Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Hiểu được tâm lý người dùng, sự xuất hiện của Dictation như một giải pháp tuyệt vời để bạn hiện thực hóa ý tưởng chuyển giọng nói thành văn bản mà không cần dùng bàn phím. Hiện tại, tính năng này khả dụng trong Word, PowerPoint và Outlook dành cho người đăng ký Microsoft 365. Hãy cùng đi sâu vào tim hiểu Dictation là gì và cách sử dụng tính năng trong Microsoft Word.
Dictation là gì?
Dictation là một phần của bộ tính năng trợ năng được tích hợp trong nhiều hệ điều hành và ứng dụng, bao gồm phụ đề, môn audio, trình đọc màn hình, văn bản thay thế. Đối với người dùng Microsoft Office, tính năng này được sử dụng khá nhiều như một biện pháp thay thế để ngón tay được nghỉ ngơi sau hàng giờ gõ văn bản trên bàn phím hoặc khi phải sử dụng bằng điện thoại di động và không tiện cho việc tập trung cao độ để gõ phím.
Hiện tại, Dictation được sử dụng trong Microsoft Office có hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ trên thế giới, trong đó gồm tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp, tiếng Đức, Tiếng Ý, Tiếng Tây Ban Nha,…Theo mặc định, tính năng này sẽ được cài đặt thành ngôn ngữ tài liệu Microsoft Office của bạn.
Như vậy, bạn đã được giới thiệu và hiểu được Dictation là gì rồi, và hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết thêm một số câu lệnh đặc biệt hữu ích trong Dictation để giúp bạn có thể làm việc và sử dụng Dictation một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất nhé.
Một số câu lệnh hữu ích trong Dictation là gì?
Dictation được Microsoft cung cấp với rất nhiều tính năng hữu ích để giúp người dùng tối ưu hóa được việc nhập dữ liệu. Để việc sử dụng được suôn sẻ và nhanh chóng hơn, hãy cùng tham khảo một số lệnh được sử dụng trong quá trình chuyển giọng nói thành văn bản trong Word:
- Thêm dấu câu: Để nhập các dấu câu một cách nhanh chóng hơn, bạn hãy nói tên của dấu câu đó, chẳng hạn như “comma” (dấu phẩy), “period” (dấu chấm), “left bracket” (dấu ngoặc trái), “right bracket” (dấu ngoặc phải) hoặc “colon” (dấu hai chấm).
- Thêm ký hiệu hoặc ký tự: Bạn cũng chỉ cần nói những gì bạn muốn thêm, như các ký tự. Bạn chỉ cần nói “minus sign” để nhập dấu trừ hay nói “dollar sign” để nhập ký hiệu phần trăm.
- Xóa: Để xóa mục được nói cuối cùng hoặc một mục trước con trỏ, bạn chỉ cần nói “delete” (xóa), hoặc cũng có thể sử dụng công thức “delete last [number] words or sentences” để xóa một số từ nhất định ở cuối câu.
- Định dạng văn bản: Có thể sử dụng định dạng in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang và phông chữ, bạn cũng chỉ cần nói ra, đơn giản như với câu “the water is cold and blue”, bạn nói “underline the last word” thì từ “blue” sẽ được gạch chân.
- Tạo danh sách: Nếu bạn muốn có dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số, bạn chỉ cần tạo một list với câu nói “start bullet list” (bắt đầu danh sách gạch đầu dòng). Sau khi xong được một mục danh sách, hãy nói “next line” (dòng tiếp theo) để thêm mục khác, cho đến khi hoàn thành thì sử dụng “exit list” (thoát danh sách).
Nhìn chung, để nhập dữ liệu cho tài liệu của mình thông qua Dictation của Microsoft, bạn chỉ cần tương tác và giao tiếp với nó bằng tiếng Anh, công cụ này sẽ giúp bạn có thể nhập liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn mà không cần phải gõ phím. Để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất và tối ưu nhất khi sử dụng Microsoft Dictation, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung hướng dẫn sử dụng Dictate trong Word trong bài viết này để nhập văn bản vào tài liệu nhé.
Cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Word bằng Dictation
Khi đã hiểu được định nghĩa được Dictation là gì thì “nhen nhóm” trong bạn sẽ là ý tưởng áp dụng ngay việc sử dụng công cụ này cho công việc của mình để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc phải gõ bàn phím hàng giờ.
Tuy nhiên, để sử dụng, trước hết bạn cần đăng ký Microsoft 365 bản quyền, bởi vì tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trong Dictation của Microsoft chỉ có sẵn cho những khách hàng trả phí. Để nhận được một tài khoản bản quyền để sử dụng Dictation, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn đăng ký tài khoản để sử dụng Dictation nhanh chóng nhất đó nhé.
Khi đã chắc chắn có tài khoản Microsoft 365 hợp lệ và kết nối Internet ổn định, bạn hãy theo dõi và thực hiện ngay những thao tác trong hướng dẫn của chúng tôi ngay dưới đây để có thể tiến hành sử dụng Microsoft Dictation in Word hiệu quả nhất nhé:
Bật tính năng Microphone trên thiết bị
Đầu tiên, trước khi bắt đầu sử dụng công cụ này của Microsoft, bạn cần phải đảm bảo rằng Micro (mikro) trên thiết bị của mình đã được bật và đang hoạt động bình thường. Để bật Micro trên thiết bị của mình, bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây:
– Bước 1: Bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng cửa sổ Windows trên thanh Taskbar của thiết bị máy tính của mình để mở hộp thoại Start trên thiết bị đó.
– Bước 2: Trong cửa sổ Start vừa được hiển thị >> bạn hãy nhấn chọn tùy chọn Settings.
– Bước 3: Khi cửa sổ Settings xuất hiện >> bạn hãy nhấn chọn vào mục Time & Language (Thời gian & Ngôn ngữ).
– Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn mục Speech >> rồi điều hướng đến phần Microphone >> sau đó hãy nhấn chọn vào nút Get Started để bắt đầu mở Microphone cho thiết bị máy tính của mình.
Sử dụng tính năng Dictation
Sau khi đã mở Microphone cho thiết bị của mình, bạn có thể bắt đầu sử dụng tính năng Dictation của Microsoft trên thiết bị của mình. Và để sử dụng tính năng Dictation trên Microsoft 365, bạn hãy tham khảo hướng dẫn cách nhập văn bản bằng giọng nói Word bằng Dictation từ chúng tôi ngay sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở phần mềm Microsoft Word trên máy tính của mình.
– Bước 2: Tại thẻ Home trên thanh công cụ >> bạn điều hướng đến nhóm Voice >> rồi hãy nhấn chọn vào mục Dictation có biểu tượng Micro màu xanh.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào biểu tượng hình răng cưa để mở hộp thoại Cài đặt.
– Bước 4: Trong hộp thoại Dictation Settings >> bạn hãy nhấn chọn mục Spoken language để thiết lập ngôn ngữ mà bạn muốn sử dụng để nói >> rồi sau đó bạn hãy nhấn nút Save để lưu lại cài đặt thiết lập này.
Microsoft Dictate hiện tại đang hỗ trợ một số ngôn ngữ sẵn có, bao gồm cả tiếng Việt và bạn cũng có thể tải thêm ngôn ngữ mà mình muốn nếu có nhu cầu.
– Bước 5: Sau khi đã thiết lập ngôn ngữ thành công, bạn hãy tiếp tục nhấn vào biểu tượng Micro có màu trắng >> đợi cho đến khi biểu tượng Micro chuyển sang màu xanh >> sau đó bạn hãy ghi âm giọng nói của mình bằng ngôn ngữ đã thiết lập để nhập dữ liệu vào tài liệu.
*Lưu ý: Điều này được thực hiện tương tự như với cách ghi âm trên thiết bị điện thoại. Bạn hãy nói rõ ràng và chậm rãi như bình thường để đảm bảo giọng nói được chuẩn xác.
– Bước 6: Song song với lúc bạn nói, tính năng Dictation sẽ hoạt động và tự động nhận diện giọng nói và xuất dữ liệu theo những dữ liệu mà bạn đã nói để nhập vào tài liệu, bao gồm cả dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy, dấu ba chấm,…
*Chú ý: Dictation sẽ xuất dữ liệu theo đúng những gì bạn nói, vì thế nếu dữ liệu được xuất ra không đúng có nghĩa là bạn đã nói sai. Hãy di chuyển đến và chỉnh sửa cụm từ đã sai như đúng cách xóa và chỉnh sửa bình thường trong Word.
Như vậy với những thao tác được chúng tôi cung cấp trong hướng dẫn cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Word bằng Dictation phía trên đây, bạn có thể dễ dàng ứng dụng Dictation để nhập liệu trong tài liệu Microsoft Word của mình một cách dễ dàng rồi đó. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo và thực hiện tương tự như các thao tác trong cách nhập văn bản bằng giọng nói Word được chúng tôi hướng dẫn phía trên đây để có thể sử dụng Dictation trên các ứng dụng khác của bộ công cụ Microsoft 365 như Excel, PowerPoint nhé.
Hãy tiếp tục theo dõi phần nội dung tiếp theo của bài viết này của chúng tôi để biết thêm các tips để giúp bạn sử dụng tính năng Dictation của Microsoft một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn nữa nhé.
Các tip sử dụng Dictation hiệu quả
Mang lại cho người dùng khá nhiều tiện lợi như đã được giới thiệu khi định nghĩa Dictation là gì, nhưng để có thể sử dụng một cách hiệu quả cho học tập và công việc, người dùng cần lưu ý một số yếu tố để Microsoft Word có thể trả về văn bản cuối cùng đúng như mong đợi. Và dưới đây là một số mẹo dành cho bạn để cải thiện chất lượng văn bản sau khi sử dụng tính năng Dictation.
Nói và phát âm rõ ràng
Điều này vô cùng quan trọng khi sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Việc nói chuyện với máy tính không giống như nói chuyện với người khác. Có thể bạn lười phát âm rõ ràng khi nói chuyện với một người bạn, và người bạn đó cũng sẽ hiểu được ý muốn nói. Nhưng hãy thử điều này với Dictation, và kết quả nhận lại rất lạ – những dòng văn bản vô nghĩa và đi sai hướng.
Do đó, mỗi từ nói ra đều phải rõ ràng và tách biệt, đây cũng là một mèo quan trọng khi thực hiện chuyển ngữ sang văn bản nếu muốn đạt được kết quả tốt nhất. Chắc chắn, bạn sẽ tiến bộ hơn khi thực hành và dần dần sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức từ máy tính.
Nói với tốc độ tự nhiên
Hãy nói với tốc độ phù hợp và thoải mái nhất. Bạn có thể chuyển giọng nói thành văn bản với tốc độ khá nhanh trong khi vẫn duy trì được độ chính xác, miễn là tiếp tục nói rõ ràng. Với mẹo này, không có một tốc độ nói chính xác và cụ thể nào, tất cả phụ thuộc vào khả năng của người dùng Dictation.
Nói các dấu câu
Như trong phần “Dictation là gì?”, chúng tôi có đề cập tới vấn đề sử dụng dấu câu, và bạn hoàn toàn có thể nói hầu hết các ký tự dấu câu khi đọc chính tả và hệ thống Nhận dạng giọng nói sẽ nhập chúng vào tài liệu dưới dạng dấu câu chứ không phải là từ. Người dùng cũng không cần phải tạm dừng để nói dấu câu.
Dưới đây là một số ký tự dấu câu có thể sử dụng khi dùng Dictation:
- Nói “Period” để thêm dấu chấm vào tài liệu.
- Nói “Comma” để thêm dấu phẩy vào tài liệu.
- Nói “Exclamation point” để thêm dấu chấm than vào tài liệu.
- Nói “Dash” để thêm dấu gạch ngang vào tài liệu.
- Nói “Double quote” để thêm dấu nháy kép vào tài liệu.
- Nói “Single quote” để thêm dấu nháy đơn vào tài liệu.
Mẹo nhỏ: Nếu muốn chèn một trong những từ này dưới dạng một từ trên thực tế, chứ không phải dấu chấm câu, trước tiên cần nói “literal” (nghĩa đen) trước, chẳng hạn “literal period” (dấu chấm nghĩa đen), và như vậy chữ “period’ (dấu chấm) sẽ được chèn tài liệu.
Nói các lệnh cho đoạn văn
Bạn cần nói các lệnh để bắt đầu một đoạn văn mới. Những điều này yêu cầu bạn tự nói ra, và không giống như dấu câu, bắt đầu đoạn văn mới cần những mệnh lệnh thực tế. Bạn có thể nói:
- Enter hoặc New paragraph: Là lệnh để giúp tạo ra một đoạn văn bản mới hoàn toàn.
- New line: Là lệnh để giúp bắt đầu nhập văn bản trên một dòng mới trong cùng một đoạn văn bản (điều này tượng tự như khi nhấn tổ hợp phím tắt Shift + Enter .
“Enter” và “New paragraph” tạo ra đoạn văn mới, trong khi “New line” là mệnh lệnh bắt đầu nhập trên một dòng mới, nhưng vẫn là một phần của cùng một đoạn văn. Vì thế việc nói “New line” tương tự với việc ấn tổ hợp phím Shift+Enter trên bàn phím.
Ngoài những tip này, điều tốt nhất để mang lại hiệu quả tốt nhất chính là luyện tập và luyện tập. Càng luyện nói nhiều với Dictation, máy tính sẽ càng dễ nhận diện được giọng nói của bạn và cho ra các dòng văn bản chính xác, đúng như mong đợi.
Với việc định nghĩa Dictation là gì và một số thông tin kèm theo, chắc chắn bạn đã thấy được sự tuyệt vời của tính năng này trong Microsoft Office nói chung và Word nói riêng. Tuy nhiên để có thể sử dụng được tính năng chuyển ngữ tiện lợi này, bạn cần phải có tài khoản Microsoft 365 được cấp bởi cơ sở uy tín.
Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được những điểm khác biệt và vượt trội của Microsoft Dictation khi so sánh với những công cụ tương tự nhé. Phần tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin so sánh giữa Microsoft Dictation với những công cụ khác có tính năng tương tự.
So sánh Dictation của Microsoft với các công cụ khác
Dictation của Microsoft là một công cụ chuyển giọng nói thành văn bản hữu ích, được tích hợp sẵn trong những ứng dụng khác trong bộ công cụ Microsoft 365 như Word, PowerPoint, Excel và Outlook. Dưới đây là so sánh tổng quan giữa Dictation của Microsoft và một số những công cụ khác có tính năng tương tự, giúp bạn nắm rõ được những tính năng vượt trội so với các công cụ khác của Dictation là gì:
Dictation của Microsoft
Dictation của Microsoft là một công cụ chuyển đổi giọng nói thành văn bản hữu tích, được tích hợp sẵn trong bộ công cụ Microsoft 365, bạn có thể sử dụng trực tiếp trong những ứng dụng Microsoft mà không cần phải cài đặt phần mềm hay bất cứ ứng dụng bên ngoài khác. Công cụ này được cung cấp với khả năng hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha và cả tiếng Việt nữa, giúp bạn có thể sử dụng một cách linh hoạt và dễ dàng theo thói quen mà không gặp bất cứ trở ngại gì.
Với khả năng nhận diện giọng nói chính xác, giúp bạn có thể chuyển đổi giọng nói sang văn bản một cách hiệu quả, bao gồm cả dấu câu, ký hiệu cho đến lệnh định dạng văn bản khác nữa, giúp cho việc nhập liệu văn bản của bạn trong ứng dụng Microsoft một cách dễ dàng. Dictation cũng được tích hợp với Microsoft Editor, điều này sẽ giúp bạn đảm bảo độ chính xác trong chính tả cũng như là ngữ pháp một cách hiệu quả ngay trong quá trình nhập văn bản.
Google Voice Typing
Google Voice Typing được cung cấp miễn phí và có sẵn trên Google Docs, cùng với khả năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp người dùng nhập liệu trong tài liệu Google Docs của mình một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, độ chính xác của Google Voice Typing thấp hơn so với Microsoft Dictation. Bên cạnh đó thì tính năng kiểm tra chính tả và khả năng hỗ trợ lệnh định dạng văn bản không được hỗ trợ sẵn trong Google Voice Typing. Những điều này sẽ khiến cho việc nhập dữ liệu thông qua giọng nói của bạn thông qua Google Voice Typing không được tối ưu và đạt được hiệu quả cao.
Apple Dictation
Apple Dictation cũng là một công cụ nhập liệu văn bản bằng giọng nói phổ biến, được tích hợp sẵn trên các thiết bị macOS và iOS, đồng thời được hỗ trợ với nhiều ngôn ngữ khác nhau, giúp bạn có thể nhập văn bản một cách linh hoạt hơn. Tuy nhiên, để sử dụng công cụ này với phiên bản cao cấp, người dùng cần phải kết nối với internet. Bên cạnh đó, Apple Dictation cũng không được hỗ trợ tính năng kiểm tra chính tả và cũng không được hỗ trợ lệnh định dạng văn bản, điều này sẽ gây khó khăn cho người dùng trong việc chuyển đổi giọng nói bằng văn bản.
Nhìn chung, so với những công cụ khác có tính năng tương tự thì Microsoft Dictation sẽ là một sự lựa chọn tốt nhất cho người dùng. Đặc biệt là những người dùng bộ công cụ Microsoft 365, bởi khả năng hỗ trợ trên đa dạng các ứng dụng Microsoft 365. Đồng thời với khả năng nhận diện giọng nói chính xác, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tích hợp với Microsoft Editor, công cụ này sẽ giúp bạn nhập liệu văn bản vào tài liệu Office bằng giọng nói một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Lời kết
Được biết đến là đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam, MSO cung cấp cho bạn đa dạng gói giải pháp MS 365 dành cho mọi quy mô doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline hay những thông tin dưới đây của chúng tôi để được nhân viên MSO hỗ trợ và tư vấn gói phù hợp cũng như giải đáp mọi thắc mắc liên quan tới công cụ Microsoft Dictation để giúp bạn hiểu rõ hơn Dictation là gì nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
