Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Đối với nhiều người, việc nói dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với việc gõ văn bản trên máy tính. Hiểu được tâm lý người dùng, sự xuất hiện của Dictation như một giải pháp tuyệt vời để bạn hiện thực hóa ý tưởng chuyển giọng nói thành văn bản mà không cần dùng bàn phím. Hiện tại, tính năng này khả dụng trong Word, PowerPoint và Outlook dành cho người đăng ký Microsoft 365. Hãy cùng đi sâu vào tim hiểu Dictation là gì và cách sử dụng tính năng trong Microsoft Word.
Dictation là gì?
Dictation là một phần của bộ tính năng trợ năng được tích hợp trong nhiều hệ điều hành và ứng dụng, bao gồm phụ đề, mono audio, trình đọc màn hình, văn bản thay thế. Đối với người dùng Microsoft Office, tính năng này được sử dụng khá nhiều như một biện pháp thay thế để ngón tay được nghỉ ngơi sau hàng giờ gõ văn bản trên bàn phím hoặc khi phải sử dụng điện thoại di động và không tiện cho việc tập trung cao độ để gõ phím.
Hiện tại, Dictation được sử dụng trong Microsoft Office có hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ trên thế giới, trong đó gồm tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp, tiếng Đức, Tiếng Ý, Tiếng Tây Ban Nha,…Theo mặc định, tính năng này sẽ được cài đặt thành ngôn ngữ tài liệu Microsoft Office của bạn.
Như vậy, bạn đã được giới thiệu Dictation là gì, và để việc sử dụng được suôn sẻ và nhanh chóng hơn, hãy cùng tham khảo một số lệnh được sử dụng trong quá trình chuyển giọng nói thành văn bản trong Word:
- Thêm dấu câu: Hãy nói tên của dấu câu, chẳng hạn như “comma” (dấu phẩy), “period” (dấu chấm), “left bracket” (dấu ngoặc trái), “right bracket” (dấu ngoặc phải) hoặc “colon” (dấu hai chấm).
- Thêm ký hiệu hoặc ký tự: Bạn cũng chỉ cần nói những gì bạn muốn thêm, như “minus sign” (dấu trừ), “dollar sign” (ký hiệu phần trăm).
- Xóa: Để xóa mục được nói cuối cùng hoặc một mục trước con trỏ, bạn chỉ cần nói “delete” (xóa), hoặc cũng có thể sử dụng công thức “delete last [number] words or sentences” để xóa một số từ nhất định ở cuối câu.
- Định dạng văn bản: Có thể sử dụng định dạng in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang và phông chữ, bạn cũng chỉ cần nói ra, đơn giản như với câu “the water is cold and blue”, bạn nói “underline the last word” thì từ “blue” sẽ được gạch chân.
- Tạo danh sách: Nếu bạn muốn có dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số, bạn chỉ cần tạo một list với câu nói “start bullet list” (bắt đầu danh sách gạch đầu dòng). Sau khi xong được một mục danh sách, hãy nói “next line” (dòng tiếp theo) để thêm mục khác, cho đến khi hoàn thành thì sử dụng “exit list” (thoát danh sách).
Cách sử dụng Dictation trong Microsoft Word
Khi định nghĩa được Dictation là gì và “nhen nhóm” trong bạn ý tưởng áp dụng ngay cho công việc của mình để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc phải gõ bàn phím hàng giờ. Tuy nhiên, để sử dụng, trước hết bạn cần đăng ký Microsoft 365 bản quyền, bởi vì tính năng nhập văn bản bằng giọng nói chỉ có sẵn cho những khách hàng trả phí.
Khi đã chắc chắn có tài khoản Microsoft 365 hợp lệ và kết nối Internet ổn định, hãy cùng tiến hành sử dụng Dictation theo các bước sau:
– Bước 1: Mở Microsoft Word
– Bước 2: Nhấp vào nút “Dictate”
– Bước 3: Cho phép Microsoft Word truy cập vào Micro của bạn
– Bước 4: Bắt đầu nhập liệu bằng giọng nói
– Bước 5: Kết hợp các lệnh dấu câu
Các tip sử dụng Dictation hiệu quả
Mang lại cho người dùng khá nhiều tiện lợi như đã được giới thiệu khi định nghĩa Dictation là gì, nhưng để có thể sử dụng một cách hiệu quả cho học tập và công việc, người dùng cần lưu ý một số yếu tố để Microsoft Word có thể trả về văn bản cuối cùng đúng như mong đợi. Và dưới đây là một số mẹo dành cho bạn để cải thiện chất lượng văn bản sau khi sử dụng tính năng Dictation.
Nói và phát âm rõ ràng
Điều này vô cùng quan trọng khi sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Việc nói chuyện với máy tính không giống như nói chuyện với người khác. Có thể bạn lười phát âm rõ ràng khi nói chuyện với một người bạn, và người bạn đó cũng sẽ hiểu được ý muốn nói. Nhưng hãy thử điều này với Dictation, và kết quả nhận lại rất lạ – những dòng văn bản vô nghĩa và đi sai hướng.
Do đó, mỗi từ nói ra đều phải rõ ràng và tách biệt, đây cũng là một mèo quan trọng khi thực hiện chuyển ngữ sang văn bản nếu muốn đạt được kết quả tốt nhất. Chắc chắn, bạn sẽ tiến bộ hơn khi thực hành và dần dần sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức từ máy tính.
Nói với tốc độ tự nhiên
Hãy nói với tốc độ phù hợp và thoải mái nhất. Bạn có thể chuyển giọng nói thành văn bản với tốc độ khá nhanh trong khi vẫn duy trì được độ chính xác, miễn là tiếp tục nói rõ ràng. Với mẹo này, không có một tốc độ nói chính xác và cụ thể nào, tất cả phụ thuộc vào khả năng của người dùng Dictation.
Nói các dấu câu
Như trong phần “Dictation là gì?”, chúng tôi có đề cập tới vấn đề sử dụng dấu câu, và bạn hoàn toàn có thể nói hầu hết các ký tự dấu câu khi đọc chính tả và hệ thống Nhận dạng giọng nói sẽ nhập chúng vào tài liệu dưới dạng dấu câu chứ không phải là từ.
- Người dùng cũng không cần phải tạm dừng để nói dấu câu.
- Dưới đây là một số ký tự dấu câu có thể sử dụng khi dùng Dictation:
- Period (dấu chấm)
- Comma (Dấu phẩy)
- Exclamation point (Dấu chấm than)
- Dash (Dấu gạch ngang)
- Double quote (Dấu nháy kép)
- Single quote (Dấu nháy đơn)
Mẹo nhỏ: Nếu muốn chèn một trong những từ này dưới dạng một từ trên thực tế, chứ không phải dấu chấm câu, trước tiên cần nói “literal” (nghĩa đen) trước, chẳng hạn “literal period” (dấu chấm nghĩa đen), và như vậy chữ “period’ (dấu chấm) sẽ được chèn tài liệu.
Nói các lệnh cho đoạn văn
Bạn cần nói các lệnh để bắt đầu một đoạn văn mới. Những điều này yêu cầu bạn tự nói ra, và không giống như dấu câu, bắt đầu đoạn văn mới cần những mệnh lệnh thực tế. Bạn có thể nói:
- Enter
- New paragraph
- New line
“Enter” và “new paragraph” tạo ra đoạn văn mới, trong khi “new line” là mệnh lệnh bắt đầu nhập trên một dòng mới, nhưng vẫn là một phần của cùng một đoạn văn. Vì thế việc nói “new line” tương tự với việc ấn tổ hợp phím Shift+Enter trên bàn phím.
Ngoài những tip này, điều tốt nhất để mang lại hiệu quả tốt nhất chính là luyện tập và luyện tập. Càng luyện nói nhiều với Dictation, máy tính sẽ càng dễ nhận diện được giọng nói của bạn và cho ra các dòng văn bản chính xác, đúng như mong đợi.
Với việc định nghĩa Dictation là gì và một số thông tin kèm theo, chắc chắn bạn đã thấy được sự tuyệt vời của tính năng này trong Microsoft Office nói chung và Word nói riêng. Tuy nhiên để có thể sử dụng được tính năng chuyển ngữ tiện lợi này, bạn cần phải có tài khoản Microsoft 365 được cấp bởi cơ sở uy tín.
Lời kết
Được biết đến là đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam, MSO cung cấp cho bạn đa dạng gói giải pháp MS 365 dành cho mọi quy mô doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để được nhân viên hỗ trợ và tư vấn gói phù hợp cũng như giải đáp mọi thắc mắc liên quan tới chủ đề “Dictation là gì?”.
