Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Dịch vụ thư điện tử là gì?
Dịch vụ thư điện tử hay còn có tên gọi khác là dịch vụ email công ty, email doanh nghiệp được ứng dụng tại các tổ chức để hỗ trợ gửi và nhận thư nhanh chóng. Đây chính là phương án hoàn hảo nhất để thay thế hình thức gửi thư thông thường vừa mất thời gian lại tốn kém nhiều chi phí.
Khi sử dụng dịch vụ thư điện tử, người dùng sẽ được cung cấp tài khoản với địa chỉ tên miền tùy chỉnh, dung lượng lưu trữ khổng lồ và rất nhiều các tính năng làm việc chuyên nghiệp khác. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại dịch vụ thư điện tử khác nhau mà người dùng có thể vận dụng để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lý do đặc biệt mà doanh nghiệp nhất định không thể bỏ qua nền tảng này.
Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ thư điện tử?
Không chỉ doanh nghiệp Việt Nam mà các đơn vị hoặc tổ chức ở nước ngoài cũng coi thư điện tử là một công cụ làm việc tất yếu. Bởi đâu mà dịch vụ này lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đến vậy? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về lý do thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới đây.
Gửi và nhận email nhanh chóng
Nếu hình thức gửi thư thông thường sẽ mất khoảng 3 – 5 ngày hoặc nhanh nhất là 1 – 2 ngày với sự hỗ trợ của dịch vụ chuyển phát nhanh thì với dịch vụ thư điện tử email sẽ được gửi ngay lập tức khi người dùng click vào nút Gửi. Hơn nữa, với những email nhận được người dùng cũng có thể trả lời bất cứ lúc nào với nội dung kết hợp cùng tệp đính kèm. Khi sử dụng phần mềm này, hiệu quả làm việc của doanh nghiệp được gia tăng lên rất nhiều lần và tiết kiệm thời gian để thực hiện các công việc quan trọng hơn.
Tiết kiệm chi phí
Các dịch vụ thư điện tử hiện nay có chi phí đăng ký tương đối phù hợp với nhiều đối tượng người dùng khác nhau. Khi đó, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một khoản chi phí nhỏ là có thể sử dụng dịch vụ này dài hạn theo tháng hoặc theo năm. Đặc biệt hơn cả, doanh nghiệp sẽ không mất thêm các khoản phí liên quan đến việc đầu tư cơ sở hạ tầng, con người và phần mềm phát triển dịch vụ.
Đồng nhất nền tảng làm việc
Tất cả các nhân sự từ mọi phòng ban trong doanh nghiệp đều sử dụng chung một dịch vụ thư điện tử sẽ giúp cho quá trình làm việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Toàn bộ quy trình thực hiện đều được thiết lập trước đó, nhân sự trong doanh nghiệp chỉ cần áp dụng và tuân thủ để hoàn thành tốt nhất công việc được giao. Dịch vụ này được xem như một sợi dây liên kết giữa các thành viên trong cùng một tổ chức để hỗ trợ hoạt động làm việc nhóm hiệu quả.
Bảo mật an toàn
Dịch vụ thư điện tử chính là nền tảng hỗ trợ người dùng làm việc nội bộ, giao tiếp trực tiếp với khách hàng và đối tác. Do đó, các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp đa phần đều được lưu trữ trên nền tảng này. Thay vì phải in ấn với một đống tài liệu giấy vừa tốn kém chi phí lại mất nhiều thời gian để sắp xếp và quản lý doanh nghiệp có thể lưu trữ an toàn ngay trên nền tảng đám mây với sự kết hợp hoàn hảo cùng OneDrive của Microsoft 365.
Xây dựng thương hiệu
Khi toàn bộ các nhân sự trong doanh nghiệp từ cá nhân, phòng ban cho đến đội nhóm đều sử dụng một dịch vụ thư điện tử sẽ là bước khởi đầu để khách hàng và đối tác đánh giá cao về mức độ chuyên nghiệp. Ngoài ra, khi sử dụng công cụ này để giao tiếp với khách hàng bên ngoài doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận diện được thương hiệu và dịch vụ và đơn vị này đang cung cấp.
Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu được vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thư điện tử. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về các tiêu chí quan trọng mà người dùng có thể tham khảo để lựa chọn được dịch vụ thư điện tử tốt nhất.
Tiêu chí để lựa chọn dịch vụ thư điện tử tốt nhất
Dựa trên những số liệu thống kê thực tế từ chính người dùng, các dịch vụ thư điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bên dưới sẽ được sếp vào danh sách những cái tên dịch vụ email tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay.
Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên mà người dùng cần lưu ý chính là khả năng sử dụng và giao diện của phần mềm. Nếu một dịch vụ thư điện tử có giao diện rắc rối sẽ khiến cho người dùng mất rất nhiều thời gian vào việc tìm hiểu và học cách sử dụng. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các nền tảng tối ưu nhất về giao diện để sử dụng dễ dàng ngay cả với người dùng mới.
Dịch vụ được cung cấp bởi thương hiệu có tiếng
Hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ thư điện tử nổi tiếng trên thị trường có thể kể đến như Microsoft với email Outlook, Google với Gmail hay Zoho với Zoho Mail. Đây chính là những cái tên quen thuộc nhất mà người dùng có thể dễ dàng bắt gặp khi nhắc đến dịch vụ email dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà người dùng có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp.
Tích hợp nhiều tính năng
Tiêu chí quan trọng tiếp theo mà người dùng không nên bỏ qua chính là các tính năng có trong dịch vụ thư điện tử. Phương án tốt nhất và tối ưu nhất vẫn chính là dịch vụ sở hữu đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp cần. Một vài các tính năng mà người dùng có thể tham khảo khi lựa chọn dịch vụ thư điện tử như: Lên lịch gửi thư, thu hồi nhanh chóng, quản lý danh bạ, quản lý thư điện tử, sắp xếp công việc, tổ chức cuộc họp, kết nối cùng đa dạng ứng dụng khác.
Chi phí hợp lý, gia tăng năng suất
Yếu tố cuối cùng mà người dùng cần lưu ý trước khi lựa chọn dịch vụ thư điện tử phù hợp chính là chi phí đăng ký và hiệu suất làm việc. Dựa vào tình hình tài chính của doanh nghiệp có thể đưa ra sự lựa chọn phù hợp về các gói đăng ký khác nhau.
Microsoft Outlook - Dịch vụ thư điện tử dành cho doanh nghiệp
Một trong những dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo chính là Microsoft 365 Outlook. Hiện tại, phần mềm này đang được nhiều người dùng sử dụng nhất hiện nay với những ưu điểm nổi bật như:
- Sử dụng email với địa chỉ tên miền tùy chỉnh, mỗi thành viên sẽ được cấp một tài khoản để làm việc ở mọi lúc, mọi nơi.
- 50GB dung lượng lưu trữ bao gồm cả thư đến, thư đi và thư nháp và email spam.
- Hỗ trợ lên lịch gửi thư nhanh chóng tiết kiệm thời gian cho người dùng đồng thời thu hồi email bị lỗi chỉ với vài bước thao tác cơ bản.
- Thêm danh bạ liên hệ để hỗ trợ cho quá trình trao đổi nhanh chóng.
- Quản lý công việc cá nhân, đội nhóm, phòng ban một cách rõ ràng để hạn chế tình trạng trùng lặp thời gian.
- Tổ chức cuộc họp trực tuyến, kết nối với hơn 300 thành viên tham dự ở nhiều vị trí khác nhau.
- Tích hợp sử dụng cùng nhiều phần mềm khác nhau như Office, Teams, OneDrive, SharePoint, Yammer, Planner…
Để đăng ký dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp của Microsoft 365 người dùng chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Đặc biệt, khi đăng ký tại MSO – Đối tác cao cấp của Microsoft tại thị trường Việt Nam, người dùng sẽ có lựa chọn dùng thử sản phẩm 1 tháng hoặc mua bản quyền ngay tùy nhu cầu.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể tìm ra được đáp án cho câu hỏi dịch vụ thư điện tử là gì? Cách để chọn lựa dịch vụ email phù hợp nhất cho doanh nghiệp hiện nay. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến Hotline: 024.9999.7777.
