07+ mẹo tổ chức hội nghị trực tuyến chỉ trong 1 phút

Với xu hướng phát triển hiện nay, việc tổ chức hội nghị trực tuyến dần trở nên quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp hoặc tổ chức. Do đó, để có thể tổ chức một buổi hội nghị nhanh chóng và dễ dàng người dùng cần nắm rõ một số những mẹo được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.

Hội nghị trực tuyến là gì?

Giải pháp hội nghị trực tuyến được biết đến là một trong những phương án áp dụng công nghệ để cho phép người dùng có thể tham gia vào hoạt động trò chuyện, trao đổi dưới nhiều hình thức khác nhau như qua hình ảnh, video, chat…Khi đó, phương thức này có thể quy tụ cùng lúc nhiều người dùng dù có khoảng cách xa nhau về mặt địa lý.

hội nghị trực tuyến

Hiện tại, đa phần việc tổ chức hội nghị truyền hình sẽ được hoạt động dựa trên các ứng dụng, web, kết hợp với thiết bị thông minh thông qua nền tảng internet. Bằng cách này, các doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể kết nối nhanh các cuộc họp, sự kiện quan trọng để truyền tải thông tin hoặc một buổi chia sẻ kiến thức chuyên ngành thú vị. Khi áp dụng giải pháp này, người dùng sẽ nhận thấy rõ được những ưu điểm giúp tiết kiệm tối đa chi phí và giảm thời gian tổ chức so với việc thực hiện hội nghị thông thường.

Khi nào nên sử dụng hội nghị trực tuyến?

tổ chức hội nghị

Người dùng có thể bắt gặp rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng phương thức này như hội nghị trực tuyến bất động sản, y tế, giáo dục, văn hóa…Dưới đây là một số các trường hợp cụ thể mà người dùng nên ứng dụng hội nghị trực tuyến để làm việc hiệu quả như:

  • Người tham dự có khoảng cách địa lý xa nhau: Các thành viên trong cùng một dự án hoặc tổ chức có khoảng cách xa nhau thì việc tổ chức cuộc họp như thông thường sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, trong trường hợp này hội nghị trực tuyến sẽ đem lại nhiều lợi ích đặc biệt để kết nối nhiều thành viên.
  • Muốn trao đổi thông tin với nhiều người dùng lúc: Trong trường hợp người dùng muốn làm việc cùng lúc với nhiều người thì việc tổ chức hội nghị theo phương thức trực tuyến có thể giải quyết được vấn đề này một cách nhanh gọn nhất. Chỉ với một  vài những thao tác cơ bản là người dùng có thể gửi lời mời tham dự tới nhiều thành viên khác nhau.
  • Triệu tập thường xuyên các cuộc họp: Người dùng cũng có thể thiết lập sẵn các cuộc họp định kỳ theo hình thức này. Khi đó, toàn bộ người tham dự sẽ định hình được thời gian triển khai và áp dụng theo đúng quy trình được đưa ra.
  • Tổ chức hội nghị khẩn cấp: Trong trường hợp cấp bách, việc tổ chức hội nghị trực tuyến sẽ là phương án nhanh nhất mà người dùng nên áp dụng vì thời gian triển khai chỉ chưa đầy 1 phút thực hiện.
  • Áp dụng trong hoạt động giảng dạy: Nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu đào tạo hoặc chia sẻ kiến thức tới nhân sự thì cũng có thể áp dụng phương thức này trong quá trình làm việc.

Với những trường hợp cụ thể trên đây, người dùng có thể áp dụng phương thức hội nghị trực tuyến để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng một số mẹo hay để tổ chức hội nghị online nhanh chóng và dễ dàng thông qua nội dung bên dưới.

07+ mẹo tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả với Microsoft Teams

Hiện nay, các doanh nghiệp và tổ chức đa phần áp dụng phần mềm tổ chức hội nghị trực tuyến mang tên Microsoft Teams. Do đó, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng một số mẹo sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất. 

Tạo hoặc tham gia cuộc họp

Khi sử dụng phần mềm hội nghị trực tuyến Microsoft Teams, người dùng có thể tự tạo một cuộc họp mới hoặc tham gia cuộc họp có sẵn rất dễ dàng. Do đó, nếu người dùng muốn chủ động tạo mới một hội nghị chỉ cần thao tác trên ứng dụng Teams hoặc trình duyệt web. Khi đó, người dùng cần bổ sung đầy đủ thông tin cho tên cuộc họp, thêm người tham dự hay lựa chọn hình thức hoạt động của hội nghị.

tham gia cuộc họp

Trong trường hợp người dùng muốn tham gia một hội nghị trực tuyến đã được tạo trước đó, để tham dự chỉ cần nhập mã giới thiệu hoặc truy cập đường link > chờ xác nhận từ chủ cuộc họp. Như vậy, người dùng có thể tham gia một cuộc họp trên chính phần mềm Teams một cách dễ dàng.

Chia sẻ màn hình hiển thị

Teams là phần mềm hội nghị trực tuyến tốt nhất được nhiều người dùng đánh giá hiện nay. Đặc biệt, công cụ này có thêm tính năng chia sẻ màn hình hiển thị, khi đó người dùng có thể chia sẻ màn hình máy tính với nội dung hoặc tài liệu đang thảo luận cho nhiều thành viên khác có thể cùng xem. Bất cứ thành viên nào cũng có thể sử dụng tính năng này nếu được chủ sở hữu cuộc họp cho phép. Lưu ý, việc chia sẻ màn hình hiển thị nếu kết hợp cùng với giọng nói chia sẻ sẽ đem đến hiệu quả tốt hơn.

Kiểm tra Mic và Camera

Khi tham gia hội nghị trực tuyến, người dùng cần chuẩn bị thiết bị tham dự có thể là laptop, máy tính bàn, điện thoại hay thiết bị thông minh. Bên cạnh đó, người dùng cũng nên chuẩn bị và kiểm tra kết nối internet cùng với Mic hay Camera để sẵn sàng cho hoạt động giao tiếp. Bằng cách này, người dùng có thể tham dự cuộc họp một cách dễ dàng và giao tiếp hiệu quả không kém một cuộc họp được tổ chức thông thường.

Áp dụng tính năng phát trực tiếp

phát trực tiếp

So với các phần mềm hội nghị trực tuyến, khi người dùng sử dụng Microsoft Teams có thể tích hợp thêm khả năng phát trực tiếp thông qua sự kết hợp cùng với Streams. Bằng cách này, người dùng có thể chuyển gửi tới nhiều người khác nhau ngay cả với các thành viên ở bên ngoài tổ chức. 

Đổi hình nền

Để tổ chức một hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp trên Teams, người dùng không nên bỏ qua việc chuẩn bị hình nền đồng nhất. Khi đó, toàn bộ các thành viên tham dự đều thay đổi hình nền để cuộc họp hoặc hội nghị trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. 

Cài đặt lịch nhắc nhở

Một mẹo nữa mà người dùng cần lưu ý khi sử dụng phần mềm Teams để tổ chức hội nghị trực tuyến chính là thiết lập lịch nhắc nhở. Người dùng nên cài đặt thông báo trên thiết bị vì hệ thống sẽ gửi thông báo đến những người tham dự trước khi thời gian tổ chức hội nghị diễn ra. Bằng cách này, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm về việc không bỏ lỡ bất cứ sự kiện quan trọng nào.

Quản trị các thành viên tham dự

quản trị thành viên

Lưu ý cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng khi sử dụng hội nghị trực tuyến trên Microsoft Teams chính là quản trị các thành viên tham dự. Chỉ chủ sở hữu cuộc họp mới có quyền cao nhất để thêm thành viên hoặc xóa thành viên khỏi hội nghị. Ngoài ra, các tính năng như chia sẻ màn hình cũng cần được cấp phép từ chính quản trị viên.

Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thêm mẹo tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả với Microsoft Teams. Nếu người dùng muốn đăng ký tài khoản hoặc hỗ trợ giải đáp câu hỏi liên quan đến Microsoft 365 vui lòng liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

Hướng dẫn cài đặt Microsoft 365 Mail trên điện thoại và máy tính

Hướng dẫn cài đặt Microsoft 365 Mail trên điện thoại và máy tính

Trên mỗi thiết bị, Microsoft 365 Mail sẽ có những thao tác cài đặt khác nhau. Do đó, MSO xin gửi tới bạn hướng dẫn ...
sử dụng bing chat hiệu quả

08+ mẹo và thủ thuật sử dụng Bing Chat hiệu quả nhất

Microsoft đã và đang đầu tư mạnh vào các phần mềm liên quan đến công nghệ AI và một trong số đó không thể không ...
06 cách dùng microsoft team meeting

Hướng dẫn 06+ cách sử dụng Microsoft Teams meeting hiệu quả

Với xu hướng phát triển như hiện nay, người dùng bắt buộc phải thay đổi phương pháp họp trực tiếp sang tổ chức hội họp ...
SLA là gì

SLA là gì? 06 lợi ích của SLA trong doanh nghiệp

Trong bất cứ doanh nghiệp nào, SLA đều giữ một vai trò vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vậy SLA ...
Scroll to Top