Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Mailbox 365 là gì?
Trước khi tìm hiểu về Mailbox 365 login như thế nào? Người dùng cần hiểu đúng về khái niệm cơ bản.
Mailbox 365 được biết đến là hộp thư dùng chung của Microsoft 365 cho phép nhiều người dùng sử dụng cùng lúc với các quyền cụ thể như xem, gửi, nhận, chuyển tiếp hay tạo một email mới. Email này sẽ có duy nhất một địa chỉ hiển thị, không phải là một địa chỉ cá nhân mà sẽ có dạng là Kinhdoanh@hvn.vn.
Tại đây, người dùng có thể cùng lúc tạo rất nhiều bộ nhớ dùng chung tùy theo yêu cầu sử dụng, điển hình như các phòng ban hay nhóm làm việc. Đặc biệt, hộp thư dùng chung của Microsoft 365 không có thông tin đăng nhập riêng. Người dùng muốn truy cập vào hộp thư này phải được quản trị viên mời vào bằng tài khoản email cá nhân.
Các thông tin cơ bản về hộp thư dùng chung Mailbox 365
Dưới đây là những thông tin cơ bản mà người dùng nhất định phải biết trước khi tiến hành Mailbox 365 login.
- Giấy phép truy cập: Hộp thư có sẵn 50GB dung lượng lưu trữ mà không cần có sự chỉ định về giấy phép, để có thể mở rộng dung lượng hộp thư người dùng có thể thực hiện bằng cách gán giấy phép.
- Quyền hạn người dùng: Để sử dụng, người dùng cần được quản trị viên cấp quyền truy cập và chỉ có những thành viên trong cùng một tổ chức mới có thể truy cập hộp thư này.
- Đối tượng người dùng bên ngoài: Hộp thư dùng chung của Microsoft 365 không cho phép người ngoài có thể tham gia. Chính vì vậy, nếu muốn chia sẻ với người dùng bên ngoài doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng qua Outlook.
- Kết hợp sử dụng cùng Outlook: Có thể sử dụng kết hợp trên Outlook thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng trên nền tảng iOS hoặc Android.
- Mã hóa email: Vì hộp thư dùng chung không có nền tảng bảo mật riêng biệt chính vì vậy mà người dùng không thể mã hóa email.
- Chuyển đổi hộp thư dễ dàng: Người dùng có thể chuyển đổi hộp thư cá nhân thành hộp thư dùng chung dễ dàng chỉ với một vài các thao tác cơ bản.
- Vai trò của quản trị viên: Người quản trị viên Exchange hoặc toàn cầu mới có thể tạo được hộp thư dùng chung sử dụng.
- Yêu cầu để có thể đăng ký: Để tạo được hộp thư dùng chung, người dùng cần đăng ký gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp trong đó bao gồm cả dịch vụ mail Exchange Online, Microsoft 365 Apps doanh nghiệp và Microsoft 365 Business Standard không có email.
- Khi có quá nhiều người truy cập: Khi hộp thư dùng chung có sự xuất hiện của quá nhiều người dùng số lượng được Microsoft 365 khuyến nghị là dưới 25 thành viên rất có thể sẽ gặp sự cố như kết nối không liền mạch hoặc xuất hiện nhiều thư trùng lặp.
- Cách xóa bỏ tin nhắn: Người dùng có thể tự do xóa bỏ tin nhắn không mong muốn, đây cũng chính là lý do mà quản trị viên không thể kiểm soát cũng như ngăn chặn các thành viên loại bỏ tin nhắn trong hộp thư dùng chung.
Với những thông tin cơ bản phía trên, người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp đã phần nào hình dung được cách thức sử dụng cũng như hoạt động cơ bản của Mailbox 365. Tiếp đến hãy cùng tìm hiểu về cách sử dụng quyền khi làm việc với bộ nhớ dùng chung.
Các quyền truy cập sử dụng trên Mailbox 365
Hộp thư dùng chung Mailbox 365 có 03 quyền sử dụng, dưới đây là những thông tin cơ bản mà người dùng nhất định phải biết.
Toàn quyền truy cập
Với mức quyền truy cập này, người dùng hay còn gọi là chủ sở hữu sẽ có tất cả các quyền quan trọng. Điển hình như quyền tạo các mục trong lịch, xem, đọc, xóa, thay đổi tác vụ với danh bạ… Một điểm cần lưu ý khi cấp toàn quyền truy cập chính là chủ sở hữu sẽ không được cấp quyền gửi email từ hộp thư dùng chung trừ khi được cấp thêm quyền gửi theo yêu cầu hoặc quyền gửi thay thế.
Quyền gửi thay thế
Với quyền truy cập và sử dụng Mailbox 365 này, người dùng có thể thay thế hộp thư chung khi gửi thư. Điều này có thể được hiểu đơn giản là người dùng truy cập vào hộp thư dùng chung của một bộ phận ví dụ như kinh doanh hay Marketing và gửi email đi, đồng nghĩa với việc chính bộ phận này đã gửi email từ hộp thư chung đi.
Quyền gửi theo yêu cầu
Khác với hai quyền truy cập trên, quyền truy cập theo yêu cầu cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư được chia sẻ.
Tùy thuộc vào từng quyền truy cập riêng biệt mà người dùng có thể thao tác và thay đổi khác nhau với hộp thư dùng chung Mailbox 365.
Tại sao nên sử dụng Mailbox 365?
Dưới đây là 03 lý do cơ bản khiến các doanh nghiệp không thể bỏ qua hộp thư này của Microsoft 365.
Giám sát email từ một tài khoản chung
Ưu điểm nổi bật đầu tiên của hộp thư dùng chung Mailbox 365 chính là khả năng truy cập từ nhiều thành viên khác nhau trong nhóm. Qua đó, các thành viên có thể cùng làm việc và theo dõi từ một tài khoản email duy nhất mà không cần thao tác chuyển tiếp tránh mất thời gian. Trong trường hợp, một trong các thành viên của nhóm không thể tham gia sử dụng hộp thư chung này thì tất cả các thành viên khác có thể thay mặt tiếp quản với các thao tác cơ bản.
Xử lý nhanh gọn các câu hỏi
Trong trường hợp nhân sự trong tổ chức hoặc khách hàng có gửi đến những câu hỏi liên quan đến vấn đề chuyên môn. Khi toàn bộ nhân sự trong tổ chức đều nhận được câu hỏi này thì tốc độ trả lời sẽ ngày càng nhanh chóng và đạt được mức độ chính xác cao hơn. Đây được xem là một trong những cách thức chăm sóc khách hàng tối ưu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.
Chia sẻ thông tin dễ dàng từ lịch Outlook
Với hộp thư dùng chung này, toàn bộ lịch hẹn với khách hàng hoặc đối tác đều được quản lý trên lịch Outlook. Tất cả các thành viên tham gia hộp thư chung đều nắm bắt được lịch hẹn của các thành viên khác với khách hàng và dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện.
Hướng dẫn Mailbox 365 login đơn giản nhất
Để truy cập được hộp thư dùng chung Mailbox 365 login, người dùng cần phải có tài khoản quản trị viên toàn cầu, hoặc tài khoản quản trị viên Exchange. Trong trường hợp bạn nhận được thông báo từ hệ thống “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này” đồng nghĩa với việc tài khoản của bạn không phải là quản trị viên và sẽ không thể tạo tập được hộp thư chung.
Trong trường hợp tài khoản của bạn đủ yêu cầu thì có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Tại trung tâm quản trị, truy cập vào mục Teams & Groups sau đó chọn Shared mailboxes
Bước 2: Tại giao điện của Shared mailboxes click chọn Add a shared mailbox. Tại đây, người dùng chỉ cần nhập tên cho hộp thư dùng chung và chọn địa chỉ email >> sau đó chọn Add.
Bước 3: Thêm thành viên tham gia hộp thư Mailbox 365 bằng cách click chọn +Add members >> tiếp đến chọn Save.
Bước 4: Chọn Close để hoàn tất login.
Trên đây là những thông tin cơ bản để người dùng có thể trả lời được câu hỏi Mailbox 365 login như thế nào? Nếu còn bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline của MSO 024.9999.7777 để được hỗ trợ.
