Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Sơ đồ Gantt là một phần không thể thiếu trong công việc cũng như là trong học tập. Vậy bạn đã hiểu sơ đồ Gantt là gì chưa? Theo dõi nội dung trong bài viết này, MSO sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về sơ đồ Gantt cũng như chi tiết về cách vẽ sơ đồ Gantt nhé.
I. Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một công cụ quản lý dự án, là biểu đồ thể hiện tiến độ hay thời gian thực hiện các nhiệm vụ, sự kiện một cách trực quan. Sơ đồ Gantt bao gồm danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ, thời gian thực hiện của từng công việc đó.
Trong sơ đồ Gantt, trục tung thể hiện các nội dung chi tiết về công việc và trục hoành để thể hiện các thanh ngang là thời gian để thực hiện mỗi nhiệm vụ trong dự án. Các thanh ngang trong sơ đồ sẽ bao gồm thời lượng dành cho nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
Qua việc theo dõi nội dung trên sơ đồ Gantt, người dùng có thể theo dõi tổng quan được tiến độ công việc một cách tóm tắt cụ thể và trực quan nhất, từ đó có thể kiểm soát và đưa ra các kế hoạch công việc một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, sơ đồ Gantt đã trở thành một công cụ không thể thiếu, được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hay là ngay cả trong học tập của những học sinh, sinh viên.
II. Vai trò của biểu đồ Gantt Chart
Biểu đồ Gantt Chart là một công cụ quản lý dự án không thể thiếu trong doanh nghiệp cũng như trong tổ chức. Nó giúp các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm theo dõi được tiến độ công việc một cách trực quan và chi tiết nhất.
Loại công cụ quản lý này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ, thời gian thực hiện và các mốc quan trọng trong dự án. Từ đó giúp cho các nhà quản lý phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
Biểu đồ Gantt cũng hỗ trợ việc xác định các mối quan hệ giữa các công việc, cho phép các nhà quản lý dự án có thể tự điều chỉnh lịch trình linh hoạt khi có sự thay đổi trong công việc. Vì vậy, sơ đồ Gantt có khả năng giúp cho dự án, công việc đó được triển khai đúng hướng và giúp cho dự án được hoàn thành đúng tiến độ và mang hiệu quả cao nhất.
Vậy cách để tạo sơ đồ Gantt như thế nào? Quá trình xây dựng sơ đồ Gantt có dễ không? Nội dung tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách để lập sơ đồ Gantt nhanh chóng và hiệu quả nhất.
III. Ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt
Hãy cùng chúng tôi điểm qua những ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt ngay sau đây:
3.1. Ưu điểm của sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án hiệu quả, giúp trình bày các đầu mục công việc theo thời gian một cách trực quan, dễ nhìn. Những ưu điểm chính của sơ đồ Gantt là:
- Cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án, từ đó giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực.
- Sơ đồ Gantt giúp người đọc dễ theo dõi các công việc và thời gian thực hiện của các công việc đó.
- Giúp người dùng xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, giúp tăng hiệu quả làm việc và hoàn thiện dự án trước thời hạn.
- Với một số công cụ, sơ đồ Gantt có thể được cập nhật và chia sẻ nhanh chóng qua máy tính hoặc các phần mềm quản lý dự án, giúp việc theo dõi và điều chỉnh kế hoạch trở nên linh hoạt hơn.
3.2. Nhược điểm của sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến, nhưng không phải không có nhược điểm. Những hạn chế của sơ đồ gantt là:
- Khả năng thể hiện mối quan hệ giữa các công việc của sơ đồ Gantt có nhiều hạn chế vì nó không hiển thị rõ ràng các phụ thuộc nhiệm vụ, nhiệm vụ ưu tiên.
- Việc cập nhật sơ đồ Gantt cho các dự án lớn và phức tạp thường rất cồng kềnh và mất thời gian.
- Sơ đồ cũng có thể trở nên quá tải khi dự án có quá nhiều tác vụ, làm cho việc theo dõi tiến độ trở nên khó khăn.
Tuy nhiên, sơ đồ Gantt vẫn là một công cụ hữu ích trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của dự án.
IV. Những đối tượng nên sử dụng sơ đồ gantt
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án hiệu quả, nó đặc biệt phù hợp với các đối tượng như các nhà quản lý dự án, các doanh nghiệp, tổ chức hay các cá nhân muốn theo dõi tiến độ công việc, lập kế hoạch và quản lý tiến độ một cách có hệ thống.
Sơ đồ này rất hữu dụng đối với các dự án có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau hoặc cần được thực hiện đồng thời, như trong kế hoạch kinh doanh, kế hoạch làm việc hay cả trong việc lập kế hoạch học tập. Nó cũng giúp các cá nhân và các thành viên trong dự án có cái nhìn tổng quan về lịch trình và thời gian hoàn thành của từng công việc, từ đó tăng cường sự tổ chức, quản lý và các hành động một cách hiệu quả.
V. 4 bước để lập sơ đồ Gantt hiệu quả
Quá trình lập sơ đồ Gantt diễn ra rất dễ dàng, bạn có thể tham khảo cách bước hướng dẫn của chúng tôi sau đây:
– Bước 1: Xác định các đầu mục công việc quan trọng
Việc xác định các đầu mục công việc quan trọng là một bước rất cần thiết để tạo ra một sơ đồ quản lý phù hợp nhất. Việc xác định các đầu mục quan trọng sẽ giúp cho các công việc không bị chéo và đảm bảo được tài nguyên nhân lực không bị lãng phí.
Trong bước này, người dùng cần liệt kê ra các đầu mục công việc quan trọng cần được thực hiện trong dự án. Đồng thời xác định mục tiêu của các đầu việc đó và mục tiêu mà dự án muốn hướng tới. Điều này sẽ giúp người thực hiện bám sát được mục tiêu và hoàn thành công việc được đúng tiến độ nhất có thể.
Tiếp theo, trong giai đoạn này, người dùng cũng cần xác định thời gian sớm nhất có thể bắt đầu và thời gian hoàn thành dự án đó. Điều này giúp cho dự án được diễn ra hiệu quả nhanh hơn và tránh được các lãng phí về mặt thời gian.
– Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa những đầu mục công việc
Việc xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc giúp cho người dùng xây dựng timeline được tốt nhất, phù hợp và liền mạch nhất. Trong sơ đồ Gantt thường có 3 mối liên kết phổ biến nhất, đó là:
- Finish to Start: Nhiệm vụ này không thể bắt đầu nếu nhiệm vụ trước đó hay các nhiệm vụ liên quan chưa kết thúc.
- Start to Start: Nhiệm vụ này không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu.
- Finish to Finish: Nhiệm vụ này không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc.
Quá trình xác định mối quan hệ giữa các đầu việc cũng giúp cho những người thực hiện dự án theo dõi và nắm bắt được những công việc nào phải đi tuần tự, những công việc nào có thể thực hiện được song song. Từ đó giúp cho người thực hiện có thể xây dựng kế hoạch làm việc một cách hiệu quả nhất và rút ngắn được thời gian hoàn thành dự án.
– Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt
Khi đã thu thập đầy đủ các dữ liệu cần thiết ở hai bước trên, người dùng có thể tiến hành vẽ biểu đồ Gantt. Đối với bước này, người dùng có thể vẽ tay hoặc sử dụng các công cụ chuyên dụng hỗ trợ khác như Base Wework, Zoho Projects hay Gantt Canva,…
Tuy nhiên, người dùng cần chú ý lựa chọn cho mình công cụ vẽ sơ đồ Gantt phù hợp với mục đích sử dụng cho các nhân hay cho đội nhóm. Đối với mục đích sử dụng cho cá nhân, Excel cũng là một công cụ vẽ sơ đồ Gantt đơn giản và phù hợp nhất. Còn đối với mục đích sử dụng cho đội nhóm, bạn nên chọn công cụ có tích hợp tính năng lưu trữ đám mây, điều đó giúp tất cả các thành viên có thể truy cập, thảo luận và phối hợp làm việc tốt hơn.
– Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Cập nhật tiến độ dự án là một bước rất quan trọng, giúp cho người dùng và các thành viên trong dự án có thể theo dõi và nắm được dự án đó đang ở bước nào, để không làm ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Trong sơ đồ Gantt, tiến độ dự án được biểu thị theo trục tung, người dùng dựa vào đó để cập nhật tiến độ.
VI. Đâu là công cụ tốt nhất dùng để vẽ sơ đồ Gantt?
Nhưng phía trên chúng tôi đã nhắc đến, hiện tại có rất nhiều công cụ và phần mềm được dùng để vẽ sơ đồ Gantt, nổi bật lên là Excel, Canva , Base Wework, Zoho Projects,… Vậy đâu là công cụ tốt nhất dùng để vẽ sơ đồ Gantt? Theo dõi những đánh giá của chúng tôi về các công cụ này ngay dưới đây:
5.1. Excel
Đầu tiên, khi nhắc đến một công cụ vẽ sơ đồ Gantt, người ta thường nghĩ ngay đến Excel. Những điểm nổi bật của Excel trong việc vẽ sơ đồ Gantt đó là:
Thứ nhất, nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tính năng biểu diễn dữ liệu tuyệt vời, Excel được người dùng đánh giá là một công cụ hữu ích trong việc vẽ sơ đồ Gantt.
Thứ hai, sơ đồ Gantt trong Excel giúp người dùng thể hiện được cấu trúc từng phần của dự án một cách rõ ràng. Giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm theo dõi được dự án một cách rõ ràng.
Tuy nhiên, Excel có nhược điểm là không thể cập nhật dự án một cách tự động khi có sự thay đổi. Do đó, người dùng nên cân nhắc khi lựa chọn công cụ này để vẽ sơ đồ Gantt cho các dự án có yêu cầu về việc thường xuyên cập nhật.
5.2. Canva
Canva cũng là một ứng dụng tuyệt vời mà người dùng có thể dùng để vẽ sơ đồ Gantt với những tính năng nổi bật sau:
Thứ nhất, Canva cung cấp một giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, giúp việc lập kế hoạch và quản lý dự án trở nên đơn giản hơn.
Thứ hai, với Canva, người dùng có rất nhiều tài nguyên để tạo nên một sơ đồ Gantt bắt mắt, thú vị và thu hút được người xem. Canva có thư viện mẫu sơ đồ phong phú, người dùng có thể chọn chúng để vẽ sơ đồ Gantt mà phù hợp với dự án của mình nhất.
Hơn thế nữa, với công cụ trực tuyến hiện đại như Canva, việc tạo và cập nhật sơ đồ Gantt trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ sơ đồ Gantt mà bạn tạo trên ứng dụng cho bất cứ người nào chỉ với một đường liên kết.
5.3. Phần mềm chuyên dụng để vẽ sơ đồ Gantt
Ngoài Excel và Canva ra thì còn có rất nhiều loại phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng để giúp người dùng vẽ sơ đồ Gantt, nổi bật là Phần mềm Zoho Projects và Phần mềm Base Wework.
Đối với phần mềm Zoho Projects, người dùng có thể dễ dàng thiết lập liên kết phụ thuộc và lên lịch lại cho các nhiệm vụ bằng chức năng kéo thả có trong chức năng Gantt Chart. Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm Zoho Projects, người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng việc sử dụng các biểu mẫu có sẵn.
Đối với Base Wework, đây là phần mềm chuyên dụng được dùng để quản lý dự án. Phần mềm này được tích hợp sẵn tính năng vẽ sơ đồ Gantt, đặc biệt tiện lợi cho những doanh nghiệp sử dụng Base để quản lý nhân sự.
VII. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong phần mềm Excel
Nhìn chung thì Excel vẫn được nhiều người dùng lựa chọn để vẽ sơ đồ Gantt. Vậy cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel như thế nào? Tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách vẽ Gantt Chart trong Excel của MSO ngay dưới đây:
– Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu cho sơ đồ Gantt
Hãy chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu như trong hướng dẫn các bước lập sơ đồ Gantt phía trên mục III của chúng tôi.
– Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ trong cột đầu tiên
- Trong cột A, bạn liệt kê các nhiệm vụ của dự án.
- Trong cột B, bạn liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện để giúp hoàn thành các nhiệm vụ.
- Ở những cột tiếp theo, bạn liệt kê các nhiệm vụ con của đầu mục công việc.
*Lưu ý: Sắp xếp các nhiệm vụ và đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên.
– Bước 3: Thêm các mốc thời gian ở các cột dọc
Ở trong những cột dọc tiếp theo, thực hiện thêm các mốc thời gian, bạn có thể chia theo khoảng thời gian là quý/ tuần/ tháng.
– Bước 4: Thiết lập các thanh ngang dựa trên ngày bắt đầu
Thiết lập các màu sắc cho các thanh ngang để thể hiện sự hoàn thành công việc. Bạn có thể sử dụng các màu sắc thể hiện cho những việc cần triển khai, việc hoàn thành, việc đang triển khai hay việc đang bị chậm so với kế hoạch.
*Ví dụ: Ô màu xanh thể hiện những công việc đã được hoàn thành. Ô màu trắng thể hiện công việc đang trong quá trình triển khai.
VIII. Một số câu hỏi thường gặp
Ai đã phát minh ra sơ đồ Gantt đầu tiên?
Sơ đồ Gantt được một kỹ sư người Ba Lan tên là Karol Adamiecki phát minh vào năm 1896. Tuy nhiên, nó được phổ biến rộng rãi từ những năm 1910, dưới tên của Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ.
Excel có phải là sự lựa chọn tốt nhất để vẽ sơ đồ Gantt?
Excel là một công cụ phổ biến và có sẵn trong Microsoft 365, thường được dùng để vẽ sơ đồ Gantt. Mặc dù Excel cung cấp các tính năng cơ bản để vẽ biểu đồ Gantt, nhưng có những phần mềm chuyên dụng khác có thể cung cấp nhiều tính năng và dễ sử dụng hơn. Tuy nhiên, đối với những người mới làm quen thì đây là công cụ hoàn hảo để bắt đầu.
Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ Gantt?
Sơ đồ Gantt giúp tối ưu hóa về thời gian theo dõi và quản lý công việc một cách có hệ thống cho người dùng. Việc sử dụng sơ đồ Gantt giúp người dùng nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc hơn.
Lời kết
Trên đây, MSO đã mang đến cho bạn những nội dung tổng quan về sơ đồ Gantt là gì và cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có điều gì thắc mắc, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ nhé.
