Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, Email không đơn thuần chỉ là một phương tiện truyền tải thông tin mà còn thể hiện uy tín của cá nhân và thương hiệu của doanh nghiệp. Vậy làm sao để mỗi Email bạn gửi đều có thể mang lại kết quả tốt nhất? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cẩm nang toàn diện nhất về cách viết Email chuyên nghiệp, từ tư duy, cấu trúc đến các mẫu câu thông dụng để bạn có thể áp dụng ngay lập tức.
Tại sao kỹ năng viết Email chuyên nghiệp lại quan trọng đến vậy?
Nhiều người lầm tưởng Email chỉ là việc gõ nội dung và nhấn Gửi, tương tự như việc chúng ta nhắn tin. Tuy nhiên, trong môi trường công sở và kinh doanh, sự thiếu chuyên nghiệp trong Email có thể dẫn đến hiểu lầm thông tin và khiến uy tín của bạn bị đánh giá thấp. Vì vậy, việc học cách viết Email chuyên nghiệp là điều rất cần thiết.
Xây dựng hình ảnh thương hiệu
Từng câu chữ, cách bạn căn chỉnh, hay thậm chí là chữ ký cuối Email đều nói lên bạn là người như thế nào. Nếu Email lộn xộn, sai lỗi chính tả, người nhận sẽ nghĩ bạn làm việc cẩu thả, thiếu chỉn chu. Ngược lại, một Email được viết chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ giúp bạn thể hiện mình là người tỉ mỉ, tôn trọng người khác và có khả năng sắp xếp công việc tốt.
Tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất
Mục tiêu quan trọng nhất của việc viết Email chuyên nghiệp là giúp người nhận hiểu đúng, hiểu nhanh thông tin bạn muốn truyền tải. Một Email rõ ràng đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp người đọc nắm bắt thông tin trong thời gian ngắn nhất, không cần gửi Email hỏi lại để làm rõ.
Điều này giúp hạn chế việc phải gửi Email qua lại không cần thiết. Giúp cho cả bạn và người nhận đều tiết kiệm được rất nhiều thời gian và có thể dành thời gian đó giải quyết công việc khác nhanh chóng hơn.
Giá trị pháp lý trong công việc
Điểm khác biệt cốt lõi giữa Email và các nền tảng nhắn tin tức thời (như Zalo, Telegram) nằm ở tính chính thống. Trong môi trường doanh nghiệp, Email được công nhận là văn bản chính thức để xác nhận các thỏa thuận, báo giá hoặc quyết định chỉ đạo. Khi xảy ra tranh chấp thương mại hay mâu thuẫn nội bộ, lịch sử trao đổi qua Email chính là bằng chứng xác thực nhất để quy kết trách nhiệm. Do đó, việc tuân thủ cách viết Email chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối tác mà còn là cách bạn đang tự bảo vệ mình.
Cấu trúc chuẩn của một Email chuyên nghiệp cần có những gì?
Việc nắm rõ cấu trúc sẽ giúp bạn triển khai cách viết Email chuyên nghiệp nhanh hơn và tránh bỏ sót thông tin, vậy thì những phần nào là phần quan trọng cấu tạo nên một Email hoàn chỉnh? Hãy cùng nhau đi tìm hiểu 6 thành phần chính tạo nên một Email hoàn chỉnh theo cách đơn giản và dễ hiểu nhất:
Tiêu đề Email (Subject line)
Tiêu đề Email là yếu tố then chốt quyết định đến 80% khả năng Email của bạn có được người nhận chú ý và mở ra hay không. Trong giao tiếp chuyên nghiệp, một tiêu đề hiệu quả phải đáp ứng được ba yêu cầu: ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm, và kích thích sự quan tâm của người nhận.
- Độ dài lý tưởng: Giữ tiêu đề dưới 50 ký tự để đảm bảo hiển thị đầy đủ trên mọi thiết bị (kể cả di động).
- Chứa từ khóa quan trọng: Phải có từ khóa chính (ví dụ: tên vị trí, loại tài liệu, tên dự án) để người nhận nắm bắt nội dung ngay lập tức.
- Thêm yếu tố khẩn cấp (nếu cần): Sử dụng các ký hiệu hoặc từ ngữ như [Gấp], [Cần phản hồi] một cách có chọn lọc để tăng tính ưu tiên.
Lời chào đầu thư (Salutation)
Ngay sau tiêu đề, lời chào là dòng chữ đầu tiên người nhận đọc được khi mở email. Một lời chào phù hợp không chỉ thể hiện phép lịch sự tối thiểu mà còn giúp bạn định hình ngay lập tức giọng điệu của cuộc trò chuyện trang trọng hay thân mật.
- Trang trọng (Formal): Dùng cho đối tác mới, cấp trên hoặc cơ quan nhà nước. Ví dụ: “Kính gửi Ban Giám đốc,”, “Thân gửi Ông/Bà [Tên],”…
- Thân mật (Informal): Dùng cho đồng nghiệp thân thiết. Ví dụ: “Chào [Tên],”, “Hi [Tên],”…
- Ưu tiên Cá nhân hóa: Luôn cố gắng tìm tên cụ thể của người nhận (ví dụ: Kính gửi Ông/Bà Nguyễn Văn A) thay vì sử dụng các lời chào chung chung (ví dụ: Kính gửi bộ phận tuyển dụng hoặc Kính gửi toàn thể nhân viên). Điều này giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí của bạn.
- Dấu Câu: Trong tiếng Việt, sau lời chào (salutation), thường dùng dấu phẩy (,) hoặc không dùng dấu câu (xuống dòng trực tiếp).
Phần mở đầu (Opening)
Ngay sau khi chào hỏi, việc trình bày rõ mục đích gửi email là rất cần thiết. Hãy diễn đạt lý do của bạn một cách súc tích và mạch lạc, đồng thời duy trì giọng văn lịch thiệp để thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Nếu là Email phản hồi: “Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi…”
- Nếu là Email mở đầu: “Tôi viết Email này để trao đổi về…” hoặc có thể kết hợp với một câu hỏi thăm xã giao ngắn gọn “Hy vọng anh/chị đang có một tuần làm việc hiệu quả.”
Nội dung chính (Body)
Đây là phần quan trọng nhất, nơi chứa đựng toàn bộ thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Một email chuyên nghiệp đòi hỏi nội dung phải được sắp xếp logic, gãy gọn và đi thẳng vào trọng tâm, giúp người nhận nắm bắt thông tin nhanh chóng mà không bị rối.
Áp dụng nguyên tắc “Kim Tự Tháp Ngược”
Để đảm bảo người đọc không bỏ lỡ những thông tin quan trọng nhất, hãy áp dụng tư duy “Kim Tự Tháp Ngược”. Đây là phương pháp sắp xếp nội dung thông minh, giúp bạn đưa các ý chính lên đầu và để lại các chi tiết bổ trợ ở phía sau.
- Thông tin Quan trọng nhất (Ưu tiên): Luôn đặt mục đích chính của Email, kết quả bạn muốn đạt được, hoặc yêu cầu hành động cụ thể lên ngay đoạn đầu tiên của phần nội dung. Điều này giúp người nhận nắm bắt được ý chính ngay lập tức.
- Chi tiết và Giải thích (Bổ sung): Chỉ sau đó, bạn mới trình bày các dữ liệu, bằng chứng, hoặc thông tin hỗ trợ chi tiết để làm rõ vấn đề. Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian cho người đọc bận rộn.
Tuân thủ nguyên tắc cấu trúc đoạn văn rõ ràng
Một email chuyên nghiệp không chỉ cần thông tin chính xác mà còn phải dễ đọc và dễ theo dõi. Mỗi đoạn nên tập trung vào một ý duy nhất và được trình bày một cách logic, có mở đầu và kết thúc rõ ràng.
- Một Đoạn – Một Ý: Hãy đảm bảo rằng mỗi đoạn văn chỉ nên trình bày một ý chính duy nhất. Nếu bạn chuyển sang một chủ đề hoặc một khía cạnh khác của vấn đề, hãy bắt đầu bằng một đoạn văn mới.
- Chia nhỏ đoạn: Việc chia nhỏ đoạn giúp Email dễ đọc, tránh cảm giác nặng nề (wall of text) và đặc biệt giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm, tham chiếu lại thông tin cần thiết trong thư.
Lời kêu gọi hành động (Call to Action – CTA)
Mọi email gửi đi đều mang một mục đích cụ thể. Khi bạn gửi Email, bạn luôn muốn người nhận thực hiện một hành động nào đó (trả lời, xác nhận, ký duyệt, xem tài liệu…). Nếu không có CTA rõ ràng, người nhận có thể đọc xong Email và không biết bước tiếp theo là gì. Điều này dễ dẫn đến việc Email bị bỏ qua hoặc chậm trễ phản hồi.
Lời kết và Chữ ký (Closing & Signature)
Phần này nằm ở cuối Email, ngay sau nội dung chính và Lời kêu gọi hành động (CTA). Nó đóng vai trò kết thúc thư một cách lịch sự và cung cấp thông tin liên hệ chính thức của bạn.
- Lời kết: “Trân trọng,” (Best regards), “Thân mến,” (Sincerely).
- Chữ ký: Đây là danh thiếp số của bạn. Một mẫu viết Email chuyên nghiệp không thể thiếu chữ ký bao gồm: Họ tên, Chức vụ, Công ty, Số điện thoại, Website và Logo doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết 5 bước thực hiện cách viết Email chuyên nghiệp
Viết email theo cảm tính thường dẫn đến việc lan man và thiếu sót thông tin. Để khắc phục điều này, hãy áp dụng quy trình 5 bước chuẩn hóa sau đây. Nó sẽ giúp bạn hệ thống tư duy, sắp xếp nội dung logic và đảm bảo mỗi email gửi đi đều mang lại hiệu quả tốt nhất.
Bước 1: Xác định chính xác mục đích và người nhận
Trước khi bắt đầu soạn thảo, bạn hãy dành một phút để trả lời hai câu hỏi: “Mình viết Email này để đạt được kết quả gì?” và “Ai là người sẽ đọc nó?”.
- Về mục đích: Nếu bạn viết để báo cáo, nội dung cần tập trung vào số liệu chính xác. Nếu bạn viết để bán hàng, nội dung cần tập trung vào lợi ích sản phẩm. Việc xác định rõ mục đích giúp bạn không bị lan man.
- Về người nhận: Hiểu rõ người đọc là ai sẽ giúp bạn chọn cách xưng hô phù hợp (trang trọng với sếp/đối tác hay thân mật với đồng nghiệp).
Bước 2: Đặt tiêu đề Email rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề
Tiêu đề là dòng đầu tiên người nhận nhìn thấy, nó quyết định việc họ có mở Email hay không. Trong cách viết Email chuyên nghiệp, tiêu đề cần tóm tắt được nội dung chính của thư.
- Công thức gợi ý: [Mục đích] + [Nội dung chính] + [Tên người gửi/Thời gian].
- Ví dụ cụ thể: [Báo cáo] Doanh thu tháng 10 – Nguyễn Văn A gửi Trưởng phòng.
- Tránh đặt: tiêu đề chung chung như “Gửi anh”, “Có việc cần nhờ” hay để trống tiêu đề.
Bước 3: Soạn thảo nội dung ngắn gọn, dễ hiểu
Một Email chuyên nghiệp là một Email tiết kiệm thời gian cho người đọc. Hãy viết ngắn gọn và tách ý rõ ràng.
- Sử dụng câu ngắn: Viết câu đơn, đủ chủ ngữ – vị ngữ. Tránh những câu quá dài, phức tạp khiến người đọc phải đọc lại nhiều lần.
- Chia nhỏ đoạn văn/dùng gạch đầu dòng: Tuyệt đối không viết một đoạn văn dài. Hãy chia thành các đoạn ngắn (2-3 câu) hoặc dùng dấu gạch đầu dòng (*) để liệt kê các ý chính.
- Dùng từ ngữ lịch sự, phổ thông: Hạn chế từ lóng, tiếng địa phương, hoặc thuật ngữ chuyên môn quá khó hiểu nếu bạn không chắc người nhận có hiểu hay không.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ trước khi gửi
Sau khi bạn đã soạn xong và hoàn thiện Email, đừng vội nhấn nút gửi ngay khi viết xong. Những lỗi nhỏ như sai chính tả hay quên đính kèm tệp sẽ khiến bạn bị đánh giá là thiếu cẩn thận. Hãy rà soát lại 3 yếu tố sau:
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Đọc lại một lượt để sửa lỗi gõ máy.
- Tệp đính kèm: Kiểm tra xem đã tải file lên chưa và tên file có rõ ràng không (Ví dụ: “Bao_cao_Quy_1.pdf” thay vì “file123.pdf”).
- Địa chỉ người nhận: Kiểm tra lại xem bạn đã gửi đúng người chưa, tránh gửi nhầm thông tin nhạy cảm ra ngoài.
Bước 5: Gửi và theo dõi phản hồi
Nhiều người nghĩ gửi đi là xong, nhưng thực ra bạn vẫn cần theo dõi tiếp. Email chỉ thành công khi bạn nhận được câu trả lời hoặc công việc được giải quyết.
- Theo dõi: Chờ một khoảng thời gian hợp lý (tùy tính chất công việc, thường là 2-3 ngày).
- Nhắc nhở (nếu cần): Nếu chưa nhận được phản hồi, bạn có thể gửi một Email nhắc nhở ngắn gọn hoặc gọi điện thoại. Điều này thể hiện bạn là người có trách nhiệm và theo sát công việc.
Những quy tắc quan trọng cần nhớ trong kỹ năng viết Email chuyên nghiệp
Nội dung tốt chưa chắc đã mang lại kết quả tốt nếu bạn thiếu đi sự tinh tế trong cách gửi. Việc chọn sai thời điểm hay nhầm đối tượng nhận thư có thể gây ra những rắc rối không đáng có. Vì vậy, hãy ghi nhớ kỹ những quy tắc ứng xử sau để luôn áp dụng trong cách viết email chuyên nghiệp. Việc này giúp bạn tránh gây hiểu lầm hoặc làm phiền người khác.
Phân biệt rõ To, CC và BCC
Rất nhiều người vẫn thường nhầm lẫn hoặc dùng sai chức năng của ba trường gửi này. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt và mục đích sử dụng cụ thể của từng chế độ:
- To (Gửi đến): Dành cho người nhận chính. Đây là người có trách nhiệm trực tiếp xử lý công việc và cần trả lời Email của bạn.
- CC (Đồng kính gửi): Dành cho những người cần nắm thông tin để theo dõi tiến độ (như sếp hoặc đồng nghiệp cùng nhóm) nhưng không bắt buộc phải trả lời. Tất cả mọi người trong Email đều nhìn thấy danh sách người được CC.
- BCC (Gửi ẩn danh): Dành cho những người nhận mà bạn muốn bảo mật thông tin của họ. Người ở mục To và CC sẽ không biết bạn có gửi Email này cho người ở mục BCC hay không. Lời khuyên dành cho bạn là nên dùng BCC khi cần gửi Email cho danh sách nhiều khách hàng cùng lúc để tránh lộ Email của họ.
Chọn thời gian gửi hợp lý
Gửi email đúng lúc cũng quan trọng như viết email đúng cách. Chọn thời điểm gửi hợp lý là một mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hiệu quả để đảm bảo thư của bạn luôn nằm ở vị trí ưu tiên trong hòm thư người nhận.
- Nên gửi: Vào các ngày làm việc trong tuần (Thứ 3, 4, 5) và trong giờ hành chính (9h-11h sáng hoặc 2h-4h chiều). Đây là lúc mọi người thường check mail.
- Hạn chế gửi: Vào chiều tối thứ Sáu hoặc hai ngày cuối tuần. Email gửi lúc này dễ bị trôi xuống dưới cùng vào sáng thứ Hai, khiến người nhận dễ bỏ sót.
Tránh viết Email khi đang nóng giận hoặc mất bình tĩnh
Khi gặp chuyện bực mình trong công việc, bạn rất dễ dùng những từ ngữ gay gắt hoặc đổ lỗi. Mà Email đã gửi đi thì không thể thu hồi lại do vậy bạn cần cẩn trọng trong việc sử dụng ngôn từ sao cho hợp lý.
Nếu đang tức giận, tuyệt đối không bấm nút gửi ngay. Hãy viết nháp rồi để đó, đi ra ngoài hít thở hoặc làm việc khác. Khi bình tĩnh lại, bạn hãy đọc và sửa lại câu từ sao cho lịch sự và khách quan nhất.
Cẩn thận khi chọn “Reply” hay “Reply All”
Bạn cần phân biệt rõ khi nào chỉ nên trả lời riêng người gửi (Reply) và khi nào cần phản hồi cho tất cả mọi người (Reply All). Việc lạm dụng ‘Reply All’ là một trong những lỗi phổ biến nhất nơi công sở.
- Reply (Trả lời): Chỉ dùng khi bạn muốn gửi phản hồi riêng cho người gửi Email gốc.
- Reply All (Trả lời tất cả): Chỉ dùng khi câu trả lời của bạn thực sự cần thiết cho tất cả mọi người có trong danh sách nhận (To và CC).
- Nếu bạn chỉ cần trao đổi riêng với một người nhưng lại bấm “Reply All”, toàn bộ những người không liên quan cũng sẽ nhận được Email. Điều này gây phiền toái và làm đầy hộp thư của họ.
Tổng hợp các mẫu viết Email chuyên nghiệp thông dụng nhất 2026
Trong giao tiếp công việc, cách viết Email chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để xây dựng uy tín và truyền tải thông điệp hiệu quả. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự nhất quán, chúng tôi đã tổng hợp một vài mẫu Email thông dụng nhất cho các tình huống công việc:
Mẫu Email xin việc (Cover Letter) – Chinh phục nhà tuyển dụng
Đây là cơ hội vàng duy nhất để bạn tạo ấn tượng đầu tiên trước khi nhà tuyển dụng mở CV của bạn. Một Email xin việc được viết cẩn thận sẽ giúp bạn ghi điểm ngay lập tức và tăng cơ hội được mời phỏng vấn.
Mẫu Email gửi báo giá/chào hàng (Sales Email) – Tiếp cận khách hàng B2B
Tiếp cận khách hàng doanh nghiệp (B2B) đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tập trung vào giải pháp và lợi ích, chứ không phải chỉ đơn thuần là bán hàng. Một Email chào hàng B2B hiệu quả cần thể hiện sự am hiểu về thách thức của đối tác và làm nổi bật giá trị cốt lõi mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại (ví dụ: tối ưu hóa chi phí, tăng trưởng lợi nhuận).
Mẫu Email xin nghỉ phép – Rõ ràng và trách nhiệm
Một Email xin nghỉ phép chuyên nghiệp không chỉ là thông báo về ngày vắng mặt. Yếu tố cốt lõi là thể hiện trách nhiệm, đảm bảo rằng công việc sẽ không bị đình trệ trong thời gian bạn vắng mặt.
Mẫu Email cảm ơn sau buổi phỏng vấn – Điểm cộng tinh tế
Việc gửi thư cảm ơn (Follow-up Thank You Email) sau buổi phỏng vấn là một kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp tinh tế, giúp bạn nổi bật đáng kể so với phần lớn các ứng viên khác. Thời điểm vàng để gửi Email này là trong vòng 24 giờ sau cuộc phỏng vấn. Sử dụng mẫu này để tạo ấn tượng mạnh mẽ, chuyên nghiệp và khẳng định bạn là một ứng viên chu đáo.
Các lỗi thường mắc phải khi viết Email cần tránh
Dù đã nắm vững lý thuyết về cách viết Email chuyên nghiệp, nhiều người vẫn vô tình mắc phải những lỗi sai cơ bản. Những lỗi này không chỉ làm giảm hiệu quả giao tiếp mà còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong mắt đồng nghiệp và đối tác.
- Sai lỗi chính tả và ngữ pháp: Đây là lỗi thể hiện sự thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp. Luôn kiểm tra lại kỹ lưỡng hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả/ngữ pháp trước khi nhấn nút gửi.
- Quên đính kèm tệp (Attachment): Trường hợp trong Email nói tới file đính kèm nhưng Email lại không có cũng diễn ra rất thường xuyên, điều này có thể gây khó chịu cho người nhận. Vì vậy để tránh trường hợp này xảy ra hãy đính kèm tệp trước khi bạn bắt đầu viết nội dung Email.
- Định dạng (Format) khó đọc: Email công việc cần sự rõ ràng. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc, font chữ thư pháp, hoặc bôi đậm/in nghiêng quá mức. Hãy dùng font chữ tiêu chuẩn (Arial, Calibri, Times New Roman) với màu đen hoặc xám đậm.
- Tiêu đề trống (No Subject): Một Email không tiêu đề có nguy cơ cao bị bỏ qua, bị xóa, hoặc rơi vào thư mục Spam. Chính vì vậy việc đặt một tiêu đề rõ ràng, súc tích, tóm tắt nội dung Email là một phần gần như không thể thiếu nếu như bạn không muốn Email mình gửi đi bị bỏ qua.
Công cụ hỗ trợ viết Email chuyên nghiệp hiệu quả
Trong kỷ nguyên công nghệ số, việc rèn luyện cách viết Email chuyên nghiệp đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ sự hỗ trợ đắc lực từ các công cụ hiện đại. Từ Trí tuệ Nhân tạo (AI) giúp hoàn thiện câu chữ đến việc sử dụng Hệ thống Email Doanh nghiệp để xây dựng sự tin cậy..
Sử dụng AI (Trí tuệ nhân tạo)
Các công cụ như ChatGPT, Copilot hay Gemini có thể giúp bạn lên ý tưởng, sửa lỗi ngữ pháp và thậm chí là gợi ý các giọng văn phù hợp. Tuy nhiên, hãy nhớ AI chỉ là công cụ hỗ trợ, bạn cần là người kiểm duyệt cuối cùng để đảm bảo Email có hồn và phù hợp với ngữ cảnh.
Nền tảng Email doanh nghiệp chuyên nghiệp
Bạn không thể áp dụng cách viết Email chuyên nghiệp nếu vẫn đang sử dụng một địa chỉ Email cá nhân thiếu nghiêm túc (như cobe_muadong_9x@gmail.com) để giao dịch với đối tác.
Sự chuyên nghiệp bắt đầu từ chính địa chỉ Email của bạn. Việc sở hữu Email theo tên miền doanh nghiệp (Ví dụ: nguyenvan.a@tencongty.com) là yếu tố bắt buộc để xây dựng lòng tin. Đây là lúc bạn cần đến các giải pháp như Microsoft 365 hoặc Google Workspace. Những nền tảng này không chỉ cung cấp Email tên miền riêng mà còn tích hợp bộ công cụ văn phòng mạnh mẽ, bảo mật cao, giúp quy trình làm việc và viết Email của bạn trở nên trơn tru, đẳng cấp hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hạ tầng Email mạnh mẽ, giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu trong từng lần nhấn nút “Gửi”, thì các gói dịch vụ của Microsoft 365 do MSO cung cấp chính là nền tảng vững chắc nhất.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
Có nên sử dụng biểu tượng cảm xúc (Emoji) trong Email với công việc không?
Nên hạn chế. Biểu tượng cảm xúc chỉ nên được sử dụng khi bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận (đồng nghiệp thân, sếp trực tiếp đã quen) và nội dung Email có tính chất thân mật/hỏi thăm. Tuyệt đối không nên dùng với đối tác mới, khách hàng quan trọng hoặc trong các Email chính thức, trang trọng.
Độ dài lý tưởng cho một Email chuyên nghiệp là bao nhiêu?
Độ dài lý tưởng là ngắn gọn và súc tích. Một Email chuyên nghiệp nên được đọc và nắm bắt nội dung trong vòng dưới 60 giây. Tốt nhất là không quá 3-5 đoạn văn và sử dụng gạch đầu dòng để liệt kê các ý chính. Nếu thông tin quá dài, hãy cân nhắc tóm tắt trong Email và đính kèm tài liệu chi tiết.
Nếu Email của tôi không được trả lời, tôi nên gửi Email nhắc nhở (follow-up) sau bao lâu?
Tùy thuộc vào tính chất của từng công việc:
- Thông tin gấp/yêu cầu hành động khẩn cấp: Sau 24 giờ.
- Thông tin bình thường/báo cáo định kỳ: Sau 2-3 ngày làm việc.
Email nhắc nhở nên ngắn gọn, lịch sự, và trích dẫn lại tiêu đề của Email gốc để tiện cho người nhận tra cứu.
Kết luận
Cách viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng cần thiết đòi hỏi sự rèn luyện mỗi ngày. Một email chỉn chu không chỉ thể hiện tư duy mạch lạc mà còn là chìa khóa mở ra nhiều cơ hội thành công trong công việc. Hy vọng với những hướng dẫn và mẫu email mà bài viết chia sẻ, bạn sẽ tự tin hơn trong mọi giao dịch điện tử.
Bên cạnh kỹ năng cá nhân, một hệ thống email doanh nghiệp bảo mật và ổn định là nền tảng không thể thiếu để nâng tầm thương hiệu. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp Email bản quyền như Microsoft 365, hãy liên hệ ngay với MSO. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để giúp doanh nghiệp của bạn giao tiếp chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
