Hướng dẫn chi tiết các hàm đếm có điều kiện trong Excel từ A-Z

TÁC GIẢ DungDM
, Kiến thức
, Tháng 12 26, 2025
9:05 sáng

Nội dung bài viết

Thay vì phải đếm dữ liệu thủ công gây mất thời gian và dễ dẫn đến sai sót, bạn nên sử dụng các hàm đếm có điều kiện trong Excel để lập báo cáo nhanh chóng và chính xác hơn. Việc thành thạo các công cụ này giúp bạn xử lý các yêu cầu thống kê phức tạp một cách tự động và chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về các hàm đếm có điều kiện trong Excel phổ biến nhất hiện nay là COUNTIF và COUNTIFS.

Tổng quan về các hàm đếm có điều kiện trong Excel

Để xử lý dữ liệu theo các yêu cầu cụ thể, Excel cung cấp các hàm chuyên biệt giúp bạn chỉ đếm những ô thỏa mãn tiêu chí đề ra thay vì đếm toàn bộ bảng tính. Dưới đây là hai loại hàm đếm có điều kiện trong Excel chính mà bạn cần nắm rõ:

Hàm COUNTIF: Đây là hàm dùng để đếm các ô thỏa mãn duy nhất một điều kiện. Ví dụ: Bạn chọn một vùng danh sách sản phẩm và chỉ muốn đếm những ô có tên là “Điện thoại”.
Hàm COUNTIFS: Đây là hàm dùng để đếm các ô thỏa mãn nhiều điều kiện cùng một lúc. Ví dụ: Bạn cần đếm các ô vừa thuộc loại “Điện thoại”, vừa có giá bán “trên 10 triệu đồng”.
Hàm COUNTA: Đây là hàm dùng để đếm tất cả các ô không trống trong một vùng dữ liệu. Khác với hàm COUNT (chỉ đếm số), COUNTA đếm tất cả mọi thứ: văn bản, con số, biểu tượng, và cả các ô bị lỗi.

Việc nắm vững cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel thông qua hai hàm COUNTIF và COUNTIFS giúp bạn xử lý các báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Tùy theo số lượng tiêu chí cần thống kê mà bạn lựa chọn một trong các hàm đếm có điều kiện trong Excel sao cho phù hợp nhất với yêu cầu công việc.

Cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel với hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF là công cụ cơ bản nhất dùng để đếm số lượng các ô thỏa mãn một điều kiện duy nhất trong một vùng dữ liệu được chọn. Bạn nên sử dụng hàm này cho các báo cáo thống kê đơn giản.

Cấu trúc của hàm COUNTIF

Công thức của hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

range (Vùng dữ liệu): Là tập hợp các ô chứa dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra để đếm (ví dụ: A2:A10).
criteria (Điều kiện): Là yêu cầu cụ thể bạn đưa ra để Excel biết cần đếm những ô nào. Nếu nội dung trong ô khớp với yêu cầu này thì nó sẽ được tính vào kết quả, nếu không khớp sẽ bị bỏ qua.

Bạn có thể đưa ra điều kiện theo các cách sau:

Đếm theo chữ: Ví dụ bạn yêu cầu Excel chỉ đếm những ô có chữ “Táo”.
Đếm theo số: Ví dụ bạn yêu cầu Excel chỉ đếm những ô chứa số 100.
Đếm theo phép so sánh: Ví dụ đếm những ô có số lớn hơn 50 (“>50”) hoặc nhỏ hơn 10 (“<10”).
Chọn một ô chứa giá trị: Thay vì gõ chữ hay số, bạn chỉ cần bấm chuột chọn một ô nào đó đã có sẵn dữ liệu để làm mẫu cho Excel đếm theo.

Các ví dụ về cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel (1 điều kiện)

Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel, bạn hãy tham khảo 3 trường hợp thực tế dưới đây dựa trên bảng dữ liệu nhân viên:

Trường hợp 1: Đếm dữ liệu là chữ viết (Văn bản)
Nếu bạn muốn đếm xem có bao nhiêu nhân viên tên là “An” trong danh sách ở cột B, hãy dùng công thức: =COUNTIF(B2:B10; “An”).

Lưu ý: Bạn phải đặt chữ “An” trong dấu ngoặc kép để Excel nhận diện được dữ liệu văn bản.

Trường hợp 2: Đếm dữ liệu là số bằng các phép tính so sánh
Nếu bạn cần đếm số lượng nhân viên có doanh số bán hàng (ở cột C) đạt trên 50 triệu, hãy áp dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel như sau: =COUNTIF(C2:C10; “>50”).

Lưu ý: Các dấu so sánh như >, <, >=, <=, <> cũng phải đặt trong dấu ngoặc kép.

Trường hợp 3: Đếm dữ liệu theo ngày tháng
Để đếm xem có bao nhiêu hợp đồng được ký vào đúng ngày 01/01/2024 tại cột D, bạn nhập công thức: =COUNTIF(D2:D10, “1/1/2024”).

Việc nắm chắc cấu trúc và các ví dụ này sẽ giúp bạn áp dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel một cách chính xác vào các bảng tính thực tế của mình.

Cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel cho nhiều tiêu chí: Hàm COUNTIFS

Khi bạn cần đếm dữ liệu dựa trên từ hai tiêu chí trở lên cùng một lúc, hàm COUNTIF sẽ không thực hiện được. Trong trường hợp này, bạn phải sử dụng hàm COUNTIFS. Đây là hàm được thiết kế để xử lý các báo cáo có nhiều lớp điều kiện phức tạp.

Cấu trúc (Cú pháp) của hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS được viết theo cấu trúc lặp lại các cặp vùng dữ liệu và điều kiện tương ứng:
=COUNTIFS(criteria_range1; criteria1; [criteria_range2; criteria2], …)

Trong đó:

criteria_range1: Vùng dữ liệu đầu tiên bạn chọn để thực hiện việc đếm.
criteria1: Điều kiện (yêu cầu) áp dụng cho vùng dữ liệu thứ nhất.
[criteria_range2, criteria2]: Các cặp vùng dữ liệu và điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra thêm. Bạn có thể thêm tối đa 127 cặp như vậy trong một công thức.

Ví dụ: Đếm dựa trên 2 tiêu chí là chữ (Tên và Sản phẩm). Đếm xem nhân viên “An” bán được bao nhiêu chiếc “Laptop”.

Công thức: =COUNTIFS(A2:A6; “An”; B2:B6; “Laptop”)

Giải thích: Excel kiểm tra từng dòng. Chỉ những dòng vừa có tên “An” ở cột A, vừa có chữ “Laptop” ở cột B mới được đếm.

Kết quả: 2 (Dòng số 1 và dòng số 5 thỏa mãn). Dòng số 3 bị loại vì bán “Phone”.

Nguyên tắc hoạt động của hàm: Hàm COUNTIFS hoạt động theo nguyên tắc tất cả cùng thỏa mãn. Nghĩa là Excel chỉ đếm một dòng nếu dòng đó đáp ứng được mọi điều kiện mà bạn đã đặt ra trong công thức. Nếu một dòng chỉ thỏa mãn điều kiện này nhưng vi phạm điều kiện kia, nó sẽ bị loại bỏ và không được tính vào kết quả cuối cùng.

Việc hiểu đúng nguyên lý này giúp bạn áp dụng cách dùng hàm đếm có điều kiện trong excel hiệu quả hơn, đặc biệt khi cần thống kê dữ liệu từ các bảng tính lớn và phức tạp.

Hướng dẫn cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel với nhiều tiêu chí

Để áp dụng chính xác hàm đếm có điều kiện trong Excel cho nhiều tiêu chí, bạn hãy xem các ví dụ cụ thể dựa trên bảng quản lý kho hàng (Cột A: Tên sản phẩm, Cột B: Loại sản phẩm, Cột C: Số lượng tồn kho):

Ví dụ 1: Đếm kết hợp giữa chữ viết và con số
Nếu bạn muốn đếm xem có bao nhiêu sản phẩm vừa thuộc loại “Điện tử”, vừa có số lượng tồn kho dưới 5, hãy nhập công thức:
=COUNTIFS(C2:C20; “Điện tử”; D2:D20; “<5”).

Ví dụ 2: Đếm dữ liệu nằm trong một khoảng giá trị
Để đếm số lượng các sản phẩm có tồn kho từ 10 đến 50 cái, bạn cần áp dụng hai điều kiện vào cùng một cột số lượng (Cột D):
=COUNTIFS(D2:D20; “>=10”; D2:D20; “<=50”).

Ví dụ 3: Đếm dữ liệu theo ngày tháng và trạng thái công việc
Nếu bạn cần đếm số đơn hàng (Cột E) phát sinh trong tháng 3 và có trạng thái “Hoàn thành” (Cột F), bạn dùng công thức:
=COUNTIFS(E2:E50; “>=1/3/2024”; E2:E50; “<=31/3/2024”; F2:F50; “Hoàn thành”).

Thành thạo cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel với hàm COUNTIFS giúp bạn xử lý các báo cáo thống kê đa chiều và có độ chính xác cao nhất.

Sử dụng ký tự đại diện (Wildcards) trong hàm đếm có điều kiện trong Excel

Ký tự đại diện là các ký hiệu giúp bạn đếm những ô chứa nội dung tương đối hoặc chỉ chứa một phần từ khóa thay vì phải đếm chính xác hoàn toàn 100%. Phương pháp này rất hữu ích khi bạn xử lý các bảng dữ liệu có nội dung không đồng nhất hoặc khi bạn chỉ nhớ một phần thông tin cần tìm.

Trong cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel, có 3 ký hiệu đại diện chính sau đây:

Dấu sao (*): Đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ với số lượng chữ cái không giới hạn.

- Ví dụ: =COUNTIF(B2:B11; “S*”).

Công thức này sẽ đếm tất cả các ô bắt đầu bằng chữ “S”, bất kể phía sau là chữ gì (ví dụ: Sơn, Sang, Smartphone, Sam).

Dấu hỏi (?): Đại diện cho đúng 01 ký tự duy nhất.

- Ví dụ: =COUNTIF(B2:B10; “Ma?”).

Công thức này sẽ đếm các ô có tổng cộng 3 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu là “Ma” và ký tự thứ 3 là bất kỳ chữ cái nào (ví dụ: May, Man).

Dấu ngã (~): Dùng dấu ngã (~) ngay trước dấu * hoặc ? để báo cho Excel đếm chính xác ký hiệu đó thay vì coi chúng là ký hiệu đại diện trong hàm đếm có điều kiện trong Excel.

- Ví dụ: =COUNTIF(D2:D11; “SALE~*”)

Công thức này sẽ đếm đúng những ô có chữ SALE*, thay vì đếm tất cả những từ bắt đầu bằng chữ SALE.

Việc áp dụng các ký hiệu này vào các hàm đếm có điều kiện trong Excel giúp bạn thống kê các tệp dữ liệu thô hoặc dữ liệu chưa được xử lý một cách linh hoạt và chính xác. Đây là kỹ thuật quan trọng giúp tối ưu hóa công việc khi bạn cần tìm kiếm các nhóm dữ liệu có chung đặc điểm.

Các hàm đếm dữ liệu COUNTA và COUNTBLANK

Trước khi đi sâu vào cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel phức tạp, bạn cần nắm vững hai hàm bổ trợ cực kỳ quan trọng là COUNTA và COUNTBLANK. Đây là những công cụ giúp bạn kiểm tra độ đầy đủ của dữ liệu một cách nhanh chóng.

Hàm COUNTA – Đếm tất cả các ô có chứa dữ liệu

Cấu trúc: =COUNTA(range)
Ví dụ thực tế: Bạn có danh sách nhân viên tại cột B nhưng không phải ai cũng đã điền đầy đủ thông tin. Để biết có tổng cộng bao nhiêu người đã khai báo thông tin (bất kể là chữ hay số), bạn dùng công thức: =COUNTA(B2:B6).

*Lưu ý: Hàm COUNTA sẽ đếm cả những ô chứa khoảng trắng (dấu cách) do người dùng vô tình nhập vào. Do đó, nếu kết quả trả về nhiều hơn thực tế, bạn nên sử dụng các công cụ làm sạch dữ liệu để giúp bạn thu về được kết quả chính xác nhất.

Hàm COUNTBLANK – Đếm các ô trống hoàn toàn

Cấu trúc: =COUNTBLANK(range)
Ví dụ thực tế: Trong bảng quản lý, tại cột D (Doanh số), bạn muốn biết có bao nhiêu nhân viên chưa được cập nhật số liệu. Bạn nhập công thức: =COUNTBLANK(D2:D6). Kết quả trả về chính là số lượng ô đang bị bỏ trống.

Ứng dụng quản trị: Việc sử dụng kết hợp COUNTA và COUNTBLANK giúp quản trị viên doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được chất lượng tệp dữ liệu thô trước khi thực hiện các báo cáo chuyên sâu bằng các hàm đếm có điều kiện trong Excel như COUNTIF hay COUNTIFS.

Việc hiểu rõ hai hàm này sẽ giúp bạn kiểm soát bảng tính tốt hơn, tránh việc bỏ sót các ô dữ liệu quan trọng trong quá trình làm việc. Nếu bạn cần xây dựng các biểu mẫu nhập liệu chuẩn hóa để hạn chế ô trống cho doanh nghiệp, hãy tham khảo các giải pháp từ đội ngũ tư vấn của MSO.

Các lỗi phổ biến và lưu ý khi dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel

Trong quá trình áp dụng cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel, bạn có thể gặp trường hợp kết quả trả về bằng 0 hoặc máy tính báo lỗi. Vậy đâu là lỗi kỹ thuật thường gặp nhất và cách khắc phục như thế nào.

Lỗi #VALUE! khi dùng hàm COUNTIFS

Lỗi này xuất hiện khi các vùng dữ liệu bạn chọn trong công thức có độ dài hoặc số lượng ô không bằng nhau.

Ví dụ: Bạn chọn vùng điều kiện 1 là A2:A10 (9 ô) nhưng vùng điều kiện 2 lại chọn B2:B11 (10 ô).
Cách sửa: Bạn phải đảm bảo tất cả các vùng dữ liệu trong hàm đếm có điều kiện trong Excel có số dòng và số cột khớp nhau hoàn toàn.

Dữ liệu bị sai định dạng (Số và Văn bản)

Excel phân biệt rất rõ giữa định dạng Số (Number) và định dạng Văn bản (Text). Nếu một ô chứa số 50 nhưng lại được định dạng dưới dạng Văn bản, công thức đếm số lớn hơn hoặc nhỏ hơn sẽ bỏ qua ô đó.

Cách sửa: Bạn hãy kiểm tra định dạng của toàn bộ vùng dữ liệu và chuyển chúng về cùng một loại định dạng (thường là Number) trước khi áp dụng các hàm đếm có điều kiện trong Excel.

Có khoảng trắng thừa trong ô dữ liệu

Đây là lỗi kỹ thuật thường gặp khiến kết quả đếm bị sai lệch. Nếu bạn đặt điều kiện đếm là “An”, nhưng trong ô dữ liệu lại chứa chữ “An ” (có dấu cách ở phía sau), Excel sẽ không tính ô đó vào kết quả.

Cách sửa: Bạn hãy dùng công cụ tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) để xóa bỏ khoảng trắng thừa, hoặc sử dụng hàm TRIM để làm sạch dữ liệu trước khi thực hiện cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel.

Viết sai quy tắc dấu ngoặc kép và nối chuỗi

Trong công thức Excel, các biểu thức so sánh (>, <, =, <>) phải luôn nằm trong dấu ngoặc kép. Tuy nhiên, nếu điều kiện của bạn có chứa tham chiếu đến một ô khác, bạn phải dùng ký hiệu nối chuỗi &.

Ví dụ sai: “>E1” (Excel sẽ tìm văn bản có chữ “E1”).
Ví dụ đúng: “>”&E1 (Excel sẽ so sánh với giá trị thực tế nằm trong ô E1).

Việc nắm rõ các lưu ý kỹ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel một cách chính xác, tránh các sai sót về số liệu trong báo cáo. Nếu bạn cần hỗ trợ về các bộ công cụ Office bản quyền để tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu, hãy liên hệ với chuyên gia của MSO để được tư vấn.

Ứng dụng thực tế của hàm đếm có điều kiện trong Excel

Việc nắm vững cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel giúp bạn xử lý nhanh các yêu cầu thống kê tại nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số các ví dụ ứng dụng cụ thể:

Bộ phận Nhân sự (HR): Sử dụng các hàm đếm có điều kiện trong Excel để thống kê tổng số ngày nghỉ của từng nhân viên, đếm số lượng nhân sự đạt điều kiện thâm niên trên 5 năm, hoặc đếm số lượng hồ sơ ứng viên đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng dựa trên tiêu chí bằng cấp và kinh nghiệm.
Bộ phận Kế toán – Tài chính: Áp dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel để lập danh sách số hóa đơn quá hạn thanh toán trên 30 ngày, đếm số lượng các khoản chi vượt quá định mức cho phép hoặc thống kê số phiếu thu có giá trị trong một khoảng tiền cụ thể.
Bộ phận Kinh doanh (Sales): Thống kê số lượng khách hàng tiềm năng theo từng vùng miền, khu vực địa lý. Ngoài ra, quản lý có thể dùng hàm này để đếm số lượng nhân viên đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh số (KPI) đã đề ra hàng tháng.
Quản lý kho (Warehouse): Sử dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel để đếm các mặt hàng có số lượng tồn kho thấp hơn mức quy định để kịp thời nhập hàng. Bạn cũng có thể đếm số lượng các lô hàng có ngày hết hạn nằm trong khoảng thời gian 30 ngày tới để có kế hoạch xử lý dữ liệu hàng hóa.

Việc ứng dụng thành thạo hàm đếm có điều kiện trong Excel là kỹ năng quan trọng giúp nhân viên văn phòng thực hiện các báo cáo thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần nâng cao kỹ năng sử dụng công cụ Microsoft 365 cho nhân viên, hãy liên hệ với chuyên gia tại MSO để được tư vấn các khóa đào tạo và giải pháp tối ưu.

Hướng dẫn đăng ký và tối ưu hóa giải pháp Microsoft 365 với MSO

MSO - Đối tác trực tiếp của Microsoft tại thị trường Việt Nam — MSO – Đối tác trực tiếp của Microsoft tại thị trường Việt Nam

Việc quản lý dữ liệu hiệu quả bằng các hàm đếm có điều kiện trong Excel chỉ là bước đầu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Để vận hành hệ thống báo cáo lớn, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và bảo mật dữ liệu cấp cao, doanh nghiệp cần một hạ tầng phần mềm ổn định và bản quyền chính hãng. Tuy nhiên, việc lựa chọn gói License phù hợp (như Microsoft 365 Business Standard, Apps for Business hay các gói Enterprise E3, E5) để tối ưu chi phí và tận dụng hết các tính năng cao cấp của Excel vẫn là một bài toán nan giải với nhiều nhà quản lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa hiệu suất làm việc văn phòng, cần xử lý các tệp dữ liệu khổng lồ mà không bị treo máy, hoặc muốn đào tạo bài bản về cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay với MSO.

Với vai trò là Đối tác trực tiếp của Microsoft tại thị trường Việt Nam, MSO cam kết cung cấp:

Tư vấn giải pháp bản quyền Microsoft 365 phù hợp nhất với mô hình vận hành và ngân sách của doanh nghiệp.
Hỗ trợ triển khai kỹ thuật, xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel trên quy mô lớn.
Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đồng hành cùng bạn giải quyết mọi sự cố phần mềm và di chuyển dữ liệu an toàn.

ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY

Thành thạo hàm đếm có điều kiện trong Excel giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh và chuyên nghiệp hơn. Hãy cập nhật kỹ năng này ngay hôm nay để không bị tụt hậu và tối ưu hóa hiệu suất công việc của bạn.

Cách tối ưu tốc độ khi dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel trên dữ liệu lớn

Khi bạn thực hiện tính toán trên các bảng tính có hàng chục nghìn dòng, việc sử dụng hàm đếm có điều kiện trong Excel không đúng cách sẽ khiến máy tính xử lý rất chậm hoặc bị treo. Để tối ưu hiệu suất, bạn nên thực hiện theo các hướng dẫn sau:

Hạn chế việc tham chiếu toàn bộ cột:

Nhiều người có thói quen chọn cả cột (ví dụ: A:A) khi viết công thức. Điều này buộc Excel phải quét qua hơn 1 triệu dòng (bao gồm cả các dòng trống không có dữ liệu). Thay vào đó, bạn hãy giới hạn vùng dữ liệu cụ thể (ví dụ: A2:A100) để giảm bớt khối lượng tính toán cho hệ thống.

Sử dụng tính năng định dạng bảng (Excel Table):

Bạn hãy chọn vùng dữ liệu và nhấn tổ hợp phím Ctrl + T để chuyển sang định dạng Table. Khi sử dụng bảng, các vùng tham chiếu trong hàm đếm có điều kiện trong Excel sẽ tự động mở rộng khi bạn thêm dòng mới. Điều này giúp công thức luôn chính xác mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý nhanh hơn so với việc tham chiếu vùng dữ liệu thông thường.

Sử dụng cột phụ cho các điều kiện quá phức tạp:

Nếu bạn cần đếm dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí lồng nhau phức tạp, hãy tạo thêm một cột phụ để tính toán các logic cơ bản trước. Sau đó, bạn chỉ cần dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel dựa trên kết quả của cột phụ đó. Phương pháp này giúp giảm bớt các phép toán phức tạp trong một công thức duy nhất, từ đó giúp bảng tính vận hành ổn định hơn.

Việc áp dụng các mẹo kỹ thuật này sẽ giúp bạn thực hiện cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel một cách chuyên nghiệp, đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi xử lý các tệp dữ liệu khổng lồ.

Các câu hỏi thường gặp về hàm đếm có điều kiện trong Excel

Dưới đây là tổng hợp các thắc mắc phổ biến nhất khi người dùng áp dụng các hàm đếm có điều kiện trong Excel và lời giải đáp chi tiết từ đội ngũ kỹ thuật MSO:

Hàm đếm có điều kiện trong Excel có phân biệt chữ hoa và chữ thường không?

Hiện tại, các hàm như COUNTIF và COUNTIFS không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Ví dụ, nếu bạn đặt điều kiện là “MÁY TÍNH” hay “máy tính”, Excel đều sẽ trả về kết quả giống nhau nếu nội dung trong ô khớp với các ký tự đó.

Tại sao cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel của tôi lại trả về kết quả bằng 0 trong khi dữ liệu vẫn tồn tại?

Trường hợp này thường xảy ra do hai nguyên nhân chính: Một là do dữ liệu trong vùng chọn chứa các khoảng trắng thừa (dấu cách) mà mắt thường khó nhận ra. Hai là do sự sai lệch về định dạng, ví dụ bạn đang đếm số nhưng vùng dữ liệu lại bị định dạng ở dạng Văn bản (Text). Bạn nên sử dụng tính năng kiểm tra định dạng hoặc hàm TRIM để làm sạch dữ liệu trước khi đếm.

Tôi có thể sử dụng các hàm đếm có điều kiện trong Excel để đếm các ô được tô màu không?

Các hàm đếm mặc định của Excel chỉ hoạt động dựa trên giá trị (nội dung) bên trong ô chứ không thể nhận diện định dạng màu sắc. Để đếm các ô theo màu, bạn cần sử dụng công cụ lọc (Filter) theo màu sắc kết hợp với hàm SUBTOTAL, hoặc phải sử dụng đến mã lệnh VBA chuyên sâu.

Làm thế nào để đếm các ô nằm trong một khoảng ngày tháng bằng hàm đếm có điều kiện trong Excel?

Để đếm dữ liệu theo một khoảng thời gian, bạn nên sử dụng hàm COUNTIFS với hai điều kiện trên cùng một cột ngày tháng. Cụ thể, bạn dùng một điều kiện cho ngày bắt đầu (ví dụ: “>=1/1/2024”) và một điều kiện cho ngày kết thúc (ví dụ: “<=31/1/2024”). Đây là cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel chính xác nhất để báo cáo dữ liệu theo tháng hoặc theo quý.

Xem thêm: Những công thức trong Excel được dùng nhiều nhất bạn nên biết

Tổng kết

Việc làm chủ hàm đếm có điều kiện trong Excel (COUNTIF và COUNTIFS) là bước đệm quan trọng để bạn trở thành một chuyên gia xử lý dữ liệu. Thông qua bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ từ cú pháp cơ bản đến những mẹo xử lý nâng cao và cách khắc phục các lỗi thường gặp nhất. Hãy nhớ rằng, cách dùng hàm đếm có điều kiện trong Excel hiệu quả nhất là kết hợp nhuần nhuyễn giữa việc chuẩn hóa dữ liệu và vận dụng linh hoạt các tiêu chí đếm.

Hy vọng danh sách và hướng dẫn của MSO về các hàm đếm có điều kiện trong Excel này sẽ trở thành công cụ đắc lực trong công việc hàng ngày của bạn. Đừng quên thực hành thường xuyên trên các tệp dữ liệu thực tế để ghi nhớ công thức lâu hơn.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777