Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Hướng dẫn 02 cách tạo chữ ký email Outlook dễ dàng nhất
Nếu người dùng đang tìm cách tạo chữ ký email trên Outlook thì chắc chắn không nên bỏ qua 02 gợi ý được chúng tôi hướng dẫn bên dưới. Lưu ý, người dùng có thể thực hiện ngay trên cả nền tảng App hoặc phiên bản trực tuyến của Outlook qua web online.
Cách 1 – Tạo chữ ký email trên Outlook App
Trước tiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp ngay trên chính App Outlook đã được cài đặt về thiết bị máy tính. Các bước bên dưới được chúng tôi thực hiện với phiên bản Outlook mới nhất và được thực hành trên thiết bị sử dụng hệ điều hành Windows:
– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị của người dùng và tiến hành đăng nhập tài khoản Microsoft 365 bản quyền.
– Bước 2: Tại giao diện đăng nhập Outlook thành công, người dùng chỉ cần click chọn vào nút Home > tiếp đến là New Email/Tạo thư mới.
– Bước 3: Ngay sau đó, màn hình sẽ hiển thị một hộp thư mới tương tự như lúc người dùng soạn thảo thư mới để gửi đi. Khi đó, người dùng click chọn vào mục Insert > tiếp đến chọn Signature > chọn Signature thêm một lần nữa.
– Bước 4: Lúc này, một hộp công cụ mới sẽ hiển thị tại tab Email Signature người dùng click chọn vào New để tiến hành đặt tên cho chữ ký mới. Sau khi thực hiện xong chỉ cần click chọn vào OK để lưu lại.
– Bước 5: Hệ thống sẽ chuyển người dùng sang một giao diện mới, tại đây người dùng sẽ tiến hành nhập đầy đủ các thông tin cơ bản để tạo chữ ký email bao gồm: Họ và tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, email, địa chỉ công ty và các nền tảng mạng xã hội mà người dùng sử dụng. Lưu ý, người dùng hoàn toàn có thể thay đổi màu sắc của chữ, chèn thêm hình ảnh hoặc thay đổi font chữ tùy chỉnh.
– Bước 6: Sau khi đã thực hiện xong, người dùng chỉ cần click chọn vào:
- New messages: Nếu muốn chữ ký được áp dụng tự động cho toàn bộ những thư mới.
- Replies/Forward: Nếu muốn chữ ký được áp dụng cho thư trả lời hoặc chuyển tiếp.
– Bước 7: Sau khi chọn xong, người dùng chỉ cần click chọn OK để hệ thống tiến hành lưu lại.
Như vậy, với 07 bước thực hiện như trên người dùng đã thành công tạo chữ ký email Outlook ngay trên chính nền tảng App được cài đặt trên thiết bị máy tính. Giờ đây, toàn bộ những email mà người dùng soạn thảo để gửi đi sẽ được đính kèm thêm chữ ký để người nhận có thể dễ dàng nhận diện đối tượng gửi mail và đơn vị hoạt động. Ngoài cách thức triển khai này, người dùng cũng có thể hoàn toàn tạo chữ ký email trên chính công cụ Outlook web thông qua nội dung hướng dẫn bên dưới.
Cách 2 – Tạo chữ ký email trên Outlook online
Việc tạo chữ ký email trong Outlook trên nền tảng online cũng sẽ được thực hiện rất đơn giản chỉ với một vài các bước thực hiện cơ bản. Do đó, người dùng hoàn toàn có thể chủ động thao tác bất cứ khi nào:
– Bước 1: Truy cập địa chỉ quen thuộc tại Outlook.com trên trình duyệt tìm kiếm của thiết bị sau đó người dùng cần phải tiến hành đăng nhập thông tin tài khoản Microsoft 365 với email và mật khẩu đã được cấp trước đó.
– Bước 2: Ở thanh công cụ trên cùng bên phải màn hình, người dùng sẽ tiến hành click chọn vào mục Cài đặt.
– Bước 3: Sau đó, người dùng sẽ được chuyển sang một giao diện mới chỉ cần click chọn Thư > tiếp đến là Thảo và trả lời.
– Bước 4: Để tạo chữ ký email mới người dùng chỉ cần click chọn vào mục Chữ ký mới. Tại đây, người dùng sẽ nhập tên chữ ký mong muốn sau đó nhập toàn bộ thông tin muốn xuất hiện trong chữ ký vào ô trống lớn. Khi đó, người dùng cũng có thể chủ động thêm hình ảnh, thay đổi màu sắc chữ hoặc font dễ dàng.
– Bước 5: Sau khi điền xong thông tin chữ ký, người dùng có thể tích chọn thêm Bao gồm liên kết đến bookings của tôi trong chữ ký của tôi. Tiếp đến tại mục Chọn chữ ký mặc định hãy lựa chọn chữ ký có áp dụng cho thư mới hay thư trả lời hoặc chuyển tiếp hay không.
– Bước 6: Sau khi thực hiện xong, người dùng click chọn vào Lưu để hệ thống lưu lại toàn bộ những thay đổi và thiết lập tạo chữ ký email thành công.
Chỉ vối 06 bước thực hiện được chúng tôi hướng dẫn như trên, người dùng cũng đã thành công tạo chữ ký email trên Outlook online dễ dàng. Trong quá trình tạo chữ ký trên email, người dùng cần nắm rõ một vài những lưu ý được chúng tôi chia sẻ trong nội dung tiếp theo.
06+ lưu ý khi tạo chữ ký email Outlook
Sau khi đã tìm hiểu về cách tạo chữ ký email trong Outlook, người dùng cần nắm rõ thêm một vài những lưu ý hay còn gọi là quy tắc quan trọng khi tạo chữ ký cho phần mềm email như sau:
- Chữ ký email được tạo nên hướng đến sự tối giản và hạn chế tối đa sự cầu kỳ.
- Ngoài những thông tin cơ bản, người dùng đừng bỏ qua các tài khoản mạng xã hội của người gửi hoặc doanh nghiệp để quảng bá thương hiệu miễn phí.
- Nên lựa chọn một tấm hình đại diện đẹp mắt, gọn gàng và đảm bảo sự chỉn chu nhất có thể.
- Lựa chọn màu sắc sử dụng trong chữ ký đảm bảo mức độ hài hòa nhất có thể. Thông thường, người dùng sẽ sử dụng màu sắc thương hiệu là chủ yếu.
- Màu đen – trắng là sự lựa chọn an toàn nhất cho người dùng nếu không biết kết hợp màu sắc nào trong quá trình tạo chữ ký email.
- Toàn bộ nhân sự trong cùng một doanh nghiệp, tổ chức phải đồng nhất một mẫu chữ ký để thể hiện rõ nét nhất về sự chuyên nghiệp.
Người dùng cần bỏ túi ngay những lưu ý quan trọng được chúng tôi chia sẻ trên đây để tạo chữ ký email chuyên nghiệp ngay trên công cụ Outlook quen thuộc. Ngoài ra, lưu ý này cũng có thể được áp dụng đối với các dịch vụ email khác nếu người dùng mong muốn.
Lời kết
Trên đây là nội dung được MSO gợi ý để người dùng có thể tự thao tác tạo chữ ký email sao cho phù hợp nhất với cá nhân và doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm Microsoft Outlook. Nếu trong quá trình triển khai, người dùng gặp bất cứ trở ngại nào thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay đến chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777.
