Tùy chỉnh trang web để lưu trữ và chia sẻ tệp trong Microsoft 365

Để hỗ trợ các thành viên trong cùng một tổ chức có thể kết nối làm việc cùng nhau chắc chắn không thể thiếu giải pháp chia sẻ tệp. Nếu người dùng chưa biết cách thực hiện như thế nào thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn của chúng tôi như sau.

Các ứng dụng hỗ trợ chia sẻ tệp trong Microsoft 365

Với người dùng Microsoft 365, để chia sẻ tệp đến đồng nghiệp trong cùng một tổ chức người dùng có thể sử dụng kết hợp với một vài các công cụ cơ bản như sau: 

OneDrive

phần mềm onedrive

Phần mềm lưu trữ tệp trên nền tảng đám mây với dung lượng 1TB để người dùng lưu toàn bộ thông tin, hình ảnh, video hoặc các tệp đa phương tiện khác. Do đó, đây chính là nền tảng lưu trữ toàn bộ các tệp mà người dùng có thể chia sẻ. Để người nhận có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tệp với sự cộng tác của bất cứ nền tảng nào chủ sở hữu cần phải cấp quyền truy cập.

Microsoft Teams

Với phần mềm Teams, người dùng có thể chia sẻ tệp bằng cách tạo một trang web và sử dụng thêm tính năng trò chuyện. Khi đó, người dùng sẽ thêm bất cứ thành viên nào vào nhóm một cách dễ dàng để trao đổi bằng hình thức chat, chia sẻ màn hình qua video call trực tuyến và gọi thoại.

SharePoint

phần mềm sharepoint

Nếu không muốn sử dụng phần mềm Teams, người dùng có thể tiến hành tạo site nhóm trên công cụ SharePoint để chia sẻ tệp. Mọi công việc sẽ được triển khai dựa trên những dự án được chia sẻ, khi đó các site nhóm sẽ bao gồm toàn bộ trang web có liên quan, các thư viện tài liệu và danh sách quản lý cùng web tùy chỉnh.

Khi người dùng đã nắm rõ được danh sách những công cụ hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ tệp trong Microsoft 365. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn tùy chỉnh thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn tùy chỉnh trang web lưu trữ và chia sẻ tệp Microsoft 365

Để tùy chỉnh trang web lưu trữ và chia sẻ tệp khi sử dụng phần mềm Microsoft 365, người dùng có thể tham khảo những hướng dẫn chi tiết được chúng tôi gợi ý như sau.

Tùy chỉnh trang dễ dàng

Nhằm mục đích gia tăng mức độ hiển thị cho dữ liệu trên các site nhóm, người dùng có thể tiến hành tùy chỉnh trang trên SharePoint nhằm hỗ trợ quá trình truy cập chia sẻ tệp. Để người dùng có thể hiểu rõ hơn về phương pháp này chúng tôi đã chuẩn bị một ví dụ thực tiễn như sau:

Ví dụ: Khi liên kết thư mục nằm trong OneDrive của nhân sự cùng với Documents, Contacts, Tasks, Calendars và OneNote. Tại đây, người dùng có thể tiến hành tùy chỉnh trang như sau:

  • Tham khảo thông tin tại mục Thay đổi giao diện SharePoint của bạn trước khi tiến hành thao tác thay đổi.
  • Cải thiện điều hướng của trang web bằng cách tiến hành tùy chỉnh điều hướng trên SharePoint.
  • Thêm liên kết nổi bật trên SharePoint ở trên chính trang chủ.
  • Thêm hình ảnh hoặc tệp.
  • Tìm hiểu về cài đặt site nhóm bằng cách truy cập mục Quản lý SharePoint của bạn.
lưu trữ chia sẻ tệp
lưu trữ tệp

Làm việc cùng thư viện tài liệu

Trong một site nhóm bất kỳ sẽ bao gồm một thư viện tài liệu mà tại đây người dùng có thể sử dụng để quản lý và chia sẻ tệp dễ dàng. Cách mà người dùng làm việc với thư viện tài liệu như:

  • Tải lên thư mục hoặc tài liệu lên thư viện chung.
  • Tiến hành xem, chỉnh sửa hoặc kiểm tra các tệp bằng cách truy cập mục Làm việc với tệp trong thư viện tài liệu.
  • Tạo chế độ xem và tùy chỉnh thư viện tài liệu dễ dàng.
microsoft 365

Sắp xếp dữ liệu nhanh chóng

Với công cụ SharePoint, người dùng có thể thêm vào trang web với nhiều mẫu danh sách khác nhau điển hình như calendar, contacts, tasks hoặc danh sách liên kết. Ngoài cách chia sẻ tệp với phần mềm này người dùng có thể sắp xếp dữ liệu với:

  • Thiết lập danh sách trong phần mềm SharePoint.
  • Mở rộng danh sách với nhiều cột để biết thêm nhiều thông tin, người dùng có thể tạo cột trong danh sách hoặc trong thư viện SharePoint.
  • Trong trường hợp người dùng lưu trữ dữ liệu trên cùng một danh sách có thể truy cập mục Quản lý danh sách và thư viện lớn nằm ở phần mềm SharePoint.
  • Tạo và thêm lịch vào trang web.

Tạo Hub site 

Toàn bộ các thành viên trong cùng một trang nhóm đều có thể xem dữ liệu bất kỳ nào đó được chia sẻ. Nếu người dùng muốn thiết lập một site riêng dành cho đối tượng khách hàng hoặc đối tác có thể tiến hành thêm site nhóm bổ sung và quản lý thông qua SharePoint hub site.

Chia sẻ tệp cùng với nhóm

chia sẻ tệp

Trong rất nhiều trường hợp, người dùng có thể chia sẻ tệp với nhóm làm việc trong nội bộ doanh nghiệp hoặc khách hàng và đối tác. Để thực hiện được người dùng có thể tham khảo những mẹo được chúng tôi gợi ý như sau:

  • Tiến hành cấp quyền truy cập bao gồm tính năng xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ.
  • Chia sẻ tệp dữ liệu bằng cách sao chép liên kết hoặc thêm địa chỉ email.
  • Gửi thông qua các nhóm làm việc trên Teams, Outlook, SharePoint…
  • Chia sẻ thông qua các nền tảng bên ngoài.

Quản lý người dùng và nhóm

Để quản lý site nhóm dễ dàng bao gồm cả việc chia sẻ tệp, người dùng có thể tham khảo một vài những mẹo cơ bản như sau:

  • Quản lý nhóm bằng cách thêm hoặc xóa người dùng.
  • Thiết lập yêu cầu truy cập và chính sách nâng cao.

Thiết lập bộ ứng dụng Office

Để dễ dàng chỉnh sửa và chia sẻ tệp dữ liệu trên Microsoft 365 người dùng cần tiến hành thiết lập bộ ứng dụng Office trên thiết bị máy tính và bao gồm cả nền tảng online. Khi đó, những người dùng chung một nhóm có thể tiến hành chỉnh sửa các tệp được lưu trữ. Trong trường hợp người dùng không cài ứng dụng trên thiết bị di động thì chỉ có thể xem mà không thể tiến hành chỉnh sửa.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết và mẹo để người dùng có thể tùy chỉnh trang web lưu trữ cùng cách chia sẻ tệp dễ dàng trong Microsoft 365. Nếu người dùng cần hỗ trợ bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ với MSO qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

cách tải powerpoint về máy tính và các tip sử dụng

Cách tải PowerPoint trên máy tính và tip sử dụng hiệu quả

Khi được hướng dẫn cách tải PowerPoint đúng cách trên máy tính và hoàn thành được trang trình bày có thiết kế tốt, bài thuyết ...
ediscovery là gì

eDiscovery là gì? Phân biệt eDiscovery và Điều tra số

Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề “eDiscovery là gì?” cũng như phân tích tầm quan trọng của quá trình đối với ...
microsoft incident response

Microsoft Incident Response – Ứng phó sự cố, khắc phục mối đe dọa

Khi sử dụng bất cứ ứng dụng nào có trong bộ giải pháp của Microsoft 365, nếu người dùng gặp sự cố hoặc mối đe ...
03 cách tắt tường lửa win 10

Hướng dẫn 03 cách tắt tường lửa Win 10 và Win 11

Rất nhiều người dùng hiện nay đang tìm kiếm các kiến thức và chủ đề liên quan đến cách tắt tường lửa Win 10 và ...
Scroll to Top