Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Định dạng số trong Excel được hiểu thế nào cho đúng?
Định dạng số trong Excel được biết đến là tính năng định dạng các dữ liệu số điển hình như đơn vị tiền tệ, ngày tháng năm, số lần hay tỷ lệ phần trăm… Chính vì vậy, khi sử dụng định dạng này người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan nhất đặc biệt là các dữ liệu liên quan đến nhiều con số, hạn chế tình trạng rối mắt và khó tập trung.
Khi sử dụng định dạng số trong Excel, người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy những lợi ích đặc biệt mà tính năng này mang lại như sau:
- Xác định chính xác dữ liệu trong bảng tính và giảm thiểu tình trạng tính toán bị lỗi.
- Tổng hợp thông tin dễ dàng, hỗ trợ quá trình phân tích dữ liệu nhanh chóng.
- Người làm và người xem có thể theo dõi tổng thể dữ liệu theo hướng trực quan nhất.
- Xây dựng một bảng tính chuyên nghiệp và có thể sửa định dạng số trong Excel bất cứ lúc nào.
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thức để có thể thiết lập định dạng số trong Excel một cách dễ dàng thông qua nội dung bên dưới đây.
Cách để thiết lập định dạng số trong Excel
Để cài định dạng số trong Excel, người dùng cần phải biết cách thiết lập với các bước thực hiện cụ thể. Do đó, người dùng có thể tham khảo gợi ý như sau:
– Bước 1: Trên bảng tính đã được mở sẵn trong Excel, người dùng chỉ cần lựa chọn ô dữ liệu muốn tiến hành định dạng > tiếp đến chọn vào Home > sau đó chọn General.
– Bước 2: Tại đây, người dùng sẽ lựa chọn format định dạng số trong Excel phù hợp như Number, Time, Text
– Bước 3: Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhấp vào các định dạng số nhanh bằng dấu chấm, dấu phẩy… xuất hiện ngay trên chính thanh công cụ.
– Bước 4: Hoàn tất.
Với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã thiết lập thành công định dạng số trong Excel cho dữ liệu cần thực hiện. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về các định dạng số thường gặp nhất mà người dùng nhất định không nên bỏ qua.
Các định dạng số trong Excel được sử dụng phổ biến
Có rất nhiều hàm định dạng số trong Excel mà người dùng có thể sử dụng ngay cả với phiên bản Excel 2010, 2016 hay Excel 365 mới nhất. Tùy vào từng nhu cầu cụ thể mà người dùng có thể lựa chọn định dạng phù hợp để sử dụng. Dưới đây là 07 định dạng chính mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng.
Định dạng số Number
Định dạng số trong Excel đầu tiên chính là Number sẽ bao gồm các dữ liệu liên quan đến con số. Để sử dụng định dạng này, người dùng bôi đen vùng dữ liệu > click chuột phải chọn vào Format Cells > tiếp đến chọn Number > sau đó chọn Use 1000 Separator > nhấn Enter để hoàn tất. Khi sử dụng định dạng Number, người dùng hoàn toàn có thể tìm cách chuyển định dạng số trong Excel với các gợi ý tiếp theo.
Định dạng tiền tệ, kế toán
Nếu người dùng muốn thay đổi định dạng số trong Excel từ Number sang tiền tệ thì cách thức thực hiện cũng được triển khai tương tự.
Bôi đen vùng dữ liệu > chọn biểu tượng $, chọn đơn vị tiền tệ mong muốn > nhấn Enter để xem kết quả được trả về.
Người dùng có thể chuyển định dạng số trong Excel dễ dàng với bất cứ lựa chọn nào chỉ cần áp dụng tương tự như hướng dẫn bên trên.
Định dạng ngày – tháng – năm
Nếu người dùng muốn sử dụng phím tắt định dạng số trong Excel để sử dụng cho dữ liệu ngày, tháng, năm thì có thể tham khảo các bước như sau:
Chọn định dạng Date > tại mục type chọn thêm định dạng muốn xuất hiện trong bảng tính và chọn OK > trên bảng tính người dùng chỉ cần nhập thời gian là ngày, tháng ,năm hệ thống sẽ tự động điền thông tin như mẫu đã chọn.
Định dạng phần trăm
Nếu người dùng sử dụng sai định dạng số trong Excel và muốn chuyển đổi về dạng phần trăm thì có thể tham khảo gợi ý như sau:
Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng > trên tab Home nhấp vào Number Format > sau đó chọn vào Percentage.
Định dạng phân số
Tiếp đến, một định dạng số mà người dùng không nên bỏ qua khi chọn định dạng số trong Excel chính là phân số. Định dạng này sẽ được sử dụng chủ yếu khi liên quan đến toán học, chỉ số so sánh. Dưới đây là các bước hướng dẫn để người dùng có thể mở định dạng này sử dụng:
Bôi đen vùng dữ liệu mong muốn > trên tab Home nhấp vào Number Format > sau đó chọn vào Fraction > Hoàn tất.
Định dạng khoa học
Một kiểu định dạng số trong Excel được ứng dụng cực kỳ hữu ích chính là định dạng khoa học. Khi đó, người dùng có thể tham khảo các bước hướng dẫn cụ thể như sau:
Bôi đen vùng dữ liệu mong muốn > trên tab Home nhấp vào Number Format > sau đó chọn vào Scientific > Hoàn tất.
Định dạng kiểu chữ
Cuối cùng là định dạng kiểu chữ, một trong những cách chuyển về định dạng số trong Excel được rất nhiều người dùng ứng dụng khi làm việc. Để có thể sử dụng, người dùng cũng sẽ triển khai với các bước tương tự như sau:
Bôi đen vùng dữ liệu mong muốn > trên tab Home nhấp vào mũi tên bên cạnh phông chữ > sau đó lựa chọn loại phông chữ phù hợp khác > Hoàn tất.
Với 07 định dạng trên, người dùng hoàn toàn có thể ứng dụng để định dạng số trong Excel trên thiết bị Windows hoặc Macbook. Ngoài ra, khi sửa định dạng số trong Excel người dùng cũng có thể thực hiện với phiên bản 2010 cho đến bản mới nhất do Microsoft phát hành.
04+ mẹo sử dụng định dạng số trong Excel hiệu quả
Để hỗ trợ người dùng sử dụng cũng như hạn chế tối đa tình trạng sửa lỗi định dạng số trong Excel, chúng tôi sẽ gợi ý một vài những mẹo hay bên dưới:
- Khi người dùng muốn sử dụng mỗi cột một loại dữ liệu, hãy chọn toàn bộ cột và áp dụng định dạng mong muốn. Điều này sẽ giúp hạn chế định dạng số trong Excel bị lỗi và tiết kiệm đáng kể thời gian.
- Khi sử dụng định dạng số với công thức tham chiếu, hệ thống sẽ tự động áp dụng đối với các định dạng ô cùng loại.
- Để không phải tìm cách sửa lỗi định dạng số trong Excel, với các dữ liệu không dùng để tính toán nên áp dụng định dạng số trước khi nhập dữ liệu để hạn chế sai sót.
- Cách để kiểm soát số lượng chữ số sau dấu thập phân chính là sử dụng Increase Decimal và Decrease Decimal.
Đoạn kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể tham khảo thêm các định dạng số trong Excel và cách ứng dụng vào từng trường hợp cụ thể. Nếu người dùng có bất cứ thắc mắc nào về chủ đề này vui lòng nhấc máy và liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777.
