cùng các dữ liệu khác như công ty, thành phố… sẽ trả về các kết quả theo đúng yêu cầu truy vấn.
Biểu mẫu
Tiếp đến là biểu mẫu, tuy không phải là thành phần cơ sở của Access nhưng cũng nắm giữ một vai trò quan trọng để hình thành bên bảng dữ liệu cho người dùng. Tại đây, người dùng có thể chủ động xem, nhập và thay đổi dữ liệu tùy chỉnh. Khi đó, các biểu mẫu này sẽ bao gồm các liên kết với trường cơ sở trong bảng, hiển thị cách thức bố trí để tạo mẫu. Để tạo một biểu mẫu trên phần mềm này, người dùng có thể sử dụng câu lệnh xuất hiện trên dải băng hoặc tự tạo trong mục thiết kế.
Báo cáo
Thành phần cuối cùng trong cấu trúc của Access chính là báo cáo, tại đây người dùng có thể sử dụng để phân tích dữ liệu và trình bày theo một định dạng nhất định. Ví dụ: Gửi tới đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác một báo cáo tập các dữ liệu và tính tổng, người dùng có thể tạo báo cáo với bất cứ dữ liệu được chỉ định nào để in nhãn thư. Tuy không phải là thành phần cơ sở của Access nhưng báo cáo cũng đóng góp một phần quan trọng trong phần mềm này.
- Sử dụng báo cáo để có thể tạo được nhãn thư.
- Sử dụng báo cáo giúp hiển thị tổng trong chính biểu đồ.
- Sử dụng báo cáo giúp hiển thị tổng để tính toán.
Ngoài thành phần cơ sở của Access thì công cụ này còn sở hữu những thành phần quan trọng khác để hỗ trợ người dùng quản lý, phân tích và báo cáo dữ liệu trực quan nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về cách sử dụng phần mềm này cơ bản nhất thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.
Hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu Access
Có lẽ với người dùng mới, việc tìm hiểu về thành phần cơ sở của Access đã trở nên dễ dàng hơn khi tham khảo nội dung bên trên. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng một vài những cách sử dụng phần mềm này đơn giản nhất.
Xem chi tiết đối tượng
Để xem chi tiết đối tượng trong thành phần cơ sở của Access, người dùng có thể thao tác thực hiện với các bước như sau:
Bước 1: Tiến hành mở cơ sở dữ liệu mà người dùng muốn thực hiện lập tư liệu.
Bước 2: Tại tab Công cụ cơ sở dữ liệu > chọn Phân tích > Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu.
Bước 3: Trong hộp thoại Trình lập tư liệu > chọn kiểu đối tượng mà người dùng muốn lập tư liệu > chọn Tất cả Kiểu Đối tượng để thiết lập báo cáo về tất cả đối tượng.
Bước 4: Người dùng có thể chọn một hoặc nhiều đối tượng khác nhau xuất hiện trên tab, nếu muốn chọn tất cả click vào Chọn tất cả > chọn OK để hoàn tất.
Khám phá một bảng trong thiết kế
Sau khi xem chi tiết đối tượng trong thành phần cơ sở của Access, người dùng có thể khám phá một bảng bất kỳ trong thiết kế này với các bước như sau:
Bước 1: Mở cơ sở dữ liệu mà người dùng muốn tiến hành phân tích.
Bước 2: Tại Ngăn dẫn hướng click chuột phải để truy cập vào bảng muốn khám phá và chọn Cửa sổ thiết kế trong menu lối tắt.
Bước 3: Người dùng có thể ghi tại tên của từng trường trong bảng kết hợp với kiểu dữ liệu được gán cho từng trường.
Bước 4: Xác định trường có thuộc mục tra cứu hay không bằng cách chọn tab Tra cứu.
Bước 5: Hoàn tất.
Xem mối quan hệ giữa các bảng
Cuối cùng, để xem mối quan hệ giữa các bảng trong thành phần cơ sở của Access, người dùng sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Mở cơ sở dữ liệu được chọn để phân tích.
Bước 2: Trong tab Công cụ Cơ sở dữ liệu > chọn Mối quan hệ > chọn Mối quan hệ.
Bước 3: Khi đó, tab mối quan hệ giữa các bảng sẽ xuất hiện để người dùng theo dõi.
Trên đây là những thông tin hữu ích được MSO chia sẻ để người dùng tìm ra được đáp án cho câu hỏi “Thành phần cơ sở của Access là gì?” cũng như cấu trúc cơ bản và hướng dẫn cách sử dụng. Nếu người dùng cần sự hỗ trợ về bất cứ vấn đề gì liên quan đến phần mềm này vui lòng liên hệ đến Hotline 024.9999.7777.
