Có Microsoft Teams Free không? So sánh Teams Free và có phí

Giống như nhiều công cụ hội thảo trực tuyến khác, phần mềm Teams dù là phiên bản Microsoft Teams Free hay phiên bản trả phí cũng đã trở nên cực kỳ phổ biến kể từ khi bắt đầu đại dịch COVID-19 đối với các doanh nghiệp được hưởng lợi từ các tính năng cộng tác và tăng năng suất làm việc của nền tảng này. Microsoft cung cấp cho người dùng nhiều gói định giá khác nhau để đáp ứng được nhu cầu sử dụng và quy mô khác nhau của từng doanh nghiệp.

Hãy cùng so sánh giữa phiên bản Microsoft Teams miễn phí và các phiên bản có trả phí để có cái nhìn khách quan và rõ ràng hơn về nền tảng này, cũng như xác định gói định giá nào phù hợp với đối tượng nào.

Tổng quan về phiên bản Microsoft Teams Free và phiên bản có phí

Như chúng tôi đã đề cập trong nội dung phía trên, phần mềm Microsoft Teams có hai phiên bản chính là Microsoft Teams Free và các gói trả phí Microsoft Teams. Trước khi tìm hiểu kỹ hơn về những điểm khác biệt giữa phiên bản Microsoft Teams Free so với các phiên bản trả phí của phần mềm này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu đôi nét về các phiên bản của Microsoft Teams ngay dưới đây nhé:

Về phiên bản Microsoft Teams Free

Phiên bản phần mềm Microsoft Teams Free cung cấp tất cả các tính năng và chức năng cơ bản mà người dùng mong đợi đối với một công cụ viễn thông. Cụ thể là tin nhắn trò chuyện và khả năng tìm kiếm không giới hạn, 10GB dung lượng lưu trữ dùng chung qua ứng dụng, đồng thời cho phép cộng tác trong thời gian thực bằng các ứng dụng Office, các cuộc họp Kênh, và khả năng chia sẻ màn hình. Bên cạnh đó, phiên bản miễn phí giới hạn người dùng lên tới 300 người và bộ nhớ tệp 2GB/người dùng.

Dưới đây là một vài đặc điểm cụ thể của phiên bản Microsoft Teams Free:

• Số lượng người tham gia: Hỗ trợ tối đa 100 người tham dự trong một cuộc họp.
• Thời gian họp: Hỗ trợ thời lượng tối đa 60 phút cho mỗi cuộc họp nhóm.
• Lưu trữ tệp: Cung cấp 2GB dung lượng lưu trữ riêng cho mỗi người dùng và 10GB dung lượng lưu trữ dữ liệu chung cho nhóm.
• Trò chuyện: Hỗ trợ mỗi cuộc trò chuyện nhóm lên đến 100 thành viên.
• Chia sẻ màn hình: Được cung cấp sẵn.
• Bảo mật: Cung cấp sẵn các tính năng bảo mật tiêu chuẩn, giúp hỗ trợ bảo mật an toàn cho dữ liệu cộng tác của người dùng.
• Phụ đề trực tiếp: Cung cấp tính năng tạo phụ đề trực tiếp cho các cuộc họp, có sẵn bằng tiếng Anh.

Về phiên bản Microsoft Teams trả phí

Các phiên bản trả phí của phần mềm Microsoft Teams thường được cung cấp sẵn cho người dùng sau khi đăng ký gói giải pháp Microsoft 365, bao gồm các tính năng của bản miễn phí cùng với các tính năng nâng cao khác nữa. Tùy thuộc vào từng phiên bản khác nhau mà người dùng có thể được cung cấp cùng với một loạt các tính năng độc quyền khác nhau như không giới hạn người tham dự cuộc họp, quyền truy cập vào SharePoint, OneDrive và các dịch vụ Office 365 khác,…

Dưới đây là một vài đặc điểm nổi bật của các phiên bản Microsoft Teams trả phí:

• Số lượng người tham gia: Hỗ trợ tối đa 300 người tham dự trong một cuộc họp trực tuyến.
• Thời gian họp: Hỗ trợ thời lượng tối đa 30 giờ cho mỗi cuộc họp nhóm.
• Lưu trữ tệp: Cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 1TB mỗi tổ chức cộng thêm 10GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng.
• Trò chuyện: Hỗ trợ trò chuyện nhóm lên đến với 300 thành viên.
• Chia sẻ màn hình: Tính năng chia sẻ màn hình trong cuộc họp được cung cấp sẵn.
• Bảo mật: Cung cấp nhiều tính năng bảo mật dữ liệu cao cấp, bao gồm mã hóa dữ liệu cùng nhiều công cụ đảm bảo sự tuân thủ nâng cao.
• Phụ đề trực tiếp: Cung cấp tính năng tạo phụ đề tự động trực tiếp trong các cuộc họp, với khả năng hỗ trợ hơn 40 ngôn ngữ cho phụ đề, bao gồm cả tiếng Việt.
• Ghi âm cuộc họp: Tính năng ghi âm cuộc họp được cung cấp sẵn cho tất cả người dùng.
• Tích hợp Office 365: Cung cấp đầy đủ khả năng tích hợp với các công cụ Microsoft 365, giúp tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng cộng tác.
• Hỗ trợ 24/7: Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp 24/7 từ Microsoft và các nhà cung cấp ủy quyền, giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn phù hợp giữa Microsoft Teams Free cùng các phiên bản trả phí khá, bạn cần phải xem xét đến những nhu cầu sử dụng của mình. Nếu bạn chỉ cần một nền tảng cơ bản để họp và trò chuyện trực tuyến, phiên bản miễn phí của phần mềm Microsoft Teams sẽ đáp ứng đủ cho bạn. Nhưng nếu bạn cần các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc họp, bảo mật tốt hơn cùng sự hỗ trợ nhiều người hơn nữa, thì các phiên bản có phí sẽ phù hợp hơn cho nhu cầu đó của bạn.

Để biết được đâu là phiên bản phần mềm Microsoft Teams phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình, hãy tiếp tục theo dõi những nội dung so sánh của chúng tôi ngay trong như nội dung tiếp theo của bài viết này nhé.

Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng Microsoft Teams?

Trong môi trường làm việc, việc trao đổi, tương tác hoặc tổ chức hội họp trong nội bộ doanh nghiệp hoặc với đối tác kinh doanh được diễn ra hàng ngày. Do đó, sự hỗ trợ của công cụ, cụ thể là nền tảng Microsoft Teams, là thực sự cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh làm việc online được ưa chuộng nhiều. 

Trước khi bắt đầu so sánh Microsoft Teams miễn phí và có phí, hãy cùng tìm hiểu về những lợi ích doanh nghiệp thu được khi áp dụng nền tảng tương tác trực tuyến này cho môi trường làm việc.

Hợp lý trong sắp xếp công việc và tiết kiệm thời gian

Lợi ích lớn nhất của nền tảng Microsoft Teams được thể hiện ngay từ tên gọi, “hub for teamwork” (trung tâm làm việc nhóm), tức là nơi tập hợp các cuộc trò chuyện, cuộc họp, gọi điện, ứng dụng Office 365 và công cụ của bên thứ ba. 

Thông qua việc kết hợp nhiều công cụ Microsoft 365 tại một không gian làm việc, các nhóm dễ dàng tận dụng để nâng cao năng suất làm việc nhóm dù không tập trung cùng một chỗ, giúp giảm bớt vấn đề di chuyển của các thành viên cũng như tiết kiệm thời gian tập trung một cách đáng kể. Ngoài ra, các ứng dụng như chia sẻ tệp trong Teams hay thiết lập Menu lịch sử dành cho máy tính giúp quá trình làm việc của nhân viên trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều.

Tăng hiệu quả cho các buổi hội thảo video trực tuyến

Một trong những lợi ích đáng kể của Microsoft Teams là cải thiện cuộc họp video. Khi hội nghị trực tuyến trở thành nền tảng cuộc sống trong thời kỳ đại dịch, Microsoft đã tiến hành một loạt cải tiến đối với Teams để giúp cuộc họp trở nên hiệu quả và trực quan hơn.

Bên cạnh đó, việc áp dụng nền tảng Microsoft Teams cho các buổi hội thảo còn nâng cao chất lượng của cuộc họp nhờ các tính năng nổi trội như tự động khử tiếng ồn, thông báo kết thúc cuộc gọi (thông báo khi cuộc gọi chuẩn bị kết thúc), và trình khởi chạy tham gia cuộc họp (nhắc tham gia cuộc họp trực tuyến).

Công tác liền mạch

Trước khi COVID-19 bùng nổ trên toàn thế giới khiến làm việc online trở thành xu hướng, và các ứng dụng họp trực tuyến lên ngôi, nhiều công ty và doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft Teams như một công cụ tin nhắn và cuộc họp. 

Theo Microsoft, chìa khóa để tận dụng khả năng cộng tác của ứng dụng Teams là “vượt ra ngoài các cuộc giao dịch và tập trung vào quy trình làm việc”. Và một số tính năng của Microsoft Teams giúp người dùng có thể tận dụng được khả năng cộng tác gồm gắn thẻ, chia sẻ lịch, phê duyệt trong Teams, tự động gửi offline.

Đảm bảo các thông tin được gửi tới mọi nhân viên

Hơn bao giờ hết, điều quan trọng đối với doanh nghiệp là phải cập nhật thông tin cho nhân viên trên cùng một trang – bất kể nhân viên làm việc tại đâu. Được xây dựng trên nền tảng Power, 2 ứng dụng của Microsoft Teams là Bulletins (Bảng tin) và Milestone (Cột mốc) đảm bảo giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên.

Bảng so sánh Microsoft Teams Free vs bản có phí cho doanh nghiệp

Dưới đây là bảng so sánh tổng quan về những điểm khác biệt giữa phiên bản Microsoft Teams Free so với các phiên bản có trả phí của phần mềm họp trực tuyến này:

Thông qua bảng so sánh tổng quan phía trên đây của chúng tôi, bạn đã có thể hiểu được phần nào về những điểm khác biệt giữa phiên bản phần mềm Microsoft Teams Free khi so với các phiên bản trả phí khác của phần mềm Microsoft Teams. Nếu cần biết thêm những điểm giống và khác biệt chi tiết hơn giữa các phiên bản này của phần mềm Microsoft Teams, bạn hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo trong bài viết này nhé.

So sánh Microsoft Teams Free với phiên bản có phí chi tiết

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa Microsoft Teams Free và Microsoft Teams Paid, hy vọng rằng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa các phiên bản của phần mềm Microsoft Teams:

Số lượng người tham dự cuộc họp

Phiên bản miễn phí cung cấp khả năng hỗ trợ người dùng cho phép tối đa 100 người tham gia vào trong mỗi một cuộc họp trực tuyến của mình. Trong khi đó, các phiên bản trả phí hỗ trợ số lượng người tham dự cho mỗi cuộc họp trực tuyến lên đến 300 người hoặc nhiều hơn tùy theo gói đăng ký.

Thời gian họp diễn ra

Với phiên bản Microsoft Teams Free, người dùng có thể tổ chức mỗi một cuộc họp trực tuyến với thời lượng có thể kéo dài lên đến tối đa 60 phút. Trong khi đó, các phiên bản có phí của phần mềm Microsoft Teams sẽ cho phép người dùng có thể tổ chức các cuộc họp với thời lượng kéo dài lên đến 30 giờ, điều này đặc biệt phù hợp cho việc tổ chức các cuộc họp dài hoặc hội thảo trực tuyến.

Dung lượng lưu trữ dữ liệu

Đối với phiên bản miễn phí của phần mềm Microsoft Teams, người dùng sẽ được cung cấp với 2GB dung lượng lưu trữ cá nhân và 10GB dung lượng lưu trữ dữ liệu chung cho nhóm của mình. Trong khi đó, các phiên bản có phí của phần mềm Microsoft Teams sẽ cung cấp đến 1TB dung lượng lưu trữ dữ liệu cho tổ chức, cộng thêm với 10GB dung lượng lưu trữ dữ liệu cho mỗi người dùng, giúp người dùng có thể quản lý dữ liệu và cộng tác hiệu quả hơn.

Những tính năng bảo mật và quản lý

Các tính năng bảo mật và quản lý trong phiên bản miễn phí của phần mềm Microsoft Teams thường có mức bảo mật tiêu chuẩn để đáp ứng cho nhu cầu bảo mật cơ bản của người dùng. Trong khi đó thì các phiên bản có phí của phần mềm Teams thường được cung cấp kèm theo với các công cụ bảo mật nâng cao, bao gồm tuân thủ dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập cùng với nhiều tính năng bảo mật, giúp bảo vệ an toàn cho những thông tin và dữ liệu doanh nghiệp.

Khả năng quản trị và hỗ trợ kỹ thuật

Khả năng quản trị và hỗ trợ kỹ thuật cũng là một trong những điểm khác biệt đáng chú ý giữa phiên bản Microsoft Teams Free với các phiên bản trả phí của phần mềm họp trực tuyến này. Trong khi người dùng phiên bản miễn phí thường không có không có quyền truy cập vào các công cụ quản trị nâng cao cũng như là sẽ không nhận được bất cứ sự hỗ trợ kỹ thuật 24/7 nào của Microsoft.

Thì đối với những người dùng phiên bản có phí của Microsoft Teams sẽ được cung cấp sự hỗ trợ kỹ thuật 24/7 từ Microsoft hoặc là các đối tác ủy quyền của nhà cung cấp này, cùng với các công cụ quản lý và phân tích dữ liệu, giúp nâng cao khả năng quản trị và tối ưu hóa hiệu suất làm việc một cách tốt hơn.

Các tính năng bổ sung

Trong khi phiên bản phần mềm Microsoft Teams Free thường cung cấp cho người dùng các tính năng cơ bản để giúp họ trò chuyện và họp trực tuyến ở mức tiêu chuẩn. Thì phiên bản có phí của phần mềm Microsoft Teams lại có khả năng cung cấp cho người dùng nhiều tính năng bổ sung nâng cao hơn. Tùy thuộc vào từng gói trả phí cụ thể, người dùng sẽ được hỗ trợ các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc họp, phụ đề trực tiếp bằng hơn 30 ngôn ngữ và tích hợp đầy đủ với Microsoft 365, giúp cải thiện khả năng cộng tác và làm việc nhóm.

Nhìn chung, cả hai phiên bản Microsoft miễn phí và trả phí đều cung cấp cho người dùng những tính năng cần thiết cho quá trình tổ chức hội họp cũng như thảo luận nhóm. Điều khiến phiên bản trả phí được khác biệt là số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ cùng một số tính năng bổ sung thuận lợi cho việc quản lý. Vì vậy, nếu bạn chỉ cần một nền tảng cơ bản để họp và trò chuyện trực tuyến, phiên bản miễn phí sẽ đáp ứng đủ nhu cầu của bạn.

Còn nếu bạn cần thêm nhiều tính năng nâng cao hơn như ghi âm cuộc họp, bảo mật nâng cao, hỗ trợ nhiều người tham dự và thời gian họp lâu hơn, thì bạn có thể lựa chọn 1 phiên bản trả phí phù hợp.

Để có thể sử dụng Microsoft Teams trả phí, bạn có thể đăng ký gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp được cung cấp bởi MSO – đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam – đã được cấp sẵn quyền truy cập phiên bản trả phí. Hiện tại, chúng tôi mang đến cho bạn đa dạng sự lựa chọn với nhiều gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh, quy mô làm việc cũng như mục đích sử dụng. Để có sự tư vấn nhiệt tình và nhanh chóng, bạn có thể liên hệ thông qua Hotline 024.9999.7777.

Tiếp tục theo dõi bài viết so sánh này để biết được lý do vì sao mà bạn nên nâng cấp từ phiên bản Microsoft Teams Free lên các phiên bản phần mềm Microsoft Teams trả phí.

Có nên sử dụng Microsoft Teams miễn phí không?

Hiện tại phần mềm Microsoft Teams được Microsoft cung cấp với rất nhiều gói khác nhau, bao gồm cả gói miễn phí, giúp người dùng có thể sử dụng phần mềm Microsoft Teams mà không cần trả phí. Vì thế, bạn có thể sử dụng phần mềm Microsoft Teams Free mà không cần chi trả bất cứ khoản phí nào. Phiên bản miễn phí của phần mềm Microsoft Teams cung cấp cho người dùng tất cả các tính năng cơ bản của Teams, bao gồm như trò chuyện nhóm, cuộc họp trực tuyến, chia sẻ tệp và một số tính năng cùng với các công cụ cộng tác khác.

Tuy nhiên, giống như bất cứ sản phẩm và dịch vụ nào, phiên bản miễn phí của phần mềm Microsoft Teams cũng có nhiều giới hạn về các tính năng so với các phiên bản trả phí của phần mềm này. Chẳng hạn như về thời gian họp chỉ tối đa 60 phút, số lượng người tham dự cuộc họp tối đa là 100 người và không có các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc họp.

Chính vì vậy, nếu bạn cần đến những tính năng nâng cao hơn, bao gồm bảo mật tốt hơn, hỗ trợ nhiều người tham dự trong mỗi cuộc họp hơn, ghi âm cuộc họp cùng các tính năng và công cụ hỗ trợ họp trực tuyến khác thì có thể cân nhắc đến các phiên bản có phí của phần mềm Teams. Để hiểu rõ hơn về phiên bản phần mềm Microsoft Teams Free cũng như là những phiên bản có phí khác của phần mềm này, bạn hãy tiếp tục theo dõi bài viết này nhé.

Nên nâng cấp lên phiên bản Microsoft Teams trả phí khi nào?

Bạn nên cân nhắc nâng cấp lên phiên bản Microsoft Teams trả phí khi có nhu cầu sử dụng được các tính năng nâng cao mà phiên bản miễn phí không đáp ứng được. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể mà bạn nên nâng cấp từ phiên bản Microsoft Teams Free lên các phiên bản phần mềm Teams trả phí để sử dụng:

• Số lượng người tham gia lớn hơn: Nếu bạn luôn cần tổ chức các cuộc họp trực tuyến với hơn 100 người tham dự, phiên bản miễn phí có thể sẽ không đáp ứng được yêu cầu này của bạn. Còn ngược lại các phiên bản có phí sẽ hỗ trợ tối đa 300 người hoặc hơn tùy gói, giúp đáp ứng nhu cầu tổ chức cuộc họp với nhiều người tham dự nhất.
• Thời gian họp dài hơn: Nếu bạn luôn cần tổ chức các cuộc họp trực tuyến với thời gian dài hơn 60 phút, bạn nên nâng cấp lên các phiên bản trả phí. Bởi phiên bản miễn phí thường giới hạn thời lượng 60 phút cho mỗi cuộc họp, trong khi đó phiên bản có phí cho phép bạn tổ chức cuộc họp với thời lượng lên đến 24 giờ.
• Dung lượng lưu trữ lớn hơn: Nếu bạn cần phải lưu trữ nhiều tệp với dung lượng cao, bạn cũng nên nâng cấp lên các phiên bản trả phí để sử dụng. Bởi vì phiên bản có phí sẽ cung cấp cho bạn dung lượng lên đến 1TB cho tổ chức của bạn cộng thêm 10GB cho mỗi người dùng, còn phiên bản miễn phí chỉ cung cấp 2GB cho mỗi người dùng và 10GB dung lượng dùng chung.
• Bảo mật nâng cao: Trong trường hợp nếu mà bạn cần phải sử dụng các tính năng bảo mật và tuân thủ dữ liệu nâng cao để bảo mật dữ liệu một cách tốt hơn, bạn cũng nên nâng cấp lên các phiên bản trả phí để sử dụng. Bởi vì phiên bản có phí cung cấp các công cụ bảo mật nâng cao.
• Cần sử dụng các tính năng nâng cao: Khi bạn cần phải sử dụng thêm các tính năng nâng cao, bạn cũng nên đăng ký một trong các gói Microsoft Teams trả phí để sử dụng. Bởi vì tùy thuộc vào từng phiên bản trả phí của phần mềm Microsoft Teams, bạn sẽ có thể tận hưởng được những tính năng cao cấp như hỗ trợ ghi âm và tạo phụ đề trực tiếp cho cuộc họp, từ đó giúp cải thiện khả năng cộng tác một cách hiệu quả hơn.
• Tích hợp với Microsoft 365: Nếu bạn đang sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint và cần phải tích hợp giữa những ứng dụng hãy dịch vụ đó, bạn cũng nên nâng cấp lên các phiên bản có phí thay vì sử dụng phiên bản phần mềm Microsoft Teams Free. Bởi các gói trả phí của phần mềm Teams sẽ cho phép bạn tích hợp đầy đủ với bộ công cụ Microsoft 365.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Bạn cũng nên đăng ký sử dụng các phiên bản phần mềm Microsoft Teams trả phí khi muốn nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên. Bởi các gói dịch vụ trả phí thường được Microsoft cung cấp kèm theo những dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, 24/7.

Nhìn chung, nếu bạn đang gặp nhiều hạn chế với phiên bản miễn phí và cần sử dụng các tính năng nâng cao để hỗ trợ cho việc cộng tác và họp trực tuyến của tổ chức doanh nghiệp mình, thì việc nâng cấp từ Microsoft Teams Free lên phiên bản có phí sẽ là sự lựa chọn hợp lý nhất. 

Một số câu hỏi liên quan đến Microsoft Teams

Sau khi nâng cấp, có thể quay về Microsoft Teams Free không?

Không. Sau khi nâng cấp tài khoản Microsoft Teams Free sang các phiên bản Teams trả phí để sử dụng, người dùng sẽ không thể quay lại về phiên bản Microsoft Teams miễn phí để sử dụng với cùng một tài khoản Microsoft được. Do đó, nếu muốn sử dụng phiên bản Microsoft Teams Free, người dùng cần phải tạo tài khoản mới để có thể sử dụng phiên bản miễn phí của phần mềm họp trực tuyến này.

Có thể nâng cấp cho một số người và duy trì những người khác ở phiên bản miễn phí không?

Không. Đối với các gói dịch vụ dành cho tổ chức và doanh nghiệp, tất cả người dùng trong tổ chức bạn phải được nâng cấp cùng nhau để có quyền truy cập vào các tính năng đầy đủ của phần mềm Teams mà không thể nâng cấp cho người cụ thể và miễn phí cho những người dùng khác.

Lời kết

Việc so sánh Microsoft Teams miễn phí và có phí chỉ mang tính chất cung cấp cho bạn cái nhìn khách quan hơn về 2 phiên bản của Microsoft Teams, từ đó có thể dễ dàng đưa ra lựa chọn giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp cũng như mục đích sử dụng. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến Microsoft Teams cũng như các gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với MSO thông qua Hotline hoặc những thông tin liên hệ dưới đây để nhận được tư vấn nhiệt tình và sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777