Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Làm việc trực tuyến là gì?
Làm việc trực tuyến, hay làm việc online, là hình thức làm việc từ xa mà không cần hiện diện tại văn phòng hoặc địa điểm cố định. Phương thức này cho phép công việc diễn ra liên tục mà không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý, thời tiết, hoặc các thảm họa thiên nhiên.
Nhiều doanh nghiệp hiện đang áp dụng làm việc trực tuyến cho đội ngũ nhân viên của họ, nhằm kết nối các thành viên từ nhiều địa điểm khác nhau. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành. Hơn nữa, làm việc trực tuyến mang lại sự an toàn, linh hoạt và khả năng thích ứng với những thách thức mới, từ đó cải thiện năng suất tổng thể.
Việc sử dụng công nghệ thông tin và các công cụ giao tiếp trực tuyến như video call, chat, và các phần mềm quản lý dự án cũng góp phần tăng cường sự hợp tác và tương tác giữa các nhân viên.
Lợi ích khi làm việc trực tuyến tại nhà
Không thể phủ nhận vai trò của phương thức làm việc trực tuyến đã được áp dụng khá hiệu quả trong giai đoạn thế giới gặp phải đại dịch Covid – 19. Đây được xem như một bước ngoặt cực kỳ lớn để các ứng dụng, nền tảng hỗ trợ hoạt động này phát triển một cách nhanh chóng. Dưới đây là một số những chia sẻ được chúng tôi tổng hợp để người dùng có thể biết thêm về lợi ích khi làm việc online:
- Tạo thói quen cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Với lịch trình làm việc được sắp xếp một cách linh hoạt, người dùng có thể vừa làm việc, vừa giải quyết hoạt động cá nhân mà không làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Hạn chế tình trạng stress do công việc: Làm việc online giúp người dùng giảm thiểu tối đa những suy nghĩ tiêu cực ở trước – trong và sau quá trình đi làm như bữa sáng, thời gian di chuyển, tắc đường, trang phục mặc đi làm… Bằng cách này, người dùng sẽ hạn chế tối đa tình trạng stress để tập trung nhiều năng lượng hơn cho công việc.
- Thiết lập không gian làm việc theo sở thích: Người dùng có thể chủ động sáng tạo không gian làm việc theo nhu cầu của cá nhân để làm sao có một nơi làm việc thoải mái nhất.
- Gia tăng năng suất làm việc: Theo thống kê mới nhất, người dùng làm việc trực tuyến tại nhà sẽ nâng cao mức độ tập trung lên đáng kể và khi đó hiệu suất làm việc cũng được tăng cao.
- Tiết kiệm tối đa chi phí: Các chi phí như đi lại, xây dựng cơ sở hạ tầng hay trang bị thiết bị văn phòng sẽ được loại bỏ giúp tiết kiệm tối đa ngân sách cho doanh nghiệp.
Với những lợi ích được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, để làm việc online hiệu quả người dùng cần sử dụng một số những ứng dụng hỗ trợ với đầy đủ tính năng. Do đó, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng các ứng dụng thuộc hệ sinh thái Microsoft 365 thông qua nội dung bên dưới.
05+ ứng dụng hỗ trợ làm việc trực tuyến tốt nhất trong Microsoft 365
Phần mềm Microsoft 365 được biết đến là bộ giải pháp tích hợp đầy đủ ứng dụng hỗ trợ làm việc trực tuyến hiệu quả không chỉ cho cá nhân, doanh nghiệp mà các tổ chức có quy mô từ nhỏ đến lớn. Do đó, chúng tôi sẽ gợi ý đến người dùng một số những ứng dụng hữu ích như sau:
Bộ Office văn phòng
Khi làm việc trực tuyến, công cụ đầu tiên mà người dùng không thể bỏ qua chính là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc với vai trò soạn thảo, bảng tính và thiết kế slide thuyết trình:
- Word: Phần mềm với khả năng soạn thảo mọi văn bản mà người dùng mong muốn như bảng tin, tờ rơi, thông báo, CV hay email chuyên nghiệp.
- Excel: Bảng tính thống kê và tính toán dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
- PowerPoint: Công cụ thiết kế các bài thuyết trình với đa dạng chủ đề, màu sắc và hình thức truyền tải.
Đặc biệt, cả 03 công cụ trên đều được tích hợp tính năng làm việc trực tuyến với sự hỗ trợ của nền tảng đám mây. Khi đó, người dùng có thể chia sẻ bất cứ tài liệu nào trong hội nhóm, đồng chỉnh sửa, thay đổi và đề xuất trong khoảng thời gian thực.
Teams – Tổ chức cuộc họp trực tuyến
Một trong những công cụ không thể thiếu khi làm việc trực tuyến chính là nền tảng tổ chức cuộc họp online. Với Microsoft 365 bản quyền, người dùng có thể tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến với tối đa 300 thành viên tham dự. Tiếp đến, các tính năng hữu ích mà người dùng nên sử dụng như chat, tạo hội nhóm, tạo kênh, chia sẻ tài liệu, chia sẻ màn hình hiển thị hay gọi thoại… Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng trao đổi với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác mà không cần mất quá nhiều thời gian triển khai.
Email Outlook
Nền tảng giao tiếp chuyên nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc đối tác khi làm việc trực tuyến chắc chắn không thể bỏ qua email. Với Microsoft 365, người dùng sẽ được sử dụng công cụ Outlook với địa chỉ tên miền riêng, 50GB dung lượng lưu trữ trực tuyến. Ngoài ra, một số các tính năng mà người dùng có thể tham khảo áp dụng như:
- Gửi và nhận thư điện tử, kết hợp lên lịch – thu hồi email nhanh chóng.
- Quản lý danh bạ liên hệ với đầy đủ thông tin cần thiết.
- Quản lý sự kiện, công việc, sắp xếp thời gian để hạn chế tình trạng trùng lặp.
OneDrive – Lưu trữ đám mây
Với Microsoft 365, khi làm việc trực tuyến người dùng không cần phải lưu trữ dữ liệu trên thiết bị máy tính hoặc bộ nhớ ngoài. Bởi lẽ, phần mềm này đã có sẵn OneDrive với 1TB dung lượng trên nền tảng đám mây để người dùng có thể sử dụng bất cứ khi nào. Với công cụ này, người dùng hoàn toàn yên tâm về khả năng bảo mật, dung lượng lưu trữ khổng lồ tích hợp cùng với phương pháp sao lưu, khôi phục dữ liệu nhanh chóng.
Hệ thống ứng dụng quản lý công việc và tự động hóa
Để quản lý công việc từ xa khi làm việc trực tuyến, người dùng có thể tham khảo sử dụng các công cụ quen thuộc như Planner, Project hay To Do. Lúc này, toàn bộ công việc của từng nhân sự sẽ được thống kê một cách minh bạch và rõ ràng. Ngoài ra, để xây dựng một quy trình làm việc theo hướng tự động hóa và nâng cao năng suất, người dùng có thể sử dụng thêm công cụ Power Apps kết hợp Power Automate và Power BI.
Ngoài những công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến hiệu quả có trong Microsoft 365 được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng có thể tham khảo thêm một số các phần mềm khác cũng có trong hệ sinh thái này như Yammer, Note, Intune, Azure…
Đoạn kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng hiểu rõ hơn về phương pháp làm việc trực tuyến và những công cụ hỗ trợ hiệu quả có trong bộ ứng dụng Microsoft 365. Nếu người dùng cần sự trợ giúp từ chúng tôi để giải đáp bất cứ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.
